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Gestão de Dados: o que é, princípios e 7 táticas eficientes

Gestão de Dados

Que atenção você vem dando à gestão de dados?

Se a estratégia ainda não se manifesta em atividades práticas, o momento de iniciar é agora.

Devido à maior dependência em relação à internet, empresas de todos os portes tiveram que se dedicar a essa missão.

Nesse novo mundo virtual, sistemas e tecnologias antes restritos às grandes corporações começaram a se estender para pequenos e médios negócios, exigindo maior preparação de toda a sua equipe.

Afinal, os dados não são apenas um assunto de gestores e profissionais de Tecnologia da Informação.

Na lógica digital, eles estão disponíveis e são colhidos por todas as áreas e colaboradores da organização, o que pede um gerenciamento eficiente para evitar sua perda ou mal aproveitamento.

Daí a necessidade de que cada profissional e liderança tenha conhecimento sobre a gestão de dados, assunto deste artigo.

Se você deseja saber mais a respeito, é só seguir com a leitura.

Ao longo deste conteúdo, vamos tratar sobre os seguintes tópicos:

  • O que é gestão de dados?
    • Gestão de dados ou gestão da informação?
    • O que é governança de dados?
  • Qual a importância da gestão de dados e informação para a empresa?
  • Quais são os dados mais importantes de uma empresa?
  • Quais os princípios mais importantes da gestão de dados?
  • Quais os componentes da gestão de dados?
  • Quais os profissionais e cargos relacionados à gestão de dados?
  • O que é um software de gestão de dados?
  • 7 dicas para fazer uma gestão de dados mais eficiente
  • Como fazer governança de dados?
  • Qual o papel da política de informação e da gestão de dados na organização dos recursos de dados empresariais?

Siga acompanhando!

O que é gestão de dados?

Gestão de dados é uma disciplina relacionada ao campo dos negócios, que confere às empresas a capacitação, recursos e ferramentas necessárias para administrar suas informações.

Ou seja, a gestão de dados tem a ver com sua identificação, armazenamento, acesso, compilação, proteção e uso para fortalecer a estratégia de uma companhia.

Significa que, em vez de manter seus registros dispersos ou limitados a uma única equipe, por exemplo, a organização que aposta em seu gerenciamento os torna disponíveis de forma otimizada e dinâmica, facilitando a comunicação interna.

Também obtém embasamento para tomar decisões mais assertivas ao longo do tempo, já que os dados fornecem insights sobre os funcionários, mercado de atuação e sobre o público-alvo.

Embora tenha ganhado relevância diante dos avanços tecnológicos e da popularização da internet, a gestão de dados é anterior a esses fenômenos.

Desde que passaram a zelar pela competitividade, eficiência de processos e segurança da informação, as empresas já investiam na área.

O principal objetivo do gerenciamento de dados é alcançar a governança de dados, conforme explicamos nos próximos tópicos.

Gestão de dados ou gestão da informação?

É bastante comum confundir esses dois segmentos, já que muita gente considera dados e informações como sinônimos.

Mas, na verdade, são conceitos diferentes.

Conforme descreve Valdemar W. Setzer no artigoDado, Informação, Conhecimento e Competência“, um dado pode ser definido como uma sequência de símbolos quantificados ou quantificáveis.

“Portanto, um texto é um dado. De fato, as letras são símbolos quantificados, já que o alfabeto por si só constitui uma base numérica. Também são dados imagens, sons e animação, pois todos podem ser quantificados a ponto de alguém que entra em contato com eles ter eventualmente dificuldade de distinguir a sua reprodução, a partir da representação quantificada, com o original.”

Já a informação é abstrata, pois se refere ao significado de um dado para uma pessoa que o observa, ouve ou lê.

A informação parte da interpretação do dado.

É por isso que uma figura, por exemplo, pode ser entendida de maneira distinta por pessoas diferentes.

Com a introdução das máquinas na rotina humana de trabalho, foi necessário arquivar informações em um formato que pudesse ser lido por esses equipamentos.

Assim, elas passaram a ser armazenadas em formato de dados, que são quantificáveis e podem ser lidos pelas máquinas, mas não compreendidos por elas.

