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Power BI: o que é, funcionalidades e benefícios da ferramenta

Power BI

Dentre os principais softwares de aplicação de Business Intelligence, o Power BI vem transformando as relações entre gestores, profissionais de TI e os dados gerados por suas empresas.

Em vez de gastar horas preciosas buscando por informações em tabelas e fontes diversas, os profissionais ganharam liberdade para organizar os dados de maneira simples e ágil, graças a esse instrumento.

Como foi criada pela Microsoft, a plataforma incorporou muitas opções familiares para a maior parte dos trabalhadores e líderes, que utilizam, por exemplo, o Pacote Office.

Daí o interesse de gerenciar os dados a partir de um software amigável, semelhante àqueles empregados em tarefas do dia a dia.

Se você ou sua equipe estão apostando ou começando a investir na inteligência de negócios, faz todo o sentido conhecer o Power BI.

Continue lendo este artigo, pois vamos explicar o que é essa ferramenta, como funciona, para quem é indicada e de que forma pode ser adquirida.

Veja os tópicos que serão abordados a partir de agora:

  • O que é Power BI?
    • O que é Business Intelligence?
  • Entenda como Power BI funciona
  • Quais são os benefícios do Power BI
  • Quem deve usar o Power BI?
  • Como adquirir Power BI?
    • Power BI gratuito
    • Power BI pago.

Boa leitura!

O que é Power BI?

Power BI é a ferramenta de avaliação e visualização de dados da Microsoft, que tem como principal finalidade o apoio a decisões assertivas através do Business Intelligence (BI).

Segundo o site oficial do software, trata-se de uma:

“Plataforma unificada e escalonável para BI (Business Intelligence) corporativo e por self-service, a qual é fácil de usar e ajuda você a obter insights mais aprofundados sobre os dados.”

O conceito pode parecer complexo para quem não estiver familiarizado com o vocabulário da área de Tecnologia da Informação, mas não é nenhum bicho de sete cabeças.

O Power BI atende à demanda por gestão de dados – um conjunto de tarefas que tem como propósito alcançar a governança de dados.

De forma genérica, podemos definir dados como sequências de símbolos quantificados ou quantificáveis, que precisam ser categorizados e analisados para gerar informações úteis para pessoas e empresas.

A data e hora em que você está lendo este texto são dados. Observe que, sozinhos, eles não significam muita coisa.

Já se forem submetidos a uma avaliação, por mais superficial que seja, eles podem oferecer insights importantes.

Para o administrador de um site, a data e hora que você acessou uma página, combinadas aos mesmos dados sobre outros visitantes, pode revelar horários de pico, quando esse site recebe muitos acessos.

A partir desse indicador, o administrador do site pode melhorar a experiência dos usuários, fornecendo uma estrutura robusta para que a navegação seja mais ágil.

Já um profissional de marketing pode aproveitar para mostrar uma popup ou banner específico neste horário, falando sobre o assunto mais interessante para o público.

Percebeu o potencial da gestão de dados para melhorar a estratégia de uma organização, empreendimento ou até de um freelancer?

Só que essa tarefa não é tão simples quando é preciso lidar com uma quantidade maciça de dados, também chamada de big data.

Imagine coletar e categorizar milhares, ou até milhões de dados de usuários, sem falar dos dados gerados internamente pelas empresas.

Nesse cenário, a organização é um fator chave para que os gestores, cientistas de dados e até funcionários leigos nesse quesito – do departamento de marketing, administração, vendas, etc. – possam tirar informação de qualidade para tomar decisões rapidamente.

É aí que entram instrumentos como o Power BI, que facilitam a elaboração de relatórios utilizando os dados, de modo intuitivo e automático.

As funcionalidades dessa ferramenta dão suporte para agregar a inteligência de negócios (BI) à rotina das organizações, como detalhamos a seguir.

O que é Business Intelligence?

Business Intelligence (BI) é uma dinâmica que parte da análise, categorização e transformação de dados brutos em informações relevantes, auxiliando profissionais a escolherem com maior certeza.

