A gestão de projetos faz toda a diferença para você alcançar seus objetivos.
Afinal, você não se arriscaria a tentar extrair água do Saara sem um projeto, com uma sequência de ações bem planejadas, não é mesmo?
Mas ainda que sua estratégia passe longe do mais quente deserto do mundo, você deve usar essa metodologia no dia a dia.
Vale para a sua vida pessoal, como ao definir os passos para a compra de um veículo ou a construção da própria casa.
Também para o ambiente corporativo, estabelecendo um projeto para alcançar os sete dígitos de faturamento, quem sabe lançar um novo produto ou ingressar em um nicho diferente de mercado.
Perceba que, por trás de um projeto, sempre há um objetivo.
E se considerarmos que a realização dele depende de ações claramente definidas, já conseguimos entender qual a importância da gestão de projetos para uma empresa.
Mas vamos avançar nesse aprendizado.
Ao longo deste artigo, você vai saber mais sobre gestão de projetos e seu conceito, conhecerá as principais metodologias, as oportunidades profissionais na área e muito mais.
Veja só um resumo nos tópicos que vamos apresentar a partir de agora:
- Conceito: O que é gestão de projetos?
- Qual a importância da gestão de projetos para as empresas?
- Ciclos de vida de projetos
- Principais metodologias de gestão de projetos
- Os softwares mais usados para gestão de projetos
- O que é PMI e por que ele é fundamental na gestão de projetos?
- As principais certificações de gestão de projetos
- O que faz um gerente de projetos?
- Como aprender mais sobre gestão de projetos?
Interessado em saber mais? Então, vamos começar!
Conceito: O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos é uma área da administração de empresas que parte de um objetivo para definir conhecimentos, habilidades e recursos necessários para a sua concretização.
Para tanto, acrescenta nessa equação questões relacionadas ao custo que ela envolve e ao tempo de duração.
Fica claro, portanto, que o primeiro esforço se volta sempre à definição de um projeto, que pode estar relacionado às mais diversas áreas.
Para termos uma ideia sobre a abrangência do conceito, veja a definição que consta no livro Gestão de Projetos, de Mary Duffy (Editora Campus/Elsevier).
“Projeto é um trabalho a ser executado com um objetivo final bem definido. Nas empresas, em geral, projeto se refere a um conjunto de atividades relacionadas umas às outras, envolvendo habitualmente um grupo de pessoas que trabalham em conjunto em alguma coisa que será realizada uma única vez, durante um período que vai de um a 18 meses.”
Veja que um projeto é um empreendimento, que pode envolver uma mudança de sede da empresa, a compra de uma máquina importante, a realização de um evento, a revisão do modelo de negócio, o ingresso no mercado de franquias, entre várias outras possibilidades.
A gestão de projetos, então, corresponde ao gerenciamento de todas as atividades voltadas a esse fim.
De acordo com a Harvard Business School, a gestão de projetos possui três grupos principais:
- Organização e definição: envolve a definição de responsáveis e a descrição de funções, formação da equipe, levantamento de recursos, estabelecimento de prazos e resultados esperados, elaboração de metodologia e procedimentos
- Planejamento: diz respeito à definição de um cronograma de ações, análise de recursos, estruturação das etapas do projeto, além do desenvolvimento de planos de gestão de risco
- Gerenciamento: executa as ações, promove medidas corretivas se necessário for, avalia e monitora resultados até a sua conclusão.
Qual a importância da gestão de projetos para as empresas?
Vamos voltar à analogia entre o Saara e sua empresa.
Se você não vai em busca de água no deserto sem ter uma sequência de ações bastante clara, por que faria isso em qualquer que seja o projeto relacionado ao negócio?
Portanto, a importância da gestão de projetos aparece principalmente na segurança que ela oferece.
Não que seja a prova de falhas – nenhum planejamento é. Mas evita o grave equívoco de empreender no escuro, desafiando o desconhecido.
Além disso, demonstra o comprometimento organizacional com a realização de seus objetivos.
Conforme assume a condição de projeto, sai do campo das ideias, adquire um ar de seriedade, passa a ser uma busca que envolve todos na empresa, dos colaboradores ao líder.
