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PMBOK: Por que utilizar o guia na gestão de projetos?

PMBOK: Por que utilizar o guia na gestão de projetos?

Conhecido como uma “bíblia” para os gestores de projetos, o guia PMBOK é leitura obrigatória para quem está à frente de um negócio.

Já em sua sétima edição, ele é a principal referência mundial para quem se vê desafiado constantemente por novas frentes de trabalho.

Isso vale para todo tipo de empresa, não importa o seu nicho de atuação e setor.

Da menor empresa familiar até a multinacional mais poderosa, todas podem aproveitar as orientações contidas nessa obra em constante aperfeiçoamento.

No entanto, o PMBOK é frequentemente confundido com um método a ser seguido quando, na verdade, ele é mais um guia de padronização de processos.

Afinal, o que funciona para um tipo de empresa pode não dar certo em uma outra.

Por isso, o gestor deve entender como aplicar o conhecimento adquirido nele, adaptando-o conforme a sua realidade.

Um bom começo é ler este conteúdo, no qual vamos levantar os pontos mais importantes a respeito do PMBOK.

Estes são os tópicos que iremos abordar:

  • O que é PMBOK?
    • Como e quando surgiu o guia PMBOK?
  • Quais são os objetivos do PMBOK?
  • Como funciona o PMBOK?
  • Qual é a importância do guia PMBOK na gestão de projetos?
  • Quais são os 5 grupos de processos do PMBOK?
  • Quais são as áreas do conhecimento de gerenciamento de projetos PMBOK?
  • 5 vantagens de usar o guia PMBOK para gestão de projetos
  • Como usar o PMBOK no dia a dia da empresa.

Vamos em frente? Boa leitura!

O que é PMBOK?

PMBOK é o acrônimo de Project Management Body of Knowledge, ou Corpo de Conhecimento em Gerência de Projetos, em português. Trata-se de um compêndio de boas práticas em gestão de projetos, com elaboração, edição e publicação a cargo do PMI, o Project Management Institute.

A primeira edição do guia foi lançada em 1996 e, desde então, ele vem sendo aperfeiçoado a cada publicação.

A sétima deve ser lançada em 2021, no entanto, o próprio PMI já adiantou algumas das mudanças em relação à edição de número 6.

Dentre as mais relevantes, destacam-se a aplicação do guia, agora extensivo a todo e qualquer projeto (antes era destinado à maioria deles) e o público-alvo.

Se, antes, a leitura era indicada somente para gerentes de projetos, agora, ela engloba também as equipes envolvidas e até os product owners, conforme as boas práticas da metodologia SCRUM.

Como e quando surgiu o guia PMBOK?

A história do Guia PMBOK começa em 1969, quando o PMI foi fundado na Pensilvânia, nos Estados Unidos.

A primeira assembleia, realizada em Atlanta, também nos EUA, reuniu cerca de 80 pessoas e, desde então, a entidade sem fins lucrativos não parou de crescer.

Hoje, são mais de 650 mil membros, localizados nos 185 países em que o PMI tem filiais.

Os objetivos principais do PMI são:

  • Produzir conhecimento por meio da investigação
  • Criar boas práticas em gestão de projetos
  • Fomentar a gestão de projetos como profissão por meio de programas de certificação.

A partir desses objetivos, na década de 1990, os líderes do instituto decidiram que era hora de lançar uma obra que contemplasse a experiência adquirida ao longo de quase 30 anos de existência.

Foi então que, em 1996, foi lançada a primeira edição do guia que, hoje, é considerado leitura obrigatória para líderes e gestores em geral.

Quais são os objetivos do PMBOK?

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Quais são os objetivos do PMBOK?

Cabe ressaltar que o guia PMBOK não deve ser interpretado como uma metodologia.

Ele é fundamentalmente um conjunto de boas práticas em gestão de projetos em sentido geral.

Dessa forma, serve para a aplicação prática em toda e qualquer atividade produtiva.

Seu objetivo principal é dar uma visão ampla sobre o conhecimento já adquirido em gestão de projetos consagrados pelo uso.

Sendo assim, trata-se de um conjunto amplo de ações que, no guia, são expostas de maneira que possam ser aplicadas em qualquer tipo de projeto.

Para atender a um público bastante amplo, os editores do guia PMBOK fazem uso de uma terminologia abrangente, de maneira a torná-lo adaptável a diferentes contextos.

De qualquer forma, a obra não é a única referência indicada pelo PMI na gestão de projetos.