Esse processo nasceu como resposta à necessidade de as organizações se tornarem mais competitivas e flexíveis, diminuindo a margem de erro que existe em qualquer operação de negócios.

Diante de um futuro incerto, é bastante útil utilizar dados para prever comportamentos e preferências do consumidor e do mercado para fazer uma gestão mais eficiente.

Claro que pode haver espaço para a tentativa e erro e para a intuição, no entanto, as empresas que se valem de dados sobre o passado e presente conseguem se adaptar, progredir ou até corrigir falhas com maior agilidade.

Em outras palavras, elas têm uma vantagem ao contar com a inteligência de negócios.

Em vez de decidir com base somente em questões subjetivas e voláteis, têm o reforço de dados e insights para definir os próximos passos.

Para potencializar os resultados da companhia, a BI deve fazer parte da rotina, tendo as frentes preditiva e prescritiva funcionando de forma contínua.

A frente preditiva trabalha com o planejamento a curto, médio e longo prazo, a fim de reconhecer padrões capazes de influenciar nos cenários futuros.

É desse modo que a organização pode se preparar para aumento na concorrência, crises no seu mercado de atuação, desvalorização de um produto, alta nos preços de matéria-prima, entre outros contextos desfavoráveis.

Como complemento, a frente prescritiva é aquela que trabalha na manutenção das operações que acontecem frequentemente, aperfeiçoando e otimizando processos.

Ela proporciona a melhoria contínua das atividades dentro da empresa, por meio de mudanças pontuais ou maiores.

Sabendo que existe desperdício de material em um departamento, por exemplo, lideranças e funcionários podem se antecipar e acabar com o gasto desnecessário, antes que ele impacte no orçamento da companhia.

Entenda como o Power BI funciona

Power BI
Entenda como o Power BI funciona

Uma das principais premissas do Power BI é reduzir a necessidade de acionar profissionais do departamento de TI e outros especialistas em tecnologia.

Por isso, sua interface, comandos e criações são pautados pela simplicidade, como se houvesse uma decodificação das tecnologias para profissionais que não atuam nesses segmentos.

Quem já abriu ou tentou editar um banco de dados reconhece essa característica assim que tem contato com a ferramenta da Microsoft, pois ações pontuais já revelam a complexidade que existe no trato com dados brutos.

Principalmente quando se trata de big data, ou seja, quantidades maciças de dados.

De maneira resumida, podemos dizer que o Power BI capta, reúne e apresenta relatórios e planilhas em um só local, no formato que o usuário definir.

Além disso, permite comparativos, observação e análise de indicadores ou KPI (Key Performance Indicators), possibilitando, por exemplo, a visualização da evolução de uma campanha interna da empresa.

E o melhor: depois de montar novos arquivos com as informações desejadas, o usuário pode compartilhar tudo com uma ou mais pessoas.

A ferramenta está disponível em quatro versões diferentes, que contribuem para a distribuição e o acesso ágil a qualquer atualização:

  • Power BI Desktop: é inserido como um app na área de trabalho do computador, assim como outros programas da Microsoft
  • Serviço do Power BI: é um SaaS (software como serviço) que o internauta acessa diretamente na nuvem – o local de armazenamento na internet. Vale destacar a rapidez para atualização de informações inseridas diretamente no serviço
  • Aplicativo para mobile Power BI: atendendo ao crescimento no uso de smartphones e tablets, a Microsoft criou apps não somente para dispositivos que possuam o Windows instalado, mas também para os sistemas mais populares do mundo – Android e iOS.

As tarefas corriqueiras podem ser aprendidas diretamente na plataforma do Power BI.

No entanto, há cursos que aprofundam o assunto, mostrando ações em nível avançado, em especial para analisar os dados e organizá-los de modo apropriado para que sua equipe os compreenda.

É o caso da extensão em Aplicação de Business Intelligence para Gestão de Negócios da FIA (Fundação Instituto de Administração), que aborda, de forma ampla, os conceitos de BI e bancos de dados.

