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PDCA: o que é, etapas e como aplicar este poderoso método de gestão?

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PDCA é uma das ferramentas mais populares para proporcionar a melhoria contínua dentro das organizações.

E não é à toa, já que o método divide a administração de processos em quatro etapas, simplificando sua gestão e favorecendo mudanças positivas.

Também conhecido como círculo de Deming ou ciclo de Shewhart, o PDCA pode ser aplicado aos mais diversos projetos profissionais e estratégias, conforme mostraremos neste artigo.

A partir de agora, vamos explicar em que consiste essa metodologia, como ela funciona e de que forma pode ser aplicada em diferentes contextos.

Você também pode navegar pelos seguintes tópicos:

  • O que é PDCA?
  • Para que server o ciclo PDCA?
  • Por que usar o PDCA?
  • Como funciona o ciclo PDCA?
  • Diferenças entre Ciclo PDCA e Ciclo PDSA
    • O que é o Ciclo PDSA e como surgiu?
  • Como aplicar o ciclo PDCA de forma estratégica?
    • Como aplicar o ciclo PDCA em uma empresa?
    • Como aplicar o ciclo PDCA em um projeto?
  • Outras metodologias de gestão de processos
    • DMAIC
    • A3
    • 8D

Interessado? Então, vamos lá!

O que é PDCA?

O que é PDCA?
O que é PDCA?

PDCA é um mecanismo interativo e contínuo de administração que se baseia em quatro etapas.

O nome PDCA corresponde a uma sigla emprestada do inglês, fazendo referência a estas quatro fases para a gestão:

  • Plan: Planejar
  • Do: Fazer, executar
  • Check: Checar, verificar, mensurar
  • Act: Agir.

Partindo da ideia de que nenhum processo é perfeito e de que o aprimoramento é sempre possível, o PDCA oferece condições para gerir seu funcionamento com foco na qualidade.

Ou seja, o objetivo não é atingir a perfeição, mas se aproximar cada vez mais dela, usando o aprendizado de ações anteriores.

Portanto, empresas e profissionais que empregam o PDCA estão sempre em evolução, já que o método consiste em um ciclo de aperfeiçoamento.

Após planejar, executar, checar e agir, eles agregam os conhecimentos recém adquiridos para planejar novamente, eliminando falhas, desperdícios e aumentando sua competitividade.

Para que serve o ciclo PDCA?

Pra que serve PDCA
Para que serve o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA serve para a melhoria na gestão de processos, levando a um gerenciamento mais eficiente e claro.

Tornar um processo mais eficiente significa fazer da maneira mais simples, rápida e com menor custo, elevando a qualidade do resultado.

Como implica em continuidade, o PDCA também permite um controle maior sobre os vários processos de trabalho presentes em uma empresa – o que é fundamental para o seu gerenciamento.

Isso porque, nas palavras do estatístico e professor, William Edwards Deming:

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia”.

Deming é reconhecido por seus estudos sobre gestão e qualidade, incluindo o ciclo PDCA e o que ele batizou como PDSA.

Vamos falar mais desse assunto nos próximos tópicos.

Por enquanto, vale ressaltar a importância do PDCA como ferramenta de gestão de processos, melhoria contínua e validação de soluções eficientes.

Por que usar o PDCA?

PDCA
Por quê usar o PDCA?

Listamos, a seguir, os principais motivos para apostar nessa metodologia:

  1. Possibilita e simplifica a gestão de processos
  2. Sua aplicação não exige amplo conhecimento quanto a teorias ou ferramentas de administração
  3. Foca na qualidade, gerando resultados que aumentam o valor dos produtos e serviços das organizações
  4. Aumenta o controle sobre as atividades
  5. Fornece aprendizado constante
  6. Serve para engajar e motivar as equipes, mostrando que cada um tem seu papel na busca pela melhoria contínua
  7. Ao priorizar a melhoria contínua, eleva a competitividade das empresas
  8. Propicia o teste, validação ou negação de soluções para diferentes problemas
  9. Graças ao monitoramento frequente, permite a identificação precoce e até a prevenção de desvios grandes e pequenos
  10. Reduz custos com recursos humanos, materiais e financeiros
  11. Diminui o tempo e a energia dedicados para responder a uma demanda
  12. É versátil, podendo ser aplicada em qualquer departamento de companhias atuantes em todos os setores (indústria, comércio ou serviços).