A contribuição com a motivação e satisfação dos funcionários é evidente, em especial quando eles recebem um feedback detalhado após cada etapa vencida.
A gestão de projetos é também uma ferramenta que permite alcançar os objetivos com mais qualidade, reduzindo imprevistos e lidando melhor com os riscos.
Com um projeto bem construído, prazos são respeitados e, dificilmente, o gestor é surpreendido, pois preparou uma estratégia que considerou até mesmo os piores cenários.
Isso tudo resulta ainda em uma importante economia, pois os recursos financeiros são utilizados de maneira racional, sem desperdícios.
Ao aprender a fazer mais com menos, a empresa se torna mais produtiva e eficiente.
No fim das contas, contribui para a sua maior competitividade, permitindo a ela enfrentar os desafios do mercado e crescer de forma saudável e sustentável.
Afinal, um projeto bem planejado e executado representa a oportunidade de o negócio evoluir, mudando para melhor e se destacando dos demais.
Mas para que todos esses benefícios estejam ao seu alcance, você precisa de uma metodologia de gestão de projetos. É sobre isso que iremos falar na sequência.
Ciclos de vida de projetos
Uma boa forma de iniciar a gestão de projetos é compreender que o ciclo de vida dele, em geral, é composto por quatro etapas.
São elas:
- Iniciação: marcada pela reunião de elementos necessários para começar o projeto, incluindo informações de mercado
- Planejamento: é nesta fase que é estabelecido um cronograma de ações para o projeto
- Execução e monitoramento: o projeto é colocado em prática e seu andamento é monitorado, sofrendo intervenções sempre que necessário
- Conclusão: análise de como o projeto foi executado, erros e acertos.
Principais metodologias de gestão de projetos
Colocar em prática uma estratégia de gestão de projetos exige bastante dos seus responsáveis.
Por outro lado, a boa notícia é que não faltam metodologias que podem ser aplicadas aos mais variados cenários e objetivos.
Abaixo, listamos 20 delas.
A recomendação é que observe as características de cada uma, avalie a sua aplicação de acordo com a sua necessidade e, então, busque aprofundar-se no estudo do método escolhido.
1. Waterfall
Também conhecida como “cascata”, se caracteriza pelo estabelecimento de uma sequência lógica de ações.
Uma tarefa só pode ser iniciada após a anterior ser concluída.
2. Caminho Crítico
Estabelece ações principais em uma espécie de hierarquização de prioridades.
Juntas, elas formam um caminho que precisa ser respeitado, sem dar um novo passo até completar o anterior.
3. Scrum
Foca na realização de pequenas metas, denominadas sprints – e não no resultado final.
Ao final de cada sprint, deve ser realizada uma análise sobre os resultados
4. PRINCE 2
Do inglês Projects in Controlled Environments, ou Projetos em Ambientes Controlados, é uma metodologia britânica bastante flexível.
Compreende as etapas de idealização, viabilidade, desenvolvimento, revisão e monitoramento do projeto.
5. Gestão da qualidade
Utiliza como base a norma ISO 10006:1997, estabelecendo uma série de diretrizes para garantir a padronização das ações.
6. IPMA
A International Project Management Association (IPMA), na verdade, é uma organização que estabelece práticas de gestão de projetos no mundo todo.
Adota o modelo que batizou de Olho das Competências, estabelecendo uma divisão entre aquelas de ordem técnica, comportamentais e contextuais, além de outras subdivisões.
7. Kanban
Método desenvolvido no Japão, é uma ferramenta mais visual, que trabalha com um sistema de pistas que revelam as expectativas de cada tarefa no que diz respeito a prazos, quantidade e qualidade.
8. Agile
Cria ciclos ou fases menores para o desenvolvimento do projeto, com o objetivo de realizar ajustes com o mínimo de repercussões no seu andamento, conforme avaliações são recebidas.
9. PERT
O método Project Evaluation Review Technique (Técnica de Revisão de Avaliação de Projetos) tem como característica principal o foco no tempo exigido para realizar uma determinada tarefa.
Considera que esse é um fator decisivo devido ao seus impactos no orçamento do projeto.
