Não importa o tamanho da empresa: investir em um ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) é uma ótima alternativa para melhorar a administração do negócio.
Também conhecido como software de gestão, o ERP permite ao administrador integrar as informações de diversos setores.
E não apenas isso, já que reúne, em um único local, toda a gestão financeira da empresa.
Suas funções valem para a quantidade de pedidos, para o processamento de vendas, para o controle de estoque, para o planejamento da produção e para as finanças, incluindo aí o fluxo de caixa e o fechamento do caixa.
Além de facilitar a gestão, esse sistema também garante a automação de processos, a otimização de tempo e a economia de recursos para um negócio.
Parece promissor, não é mesmo?
Neste artigo, você vai entender em detalhes para que serve um ERP.
Também vai descobrir a importância dele para a gestão de uma empresa, conhecer as principais funcionalidades desse sistema e aprender como escolher um ERP na prática.
Esperamos que a leitura seja produtiva e que, ao final do texto, não tenha restado nenhuma dúvida sobre o sistema ERP.
Siga a leitura ou, se preferir, navegue pelos tópicos abaixo:
- O que é ERP?
- Como surgiu o ERP?
- Para que serve um ERP?
- Qual a importância de um ERP?
- Principais funcionalidades de um ERP?
- Principais tipos de ERP
- Como funciona um ERP?
- Como escolher um ERP para minha empresa?
O que é ERP?
Em inglês, a sigla ERP significa Enterprise Resources Planning.
No Brasil, o termo normalmente é traduzido como Sistema Integrado de Gestão Empresarial.
Como explicamos na abertura do artigo, o ERP é um software utilizado pelas empresas para melhorar a gestão do negócio.
Ele faz isso automatizando boa parte dos processos e integrando diversas atividades inerentes ao negócio.
Entre elas, o processo de vendas, o ajuste de finanças, a contabilidade, o controle fiscal, o controle de estoque, o planejamento de produção e aspectos de logística.
A maneira como o ERP vai operar em cada empresa varia de acordo com o porte da companhia e sua área de atuação. Mas é possível dizer, sem medo de errar, que ele traz benefícios para qualquer negócio.
De forma simplificada, o principal objetivo do ERP é organizar a rotina de trabalho da empresa.
Por isso, o sistema registra informações referentes a funcionários, clientes, fornecedores, produtos, compras, vendas, impostos, entre outras.
Parece complexo, mas o ERP faz a conexão dessas informações para agilizar e otimizar o trabalho do gestor à frente da empresa.
Se, antes, o controle do estoque e o fluxo de caixa, por exemplo, precisavam ser feitos através de planilhas de preenchimento manual, ainda que no computador, com o ERP, tudo fica simplificado.
Com esse sistema, não há mais necessidade de intervenção humana em processos burocráticos.
Isso permite ao administrador priorizar tarefas mais estratégicas para o futuro da sua empresa.
Como surgiu o ERP?
Em um apanhado histórico, os conceitos de controle tecnológico e gestão corporativa começaram a ser desenvolvidos na década de 50, nos Estados Unidos.
Naquela época, a automatização ainda era muito cara e lenta. Dessa forma, acessível apenas para poucos afortunados.
Com o início da década de 70, o jogo virou.
Na oportunidade, a expansão econômica provocou uma disseminação de sistemas, e isso contribuiu para a criação do Material Requirement Planning (MRP), o antecessor do ERP.
Foi na década de 90, porém, que o ERP ganhou força e passou a ser popularizado, principalmente em razão da evolução das redes de comunicação entre computadores.
Hoje, sua presença é quase obrigatória em negócios de todos os portes. Há ainda versões mais básicas (e baratas) que podem ser aplicadas a pequenas empresas.
Para que serve um ERP?
Como vimos até aqui, um ERP contribui para qualificar a gestão de uma empresa.
Mas para explicarmos melhor para o que ele serve, a melhor maneira é recorrer a exemplos.
Imagine que você possua uma loja de roupas infantis, e o controle do estoque seja feito manualmente.
A cada remessa de produtos que chega do fornecedor, você preenche uma planilha com o tipo de roupa, com a quantidade de materiais e seus respectivos tamanhos.
Essas informações se somam às que já estão na planilha, e formam o estoque disponível na loja.
Quando um cliente chega e escolhe determinadas peças, é preciso voltar à planilha e assinalar lá que aquelas roupas foram vendidas.
Tudo manual, na base da caneta. Ou, na melhor das hipóteses, em um programa como o Excel, no computador, mas ainda exigindo a sua intervenção.
Isso se repete inúmeras vezes em uma dia, centenas de vezes na semana, milhares em um mês.
Cansa só de pensar. Mas o problema vai além do caráter entediante da tarefa.
Dá para perceber o risco de falha nesse sistema, e o problema de falta de confiança nessas informações?
Consegue notar o quão trabalhoso e cansativo é manter uma planilha atualizada constantemente?