Como funciona o ciclo PDCA?

Ciclo PDCA
Como funciona o ciclo PDCA?

O PDCA se inspira na lógica de que é necessário manter o controle dos processos para que não ocorram desvios.

Em outras palavras, é melhor gerenciar usando nosso conhecimento prévio – ainda que limitado -, do que adotar uma postura reativa e apenas “apagar os incêndios” quando eles surgirem.

Para isso, a ferramenta emprega quatro passos que formam um ciclo, sendo sempre repetidos na mesma ordem, um após o outro.

A seguir, explicamos melhor essas etapas.

Plan (Planejar)

Todo processo bem-sucedido começa com um bom planejamento, concorda?

Gestores, profissionais e equipes que pulam essa etapa acabam constantemente perdidos, sem foco, desperdiçando tempo e dinheiro em tarefas improdutivas.

Para construir um planejamento de qualidade, tenha em mente que você precisa estabelecer pelo menos uma meta e um método que vai nortear a execução das atividades.

Metas são as etapas que precisam ser concluídas para atingir um objetivo, alcançar um propósito maior.

Se a empresa precisa aumentar a produção, por exemplo, uma das metas será a aquisição de máquinas, compra de mais matéria-prima ou modernização do processo produtivo.

O PDCA pode ser adotado para garantir o cumprimento de cada meta no prazo determinado, da forma mais eficiente possível.

Além de ter uma meta bem definida como alvo, o planejamento é o momento certo para escolher o método que será utilizado, ou seja, qual o exemplo ou roteiro será usado para chegar até a meta.

O método pode ser baseado em uma experiência anterior da empresa ou da liderança, em uma teoria, hipótese ou benchmark (estudo de case de sucesso do mercado).

Do (Fazer)

Encerrada a etapa de planejamento, vem a execução do projeto.

Mas, antes de pôr a mão na massa e implementar as mudanças, é essencial dedicar tempo ao treinamento da equipe envolvida.

Portanto, a capacitação deve ser uma parte intrínseca da execução de qualquer processo de trabalho.

Quanto mais bem preparado o grupo estiver, maiores as chances de que cumpram o planejamento à risca, permitindo uma avaliação honesta e assertiva do plano.

Em seguida, durante a implementação em si, também é interessante monitorar as atividades, a fim de garantir que obedeçam ao roteiro definido no planejamento.

Check (Checar)

Nesse terceiro passo do PDCA, é feita uma verificação quanto ao funcionamento do plano, analisando a eficácia das atividades.

Cabe salientar que, para checar, é necessário estabelecer uma forma de avaliação, geralmente, através de indicadores ou KPIs.

Até porque não dá para dizer que o resultado foi positivo ou negativo, se não tivermos uma referência.

Um exemplo simples está no balanço financeiro de um setor da empresa, que precisa ser comparado aos resultados de outros meses para indicar ganhos ou perdas.

Da mesma forma, a checagem precisa levar em conta o cenário no qual a organização está inserida.

Ao final dessa fase, a equipe vai saber quais ações tiveram êxito e quais não deram certo.

As bem-sucedidas serão repetidas e incorporadas ao processo, enquanto as falhas serão corrigidas na próxima etapa.

Act (Agir)

Por fim, chega a hora de tomar decisões diante da checagem ou avaliação.

Se o resultado for positivo, a meta foi alcançada e o processo pode ser adotado como uma referência dentro da empresa.

Por outro lado, se o resultado ficar aquém do esperado, é necessário reavaliar o planejamento e a execução, prestando atenção nas falhas para encontrar sua raiz.

Ao encontrar a causa de um desvio, o gestor e equipe a corrigem ou formulam uma tese para sua correção, que será colocada em prática assim que o próximo ciclo PDCA começar.

Seguindo essa dinâmica, os processos serão aprimorados constantemente a partir dessas correções, mesmo que sejam pequenas.

O PDCA também oferece um ambiente de mudanças, favorecendo descobertas impactantes, insights criativos e inovações, o que contribui para manter a organização competitiva.

Diferenças entre Ciclo PDCA e Ciclo PDSA

Diferenças entre PDCA e PDSA
Diferenças entre Ciclo PDCA e Ciclo PDSA

Antes de explicar a diferença – sutil – entre as nomenclaturas, é preciso entender de que modo elas surgiram.

