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Assinatura eletrônica: o que é, como é usada e vantagens

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é um instrumento importante para modernizar processos em organizações públicas e privadas.

Graças a ela, as instituições não precisam finalizar todos os acordos e contratos de forma impressa, nem se deslocar para requisitar que um ou mais indivíduos os assinem pessoalmente.

Através de diferentes sistemas, o documento pode ser enviado e assinado, por exemplo, com o suporte de um e-mail.

Mas essa comodidade é vista com desconfiança por algumas pessoas, que ressaltam as possibilidades de fraude ao trabalhar com ferramentas online.

Será que é seguro? Tem validade jurídica? É a mesma coisa que uma assinatura digital?

Vamos responder essas e outras dúvidas ao longo dos seguintes tópicos:

  • O que é assinatura eletrônica?
  • Assinatura eletrônica x assinatura digital: qual a diferença?
    • Para que serve assinatura eletrônica
    • Para que serve a assinatura digital
  • Por que usar assinatura eletrônica
  • Quais são as vantagens da assinatura eletrônica?
  • Como funciona a assinatura eletrônica por meio de uma plataforma?
  • Como fazer uma assinatura eletrônica?
  • A assinatura eletrônica tem validade jurídica?
  • Afinal, assinatura eletrônica é segura?

Então, se o tema interessa, basta continuar lendo.

O que é assinatura eletrônica?

Assinatura eletrônica é uma ferramenta utilizada para confirmar que seu titular concorda com o conteúdo expresso em um documento disponível em formato eletrônico. Em outras palavras, é uma combinação entre fatores que atestam a validade de uma declaração feita eletronicamente.

De forma básica, a assinatura eletrônica corresponde a um código combinado entre um emissor e receptor, que confere acesso ou desbloqueia informações disponíveis online.

Por isso, o conceito descreve uma série de tipos de código, como senhas, combinações, ações específicas, versões digitalizadas e assinatura digital.

As senhas são códigos numéricos e/ou formados por letras, criados pelo usuário para acessar diferentes contas em sites online, por exemplo, perfis em redes sociais ou em páginas de comércio eletrônico.

Combinações se referem a duas ou mais ações que, quando unidas, servem para identificar o usuário de uma plataforma – como seu login combinado a uma senha e a um dispositivo de verificação para impedir o acesso por bots (ou robôs).

Ações específicas são utilizadas para expressar a concordância com contratos simples, a exemplo de uma política de devolução em um e-commerce ou termos de uso.

Clicando em uma caixa ao lado de afirmações do tipo “li e aceito as condições citadas”, o usuário insere ali sua assinatura eletrônica.

Já as versões digitalizadas são como cópias virtuais de assinaturas manuais, podendo ser obtidas de duas formas.

A primeira e mais simples é o escaneamento de uma assinatura manuscrita.

A segunda, mais complexa, é a assinatura manuscrita realizada com uma caneta e/ou software especiais, que permitem que o manuscrito apareça em versão eletrônica através de telas touchscreen, sensíveis ao toque.

Dessa forma, a pessoa usa a caneta, mouse ou dedo para assinar diretamente um documento digital.

Por fim, vale citar a assinatura digital, que vamos explicar melhor no próximo tópico.

Assinatura eletrônica x assinatura digital: qual a diferença?

Assinatura eletrônica
Assinatura eletrônica x assinatura digital: qual a diferença?

Será que existe diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

A resposta é: sim, existe.

Mais acima, já demos a pista sobre a principal distinção entre elas, colocando a assinatura digital como um dos tipos de assinatura eletrônica.

Acontece que o termo assinatura eletrônica é bastante abrangente, englobando qualquer forma de aceitação comprovada com base em um ou mais mecanismos do universo eletrônico, conforme citamos acima.

O termo poderá descrever, inclusive, maneiras ainda não criadas de assinar um documento de modo eletrônico.

Ou seja, toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.

Isso porque a assinatura digital não é uma simples cópia ou versão da manuscrita, como a assinatura digitalizada com a ajuda de um equipamento de scanner.

Esse conceito descreve um formato específico e, inclusive, validado por autoridades competentes porque segue padrões como a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Por isso, documentos que, normalmente, exigiriam o reconhecimento de firma em cartório só podem ser assinados eletronicamente por meio da assinatura digital.