10. PMBOK
Está mais para um guia do que para metodologia, mas extremamente útil.
Oferece bibliografia de referência para a gestão de projetos em 10 áreas de conhecimento, podendo ser aplicada a todas as fases do empreendimento.
11. Six Sigma
Outra ferramenta mais direcionada ao suporte da gestão de projetos do que ao método em si.
O que ela faz é buscar inconformidades a partir de estatísticas para que a versão final de um produto seja praticamente livre de falhas
12. AFP – Adaptative Framework Project
É bastante utilizada na gestão de projetos de Tecnologia da Informação (TI), dada a maior flexibilidade que oferece a projetos marcados por mudanças na sua trajetória de execução.
Como no Scrum, demanda uma análise entre as etapas.
13. Zoop
A alemã Zoop (sigla para Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos) promove o acompanhamento de projetos em quatro etapas principais: análise, elaboração, execução e avaliação dos processos e resultados.
É um instrumento bastante indicado para projetos que interessam a comunidades externas à empresa, permitindo a participação delas.
14. Gestão de Projetos Baseada em Processos
Esta é uma metodologia que leva em conta a missão, visão e valores da empresa, de modo que cada etapa do projeto contribua com os objetivos e princípios do negócio.
Seus quatro passos são: definir processos, estabelecer métricas, controlar ações e ajustar metas, se necessário.
15. Project Model Canvas
O Canvas é uma ferramenta visual, que simula um esquema de post-its para criar um plano de ação em conjunto com a equipe e facilitar a compreensão sobre as suas etapas.
É um dos instrumentos recomendados pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) para criação de um modelo de negócio.
16. Extreme Programming (XP)
Semelhante à Agile, essa metodologia se direciona à satisfação do cliente e à maior qualidade da solução oferecida pela empresa.
É mais utilizada no desenvolvimento de produtos.
17. Extreme Project Management (XPM)
O nome é parecido, mas o método é outro.
A XPM é indicada para quem trabalha com prazos bastante curtos, em cenários de grande complexidade e sujeitos a variações.
Um de seus fatores chave está no comportamento da equipe mesmo em meio ao caos.
18. TenStep
Como o nome indica, temos aqui dez passos para a gestão de projetos.
Mas não é um método engessado, pois apenas os dois primeiros têm ordem estabelecida.
Os demais podem ser realizados conforme os objetivos, interesses, cronograma e orçamento disponível.
19. MPMM
O Project Management Methodology (MPMM) é um sistema que adota como base os métodos PRINCE 2 e PMBOK.
Para quem procura uma ferramenta específica para gestão de projetos, pode ser um bom investimento.
20. Methodware
Na mesma linha do MPMM, o Methodware é também um sistema interessante para gerenciar projetos a partir da divisão em grandes etapas.
Elas contemplam planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento.
Os softwares mais usados para gestão de projetos
Além das metodologias, uma boa prática em gestão de projetos é acertar na escolha do software que ajudará em todas as suas etapas.
O mercado oferece uma série de opções.
É necessário, portanto, conhecer o que cada uma delas oferece e alinhar com as necessidades da empresa antes de contratar.
Vamos listar agora alguns dos softwares mais conhecidos:
- Artia
- Deskaway
- jxProject
- Microsoft Project
- Primavera
- Trello
- Google Planilhas
- Asana
- BaseCamp
- JIRA
- Podio
- Teamwork
- Wrike.
O que é PMI e por que ele é fundamental na gestão de projetos?
Ao se aprofundar no estudo sobre gestão de projetos, é bastante provável que você tenha contato com a sigla PMI, que significa Project Management Institute.
Embora não seja mais uma metodologia utilizada no planejamento ou execução das ações, é de fundamental importância para o seu sucesso.
PMI é uma organização sem fins lucrativos e que oferece conteúdo com as melhores práticas em gestão de projetos.
Ela assim o faz a partir de publicações e também em eventos bastante concorridos.