Assim como outras ferramentas populares de administração, o conceito utilizado pelo ciclo PDCA foi construído ao longo de décadas.

Sua inspiração inicial vem do método científico, que funciona por meio de três passos – hipótese, experimentação e avaliação -, adaptados para o campo estatístico pelo físico Walter Shewhart, na década de 1930.

O especialista ganhou fama por aplicar conceitos estatísticos ao controle de qualidade dentro das indústrias, mostrando que era possível interferir na produção para gerar produtos melhores.

Com o objetivo de desenvolver uma ferramenta com caráter cíclico, Shewhart usou o método científico como base para as três primeiras etapas do PDCA (planejar, fazer, checar) e acrescentou a última (agir), fundamentando o começo do próximo ciclo.

No entanto, foi William Edwards Deming quem divulgou o trabalho de Shewhart, aplicando sua metodologia em empresas japonesas nos anos 1950.

Observando o grande impacto positivo do PDCA, Deming resolveu aprofundar seus estudos sobre a ferramenta, o que motivou uma alteração na sigla original.

Em vez de check (checar), a terceira fase do ciclo foi descrita como study (estudar, em inglês), transformando a sigla em PDSA.

Diferentemente do PDCA, concebido sob uma perspectiva voltada à indústria, o PDSA foi pensado para aplicação no controle de qualidade de organizações de todos os setores.

Também prevê maior dedicação durante a análise do resultado obtido, que precisa ser estudado antes que um novo ciclo tenha início.

O que é o Ciclo PDSA e como surgiu?

Ciclo PDSA é uma metodologia idealizada por Deming nas décadas de 1980 e 1990, fruto do estudo e prática do PDCA.

Considerado o “pai do controle de qualidade” atual, o professor propôs uma releitura à sigla PDCA, enfatizando as reflexões e estudos durante o terceiro passo.

Assim, as quatro etapas são descritas como:

  • Plan (Planejar): coleta de dados, definição de métodos e construção de um plano viável
  • Do (Fazer): treinamento dos envolvidos no plano e implementação das mudanças previstas
  • Study (Estudar): tem início junto à fase anterior, garantindo o acompanhamento das atividades realizadas. Deve reunir dados suficientes para reflexão e sugestão de melhorias
  • Act (Agir): só começa após um amplo estudo, tendo como objetivo aprimorar o processo.

Devido à semelhança entre os passos, PDCA e PDSA têm sido usados como sinônimos em várias situações.

Como aplicar o ciclo PDCA de forma estratégica?

Estratégia PDCA
Como aplicar o ciclo PDCA de forma estratégica?

Adotar o PDCA na rotina organizacional, certamente, vai proporcionar ganhos em agilidade e inovação.

Porém, nem sempre é fácil aplicar essa ferramenta, principalmente se você e sua equipe não tiverem familiaridade com metodologias de gestão de processos.

Outra barreira comum para o emprego do PDCA – ou do formato PDSA – é o fato de ser um modelo cíclico que não apenas aceita, mas provoca mudanças constantes.

Se, por um lado, elas são necessárias para manter as organizações e profissionais atualizados e à frente da concorrência, por outro, elas causam medo.

Portanto, o medo do novo e a cultura do conformismo precisam ser deixados para trás, abrindo caminho para o aprendizado constante.

E a forma mais simples de superar a resistência à mudança é iniciar uma rotina de pequenas transformações.

Ou seja, tomar, aos poucos, as rédeas dos processos e agir para aperfeiçoá-los.

Como aplicar o ciclo PDCA em uma empresa?

Companhias que desejam atuar em um modelo enxuto podem inserir o conceito do PDCA em sua própria cultura.

Afinal, a ferramenta serve para tomar decisões de modo rápido e assertivo, mantendo a organização competitiva em qualquer mercado.

Veja, abaixo, dicas para aplicar o PDCA na sua empresa, separadas nas quatro etapas do ciclo.

Planejamento (Plan)

Se a intenção é uma mudança cultural, é necessário partir de um diagnóstico amplo sobre os atuais problemas da companhia.

Reúna, então, os últimos relatórios de desempenho, feedbacks de lideranças, funcionários, clientes e parceiros para diagnosticar as demandas mais críticas.

Se possível, conte com a ajuda de todos os gestores desde esta fase, pois eles conhecem detalhes sobre seu departamento.

