A comunicação interna é a chave para construir bons relacionamentos entre líderes e liderados em uma empresa.
Graças a essa ferramenta, é possível compartilhar mensagens de maneira padronizada, simples e eficiente, favorecendo a formação de laços consistentes.
Quando conhecem bem os pilares e a situação atual da empresa, os empregados tendem a se identificar com ela, vestir a camisa e se tornar verdadeiros colaboradores, promovendo a marca de forma genuína.
Já a falta de uma comunicação interna eficaz atrapalha o fluxo de informações importantes, interfere no clima organizacional e facilita a transmissão de boatos.
Por isso, investir nessa área é fundamental para alimentar o espírito de equipe, manter os funcionários satisfeitos e elevar a produtividade.
Se você quer saber como implantar seu projeto voltado ao público interno, veio ao lugar certo.
A partir de agora, vamos nos aprofundar nos conceitos, aplicações, ferramentas e exemplos para te ajudar nessa jornada.
Acompanhe os tópicos comentados neste texto:
- O que é comunicação interna?
- Qual a importância da comunicação interna?
- Objetivos da comunicação interna para as empresas
- Qual a diferença entre Comunicação Interna e Endomarketing?
- A importância da comunicação interna para uma empresa
- Quais são as principais ferramentas de comunicação interna?
- Como criar uma cultura de comunicação interna mais alinhada?
- Como acompanhar os resultados da comunicação interna?
- Exemplos de ações de comunicação interna nas empresas.
Se o tema é do seu interesse, continue a leitura!
O que é comunicação interna?
Comunicação interna é uma área que se dedica ao fluxo de informações entre o público interno de uma organização, por meio de canais oficiais da companhia.
Dependendo do porte, objetivos e valores da empresa, esse setor pode ser representado por:
- Um departamento estruturado
- Um grupo de funcionários dentro do segmento de Recursos Humanos, coordenado pela gerência de RH
- Um único colaborador especializado em comunicação
- Seus líderes e empregados, de maneira informal.
Observe que, ainda que não tenha um projeto ou planejamento com ações de comunicação interna, toda organização realiza processos dessa área, diariamente.
Ao enviar um e-mail, memorando, informar sobre um novo empregado ou promover boas práticas em uma reunião, as lideranças estão executando rotinas da área, ainda que de modo descentralizado.
Porém, o ideal é designar uma ou mais pessoas que sejam responsáveis pelos esforços em comunicação interna, a fim de melhorar o fluxo de informações e construir uma imagem positiva da empresa junto aos colaboradores.
Ter uma boa reputação provoca impactos benéficos não apenas para o cliente interno, mas também para o externo, já que, atualmente, é difícil manter informações fechadas dentro dos muros das companhias.
Não estamos falando de segredos relativos a patentes ou dados restritos, que devem se manter protegidos por mecanismos de segurança.
Falamos sobre os valores, missão, prioridades e tratamento que a empresa dá aos seus recursos humanos.
Eles provavelmente serão reconhecidos pelo consumidor e a sociedade em geral, interferindo na gestão da marca e na maneira como a organização é vista pelo mundo.
Qual a importância da comunicação interna?
Como afirmamos no início deste artigo, a comunicação interna serve como base para construir bons relacionamentos com os colaboradores.
Isso porque ela atua desde os primeiros níveis de compartilhamento de informações, começando pelas mensagens mais simples para atingir resultados complexos.
Nas palavras da especialista Margarida Maria Krohling Kunsch, essa ferramenta:
“Oferece estímulo ao diálogo e à troca de informações entre a gestão executiva e a base operacional, na busca pela qualidade.”
Quando se aposta em uma comunicação interna estruturada, tanto os gestores quanto os demais funcionários reconhecem a dinâmica do fluxo de informações, que se torna padronizada.
O objetivo não é, necessariamente, conferir um tom austero às informações, e, sim, incentivar a comunicação de modo transparente e seguro.
Se não há um padrão para a transmissão de informações – normalmente, viabilizado por um ou mais canais oficiais –, fica complicado manter todos cientes daquilo que é importante para a companhia no momento.
Assim, a empresa pode estar passando por uma crise, sem que suas equipes saibam do que está acontecendo, nem como podem ajudar.