Então, é possível que um computador altere a representação de uma informação (seus dados), mas nunca o seu conteúdo, que é abstrato e incompreensível para uma máquina.

Voltando à questão inicial, sobre a gestão de dados ou de informação, vale dizer que a primeira lida com os registros iniciais, nas etapas que abrem as operações empresariais.

Assim, gerir dados engloba as ações desde sua coleta até o seu descarte.

Já a gestão da informação acontece no final dos processos, quando os dados já foram interpretados e compreendidos pelas equipes, gerando orientações que podem nortear estratégias inovadoras e certeiras para a organização.

O que é governança de dados?

Governança de dados é um conjunto de ações que contribuem para a tomada de decisões assertivas, reforçando a estratégia da empresa.

Em geral, esse termo faz referência ao gerenciamento dos dados provenientes do universo digital, que requerem tecnologia avançada para ser administrados com sucesso.

Um exemplo é a gestão do big data, uma estratégia que engloba a coleta, análise e organização de uma quantidade gigante de dados que se obtém de fontes diversas, inclusive com a navegação pela internet.

Parte desses dados se revela interessante para uma organização, enquanto outra é irrelevante ou só tem serventia por um curto espaço de tempo.

Quando existe governança de dados, a empresa dispõe de ferramentas e sistemas que fazem essa seleção inicial de forma ágil e até automática, poupando horas de trabalho de seus profissionais de TI e outros departamentos.

Alcançar a governança de dados é o propósito de fazer sua gestão, pois resulta em impactos positivos para toda a organização.

Qual a importância da gestão de dados e informação para a empresa?

Qual a importância da gestão de dados e informação para a empresa?

Companhias que deixam de lado a gestão de dados costumam ter sérios problemas de comunicação interna, já que fica difícil compartilhar as informações com todas as áreas afins.

Sem a devida organização, elas podem se perder ou não serem transmitidas para as pessoas de interesse, prejudicando o bom andamento dos processos dentro da empresa.

Quer um exemplo?

Imagine que não haja sincronização de atualizações no cadastro de um cliente por parte da equipe de relacionamento com o consumidor.

Esse fator pode impedir que a equipe entre em contato no pós-venda, reduzindo as chances de fidelização desse cliente e culminando em perda nas receitas futuras.

Se o time de cobrança também não receber as atualizações, as perdas podem se estender caso haja problemas na geração de um boleto, por exemplo.

A falta de uma triagem quanto aos dados também pode levar a gastos desnecessários com o armazenamento daqueles que poderiam ser descartados, além do consumo de horas de trabalho procurando por informações.

Além de tudo isso, complica a transformação desses dados em informações úteis para compor a estratégia da organização, que se beneficiaria com o conhecimento de novas tendências de mercado e desejos do público-alvo.

Por fim, mas não menos importante, investir na gestão de dados eleva a segurança das informações, preservando a competitividade da companhia.

Quais são os dados mais importantes de uma empresa?

Essa é uma questão que pode ter várias respostas, dependendo da finalidade e das necessidades da organização.

No entanto, podemos considerar os dados que dão suporte à estratégia como de grande importância para qualquer companhia.

Usando um termo mais técnico, são os dados utilizados, por exemplo, em projetos de Business Intelligence (BI), auxiliando em uma tomada de decisões assertiva.

Dentro de uma classificação que considera as particularidades ou características dos dados, vale destacar os transacionais e os master.

Dados transacionais são aqueles relativos a eventos que ocorrem com determinada periodicidade e, portanto, sofrem mudanças constantes.

Números que mostram a situação do estoque, vendas e cancelamentos são exemplos dessa modalidade.

Já os dados master fornecem informação sobre os agentes envolvidos em uma transação, por exemplo, o nome, idade e renda de um cliente que fechou uma compra.

Quando esses dados são compilados e passam por uma análise, podem ser transformados em informações gerenciais, fundamentando escolhas corretas por parte dos líderes.

Quais os princípios mais importantes da gestão de dados?

Quais os princípios mais importantes da gestão de dados?

Como em qualquer outro tipo de gestão, é preciso eleger alguns princípios para obter sucesso no gerenciamento de dados.

Essas premissas vão orientar a coleta, seleção, compilação e uso dos dados no dia a dia da empresa.