Se algum cliente comprou duas peças, e você acabou anotando só uma, como vai fazer para descobrir exatamente qual item do estoque está excedente no final do mês?
Vai dar uma dor de cabeça danada e, no fim das contas, talvez nem encontre a resposta.
Esses são apenas alguns dos problemas que podem ocorrer quando você atualiza uma planilha manualmente.
O ERP surge exatamente para resolver esse problema.
Ele não apenas automatiza o processo, tornando tudo automático, simples e rápido.
Também oferece confiabilidade ao sistema, porque você não precisa duvidar das informações, que foram ali inseridas sem a sua intervenção.
Quando uma peça chega, basta adicionar ao sistema que o estoque já fica atualizado.
Quando uma peça é vendida, o valor automaticamente é encaminhado para as receitas, e a peça deixa de fazer parte do estoque.
Você sabe exatamente quantos produtos existem no estoque a cada momento, e tem acesso ao fluxo de caixa do dia, do mês e do ano.
Dá para entender como a vida do empreendedor fica mais fácil?
Dessa forma, ele pode dedicar seu tempo a atrair e reter clientes, para encontrar novas formas de venda, além de aperfeiçoar o desempenho da empresa e explorar seus potenciais?
O gestor deixa de perder tempo com burocracia e serviços administrativos repetitivos, e passa a se dedicar àquilo que realmente importa no seu negócio.
Qual a importância de um ERP?
Você já deve ter percebido que um ERP agrega benefícios diversos à gestão empresarial.
Mas para que não reste dúvidas quanto à sua importância, é preciso enumerar tudo o que ele faz por aqueles que investem nesse tipo de software.
Confira as suas principais vantagens.
Qualidade, eficácia e agilidade
As informações tratadas pelo ERP são muito mais confiáveis do que as armazenadas em planilhas, sejam elas manuais ou eletrônicas.
Também elas garantem mais eficiência e eficácia a todos os processos da empresa.
O gestor à frente do negócio ganha em agilidade, porque as informações são compartilhadas dentro do sistema.
Sabe aquele retrabalho de preencher o mesmo dado em dois locais diferentes? Isso termina com o ERP.
Redução de custos
Tempo é dinheiro, não há dúvidas.
E otimizar os processos significa reduzir custos para sua empresa.
É menos tempo dedicado a tarefas burocráticas, e mais tempo focando no que realmente importa para o crescimento do negócio.
Além disso, a redução de custos também foca no corte de desperdícios e no fim das perdas que ocorrem pela falta de controle dos processos da sua empresa.
Otimização do fluxo da informação
Quando inserir apenas uma informação é suficiente para que o sistema entenda os processos, isso cria uma otimização do fluxo de informação. E, assim, o administrador não precisa retrabalhar os mesmos dados.
No fim das contas, é algo que reduz o tempo gasto com tarefas desnecessárias e traz ainda mais agilidade para a empresa.
Principais funcionalidades de um ERP?
Um ERP possui recursos diversos, que podem ser utilizados de acordo com a exigência de cada empresa.
Confira, a seguir, as principais funcionalidades disponíveis.
Faturamento
O faturamento diz respeito a tudo que a empresa arrecada: ou seja, a receita acumulada ao longo de um período.
O ERP vai dividir o faturamento em períodos que você pode consultar, como os dados do dia, da semana, do mês e do ano.
Controlar o faturamento é essencial para saber se a empresa está perto ou longe da meta estipulada. Além de oferecer análises importantes sobre o desempenho da companhia com o passar do tempo.
Se o faturamento cai de forma repentina, por exemplo, é preciso investigar para entender as causas do problema.
Financeiro
O financeiro diz respeito principalmente ao fluxo de caixa.
Ele define o montante recebido e gasto pela empresa durante um período de tempo definido.
Um bom fluxo de caixa é essencial para a sustentabilidade financeira da empresa.
Manter as contas em dia, por exemplo, depende de uma boa gestão das finanças.
Se não ficar atento ao fluxo de caixa, o administrador pode ficar sem recursos. E, assim, por exemplo, pode não ter como pedir uma nova remessa de produtos ao fornecedor.
O que o ERP faz é nutrir o fluxo de caixa com informações de maneira automatizada.
Compras
As compras estão relacionadas tanto aos insumos necessários para o funcionamento da empresa, no caso das matérias-primas de indústrias, por exemplo, como aos itens que você compra junto ao fornecedor para revender, como é o caso do comércio.
No ramo de serviços, as compras também recebem atenção, porque esses custos precisam ser repassados aos clientes.
Todas essas informações ficam concentradas em um ERP, evitando impactos na produção, vendas ou prestação de serviços
Estoque
A falta de um controle de estoque é, em muitos casos, o gargalo que leva empresas à falência.
Estoque é dinheiro parado, e é justamente por isso que ele deve ser analisado de forma constante para que você não desperdice recursos e consiga otimizar o desempenho da empresa.
Não se trata apenas do espaço físico, que é limitado, mas também de não investir em produtos que ficarão na prateleira.
