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O que é pró-labore, como funciona e como fazer um modelo?

17 de abril 2023, 16:00

Pró-labore sendo contabilizado por um sócio da empresa

Você já deve ter ouvido falar em pró-labore. Mas sabe definir esse conceito?

Esse é um termo bastante conhecido dos profissionais de contabilidade e de empresas que contam com sócios em cargos administrativos.

Ainda assim, boa parte dos empreendedores não sabe ao certo quem deve receber e qual deve ser o valor.

Muitas vezes, o pró-labore acaba sendo confundido com o salário, mas não se engane: são tipos diferentes de remuneração e é necessário saber o porquê.

Dominar esse tipo de conceito ajuda a evitar erros na gestão financeira da empresa e também falhas fiscais que podem comprometer o negócio.

Pensando em esclarecer as principais dúvidas sobre o que é pró-labore e como funciona, desenvolvemos este conteúdo com tudo que você precisa saber.

Veja quais são os tópicos abordados:

  • O que é pró-labore?
  • Qual é a diferença entre pró-labore e salário?
  • Como o valor do pró-labore é definido?
  • Como é feito o cálculo do pró-labore?
  • A retirada do pró-labore é obrigatória?
    • Quando deve ser retirado?
  • Impostos sobre o pró-labore
    • Para empresas no Simples Nacional
    • Para empresas do Lucro Presumido
  • Como deve ser realizado o pagamento do pró-labore?
  • Existe um comprovante de renda do pró-labore?
  • Como fazer um modelo pró-labore?
  • Como declarar o pró-labore no Imposto de Renda (IRPF)?

Se você quer ficar por dentro de como funciona o pró-labore, acompanhe o texto até o final!

Leia também:

O que é pró-labore?

Pró-labore é uma espécie desalárioque os sócios de uma empresa podem receber mensalmente como remuneração pelos serviços prestados na administração do negócio.

A expressão “pró-labore” tem origem no latim e significa “pelo trabalho”.

Dessa forma, entendemos que nada mais é do que uma remuneração devida ao administrador pelo seu trabalho junto à empresa, sendo ele o único dono ou não.

É importante dizer que esse pagamento mensal não se aplica aos sócios que são apenas investidores do negócio, como aqueles que compram ações da empresa no mercado financeiro.

Para ter direito ao pró-labore, é necessário que o sócio desempenhe alguma função administrativa.

Da mesma maneira que os sócios devem receber pelo trabalho prestado, eles também precisam contribuir para a Previdência Social.

Essa regra pode ser encontrada no artigo nº 12 da Lei 8.212/91.

Isso significa que o pagamento do pró-labore deve ser acompanhado da contribuição previdenciária individual junto ao INSS.

Além disso, cabe destacar que definir a remuneração do administrador é fundamental para garantir a organização financeira do negócio.

É, inclusive, uma forma de separar as finanças da empresa das finanças pessoais dos sócios.

Essa é uma prática amplamente recomendada para evitar prejuízos financeiros para o negócio.

Afinal, a confusão entre as finanças PJ e PF pode fazer com que o acompanhamento financeiro empresarial fuja do controle.

Qual é a diferença entre pró-labore e salário?

Pró-labore sendo entregue para sócia da empresa
O que é pró-labore e como funciona

A diferença principal entre pró-labore e salário é que o primeiro é a remuneração recebida pelos sócios, enquanto o segundo é a remuneração dos demais funcionários da empresa.

O salário é um direito do trabalhador e seu cálculo considera descontos aplicados na fonte, como a contribuição ao INSS e, dependendo do caso, a retenção de Imposto de Renda.

O pró-labore também é diferente da Decore (Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos), apesar da confusão comum que se faz entre eles.

A Decore é um documento emitido pelo contador da empresa e comprova o pagamento do pró-labore aos sócios, além de atestar o cumprimento de obrigações fiscais relacionadas a essa remuneração.

Outro ponto importante é entender que o pró-labore não tem relação com a distribuição dos lucros entre os sócios.

Essa distribuição acontece em determinadas empresas em períodos que variam entre um e 12 meses, sendo destinada a todos os sócios, mesmo aqueles que não atuam na administração da empresa.

O valor devido a cada sócio deve seguir o que ficou acordado e registrado no contrato social.