Inclusive, já falamos sobre o seu instrumento mais famoso, que é o PMBOK, um verdadeiro guia para o gerenciamento de projetos, composto por dez etapas:
- Gerenciamento de escopo
- Gerenciamento de tempo
- Gerenciamento de qualidade
- Gerenciamento de custos
- Gerenciamento de aquisições
- Gerenciamento de comunicações
- Gerenciamento de recursos humanos
- Gerenciamento de riscos
- Gerenciamento de integração
- Relacionamento com stakeholders.
As principais certificações de gestão de projetos
Outro ponto a destacar sobre a PMI é que ela certifica profissionais em todo o mundo como gerentes de projetos.
Para quem pensa em atuar nessa área, portanto, trata-se de uma credencial indispensável.
Ao todo, são oito diferentes certificações oferecidas pela organização.
Confira a lista:
- Profissional de Gerenciamento de Projetos
- Profissional de Gerenciamento de Portfólio
- Profissional de Gerenciamento de Programas
- Profissional em Gerenciamento de Cronograma do PMI
- Profissional em Gerenciamento de Riscos do PMI
- Profissional em Análise de Negócios do PMI
- Profissional certificado em Métodos Ágeis do PMI
- Técnico certificado em Gerenciamento de Projetos.
O que faz um gerente de projetos?
Para explicar o que faz um gerente de projetos, cabe voltarmos à definição da Harvard Business School quanto às três grandes etapas do processo.
Se você não lembra, nós recordamos: organização e definição, planejamento e gerenciamento.
Um gerente de projetos, portanto, é o profissional responsável por liderar todas as ações em cada uma das etapas.
É ele quem estabelece os responsáveis pelas tarefas, descreve as funções, atua diretamente na formação do time de trabalho e na definição de recursos, métodos, prazos e resultados desejados.
Também propõe o cronograma de ações e conduz a sua execução, monitoramento e análise.
Para tanto, ele precisa ter uma série de habilidades técnicas e comportamentais que o posicionem como o líder do projeto e permitam às equipes reconhecê-lo dessa forma.
Se você pensou em liderança, começou bem. Mas dele também é exigida organização, comunicação efetiva, inteligência emocional, empatia, persistência, resiliência e flexibilidade.
Não basta escolher as ferramentas certas, a metodologia ideal e o software perfeito. Se as coisas não saírem conforme o planejado, será exigido dele muito jogo de cintura e sabedoria para contornar obstáculos sem prejudicar os resultados.
Mas será que tamanha responsabilidade é reconhecida pelo mercado?
Segundo a Catho, um gerente de projetos no Brasil ganha em média R$ 7.894,33.
Então, vai seguir carreira nessa área?
Como aprender mais sobre gestão de projetos?
Você pode começar seu aprendizado com uma graduação em administração de empresas, mas é fundamental seguir estudando para se preparar para os desafios da gestão de projetos.
Cursos nas modalidades de educação à distância e de extensão são uma forma rápida de agregar conhecimentos.
Mas você também pode buscar uma especialização na área, o que ajuda bastante na sua colocação no mercado de trabalho.
Vale desde uma pós-graduação até um MBA (Master of Business Administration) ou mesmo um mestrado profissional.
Na Fundação Instituto de Administração (FIA), você encontra a qualificação que precisa, da maneira que você pode cursar.
Veja algumas opções:
- Pós-graduação em Gestão de Negócios e Projetos – clique para conhecer
- MBA Gestão Estratégica de Projetos – clique para conhecer
- Mestrado em Gestão Estratégica de Negócios – clique para conhecer
- Escritório de gerenciamento de projetos (curso de extensão) – clique para conhecer
- Formação em gestão de projetos (extensão) – clique para conhecer
- Fundamentos em gestão de projetos (extensão) – clique para conhecer
- Gerenciamento ágil de projetos (extensão) – clique para conhecer.
Conclusão
Você conferiu neste artigo um guia completo sobre gestão de projetos, passando pelo conceito, entendendo a importância e conhecendo suas principais metodologias e ferramentas.
Também ficou sabendo que se trata de um mercado promissor para quem tem nessa área um objetivo profissional.
Para a sua concretização, quem sabe só falte agora investir no seu aprendizado.
Visite o site da FIA para conhecer mais sobre os cursos oferecidos.
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