Outro problema que ganha fôlego na ausência de uma comunicação interna organizada é o boato, ou seja, comentários informais compartilhados entre colegas.
Eles tendem a gerar insegurança, competitividade prejudicial e afetar o clima organizacional, pois dão a impressão de que a empresa ou os gestores estão escondendo informações importantes.
Daí a necessidade de usar as ferramentas de comunicação interna com sabedoria.
Objetivos da comunicação interna para as empresas
Entre os principais objetivos, vale citar:
- Educar o cliente interno
- Difundir missão, visão, valores e boas práticas
- Manter um fluxo de informação padronizado, com oportunidades para que todos falem e sejam ouvidos
- Favorecer a transparência e um clima organizacional agradável
- Promover a conscientização sobre temas relevantes
- Proporcionar aproximação entre uma mesma equipe e/ou diferentes departamentos
- Compartilhar informações estratégicas para que os colaboradores tenham suporte na hora de falar com clientes e fechar novos negócios
- Trabalhar a motivação dos colaboradores
- Criar e fortalecer relacionamentos
- Facilitar e incentivar feedbacks constantes
- Construir canais de escuta abertos e democráticos
- Valorizar ideias, histórias e princípios dos funcionários
- Reforçar uma imagem positiva da empresa junto a clientes internos e externos
- Eliminar ruídos na comunicação, equívocos, fofocas e boatos.
Qual a diferença entre comunicação interna e endomarketing?
Esta dúvida é bastante comum, já que ambos os conceitos costumam andar de mãos dadas e são focados nos funcionários.
Mas seu papel é diferente.
O endomarketing, como o nome sugere, consiste na adaptação de conceitos de marketing para o público interno das organizações.
E o marketing se propõe a conhecer as necessidades e desejos dos clientes para, assim, atender essa demanda, vendendo a solução adequada.
No caso do endomarketing, a solução está em ações da própria companhia para que cada empregado se sinta acolhido, valorizado e alinhe seus valores aos corporativos.
Já a comunicação interna se ocupa da troca de informações em si, ou seja, das interações que promovam mensagens sobre a organização, seus objetivos, situação e quais tarefas precisam ser executadas.
Embora algumas ações nesse campo se confundam com o endomarketing, elas têm como limite a comunicação, enquanto o endomarketing pode incluir atividades de outras áreas, a exemplo das áreas de eventos e recursos humanos.
Festas, premiações e programas voltados ao bem-estar dos funcionários são exemplos de endomarketing que extrapolam a área da comunicação.
A importância da comunicação interna para uma empresa
Explicamos, mais acima, como uma comunicação interna estruturada facilita a troca de informações e conscientização das equipes.
Agora, é hora de abordar algumas vantagens que essa ferramenta agrega para empresas de todos os segmentos e portes.
Comunicação mais alinhada
Grandes companhias costumam enfrentar problemas no repasse de informação, pois a mensagem precisa transitar por vários níveis e departamentos.
Contudo, a falta de alinhamento também pode estar presente em pequenas e médias empresas, principalmente se não houver um esforço em prol da transparência.
O problema é que esse desajuste afeta a vida de funcionários, parceiros, fornecedores e clientes, que podem receber informações – e até atendimento – diferentes sobre um mesmo assunto.
Portanto, é útil criar uma dinâmica transparente, repassando mensagens importantes por meio de canais oficiais.
Clima organizacional
Sabemos, atualmente, que o clima organizacional é um dos fatores essenciais para o bem-estar no trabalho.
Informações desencontradas acabam provocando um ambiente de instabilidade e insegurança, dando a entender que não há regras claras ou que essas normas podem mudar a qualquer momento.
O antídoto para essa sensação é manter os canais e agentes de comunicação interna bem ajustados, em concordância e prontos a esclarecer qualquer dúvida.
Impacto na produtividade
Se o clima estiver pesado, é provável que os empregados não vão conseguir dar o melhor de si.
Já em um ambiente com regras claras, eles se sentem mais seguros para produzir, modificar processos e sistemas, adequando-os para fazer mais em menos tempo.
Assim, não é exagero dizer que a comunicação interna favorece a produtividade.