Como o valor do pró-labore é definido?

São os próprios sócios que definem quanto será o pró-labore.

Não há regras previstas em lei para determinar o valor dessa remuneração, exceto que ela deve ser igual ou superior a um salário-mínimo.

O pró-labore é calculado de acordo com alguns fatores, como:

  • Salário-base da função administrativa exercida pelo sócio
  • Remuneração média do mercado
  • Condição financeira da empresa (o pró-labore não pode causar prejuízos para o negócio).

É importante que o pró-labore acompanhe o fluxo de caixa, ao mesmo tempo que represente um valor justo para as funções desempenhadas.

Para a sua definição, geralmente, os sócios conversam e chegam em um acordo para incluir a previsão de remuneração no contrato social.

É preciso ter em mente, no entanto, que o pró-labore deve considerar as funções desempenhadas pelo sócio.

Assim, a remuneração não deve ficar muito abaixo e nem muito acima daquilo que é praticado no mercado de acordo com esse papel administrativo.

Como é feito o cálculo do pró-labore?

Agora que você já entendeu o que é e como funciona o pró-labore, vamos ver detalhes sobre como calculá-lo.

Além das medidas que apontamos no tópico anterior, você pode adotar uma fórmula simples nesse processo.

Considere a média salarial da CLT da função administrativa desempenhada e adicione 40% sobre esse valor.

Essa é uma boa estratégia para definir o pró-labore dos sócios.

Assim, se a média da ocupação for de R$ 5.000,00, o cálculo fica desta forma:

  • 5.000 + (5.000 * 0,4) = 7.000.

Nesse caso, o pró-labore repassado ao sócio é de R$ 7.000,00.

O adicional de 40% vem para suprir o fato de que os sócios não recebem benefícios que constam na CLT.

Ao mesmo tempo, você não precisa seguir necessariamente essa prática. O adicional pode ser de 20% ou de 30%, por exemplo.

O mais importante é que a remuneração seja justa e aceita pelos sócios.

Como o administrador não receberá outros benefícios além da remuneração, pagar um pouco a mais é algo recomendado no mercado.

Nesse sentido, é fundamental ter uma boa organização financeira na empresa.

Só a partir disso você conseguirá calcular o melhor valor de pró-labore.

Além disso, o controle sobre as finanças ajuda a determinar o pró-labore de forma mais precisa e justa, de acordo com as reais condições do negócio.

Isso evita que o valor seja muito superior ou muito inferior ao que a empresa, de fato, conseguiria pagar.

No primeiro caso, a remuneração mensal poderia trazer prejuízos e, no segundo, poderia causar insatisfação no sócio.

A retirada do pró-labore é obrigatória?

Um dos sócios de uma empresa recebendo o pró-labore
A retirada do pró-labore é obrigatória para todos os sócios da empresa

Esta é uma dúvida importante: afinal, o sócio que atua como administrador precisa receber pró-labore?

E o valor deve ser sacado mensalmente?

Nesse sentido, cabe esclarecer que a retirada do pró-labore é obrigatória para todos os sócios que efetivamente trabalham na empresa.

Não apenas obrigatória, como justa, já que remunera o administrador pelos serviços prestados.

Por outro lado, para os sócios que não exercem uma função administrativa no negócio, a retirada do pró-labore é opcional.

Nessa situação, a definição sobre prever ou não a remuneração depende do acordo interno feito na empresa e registrado no contrato social.

Como prática de mercado, muitas empresas estabelecem como previsão a retirada de pró-labore pelo sócio administrador e outros a partir do momento em que ela começa a gerar receitas.

Quando deve ser retirado?

Sobre isso, o pró-labore se parece com um salário.

Ou seja, ele costuma ser retirado mensalmente, funcionando como uma remuneração pelo trabalho realizado no mês anterior.

Lembrando que há regras diferentes podem ser definidas em conjunto pelos sócios.

É importante dizer também que o pró-labore precisa constar no balanço financeiro da empresa, de maneira a evitar problemas com a Receita Federal, como o pagamento de multas.

Impostos sobre o pró-labore

Pró-labore não é salário, mas tanto a empresa que paga quanto o sócio que recebe a remuneração precisam estar atentos à incidência de impostos.