Já os contratos e ações que requerem menor rigor legal podem ser assinados através de outros formatos de assinatura eletrônica, a exemplo da versão digitalizada ou da criação de uma senha.

Para que serve a assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica serve para dar robustez probatória para a expressão da vontade do usuário por meio de um símbolo ou combinação de símbolos previamente combinados.

Essa ferramenta foi criada para dar aos documentos eletrônicos reconhecimento como formatos fidedignos, através dos quais duas partes podem estabelecer um acordo.

Segundo este artigo assinado pelo professor de Direito Civil e mestre em Direitos Especiais Fabiano Menke, a assinatura eletrônica nasceu para atender à necessidade de modernização diante da disseminação da comunicação e negócios realizados com o suporte da internet, considerando que:

“Sempre que alguém optar pela utilização de uma mensagem eletrônica, de um contrato eletrônico, ou de qualquer documento eletrônico, com o intuito de vinculação jurídica das partes, terá de empregar meios com robustez probatória suficiente para comprovar pelo menos a autoria da declaração de vontade e a integridade do conteúdo da comunicação ou do documento, ou seja, que não houve alteração da declaração de vontade originariamente produzida.”

Em um mundo no qual as relações se tornaram impessoais e mediadas pela web, foi essencial proporcionar algum nível de segurança para os contratos firmados de modo eletrônico.

O conceito de assinatura eletrônica se baseia na criptografia simétrica, que corresponde ao uso de um mesmo código para cifrar e decifrar uma mensagem.

Nesse caso, a mensagem é o conteúdo de um documento ou página da internet, enquanto o código corresponde ao mecanismo utilizado para impedir que pessoas não autorizadas o acessem.

Vamos imaginar que você invente uma senha formada por números e letras.

Ao criar e registrar essa senha, você estará dizendo ao administrador de um site que esse código confirma sua vontade de entrar no sistema e sua concordância com as ações que forem feitas enquanto estiver logado sob a proteção da senha.

Assim, o código da criptografia simétrica deve ser conhecido tanto pelo emissor quanto pelo receptor da mensagem, de maneira semelhante ao que acontecia com as mensagens militares antigamente.

Para garantir seu sigilo, os militares criavam um código que substituía as letras do alfabeto e os números, prevenindo que o inimigo lesse sobre suas estratégias de combate.

Foi essa ideia que inspirou as senhas e ações que viabilizam o emprego da assinatura eletrônica atualmente.

Para que serve a assinatura digital

Mais complexa, a assinatura digital serve para atestar, de modo fidedigno, a autenticidade de uma vontade expressa em um acordo estabelecido por via eletrônica.

Trata-se de uma evolução nesse campo, forjada graças à invenção da criptografia assimétrica ou de chave pública.

Sua função é aumentar a segurança e a eficiência da chave eletrônica, superando três limitações evidentes:

  • O fato de que tanto emissor quanto destinatário devem conhecer o código da criptografia simétrica, exigindo que façam contato prévio para combinar esse código
  • Não permite o uso em escala, exigindo um código diferente para interagir com cada receptor, o que pode implicar em dificuldades na memorização de várias senhas
  • Como emissor e receptor conhecem o código, ambos podem vazar as informações e manipular uma transação.

Nesse contexto, os pesquisadores norte-americanos Whitfield Diffie, Martin Hellman e Ralph Merkle elaboraram um formato composto por duas chaves ou códigos: uma pública e outra privada.

A chave privada é de uso e conhecimento exclusivos do titular da chave de assinatura.

A chave pública, como o nome sugere, pode ser divulgada a outras pessoas, a fim de confirmar a aderência do titular quanto a um acordo.

Conforme detalha Fabiano Menke, ambas as chaves são compostas por uma combinação extensa de letras e números – o que a torna bastante segura, pois é muito difícil de memorizar -, gerada por programas de computador.

