O diagnóstico organizacional está para uma empresa como um check up médico para a verificação da saúde de uma pessoa.
Assim como se faz exames clínicos antes de assumir um emprego ou praticar um esporte, é recomendado que uma empresa conheça seus limites, oportunidades, virtudes e fraquezas.
Pois essa é a ferramenta mais indicada para definir o estado atual de um negócio.
Como dizia o professor William E. Deming, “se você não consegue descrever o que faz como um processo, então não sabe o que está fazendo”.
Quais são os problemas organizacionais que afetam os resultados? Quais são as suas vantagens competitivas capazes de garantir destaque no mercado.
São perguntas cujas respostas você descobre ao entender o que é diagnóstico organizacional e como colocá-lo em prática.
Continue lendo para saber mais a respeito nos seguintes tópicos:
- O que é um diagnóstico organizacional?
- Qual é o principal objetivo do diagnóstico organizacional?
- Quais são as etapas de um diagnóstico organizacional?
- Tipos de diagnóstico organizacional e suas finalidades
- Quando fazer um diagnóstico organizacional?
- Quais são os principais benefícios e vantagens?
Acompanhe até o final e saiba usar um modelo de diagnóstico organizacional a favor do seu negócio.
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O que é um diagnóstico organizacional?
Diagnosticar é, por definição, constatar uma situação.
O diagnóstico organizacional é uma maneira de conhecer o que uma empresa, instituição ou entidade faz e o que ela está conseguindo ou não com as suas atividades.
Note que não se trata de uma análise qualitativa, embora o diagnóstico organizacional sirva para isso em um segundo momento.
O que se pretende, no caso, é conhecer mais a fundo as reais condições do objeto diagnosticado sem fazer juízo de valor.
Tanto é que existe um modelo de diagnóstico organizacional para cada tipo de empresa, assim como se pode diagnosticar cada um de seus setores e departamentos.
Qual é o principal objetivo do diagnóstico organizacional?
Todo tratamento começa pelo reconhecimento do estado do paciente.
De certa forma, o diagnóstico organizacional tem o mesmo objetivo.
Sua principal função é detectar os problemas organizacionais, assim como as condições gerais em que um negócio opera.
Por isso, é justo dizer que essa é uma forma de desenvolver a inteligência de mercado, já que, a partir do diagnóstico, a gestão de uma empresa levanta dados sobre suas atividades.
Ao lidar com informações estratégicas, ela passa a ter uma nova visão sobre o que faz, o que fez e para definir suas metas.
Quais são as etapas de um diagnóstico organizacional?
Depois de ver o que é diagnóstico organizacional, vamos falar sobre as suas etapas.
Por se tratar de uma ferramenta usada para a coleta e análise de dados, ela requer um método para ser implementado.
Normalmente, são indicadas quatro etapas para sua realização, mas ele pode ser ainda mais esmiuçado.
Se o seu objetivo é ir fundo nas questões que envolvem o seu negócio ou atividade, então, siga esta sugestão como um modelo de diagnóstico organizacional:
Definição de perguntas
Na primeira etapa, a gestão se ocupa em estabelecer um conjunto de questões relevantes que orientarão todo o processo de diagnóstico.
Essas perguntas devem ser cuidadosamente formuladas para abranger áreas-chave da organização, como estratégia, recursos humanos, finanças, processos e cultura.
É importante que sejam claras e específicas, a fim de levantar informações relevantes.
As perguntas podem ser elaboradas a partir de um padrão. São exemplos:
- “Como nossa estratégia atual está alinhada com as necessidades do mercado?”
- “Quais são os principais desafios enfrentados pelos funcionários no dia a dia?”.
Coleta de respostas
A coleta de respostas é a fase em que são obtidos os dados e informações em resposta às perguntas definidas anteriormente.
É onde entram ferramentas e práticas como:
- Realização de pesquisas
- Entrevistas com funcionários
- Revisão de documentos
- Análise de dados financeiros.
Os métodos de coleta devem ser apropriados para cada pergunta, até para que os dados obtidos sejam confiáveis.