Sobre isso, cabe destacar que as regras, alíquotas e valores se alteram conforme o regime tributário no qual a empresa está enquadrada.

Ou seja, na forma de cálculo e apuração dos impostos devidos.

A seguir, vamos ver como funciona a contribuição ao INSS quando a empresa é optante pelo Simples Nacional e quando utiliza o Lucro Presumido.

Além dela, o sócio pode ter que pagar Imposto de Renda, atendendo ao previsto na tabela progressiva da Receita Federal: a partir de 7,5% para quem recebe acima de R$ 1.903,99 e chegando a 27,5% em caso de remuneração superior a R$ 4.664,66.

Para empresas no Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário que contempla micro e pequenas empresas no Brasil.

Aliás, o porte do negócio é fundamental para que ele possa ser enquadrado nesse modelo.

Para ser optante do Simples, as microempresas (ME) devem ter no máximo R$ 360 mil de faturamento por ano.

Já as pequenas empresas (formalmente conhecidas como Empresa de Pequeno Porte – EPP) devem ter faturamento entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões.

Organizações optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas de custos diretos com relação ao INSS do pró-labore pago a seus administradores.

Isso muda quando o negócio em questão se enquadra no Anexo IV do Simples, que é aquele que reúne empresas prestadoras de serviços em áreas como construção, limpeza e vigilância.

Para elas, é preciso recolher via Guia da Previdência Social (GPS) o percentual obrigatório de 20% sobre o valor bruto da remuneração paga como pró-labore.

Já o sócio que recebe o pró-labore também contribui com o INSS.

No seu caso, a contribuição é de 11% sobre o valor recebido, que deve ser retido pela empresa pagadora.

Já para as demais empresas do Simples Nacional, a única exigência é reter os 11% destinados à contribuição do sócio.

Caso a empresa não faça os devidos recolhimentos, fica sujeita às sanções legais, o que inclui a cobrança de multa.

Para empresas do Lucro Presumido

No caso de empresas tributadas com base no Lucro Presumido, não há exceções.

Todas precisam pagar 20% sobre o valor da remuneração do pró-labore.

Já os sócios da organização devem ter 11% de INSS descontados do valor do pró-labore.

O regime tributário do Lucro Presumido é válido para empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões por ano, não enquadradas no Simples.

Como o próprio nome sugere, ele funciona a partir de uma estimativa do lucro. Ou seja, não é necessário comprovar o valor exato do lucro.

A Receita Federal presume essa porcentagem a partir do faturamento do negócio.

Como deve ser realizado o pagamento do pró-labore?

Pró-labore sendo contabilizando por um sócio da empresa com o auxílio de uma calculadora, caneta e caderno
O pagamento do pró-labore é semelhante ao pagamento de um salário comum

O pagamento do pró-labore deve ser realizado de forma semelhante ao processo de remuneração dos funcionários.

Confira algumas boas práticas nesse sentido:

  • Estabelecer e cumprir um dia de pagamento do pró-labore
  • Fazer um bom planejamento financeiro, incluindo todos os impostos a serem pagos
  • Depositar o pagamento
  • Incluir o pagamento no balanço da empresa
  • Incluir o pagamento no registro dos gastos administrativos
  • Fazer a emissão da Decore, documento que comprova o pagamento do pró-labore.

Para garantir a segurança do pagamento, o ideal é que a empresa faça uma transferência bancária para o sócio na respectiva conta corrente.

Se outro repasse tiver que ser feito ao administrador, como distribuição de lucros, é recomendado fazer transferências diferentes.

Além disso, hoje há alguns sistemas de gestão no mercado que podem agilizar o processo de pagamento e documentação do pró-labore.

Considere essa possibilidade ao adotar a prática do pró-labore na sua empresa.

Existe um comprovante de renda do pró-labore?

No caso do pró-labore, não há holerite, como acontece no caso da remuneração de funcionário enquadrados no regime CLT.

Como dissemos, a Decore funciona como um comprovante de pagamento do pró-labore e é emitida mensalmente, conforme o período de remuneração.

Esse é um documento importante tanto para a empresa, como para o funcionário.