“O que interessa saber é que as chaves se complementam e atuam em conjunto. O remetente ‘assina’ a sua mensagem aplicando a ela a sua chave privada (que fica armazenada, usualmente, em cartões inteligentes, dispositivos similares a um cartão de crédito, ou tokens), enquanto que o receptor, ao receber a mensagem, aplicará a chave pública do remetente para verificar se ela efetivamente dele se originou.”

Por que usar assinatura eletrônica

Precisa de motivos para utilizar o recurso?

Entenda que a assinatura eletrônica simplifica e moderniza o processo de proposição e aceite de condições expressas em documentos online.

Ela agrega a possibilidade de obter assinaturas de forma viável e ágil, mesmo que um ou mais indivíduos estejam distantes geograficamente.

Sem contar que a dinâmica atual, em que cresce o uso de computadores e dispositivos móveis, exige formatos que possam transpor ações antes restritas ao mundo real para o mundo virtual.

Nesse contexto, a assinatura eletrônica segue a tendência internacional, que clama pela maior digitalização, otimizando os processos e resultando na economia de tempo, recursos materiais e financeiros.

Afinal, graças a essa ferramenta, sócios podem assinar um documento e firmar novo negócio, cada um em escritório, localizados em cidades, estados ou até países diferentes.

É possível fazer toda a dinâmica de recrutamento e seleção de maneira virtual, anunciando uma vaga, selecionando currículos online, realizando entrevistas via chamada de vídeo e fechando o acordo através de um contrato digital, assinado eletronicamente.

Ou seja, a assinatura eletrônica é capaz de tornar uma série de procedimentos e atividades mais rápidas e acessíveis.

Quais são as vantagens da assinatura eletrônica?

Assinatura eletrônica
Quais são as vantagens da assinatura eletrônica?

Optar por essa versão traz benefícios para órgãos públicos, empresas, funcionários, gestores e cidadãos.

Conheça alguns deles a seguir.

Economia

Comentamos, acima, como um processo de recrutamento e seleção de um novo colaborador pode ser feito totalmente no mundo virtual.

Tomando essa dinâmica como exemplo, os candidatos economizam tempo e gastos com o transporte, seja ele público ou particular.

A organização contratante também enxuga custos, pois não vai precisar enviar um motoboy até o candidato escolhido.

Esse mesmo raciocínio vale para outros procedimentos que precisariam de um profissional para entregar o documento, colher a assinatura e retornar.

Além de cortar esse custo, as empresas economizam com serviços em cartório, a exemplo da abertura e reconhecimento de firma para validar as assinaturas manuscritas.

Outro gasto que cai é referente a materiais de escritório, porque não será preciso comprar folhas, toners para a impressora, nem arcar com os valores para arquivar os papéis em caixas ou grandes móveis.

Eleva a segurança

Ao contrário do que muita gente pensa, a assinatura manuscrita não é mais segura que a eletrônica, especialmente para os formatos que contam com diversos mecanismos de confirmação da autenticidade.

Há assinaturas virtuais que reconhecem o número de IP (identificação de um computador), localização, são equipadas com reconhecimento facial e outros dispositivos que as tornam bastante seguras.

A proteção é ainda maior se você escolher a assinatura digital que possui certificado digital e criptografia assimétrica.

Já as versões manuscritas podem ser falsificadas com certa facilidade, o que culmina na abertura de diversos processos judiciais por fraude em documentos físicos.

Diminui a burocracia

Tradicionalmente, os processos de fechamento de contrato são burocráticos e complexos, o que os torna altamente suscetíveis a erros.

Equívocos na data e local da assinatura são exemplos clássicos, além das chances de perda, danos ao contrato impresso ou mesmo seu extravio – já que precisa ser levado de um lado a outro para que todos os envolvidos o assinem.

Com a assinatura eletrônica, é viável substituir essa dinâmica burocrática por uma completamente virtual, reduzindo as possibilidades de erro.

Agilidade

A economia de tempo para o fechamento de novos negócios é outra vantagem da adesão à assinatura eletrônica.

No modelo analógico, uma organização combina as condições de um acordo com um parceiro, fornecedor ou cliente, elaborando e imprimindo todas as vias do contrato.

Para ser assinado pessoalmente, o documento requer o agendamento de um encontro ou o transporte até os demais componentes do negócio.