A empresa pode utilizar diversas abordagens ao mesmo tempo ou apenas uma, dependendo dos recursos e do tempo disponíveis.
É possível, por exemplo, conduzir pesquisas online para obter opiniões dos funcionários ou análises em softwares de BI para revisar seus dados financeiros mais recentes.
Análise dos dados
Após a coleta de respostas, os dados precisam ser analisados para gerar os insights esperados.
Isso implica organizar, interpretar e identificar padrões ou tendências nos dados que mostrem para a gestão o que fazer e o que não fazer.
Ferramentas estatísticas e softwares de análise,como Power BI ou Tableau, podem ser úteis nesta etapa, já que sua função é gerar dados estruturados.
Identificação de problemas e oportunidades
Com base na análise dos dados, é possível identificar os problemas existentes na organização, assim como as oportunidades de melhoria.
A gestão pode focar nas áreas críticas que afetam o desempenho da empresa, buscando soluções para resolver os problemas e aproveitar as oportunidades identificadas.
Essa etapa do diagnóstico organizacional é considerada crítica, já que é nela que os desafios e oportunidades se revelam.
Entrega de feedback
Após a identificação dos problemas e oportunidades, a gestão precisará comunicar os resultados aos seus stakeholders.
É a fase em que se fazem as apresentações, reuniões e relatórios para garantir que todos compreendam quais descobertas foram feitas e para alinhar os próximos passos.
Voltando ao exemplo da empresa que descobre problemas de turnover, um possível feedback nessa etapa seria a apresentação de um gráfico mostrando uma pesquisa de satisfação.
Dependendo do que esse gráfico mostrar, a gestão pode decidir o que fazer, a fim de melhorar a retenção de talentos.
Implementação das soluções
O diagnóstico organizacional é uma solução prática, ou seja, sua finalidade vai além de uma mera análise, servindo inclusive como instrumento de governança corporativa.
Por isso, após a comunicação dos resultados, é hora de implementar as soluções para resolver os problemas e aproveitar as oportunidades identificadas.
Isso requer um plano de ação bem estruturado, bem como a alocação de recursos e acompanhamento constante para garantir que as mudanças sejam efetivas.
A ferramenta 5W2H é bastante útil nesse planejamento.
Monitoramento e avaliação
Por fim, as lideranças deverão estabelecer um sistema de monitoramento e avaliação contínua para garantir que as soluções implementadas estejam produzindo resultados.
Também serve como instrumento de controle, de maneira que a organização saiba que está no caminho certo para alcançar seus objetivos de longo prazo.
Assim, é preciso estabelecer métricas de desempenho (KPIs) e fazer revisões periódicas e ajustes sempre que necessário.
Dependendo dos resultados, as soluções implementadas podem ser definitivas, como uma eventual sistematização da taxa de rotatividade para controle do turnover.
Tipos de diagnóstico organizacional e suas finalidades
O diagnóstico organizacional é uma das ferramentas que servem como base para o sucesso de um negócio, tão importante quanto o fluxo de caixa, o controle financeiro ou a análise SWOT.
Porém, uma empresa não é formada apenas pela sua atividade principal.
Na retaguarda do core business, estão os setores de back office, sem os quais um negócio não poderia continuar operando.
Assim, o diagnóstico organizacional pode ser “desmembrado” para cada um desses setores, de modo que a gestão tenha um panorama mais completo.
Vamos conhecer alguns dos tipos aplicáveis e de que forma eles ajudam a tomar decisões.
Diagnóstico Estratégico
Este tipo de diagnóstico se concentra na avaliação da estratégia geral de uma organização, analisando sua visão, missão, metas e objetivos para determinar sua eficácia para o alcance dos resultados projetados.
Como o nome indica, trata-se de um diagnóstico de caráter amplo, cujo objetivo é orientar na formação da estratégia de negócios ou para algum tipo de operação.
Digamos, por exemplo, que uma empresa queira redefinir suas operações logísticas e, para isso, precisa de uma nova estratégia.
Nesse caso, o diagnóstico estratégico pode ajudar a detectar problemas operacionais, revelando oportunidades de melhoria na gestão da frota, entre outras medidas.