Reduz os desgastes internos
Muitos desgastes e conflitos são causados por mal-entendidos, devido à falta de clareza, informações incompletas e fofocas.
Isso porque, quando não existe um posicionamento oficial a respeito de um tema relevante, haverá suposições que nem sempre correspondem à realidade.
Então, é melhor comunicar a opinião da empresa e interferir antes que haja qualquer tipo de conflito, debate ou boato.
Taxa de rotatividade
Um colaborador satisfeito tem menos chances de pensar em sair da empresa, concorda?
Por isso, clima organizacional agradável, reconhecimento, transparência e relações cheias de profissionalismo ajudam na retenção de talentos, diminuindo a temida taxa de turnover.
Quem não se atenta a essa questão corre o risco de arcar com altas quantias para recrutar, contratar e treinar frequentemente os novos funcionários – sem falar nas despesas com as demissões edireitos trabalhistas.
Mais reconhecimento
Com uma comunicação interna organizada, o reconhecimento às boas iniciativas se torna uma constante na companhia.
Afinal, uma comunicação assertiva implica em dar e receber feedbacks para acompanhar o resultado das estratégias.
Essas ações são importantes para que os colaboradores se sintam valorizados e percebam que têm parte no sucesso da organização.
Quais são as principais ferramentas de comunicação interna?
Por mais simples que pareça, todo canal que permita a criação de um espaço ou perfil para divulgar informações oficiais da empresa serve como ferramenta de comunicação interna.
A seguir, elencamos 8 mais comuns, tomando como base o artigo de Rodrigo Oliveira, Analista de Marketing do site Comunique-se.
Mural
Ideal para equipes que preferem canais offline, o mural serve para divulgar folhetos, alertas e até para auxiliar no gerenciamento de projetos complexos, por meio de metodologias como o Scrum.
Para que seja eficaz, precisa ser posicionado em um local onde todos os interessados possam vê-lo.
Intranet
É uma área digital exclusiva para os gestores e funcionários da companhia, onde é possível inserir comunicados de todos os departamentos.
Dependendo do propósito, vale inserir informações de contato com diferentes setores da organização, material e cursos de aperfeiçoamento, novidades, etc.
Rede social corporativa (RSC)
Assim como a intranet, este é um canal fechado para os colaboradores, mas com um foco diferente.
Em geral, a comunicação é mais direta e aberta ao público, que pode se manifestar de um jeito parecido com o que faz nas redes sociais populares, como Facebook, Instagram e Twitter.
Comum no dia a dia de praticamente todas as profissões, o e-mail é uma ferramenta simples, de baixo custo e grande potencial.
Ele pode ser usado para qualquer tipo de comunicação, com a vantagem de ser acessível dentro e fora da empresa, permitir o encaminhamento e envio de uma mensagem para um grupo de pessoas.
Reunião presencial
Embora os canais a distância agilizem a rotina da empresa, há temas e situações que se resolvem com maior facilidade em encontros presenciais.
Por isso, a reunião ainda é um dos instrumentos mais eficientes para fazer anúncios oficiais, planejar ações e monitorar resultados.
Só tome cuidado para não se estender muito nesses encontros.
Monte uma pauta e defina seu tempo de duração previamente.
Caixa ou espaço para sugestões
Uma comunicação de qualidade não é unidirecional.
Portanto, é necessário projetar locais que favoreçam comentários e feedbacks dos funcionários, independentemente de seu nível hierárquico.
A caixa de sugestões, em formato material ou virtual, é uma boa pedida para cumprir esse papel, mostrando que a empresa está aberta para escutar seus colaboradores.
Lembre-se de responder cada mensagem e solicitação o mais breve possível.
TV Corporativa
Esse canal é interessante para alguns tipos de cliente interno, em especial se houver pouco tempo para conferir as informações oficiais.
Ela conta com o benefício de ser mais interativa e chamar a atenção de quem passar.
Exige investimento e dedicação maiores, mas também reforça a mensagem com o auxílio das imagens.
Newsletter
Se desejar manter uma comunicação periódica via e-mail, a newsletter é uma opção interessante.