O ERP agrega valor especialmente quando integra estoque e vendas, pois dá baixa no sistema, informando a saída de um item, tão logo o cliente o leva para casa.
RH
Fazer a gestão de recursos humanos significa, basicamente, controlar a jornada de cada funcionário.
Em geral, isso ocorre por meio dos cartões-ponto, que o colaborador aciona no momento em que chega ao trabalho, quando sai e volta do intervalo e ao fim do expediente.
O ERP oferece uma funcionalidade que inclui o controle de RH, automatizando horas extras e bancos de horas.
Fiscal
A parte fiscal diz respeito aos impostos e a tributação relacionada a cada movimentação.
Essa é uma das partes mais complexas do dia a dia da empresa, e ter um software para auxiliar esses procedimentos é uma ótima pedida para não correr riscos desnecessários com a Receita Federal, por exemplo.
Com alguns ajustes, a parte fiscal fica automatizada, e você não precisa perder tempo calculando taxas.
Gerenciamento de projetos
ERPs mais avançados também permitem gerenciar projetos dentro da plataforma.
Essa funcionalidade é indicada principalmente para escritórios e empresas da área administrativa, que não estão envolvidas no setor industrial, de comércios e serviços.
Produção
Finalmente, chega a funcionalidade de produção, que está relacionada principalmente ao ramo industrial.
A produção indica quantas peças a empresa está fabricando em um dia, por hora e até por minuto, e é um conceito fundamental para indicar a eficiência do processo.
Por meio desse índice que o ERP controla, é possível perceber falhas no sistema e trabalhar para amenizá-las.
Como funciona um ERP?
Falando de maneira simplificada, o ERP é um grande banco de dados de informações que interagem entre si e se realimentam.
Por exemplo: a ordem de vendas gera uma receita, que modifica o fluxo de caixa e, ao mesmo tempo, reduz o volume do estoque.
Tudo acontece de forma simultânea e integrada, para que a intervenção manual seja reduzida ao máximo.
Quanto a detalhes mais técnicos do ERP, vale dizer que ele é subdividido em três camadas.
Na primeira camada do sistema, está o software ERP com as suas funcionalidades, processos e cadastros.
É a esta camada que o usuário tem acesso, por meio do preenchimento de formulários.
Na segunda camada, está a aplicação em si.
Ali, estão as lógicas do banco de dados, que permitem o funcionamento do sistema.
Nesta camada, as informações são integradas entre si, de acordo com os que foi inserido na primeira camada.
Quem atua agora são os profissionais especializados no assunto, responsáveis por fazer adaptações e deixar a lógica do sistema compatível com as necessidades do empreendedor e da sua empresa.
Na terceira camada, está o armazenamento dos dados, depois que eles passam pelas duas camadas iniciais.
Nesse momento, os dados ficam alocados em um local que pode ser físico ou online, como os sistemas em nuvem, mais modernos, que permitem acessar as informações de qualquer dispositivo conectado à internet.
Como escolher um ERP para minha empresa?
Na hora de escolher o ERP para sua empresa, você precisa considerar diversos aspectos.
A primeira dica é pesquisar sistemas voltados ao seu nicho, porque isso tende a facilitar a adaptação.
A segunda dica é buscar ERPs para o tamanho da sua empresa. Se você possui uma padaria, talvez não faça sentido contratar um sistema pensado para atender uma companhia com pelo menos 500 funcionários.
De acordo com uma pesquisa realizada pela consultoria americana Aberdeen Group nos Estados Unidos, a estimativa é de que apenas 27,6% das funcionalidades disponíveis no software ERP são utilizadas de fato.
Isso acontece, justamente, devido à realidade de empresas menores e sua estrutura mais enxuta.
Outra dica é pesquisar a reputação das empresas no mercado.
Veja o depoimento dos usuários nas páginas e redes sociais desses sistemas, pesquise informações sobre reclamações em sites de defesa ao consumidor e procure a opinião de quem já utiliza a ferramenta.
Ultrapassadas essas etapas, o ERP que você deve escolher é aquele que oferecer o melhor custo-benefício para sua empresa.
Para fazer esse cálculo, basta comparar os valores de cada software com as funcionalidades que eles oferecem, colocando na balança o que é mais importante para o sucesso do seu negócio.
Conclusão
Com todas as informações deste artigo, você tem tudo o que precisa para acertar na escolha de um ERP para a sua empresa
Ao longo do texto, você aprendeu o que é um ERP, para que ele serve e qual a sua importância para o dia a dia do negócio.
O Sistema Integrado de Gestão Empresarial traz benefícios diversos, ajudando a reduzir despesas e maximizar receitas, além de acabar com problemas como falta de confiança nos dados ou retrabalho.
Se você deseja se tornar um administrador profissional, e crescer com a sua companhia, tem nessa tecnologia um aliado importante.
Restou alguma dúvida? Também tem uma dica sobre ERPs? Deixe seu comentário ou entre em contato conosco.