Diagnóstico Financeiro
Não existe negócio que tenha êxito sem uma gestão financeira equilibrada.
O diagnóstico financeiro é vital nesse sentido, servindo como instrumento de análise das finanças da organização, incluindo balanços, demonstrações de resultados e fluxo de caixa.
Portanto, sua finalidade é avaliar a saúde financeira e a sustentabilidade da empresa para garantir a continuidade das suas operações.
É um tipo de diagnóstico organizacional que se faz em parceria com o setor de Contabilidade, além do setor de Finanças.
Diagnóstico de Recursos Humanos
Costuma-se dizer no meio empresarial que o ativo mais importante de um negócio são as pessoas.
Um diagnóstico de RH, nesse caso, é útil para avaliar a força de trabalho da organização, incluindo competências, cultura organizacional, motivação e satisfação dos funcionários.
Também pode ser útil para identificar possíveis “quiet quitters” ou movimentos de “acting your wage” na organização, ou seja, colaboradores que não estão se dedicando como poderiam.
Outro possível uso é como instrumento de prevenção do absenteísmo, de modo a identificar suas causas e apontar para possíveis soluções.
Diagnóstico de Processos
Já o diagnóstico de processos, como o termo já sugere, se concentra na avaliação dos processos internos da organização.
Assim, permite identificar ineficiências, gargalos e oportunidades de melhoria na execução de tarefas e fluxos de trabalho.
É um tipo de diagnóstico organizacional que demanda profissionais especializados em metodologias de gestão como Lean Manufacturing ou Lean Six Sigma.
A análise de processos pode ainda demandar a instalação de uma auditoria, embora isso também possa ser feito em outros diagnósticos.
Por se tratar de uma análise de processos, ela pode ser feita junto a outros tipos de diagnóstico, como complemento.
Diagnóstico de Marketing
Analisar as estratégias de marketing da empresa, incluindo segmentação de mercado, posicionamento de marca, mix de marketing e eficácia das campanhas é a função dessa modalidade.
Logicamente, o diagnóstico de marketing se alinha ao diagnóstico de vendas, que pode ser realizado paralelamente ou com posterior cruzamento de dados.
O que se busca aqui é detectar falhas nos processos comerciais, desde a promoção de uma marca, produtos e serviços até a distribuição e a forma como faz o merchandising.
Diagnóstico de Tecnologia da Informação (TI)
Em plena Transformação Digital, a empresa que não cuida dos seus sistemas e recursos tecnológicos está fadada a fracassar.
O diagnóstico de TI é, portanto, um instrumento de controle para prevenir danos ou interrupções na infraestrutura de TI da organização e seus sistemas de informação.
Ajuda também a aprimorar a gestão de dados, aumentando sua capacidade de suportar as operações em sistemas on premises ou na nuvem.
É um diagnóstico organizacional que requer profissionais qualificados e verdadeiros especialistas, principalmente em questões de hardware e infraestrutura de rede.
Diagnóstico de Qualidade
A qualidade é condição fundamental para a sobrevivência de um negócio, o que por si só justifica o investimento nesse tipo de diagnóstico.
O que se faz é investigar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela organização, identificando áreas que precisam de melhorias para atender às expectativas dos clientes.
A propósito, esse tipo de diagnóstico funciona melhor quando a empresa faz também pesquisas de satisfação.
O diagnóstico de qualidade é, por isso, um meio de se mapear o comportamento de compra, ajudando por tabela a antecipar tendências e oportunidades de mercado e para explorar novos nichos.
Diagnóstico de Cultura Organizacional
O diagnóstico de cultura organizacional é uma abordagem cujo objetivo é compreender os valores, crenças e comportamentos compartilhados dentro de uma empresa.
Ajuda a identificar como a cultura afeta o desempenho e o funcionamento da organização e como essa cultura influi em seus resultados.
Para realizar esse diagnóstico, a empresa pode adotar várias técnicas, como pesquisas de clima organizacional, entrevistas com funcionários em todos os níveis hierárquicos e análise de documentos internos, como políticas e comunicados.