Portanto, é sempre recomendável consultar obras mais específicas, conforme o tipo de projeto a ser realizado.

Como funciona o PMBOK?

A gestão de projetos a partir do guia PMBOK deve ser orientada por cinco etapas elementares.

Elas servem como um mapa e, como tal, deverão conduzir as pessoas envolvidas em um projeto do início até o seu encerramento.

Mais à frente, vamos conhecer cada uma dessas etapas em detalhes.

Além das cinco diretrizes básicas, os projetos coordenados segundo as práticas do guia devem ser geridos tomando como base 10 áreas de conhecimento.

Enquanto as diretrizes são, de certa forma, um “como fazer”, cada uma dessas áreas diz para o gestor o que ele precisa considerar para que um projeto seja bem-sucedido.

Qual é a importância do guia PMBOK na gestão de projetos?

Um projeto é, por definição, um roteiro segundo o qual um resultado deve ser alcançado em seu final.

A questão, no caso, é saber o que fazer de uma ponta à outra.

Ou seja, definir os inputs (entradas), de que forma serão tratados e o que esperar dos outputs (saídas).

Imagine, por exemplo, que uma fábrica precisa renovar o seu parque industrial, mas nem todos os seus equipamentos necessitam ser trocados.

Agora, pense nas implicações que uma mudança desse porte pode gerar: custos, alterações nas rotinas de trabalho, realocação de mão de obra, aquisição de insumos e uma série de outros fatores em jogo, alguns imponderáveis.

É por isso que o guia PMBOK vem assumindo uma importância tão grande ao longo dos anos e cada nova edição é aguardada ansiosamente.

Os gestores sabem que é nele que estarão as respostas para todas as suas dúvidas ao conduzir projetos, não importa de que tamanho eles sejam.

Quais são os 5 grupos de processos do PMBOK?

PMBOK: Por que utilizar o guia na gestão de projetos?
Quais são os 5 grupos de processos do PMBOK?

Os projetos conduzidos segundo as práticas descritas pelo PMBOK devem ser distribuídos em cinco grupos de processos.

Vale destacar que esses grupos podem ser encerrados ao fim de um ciclo ou demandar esforço contínuo de acompanhamento.

Tudo vai depender da natureza do projeto e dos objetivos em cada uma das fases em sua implementação.

Outro aspecto a ser destacado é que, como cada grupo de processos gera suas próprias entradas e saídas, é certo que esse fluxo deve possuir conexões com outros grupos.

Vamos conhecer, então, o que deve ser contemplado em cada um deles.

Iniciação

O primeiro dos cinco grupos de processos é o de iniciação, no qual são previstos os processos que servem para definir um projeto.

Dentre eles, estão a própria permissão para sua abertura, ou seja, definir quem autoriza e quem decide se ele pode ou não começar.

Também é na iniciação que é estabelecido o escopo preliminar, assim como as primeiras estimativas de prazos e custos.

Ainda, devem ser alinhadas as expectativas sobre o projeto e identificadas as partes interessadas em seu andamento.

Assim sendo, nesse grupo de processos, são dados os primeiros passos que antecedem a realização de um projeto.

Nele, é definido também quem será o gestor responsável, que deverá produzir o termo de abertura do projeto.

No documento, devem constar informações sobre o projeto ainda embrionário, podendo ser redigido tanto pelo gestor-líder como em regime cooperativo.

Planejamento

A partir do grupo de processos de planejamento, as tarefas começam a ficar um pouco mais específicas e, por isso, a carga de trabalho passa a ser maior.

Isso porque, nesse grupo, são previstos 24 subprocessos, conforme elencado abaixo:

  1. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
  2. Planejar o gerenciamento do escopo
  3. Coletar os requisitos
  4. Definir o escopo
  5. Criar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto)
  6. Planejar o gerenciamento do cronograma
  7. Definir as atividades
  8. Sequenciar as atividades
  9. Estimar as durações das atividades
  10. Desenvolver o cronograma
  11. Planejar o gerenciamento dos custos
  12. Estimar os custos
  13. Determinar o orçamento
  14. Planejar o gerenciamento da qualidade
  15. Planejar o gerenciamento dos recursos
  16. Estimar os recursos das atividades
  17. Planejar o gerenciamento das comunicações
  18. Planejar o gerenciamento dos riscos
  19. Identificar os riscos
  20. Realizar a análise qualitativa dos riscos
  21. Realizar a análise quantitativa dos riscos
  22. Planejar as respostas aos riscos
  23. Planejar o gerenciamento das aquisições
  24. Planejar o engajamento das partes interessadas.