Pode, ainda, ser impressa caso os empregados prefiram ler as informações em papel ou estejam acostumados com o antigo jornal da empresa.
Como criar uma cultura de comunicação interna mais alinhada?
A comunicação interna precisa estar adaptada aos objetivos e valores da companhia, que serão disseminados através de cada mensagem oficial.
Porém, não se pode deixar de lado o perfil da equipe e de cada colaborador.
Uma boa prática é começar por um planejamento simples, baseado no conhecimento sobre os funcionários e pontos de convergência entre seus valores e os da empresa.
Em seguida, defina os canais, tipos de comunicados e periodicidade.
É a combinação entre esses fatores que vai produzir uma comunicação clara e assertiva, indicando quais ferramentas, tom e linguagem adotar no dia a dia.
Em uma startup de tecnologia, por exemplo, não faz sentido utilizar uma linguagem técnica e rebuscada para falar com o time.
É mais útil manter uma proximidade, empregando uma linguagem leve e descontraída, partindo de um vocabulário simples e direto para conservar o fluxo de trabalho ágil.
Não é porque o canal é oficial que a mensagem precisa ter um tom frio e distante dos colaboradores.
Simplificar a mensagem, pedir retorno e manter a clareza são outras dicas de ouro para alinhar a comunicação interna ao propósito da empresa.
Como acompanhar os resultados da comunicação interna?
Dentro do seu planejamento de comunicação interna, é importante estabelecer um ou mais indicadores ou KPI (Key Performance Indicators) para mensurar o desempenho das ações.
Pode ser o ROI (Retorno sobre Investimento), NPS (Net Promoter Score), pesquisas de clima organizacional, entre outros.
Você pode começar com um indicador para cada atividade de comunicação interna, que deverá avaliar se a performance foi satisfatória.
Para tanto, defina o objetivo da ação, por exemplo:
- Fornecer intranet para melhorar a comunicação entre lideranças e liderados.
Nesse caso, vale aplicar um pequeno questionário para aferir a satisfação dos colaboradores em relação ao nível em que está a comunicação no momento.
Ele pode se basear no índice de satisfação dos funcionários, reunindo três questões básicas:
- Em uma escala de 0 a 10, quão satisfeito você está com a comunicação no local de trabalho?
- O quanto a comunicação com lideranças e liderados satisfaz suas expectativas?
- O quão próximo é o nível atual de comunicação ao nível ideal para trabalhar melhor?
Com as respostas em mãos, aplique a fórmula abaixo para verificar a porcentagem.
Depois de implantar a intranet, aplique esse método novamente e compare os resultados.
- Fórmula: [((valor total das respostas ÷ 3) – 1) ÷9] x 100
Exemplos de ações de comunicação interna nas empresas
Está pensando em colocar a comunicação interna em prática ou aperfeiçoar as ações dentro da sua empresa?
Então, acompanhe nossa lista com inspirações:
- Eleja um ou mais colaboradores responsáveis pelas atividades de comunicação interna e seu monitoramento
- Crie manuais e tutoriais de boas práticas, como códigos de conduta e ética
- Separe um período para a interação de novos e antigos funcionários. Pode ser um encontro a cada mês ou bimestre
- Deixe claro quais são os canais de comunicação oficiais
- Dissemine informações semanalmente para manter a equipe atualizada
- Mantenha um canal aberto para esclarecer dúvidas, como um chat ou mesmo um número de WhatsApp exclusivo para o serviço de ouvidoria
- Inclua os feedbacks na rotina da companhia.
Conclusão
Abordamos, neste texto, ações, ferramentas e formas de monitorar a performance da comunicação interna em uma empresa.
Esse braço da comunicação corporativa é essencial para construir um ambiente acolhedor, elevar a produtividade e a satisfação dos funcionários, com reflexos para gestores e clientes.
Com base em informações coerentes e em um fluxo padronizado, o consumidor é atendido melhor, mais rapidamente e elabora uma imagem positiva da companhia.
Daí a urgência de aprimorar essa área dentro da sua equipe.
Uma boa pedida é começar aprofundando seus conhecimentos, em cursos como a pós-graduação em Comunicação, Mercados e Tecnologia da Informação da FIA.
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