O objetivo é obter uma visão clara da cultura existente, identificando aspectos positivos e problemáticos para determinar se ela está alinhada aos objetivos estratégicos da empresa.
Diagnóstico Ambiental
Enquanto os outros diagnósticos se ocupam em analisar o contexto interno, o diagnóstico ambiental é uma análise que examina o ambiente externo à organização, identificando fatores que podem afetar seu desempenho e suas operações.
Essa análise pode se concentrar em fatores econômicos, políticos, sociais, tecnológicos e ambientais que podem impactar a empresa.
Para conduzir esse diagnóstico, as empresas podem utilizar ferramentas como Análise PESTEL (Político, Econômico, Social, Tecnológico, Ambiental e Legal) para avaliar as tendências e eventos que podem afetar seu setor.
Além disso, a Análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) pode ser usada para entender melhor como a organização está posicionada em relação ao ambiente externo.
Diagnóstico de Sustentabilidade
Com o conceito de sustentabilidade em alta, é preciso avaliar o impacto ambiental das atividades empresariais.
Até porque uma empresa que não mede seu consumo de recursos naturais, emissão de poluentes e produção de resíduos é séria candidata a cometer desperdícios.
Esse tipo de diagnóstico também serve para avaliar o impacto social, analisando as relações das empresas com comunidades locais e funcionários.
Com base nessa avaliação, a organização identifica áreas onde pode melhorar suas práticas, ao atentar para questões como o consumo de água e energia.
Quando fazer um diagnóstico organizacional?
Diferentes momentos de um negócio pedem um diagnóstico organizacional.
Por exemplo, ele deve ser realizado sempre que uma empresa desejar avaliar seu desempenho, identificar problemas, oportunidades de melhoria ou mudanças necessárias.
Também se mostra útil durante momentos de crescimento, crises e mudanças significativas.
Ou simplesmente como parte de uma estratégia de gestão proativa para garantir a qualidade e a adaptação contínua.
Quais são os principais benefícios e vantagens?
Não se pode entender o que é diagnóstico organizacional por completo e o seu poder para solucionar problemas organizacionais sem destacar suas vantagens.
Conheça algumas delas a seguir.
Melhoria da comunicação organizacional
Não é de hoje que o diagnóstico organizacional é uma ferramenta poderosa para melhorar a comunicação dentro de uma organização.
Ele ajuda a identificar lacunas e problemas na comunicação, conflitos de informação ou a falta de canais para a troca de experiências e de informações.
Ao identificar esses problemas, as empresas podem implementar estratégias para melhorar a comunicação interna e externa, melhorando também sua imagem e reputação.
Um diagnóstico preciso orienta no desenvolvimento de políticas de comunicação adequadas ao perfil dos colaboradores e a criar canais de feedback.
Ajuda também na promoção de uma cultura de comunicação transparente, melhorando o clima organizacional.
Orientação dos processos de tomada de decisão
Um diagnóstico organizacional permite à gestão entender se a tomada de decisões é centralizada ou descentralizada, se os processos são ágeis ou burocráticos e se as decisões são baseadas em dados ou no feeling.
Com essas informações, é possível ajustar processos decisórios em diferentes contextos, inclusive em cenários de crise.
Em certos casos, pode ser necessária a implementação de sistemas de informação mais avançados, a fim de promover uma cultura data driven, ou seja, orientada por dados.
Identificação precoce de gargalos
Um dos maiores benefícios do diagnóstico organizacional está na capacidade de identificar gargalos e problemas antes que eles se tornem críticos.
Esses problemas podem ser operacionais, financeiros, de recursos humanos ou de qualquer outra natureza.
Ao identificar esses gargalos precocemente, a organização pode tomar medidas corretivas antes que eles causem danos irreversíveis.
Pode orientar também em medidas que exijam realocação de recursos, revisão de processos ou a implementação de soluções preventivas.
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Conclusão
O diagnóstico organizacional é o ponto de partida para empresas, negócios e entidades que precisam melhorar em todos os aspectos ou em questões pontuais.
Essa é a ferramenta utilizada pelas grandes companhias em seus processos de reestruturação, bem como para orientar seus líderes em decisões com impactos no longo prazo.
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