Implementação (Do)

Organize campanhas e eventos para divulgar o PDCA e quais os motivos que levaram a empresa a adotar essa ferramenta.

Em seguida, ofereça treinamento e responda às questões dos funcionários sobre a metodologia, enfatizando os ganhos para eles e para a organização.

Checagem (Check)

Faça pesquisas internas e ouça o feedback de líderes e colaboradores.

Proponha brainstorms para a solução dos principais problemas. Mais tarde, eles vão servir para iniciar o próximo PDCA.

Ação (Act)

Use as principais falhas como alvos dos próximos ciclos PDCA.

Como aplicar o ciclo PDCA em um projeto?

Por ser versátil, o PDCA pode ser aplicado especificamente a um projeto ou rotina, buscando soluções personalizadas.

Imagine, por exemplo, que uma fábrica de roupas quer oferecer uma nova peça ao público masculino.

Em vez de desenvolver esse produto internamente, produzir em escala e vender, ela pode optar por processos iterativos (repetições), aprimorando a peça antes de oferecer aos clientes.

Durante o planejamento, ela define o desenvolvimento de um produto diferenciado como o problema ou meta principal e desenha o item ideal.

Na etapa de Execução (Do), uma ou poucas peças são fabricadas e, em seguida, seguem para a checagem junto a clientes selecionados e gestores.

Eles dão sua opinião sobre pontos positivos e negativos do produto, que tem suas falhas corrigidas na última fase (Ação – Act).

O PDCA é repetido até que o produto se torne agradável aos clientes e rentável para a empresa.

Outras metodologias de gestão de processos

Metodologias de gestão de processos
Outras metodologias de gestão de processos

Além do PDCA, existem métodos que contribuem para a gestão de processos de diferentes maneiras.

A seguir, comentamos sobre os principais.

DMAIC

Também nomeado com uma sigla, esse método compreende cinco etapas para o controle de qualidade de processos e soluções em sistemas enxutos.

Define (definir), measure (medir), analyze (analisar), improve (melhorar) e control (controlar) são os passos propostos pelo DMAIC, que dá maior atenção ao planejamento para evitar falhas.

Tanto que as três primeiras fases da metodologia correspondem ao planejamento, quando comparadas ao ciclo PDCA.

No entanto, o DMAIC integra conceitos mais complexos, sendo comumente implantado por, ou com o auxílio de consultores especializados.

A3

O relatório A3 pode ser definido como uma forma visual de estruturar a análise e soluções para diferentes problemas.

A ideia é apresentar as informações do modo mais sucinto possível, mostrando uma visão geral da demanda, ações para sua correção e próximos passos.

Não existe um padrão para o A3, mas ele é dividido em três partes:

  1. Cabeçalho ou título: descrição da história ou melhoria relatada no documento
  2. Coluna esquerda: apresentação do problema, avaliação, objetivos e em qual estágio o processo de melhoria se encontra
  3. Coluna direita: recomendações, plano para continuar as melhorias e medidas de acompanhamento.

O A3 costuma partir de análises feitas através de outras ferramentas de gestão, inclusive o PDCA.

8D

O método 8D usa oito disciplinas para formular respostas rápidas e efetivas aos problemas.

Tendo como alvo a identificação e correção de causas, a ferramenta possibilita o desenvolvimento e continuidade de boas práticas dentro das organizações.

As 8 disciplinas preconizadas pela metodologia consistem em:

  • Formar uma equipe para resolver a demanda
  • Definir o problema
  • Fazer a contenção, evitando que o problema atinja grandes proporções
  • Identificar a causa raiz
  • Desenvolver e realizar a ação corretiva permanente
  • Avaliar a eficácia da ação
  • Implementar medidas preventivas, perpetuando as boas práticas
  • Comemorar, dando reconhecimento à equipe que solucionou o problema.

Conclusão

Ao longo deste artigo, detalhamos o conceito, história e formas de aplicar o PDCA em empresas ou projetos específicos.

Uma das chaves para ter sucesso com esse método é motivar e capacitar gestores e equipes, que podem ampliar os conhecimentos por meio de cursos na área administrativa.

A graduação em Administração e Negócios da Faculdade FIA (Fundação Instituto de Administração) é uma opção inteligente para quem deseja se aprofundar nesse assunto.

Acesse o site para conferir outros cursos que vão dar um up no seu currículo.

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