Não há uma regra definida nesse contexto, mas começar pelo objetivo da gestão é uma boa ideia.

No caso da administração dos dados, a governança é um propósito comum, que pode ser tomado como medida que confirma a eficiência da gestão.

Assim, na hora de implantar protocolos e sistemas, você pode seguir os princípios difundidos no artigo “O porquê de governança de dados em organizações de controle”, escrito pelo especialista Ricardo Dantas Stumpf.

Mencionamos cada um deles abaixo.

  • Regra de ouro: todos os dados são tratados como ativo corporativo
  • Federação: há padrões definidos para as estruturas de dados
  • Eficiência: dados relevantes devem estar disponíveis no momento certo, no lugar certo e no formato certo para usuários autorizados
  • Qualidade: dados corporativos são medidos e geridos para terem qualidade
  • Gestão de risco: manter conformidade com a legislação, políticas e normativos internos relativos a dados
  • Colaboração: dados corporativos são recursos compartilhados e publicizados
  • Contextualização: o contexto de uso do dado muda sua forma de armazenamento, tratamento e utilização
  • Inovação: novas técnicas são incentivadas, seguindo-se os demais princípios.

Quais os componentes da gestão de dados?

Os componentes mais relevantes para fazer uma gestão de dados adequada são:

Acesso

Define a agilidade e facilidade para encontrar ou recuperar dados.

Quantidades pequenas de dados podem ser organizadas de forma simples, em pastas, e serão localizadas por quem precisar.

No entanto, grandes quantidades de dados (big data) pedem ferramentas de busca e uma arquitetura mais complexa para evitar o desperdício de tempo procurando por dados.

Qualidade

Inclui as ferramentas que proporcionam a entrega de dados relevantes e úteis ao usuário.

Para tanto, devem estar adaptados ao mercado em que a empresa atua, considerando as particularidades no vocabulário e linguagem interna da corporação.

Integração

Essencial para qualificar os dados, a integração consiste nas fases em que eles são combinados.

Dessa forma, ganham valor e significado, tornando-se informações.

Visualização integrada

Permite avaliações a partir da observação de diferentes fontes de dados, dispensando sua reorganização em novos ambientes para que sejam analisados.

Governança

Mostra os parâmetros prioritários para a gestão de dados dentro de uma empresa, alinhando-os à estratégia de negócios.

Transmissão

Trabalha pela organização lógica dos dados, aplicando filtros para que se enquadrem em pastas ou seções específicas, que serão distribuídas para um ou mais setores.

Quais os profissionais e cargos relacionados à gestão de dados?

Quais os profissionais e cargos relacionados à gestão de dados?

Como citamos acima, o ideal é que todos os colaboradores de uma empresa estejam alinhados e orientados por uma cultura de gestão de dados.

Desse modo, eles vão enxergar o valor desse ativo para a organização, prezando pela excelência desde o seu registro até o armazenamento no local correto.

Porém, as ações diretamente ligadas ao gerenciamento de dados – incorporação, combinação, ajustes em bancos de dados e softwares– ficam sob a responsabilidade de profissionais de tecnologia da informação.

A seguir, falamos sobre os cargos comumente relacionados a essas tarefas.

Chief Data Officer

Também chamado de CDO, esse líder assume a frente das operações de gestão de dados, auxiliando e coordenando as atividades das equipes.

Cientista de dados

Unindo habilidades de programação e análise, o cientista de dados é capaz de perceber e gerar insights partindo de um grande volume de dados.

Gestor técnico de dados

Zela pela adaptação, compilação e tratamento dos dados, encaixando-os em modelos como tabelas e bancos.

Analista de dados

Compõe o time dedicado ao gerenciamento de dados, analisando esses ativos para apoiar equipes de outros setores.

Marketing e relacionamento com o cliente são exemplos de áreas que se beneficiam do trabalho e das recomendações de um analista de dados.

Gestor estratégico de dados

Avalia conjuntos de dados previamente tratados para alinhar essa interface aos objetivos e missão do negócio.

Esse gestor comanda as operações rumo à governança de dados.

O que é um software de gestão de dados?