Execução

Uma vez traçado o grupo de processos de planejamento, a equipe poderá avançar para a sua execução.

É nesta etapa que o gestor deverá definir o que fazer para gerir o tempo.

Da mesma forma, cabe a ele coordenar recursos materiais e humanos, além de engajar e motivar as partes interessadas.

O grupo de processos de execução se duvide em 10 subgrupos:

  1. Orientação e gestão do trabalho
  2. Gestão do conhecimento
  3. Gestão da qualidade
  4. Aquisição de recursos
  5. Desenvolvimento da equipe
  6. Gestão da equipe
  7. Gestão das comunicações
  8. Implementação de respostas aos riscos
  9. Condução das aquisições
  10. Gestão do engajamento das partes interessadas.

Monitoramento e controle

Já o grupo de processos destinados ao monitoramento e controle contempla os processos indispensáveis para avaliar o desempenho do projeto.

Isso pode ser feito ao comparar o que foi planejado com os resultados após a execução.

Assim, o gerente de projetos pode, se necessário, intervir para corrigir eventuais desvios em relação ao que foi planejado.

É também nesse grupo de processos que se faz a gestão das mudanças, pela qual se estabelecem protocolos para possíveis alterações no projeto original.

Todas as atribuições desta etapa são definidas em um conjunto de 12 grupos de processo específicos:

  1. Monitoramento e controle do trabalho
  2. Controle integrado de mudanças
  3. Validação do escopo
  4. Controle do escopo
  5. Controle do cronograma
  6. Controle de custos
  7. Controle de qualidade
  8. Controle dos recursos
  9. Monitoramento das comunicações
  10. Monitoramento dos riscos
  11. Controle das aquisições
  12. Monitoramento do engajamento das partes interessadas.

Encerramento

Embora seja o grupo de processos mais enxuto de todos, o de encerramento exige o mesmo cuidado e atenção dedicados às outras etapas.

Isso porque, no processo de encerramento, devem ser concluídas as contas do projeto e, paralelamente, obter o aceite final das entregas.

É também nessa etapa que deve ser arquivada a documentação pertinente ao projeto e seus responsáveis precisam ser comunicados a respeito dos resultados obtidos.

O encerramento será válido desde que todos estejam de acordo em relação aos critérios de aceitação anteriormente definidos.

Por fim, nesse grupo de processos, espera-se os seguintes resultados:

  • Aceitação do cliente/usuário final
  • Objetivos do negócio e benefícios previstos atingidos
  • Objetivos do projeto alcançados
  • Arquivamento dos materiais usados no projeto.

Quais são as áreas do conhecimento de gerenciamento de projetos PMBOK?

PMBOK: Por que utilizar o guia na gestão de projetos?
Quais são as áreas do conhecimento de gerenciamento de projetos PMBOK?

Projetos são, de certa forma, seres com vida própria.

Uma vez iniciados, eles exercem influência sobre o seu meio, da mesma forma que são influenciados.

Por isso, é necessário levar em conta todos os fatores que podem contribuir para o seu andamento ou representar entrave à sua realização.

É disso que trata a área do guia PMBOK destinada às áreas do conhecimento em gestão de projetos.

Veja quais são:

  • Integração: área em que o gestor e a equipe reúne todo o conhecimento necessário para gerir um projeto de forma ampla
  • Escopo: pela gestão do escopo, todos os envolvidos saberão exatamente qual o objetivo do projeto e o que está previsto em seus processos
  • Tempo: área dedicada à gestão do uso do tempo consumido nas atividades inerentes ao projeto
  • Custo: tal como o tempo, o custo financeiro e material deve ser gerido e otimizado para evitar desperdício, calculando o orçamento para cada processo
  • Qualidade: nessa área, os profissionais envolvidos cuidam para que o resultado saia conforme as expectativas e padrões de qualidade vigentes
  • Aquisição: área responsável pelo relacionamento com fornecedores e a realização de compras e aquisição de insumos
  • Recursos humanos: segmento voltado à gestão das pessoas envolvidas nos processos
  • Comunicação: cuida do plano de comunicação do projeto e também monitora o fluxo de entradas e saídas de mensagens e comunicados
  • Gerenciamento de riscos: identifica os riscos que podem afetar o projeto, ajudando assim a reduzi-los
  • Gerenciamento de partes interessadas: antecipa e identifica possíveis interessados no projeto para compreender seus papéis e as necessidades de cada um.