Afinal, ele funciona como uma forma de comprovar que o pró-labore foi pago, quando foi pago e o valor que foi pago.

É importante dizer que a Decore apenas pode ser emitida por um profissional de contabilidade autorizado.

Só assim ela tem validade legal.

Embora até 2011 esse documento pudesse ser emitido pelo próprio administrador, a lei em relação à Decore mudou.

O objetivo dessa mudança foi trazer mais credibilidade para o processo e evitar que valores mentirosos fossem declarados pelos empreendedores, prevenindo fraudes fiscais.

As diretrizes a esse respeito podem ser encontradas na Resolução CFC Nº 1.364/2011, emitida pelo Conselho Federal de Contabilidade.

Uma das regras estabelecidas foi que a Decore deve ser emitida digitalmente e não de maneira manual, como uma vez já pode ser feito.

Isso ajuda tanto no controle financeiro da empresa, como agiliza o processo de emissão, além de prevenir fraudes.

Como fazer um modelo pró-labore?

Agora que você já entendeu o que é o pró-labore e as diretrizes que envolvem esse tipo de remuneração, vamos trazer algumas dicas para não errar na hora de fazer na empresa.

Acompanhe:

  • Faça pesquisas de mercado e avalie as finanças da empresa para definir o valor do pró-labore
  • Converse com os sócios sobre o valor definido e entre em um acordo sobre esse ponto
  • Defina o dia de pagamento do pró-labore
  • Para evitar erros para fazer o documento de pró-labore, conte com a ajuda de um contador
  • Depois que o contador emitir a Decore, certifique-se de ter uma cópia assinada do documento.

Além disso, alguns elementos que precisam constar no modelo de pró-labore incluem:

  • CNPJ da empresa pagadora
  • Razão social da empresa
  • Endereço do negócio
  • Nome do sócio favorecido
  • CPF do sócio
  • Número do INSS do favorecido
  • Data para pagamento do pró-labore
  • Valor líquido e valor bruto da remuneração
  • Descontos previdenciários e IR.

Essas informações são importantes para que a empresa e o sócio tenham um registro preciso do que está sendo considerado no pró-labore e quais descontos foram aplicados.

Como declarar o pró-labore no Imposto de Renda (IRPF)?

Pró-labore sendo depositado em cofre pessoal em formato de porco rosa com a sócia de uma empresa interagindo com notebook no fundo
A declaração do pró-labore evita multas

Quem recebe pró-labore pode precisar declarar essa informação no Imposto de Renda no ano correspondente, exceto se estiver na faixa de isenção.

É importante declarar o valor exato do pró-labore na documentação para o IR para evitar multas.

A prática deve ser adotada também para repassar o valor correspondente ao INSS.

Da mesma forma, a empresa também precisa fazer a declaração de pessoa jurídica, indicando todas as informações necessárias sobre o pró-labore dos sócios.

Fornecer esse informe de rendimentos ajuda o sócio no momento de fazer a sua declaração como pessoa física.

A remuneração deve ficar registrada na seção de rendimentos tributáveis.

Esse processo é feito digitalmente para facilitar a declaração e para evitar erros.

Mais uma vez, tanto a empresa quanto o sócio podem contar com a ajuda de um profissional de contabilidade para fazer as respectivas declarações.

Conclusão

Neste conteúdo, você viu o que é pró-labore, como funciona o pró-labore e a importância dessa remuneração para sócios e empresas.

Esclarecemos que ele é diferente do salário, já que se destina aos sócios com alguma função administrativa no negócio, enquanto o salário é a remuneração dos funcionários.

Além disso, vale reforçar que apenas os sócios que trabalham na empresa devem receber a remuneração correspondente à função desempenhada.

Afinal, alguns são investidores do negócio, mas não necessariamente terão um cargo administrativo na organização.

Lembre-se também que a figura do contador é de grande ajuda no processo de definição e declaração do pró-labore, além da emissão da Decore.

Então, foque em contratar um profissional capacitado para evitar erros fiscais que podem prejudicar as finanças e a credibilidade da organização.

Aproveite para utilizar os ensinamentos de hoje na sua empresa e garantir um controle financeiro melhor.

Para ter acesso aos melhores conteúdos sobre gestão, continue acompanhando o blog da FIA.

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