Ao longo de 24 horas, divididas em 6 dias de aula, o aluno aprende a construir dashboards, que são painéis personalizados com gráficos para acompanhamento, em tempo real, do desempenho de importantes indicadores comerciais, de marketing e financeiros.

Saiba mais sobre o curso nesta página.

Quais são os benefícios do Power BI?

O Power BI pode atender a objetivos pessoais, de uma empresa ou equipe, viabilizando o monitoramento de estratégias de forma otimizada.

Com a ferramenta, não é preciso passar longos períodos buscando por dados espalhados por programas, plataformas de coleta e/ou armazenamento.

A partir de alguns cliques, o usuário obtém informações relevantes, que podem ser atualizadas, combinadas ou comparadas, com a vantagem da exibição em gráficos alinhados com o propósito definido previamente.

Confira, a seguir, detalhes sobre esses e outros benefícios de utilizar o Power BI.

Praticidade para começar a usar

A instalação e registro no Microsoft Power BI são feitas em poucos passos, de forma rápida e segura.

Simplicidade

Como explicamos acima, o público-alvo da ferramenta não são apenas especialistas da área de tecnologia, mas também usuários que atuam em outros setores do negócio.

Por isso, todo o sistema é bastante simples de utilizar, aproveitando, inclusive, aplicações populares dos programas do Pacote Office para deixar tudo intuitivo.

Assim, gestores e funcionários de diversos departamentos podem inserir dados, modificar padrões e elaborar dashboards conforme sua necessidade, sem precisar recorrer à equipe de TI.

Reforço para a gestão de dados

Se um dos desafios à sua frente é alcançar a governança de dados, fazendo uma gestão eficiente e estratégica, com certeza você se beneficiará do Power BI.

Isso porque os recursos auxiliam em uma organização completa, integrada e atualizada, com acesso para todos os interessados.

Assim, os times podem acessar e empregar informações confiáveis para qualificar a tomada de decisão.

Autonomia e agilidade

Diante da menor dependência quanto aos especialistas de tecnologia, usuários do Power BI ganham autonomia elevada para produzir e compartilhar seus relatórios.

Desse modo, os processos se tornam mais ágeis, pois não é preciso esperar pela avaliação ou orientação constantes do departamento de TI.

Versatilidade

Disponível para desktop, na nuvem (SaaS) e para dispositivos mobile, a ferramenta fornece versatilidade, podendo ser adaptada ao que for melhor para o usuário em determinado momento.

Enquanto estiver no escritório, pode acessar seu app na área de trabalho.

Quando sair, nem precisa ligar o notebook para verificar os relatórios, pois pode visualizar tudo a partir do celular ou tablet.

Sincronização

O Power BI pode ser conectado com uma série de fontes, desde bancos de dados robustos até documentos do Word e planilhas do Excel.

Tudo é reunido no mesmo lugar, facilitando a construção de painéis a partir de diferentes ângulos e/ou sob uma perspectiva ampla.

Baixo investimento

Existem formas distintas de usar a ferramenta, mas nenhuma delas pede alto investimento.

Dependendo do caso, você pode experimentar o Power BI gratuitamente.

Economia de tempo e recursos

Sabe aquela máxima que afirma que o tempo é o recurso mais valioso de que dispomos, pois ele não pode ser reposto?

Ela se aplica aqui.

Em um mercado competitivo e volátil como o da era da informação e do conhecimento, as organizações não podem se dar ao luxo de desperdiçar tempo e esforços em tarefas de pouco valor, como procurando e organizando dados manualmente.

Investimentos em Business Intelligence, postos em prática através do Power BI, acabam com essa dinâmica pouco produtiva e que pode estar por trás, inclusive, de perdas financeiras da empresa.

Complemento para suas apresentações

Por fazer parte do leque de soluções da Microsoft, gráficos do Power BI podem ser facilmente exportados para o Power Point, programa muito usado em apresentações de negócios.

Quem deve usar o Power BI?

Power BI
Quem deve usar o Power BI?

Devido à versatilidade e conexão com diversas fontes, o Microsoft Power BI pode ser usado por qualquer pessoa, equipe ou empresa que deseje otimizar a construção e visualização de relatórios para seus projetos.