5 Vantagens de usar o guia PMBOK para gestão de projetos

PMBOK: Por que utilizar o guia na gestão de projetos?
5 Vantagens de usar o guia PMBOK para gestão de projetos

Até aqui, falamos bastante sobre elementos relacionados à aplicação do guia PMBOK.

Por outro lado, que vantagens ele pode apresentar, uma vez que uma empresa se oriente a partir das suas linhas?

É o que veremos agora.

1. Mais chances de sucesso para seus projetos

Segundo uma pesquisa publicada na revista Forbes, uma das principais causas do fracasso de projetos e de empresas é que 42% delas simplesmente não atendem às necessidades do mercado.

Embora não seja garantia de sucesso, um projeto bem coordenado e orientado conforme os princípios PMBOK terá mais chances de sucesso.

E é assim justamente porque, nele, os objetivos são definidos previamente.

Assim, você evita que o projeto “emperre” ou falhe por falta de aplicação.

2. Equilibrar eventuais restrições

Os especialistas que criaram e aperfeiçoaram o PMBOK sabem melhor do que qualquer um que projetos estão sujeitos a imprevistos.

Mudanças nas leis, conflitos, cortes orçamentários e outros tipos de restrição podem atrapalhar ou impedir um projeto de ser levado adiante.

Ao seguir as orientações do guia, essas contingências podem ser contornadas com menos dificuldade ou serem evitadas.

3. Menos exposição ao imprevisto

Projetos que não dão certo, em geral, naufragam porque não estavam minimamente preparados para enfrentar riscos e ameaças externas.

Ao aplicar as áreas de conhecimento do Guia PMBOK, eles podem ser neutralizados com menos esforço e, em alguns casos, até serem revertidos em vantagens competitivas.

4. Agilidade ao lidar com riscos e ameaças

Por outro lado, a dificuldade em lidar com as ameaças de fora também têm a ver com a morosidade em respondê-las adequadamente.

Via de regra, a falta de timing está relacionada com a ausência de um escopo e de um plano que possa balizar decisões em momentos críticos.

O PMBOK ajuda nesse sentido, já que, por ele, o gestor de projetos poderá definir de antemão protocolos de ação para tratar de fatores indesejados ou não mapeados.

5. Otimização do uso dos recursos

Apesar de todo projeto se caracterizar por ter início, meio e fim, quando não há um direcionamento racional dos recursos, a tendência é que os gastos sejam crescentes.

Para evitar isso, o guia PMBOK prevê uma série de medidas que ajudam a manter as contas sempre em dia, por meio de grupos de processos específicos para as finanças.

Como usar o PMBOK no dia a dia da empresa

PMBOK: Por que utilizar o guia na gestão de projetos?
Como usar o PMBOK no dia a dia da empresa

Você viu que o PMBOK trata não apenas de projetos, mas também de processos.

Por isso, ele é extremamente útil para ajudar a identificar possíveis gargalos de produção e falhas – até mesmo onde elas aparentemente não existem.

Um bom exemplo disso é quando ele é usado para mapear os fluxos de comunicação de uma empresa.

Afinal, gerir um negócio é, fundamentalmente, comunicar, certo?

Com o guia PMBOK, a empresa passa a ter mais controle sobre suas comunicações, já que ele fornece um panorama detalhado sobre as entradas e saídas em cada processo.

Isso vale para a comunicação externa com parceiros e stakeholders e, mais ainda, para a comunicação interna.

Portanto, o PMBOK é uma ferramenta fundamental não só para coordenar projetos específicos, mas para orientar equipes nas rotinas diárias.

Se usado com critério, ele pode ajudar até a melhorar o ambiente organizacional, já que processos claramente definidos não dão margem a dúvidas.

E onde não há incertezas, resta mais confiança e, no final, as pessoas se sentem mais motivadas e empoderadas.

Conclusão

Se a sua empresa é de pequeno ou médio porte, o guia PMBOK é o que você precisa para começar a entender melhor de que forma gerir seus recursos, por mais escassos que sejam.

E se você está à frente de uma grande organização, ele será a sua melhor ferramenta para coordenar equipes crescentes e que, como tais, demandam alta capacidade de se organizar.

Na sua empresa, a gestão de projetos é baseada em que princípios?

Agora é a sua vez de contribuir: deixe um comentário e conte para nós um pouco da sua experiência.

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