Em seguida, o receptor precisa assinar as vias manualmente e as devolver, ou digitalizar para que sejam entregues à empresa que o propôs.

Essa dinâmica pode levar dias.

Por outro lado, quando há a opção de assinar eletronicamente, bastam algumas horas para concluir os acordos.

Como funciona a assinatura eletrônica por meio de uma plataforma?

Assinatura eletrônica
Como funciona a assinatura eletrônica por meio de uma plataforma?

Existem diversas plataformas que prestam esse serviço, fornecendo versões mais simples ou completas, com recursos adicionais para lembrar as pessoas de assinar o documento, por exemplo.

De qualquer forma, esses sistemas costumam seguir uma lógica de funcionamento que permite seu uso de um jeito fácil, seja em um computador, notebook, tablet ou smartphone.

Primeiro, é preciso selecionar o documento que será assinado.

Ele pode estar salvo em um dos principais formatos legíveis eletronicamente, como PDF, PNG, DOCX e XML.

Depois de inserir o documento, é necessário preencher os campos da tela com informações sobre um ou mais destinatários que vão assinar o arquivo.

Normalmente, basta informar seu nome e um e-mail válido, por onde vão receber o documento.

Ao abrir a mensagem de e-mail, o destinatário observa, em destaque, um espaço para a inserção da assinatura eletrônica.

Se já tiver uma, basta arrastar ou copiar e colar.

Se não tiver, há plataformas que permitem que ele abra um link e registre a assinatura.

Como fazer uma assinatura eletrônica?

Para criar sua assinatura eletrônica, você pode escanear a manuscrita, utilizar uma plataforma ou aplicativo que possibilitam a assinatura de documentos digitais.

Caso o destinatário não aceite a versão digitalizada, será preciso acessar uma plataforma ou baixar um app para assinar eletronicamente.

As plataformas são mais completas e profissionais, além de permitirem que você assine diversos documentos.

No entanto, a maioria é paga.

Você pode testar o serviço,aderindo a versões de teste, que oferecem algumas atividades de modo gratuito.

Agora, se a ideia é assinar poucas vezes um ou outro documento que não pedem alto nível de confiabilidade, é possível fazer o download de um aplicativo, como Adobe Sign, DocuSign e HelloSign.

Depois, siga o roteiro abaixo:

  1. Baixe o documento que precisa de assinatura (geralmente, deve estar salvo em PDF)
  2. Abra o documento usando o app
  3. Clique sobre o local onde deve ficar a assinatura
  4. Assine usando seu dedo, mouse ou caneta especial para telas touchscreen
  5. Salve esta nova versão assinada, que pode ser enviada em seguida por e-mail.

A assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Nem toda modalidade de assinatura eletrônica tem validade jurídica, ou seja, tem equivalência a uma assinatura manuscrita perante a Justiça.

Mas esse fato não é muito diferente do que ocorre com as assinaturas tradicionais que, para agregar um nível maior de confiabilidade, requerem o reconhecimento de firma em cartório.

Da mesma maneira, os documentos que necessitam de reforço na confiabilidade pedem uma assinatura digital dotada de um certificado digital.

O certificado digital consiste em uma exigência a mais para a validação da assinatura, incluindo uma terceira parte confiável que identifica e faz a associação entre o titular e um par de chaves de criptografia assimétrica.

De certa forma, essa autoridade certificadora substitui o funcionário do cartório, atestando a identidade de quem assina.

No Brasil, as autoridades certificadoras seguem os padrões do ICP-Brasil, segundo determina a Medida Provisória 2.200-2, de agosto de 2001:

“Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.”

Afinal, assinatura eletrônica é segura?

Quando segue as boas práticas na concepção e verificação, como o registro de evidências sobre o titular, a assinatura eletrônica é segura.

Sua versão com maior credibilidade é a assinatura digital que, como mencionamos, tem validade jurídica.

Conclusão

Gostou de saber mais sobre assinatura eletrônica?

Essa ferramenta pode ser bastante útil para economizar tempo e dinheiro, seja para você mesmo ou sua empresa.

Se achou este conteúdo interessante, compartilhe. Acesse o blog da FIA para ficar por dentro de outros instrumentos relevantes para empreendedores e gestores.

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