É verdade que as vantagens que apresentamos nos tópicos anteriores são evidenciadas por grandes empresas, por razões como o trabalho com big data.

Em outras palavras, quanto maior o volume de dados trabalhado, mais complexo ele se torna e mais importante é contar com uma ferramenta de inteligência de negócios.

Grandes corporações perceberam isso há décadas, principalmente com a invenção da internet e aumento exponencial da quantidade de dados gerados a cada dia.

Boa parte desses dados não rende informações, ou seja, não contribui para que a companhia obtenha insights sobre o mercado, seu público interno ou externo.

Então, a saída é criar bancos de dados que reúnam apenas aquilo que é importante, fazendo uma triagem inicial, se possível, de modo automático.

A gestão de dados e a BI viabilizaram essas operações, provando seu valor para diferentes organizações.

Contudo, será que existe utilidade para pequenas e médias empresas, microempreendedores individuais e profissionais liberais?

A resposta é sim, pois todos necessitam fazer a gestão de riscos para ter sucesso.

Se é crítico que grandes empresas baseiem suas decisões em dados para evitar falhas que impactem na estrutura da companhia, imagine quem está começando ou se estabelecendo no mercado.

Obviamente, os erros farão parte do caminho e podem servir de lição para melhorar processos, produtos e serviços.

Entretanto, diante de um cenário tão incerto como o atual, cometer um grande equívoco pode custar o sonho de alcançar o sucesso à frente do próprio empreendimento, comprometendo o orçamento ou a reputação da empresa.

Companhias que não compilam e analisam seus dados continuamente acabam se sujeitando a riscos maiores, e nem sempre calculados suficientemente bem.

Já aquelas que os gerenciam prezando pela eficiência acabam ganhando uma vantagem competitiva importante, pois estão um passo à frente de muitos concorrentes.

E a gestão de dados fica ainda mais completa e útil quando se escolhem ferramentas otimizadas e focadas em inteligência, a exemplo do Power BI.

Portanto, qualquer profissional ou organização que queira se destacar e melhorar o gerenciamento de informações pode se beneficiar usando a plataforma desenvolvida pela Microsoft.

Como adquirir Power BI?

Power BI
Como adquirir Power BI?

Agora que já sabe algumas das funcionalidades e benefícios da ferramenta, vamos explicar como ela pode ser adquirida.

Primeiro, vale deixar claro que o Power BI só pode ser utilizado através de e-mails corporativos ou de estudantes, porque não presta serviço a e-mails de consumidor.

Então, não há como acessar o sistema partindo do seu Gmail, Outlook ou Yahoo, por exemplo.

Há três tipos de licença, separadas em gratuita e pagas, conforme explicamos abaixo.

Power BI gratuito

Caso você queira experimentar o Power BI ou utilizar somente os recursos básicos para gerenciar alguns dados, essa solução atende às suas necessidades.

Basta acessar este link e clicar no botão “Comece gratuitamente”, e será direcionado a uma página com instruções.

Na próxima etapa, digite seu e-mail corporativo ou de estudante e siga em frente.

Você vai receber uma mensagem de confirmação dizendo que está quase lá (ou, almost there, em inglês) e pode clicar em “Start” para fazer seu primeiro login.

Power BI pago

Power BI Pro e Power BI Premium são as licenças pagas, ideais para empresas que desejam mais recursos.

O Power BI Pro permite colaboração, análise e compartilhamento de relatórios, enquanto o Premium é sugerido para empresas que necessitam processar big data e avaliar analytics de forma avançada.

Ambos podem ser adquiridos através de upgrade da conta gratuita ou de contratação direta, clicando nos botões desta página.

Conclusão

Power BI é uma das ferramentas preferidas por gestores e profissionais que buscam otimização no gerenciamento de dados.

Dependendo da licença escolhida, ela permite a criação de relatórios, troca de informações e até análise de quantidades maciças de dados, com a vantagem de sincronização com uma série de fontes.

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