Software de gestão de dados é um sistema utilizado para captar, armazenar, organizar e analisar grandes quantidades de dados de uma empresa.

Ele contém interfaces que permitem que administradores de bancos de dados dentro das organizações consigam executar atividades corriqueiras como fazer mudanças no design do banco de dados.

7 dicas para fazer uma gestão de dados mais eficiente

Reunimos, neste tópico, 7 pontos de atenção inspirados no texto do especialista em tecnologia Esdras Moreira.

Acompanhe!

1. Adicione a gestão de dados à cultura empresarial

Antes de colocar qualquer ação em prática, é preciso reconhecer o valor dos dados e garantir que farão parte da cultura da empresa.

Para tanto, pode ser útil adicionar sua gestão às políticas, objetivos e metasda companhia.

2. Faça um diagnóstico inicial

Reúna liderançasde todos os níveis para verificar quais são as principais necessidades da organização.

Elas serão a prioridade da sua estratégia de gestão de dados.

3. Determine o responsável pelas mudanças

Todo planejamento exige um ou mais responsáveis, portanto, defina quem vai assumir essa posição.

Mesmo que a empresa vá utilizar um software ou terceirizar as tarefas de gestão de dados, é essencial saber quem precisa acompanhar e ajudar os especialistas quando necessário.

4. Monte uma estratégia

Junte um conselho ou os principais líderes para traçar uma estratégia completa, com orçamento, ferramentas utilizadas, equipes, metas e prazos claros.

5. Garanta a integração entre todos os setores

Embora o departamento de TI, provavelmente, tenha maior contato com a rotina de gerenciamento de dados, esses ativos são captados por todos os setores.

Assim, é crucial que eles colaborem para o melhor uso dos dados, tomando cuidado na hora de registrar ou modificar os dados.

6. Forneça informações e treinamentos

Se possível, dedique um período para orientar e conscientizar os times, treinando-os para que executem bem seu papel relacionado à gestão de dados.

7. Monitore os resultados

Escolha métricas que indiquem o sucesso ou a necessidade de melhoria na estratégia de gerenciamento de dados, e faça um acompanhamento periódico.

Como fazer governança de dados?

Como fazer governança de dados?

Para fazer a governança de dados, é preciso obter detalhes, extrair informações e proteger as mais valiosas, ou seja, apostar em segurança da informação.

Entre os primeiros passos, estão a organização desses ativos, que costuma ser feita através de bancos de dados, e uma limpeza para retirar dados repetidos, incorretos ou desatualizados.

Em seguida, avance para a classificação dos dados, verificando o que for trivial para que seja rapidamente descartado e não ocupe espaço de armazenamento (que custa dinheiro para a empresa).

Dados que contribuem com a estratégia ou estão na base do negócio devem ser protegidos por mecanismos como controle de acesso e criptografia, enquanto os demais podem ser utilizados, compilados e descartados após sua vida útil.

Por fim, cabe ressaltar a importância de manter seus dados coletados e armazenados em conformidade com a legislação atual, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Qual o papel da política de informação e da gestão de dados na organização dos recursos de dados empresariais?

Ambas estabelecem as regras e formas com que os dados são utilizados dentro e fora da companhia, sendo fundamentais para a governança de dados e segurança da informação.

Conforme define esta apresentação sobre Sistemas de Informação Gerenciais, a Política de informação “especifica as regras para compartilhar, disseminar, adquirir, padronizar, classificar e inventariar a informação”.

Já a administração de dados é “responsável pelas políticas e procedimentos específicos pelos quais as informações podem ser gerenciadas como recurso organizacional”.

Conclusão

Ao longo deste texto, falamos sobre componentes, carreiras relacionadas e princípios para uma gestão de dados eficiente.

Esse campo deve ser difundido entre todos os colaboradores, a fim de tornar os processos de captação, armazenamento e análise mais ágeis e confiáveis.

Mesmo para empresas pequenas e médias, esta é uma realidade que pode fazer a diferença, alavancando os negócios e conquistando a lealdade do cliente a partir de insights tirados dos dados. Conheça os cursos de Pós-graduação e MBA em gestão de dados.

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Confira mais artigos sobre tecnologia e gestão empresarial no blog da FIA.

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