O fluxo de caixa é uma ferramenta que funciona como base de toda organização voltada para a parte financeira de uma atividade.
Sem o controle sobre o movimento de caixa, uma empresa assume o risco de operar no vermelho.
É como empreender no escuro, sem saber de onde vêm e para onde vão suas receitas.
Portanto, conhecer esse instrumento de controle e utilizá-lo no dia a dia é mais que importante para o gestor, mas uma questão de sobrevivência no meio empresarial.
Neste conteúdo, você vai entender melhor o que é fluxo de caixa e seus tipos.
Também aprender como fazer fluxo de caixa e tirar qualquer dúvida sobre a sua importância para quem está à frente de um negócio.
Veja os tópicos abordados:
- O que é fluxo de caixa?
- Benefícios do controle de fluxo de caixa
- O que deve ser registrado no fluxo de caixa?
- Como fazer o controle de caixa?
- Principais tipos de fluxo de caixa empresarial
- Por que manter o fluxo de caixa atualizado?
- Com que frequência deve-se fazer o fluxo de caixa?
Acompanhe até o final para qualificar as finanças da empresa!
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O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta com a qual se pode registrar e acompanhar todas as entradas e saídas de dinheiro de uma empresa em um determinado período, geralmente mensal.
Assim, a gestão ganha uma visão clara da saúde financeira do negócio, permitindo o acompanhamento de receitas, despesas e saldos.
Com esse controle, ela se habilita a tomar melhores decisões sobre investimentos e gastos e, assim, montar o planejamento financeiro.
Afinal, o objetivo de toda empresa é garantir que haja fundos suficientes para operar, pagar dívidas e investir no crescimento, evitando problemas de liquidez.
Nesse aspecto, o controle de fluxo de caixa empresarial é essencial para a gestão financeira e o planejamento estratégico.
Benefícios do controle de fluxo de caixa
Depois de entender o que é fluxo de caixa, vamos passar por suas vantagens.
Vale dizer que o acompanhamento das finanças com essa ferramenta não é uma mera medida administrativa.
Se aplicado corretamente, o movimento de caixa proporciona uma série de benefícios diretos e indiretos para o negócio.
Confira abaixo alguns deles:
- Monitoramento da saúde financeira da empresa
- Tomada de decisões baseadas em dados
- Prevenção de problemas de liquidez
- Identificação de tendências de receitas e despesas
- Planejamento financeiro no curto e longo prazo
- Avaliação da eficácia das políticas de crédito e cobrança
- Cumprimento de obrigações financeiras
- Preparação para contingências financeiras
- Identificação de áreas para redução de custos
- Melhoria da capacidade de negociação com bancos, fornecedores e investidores.
Ou seja, o sucesso do negócio depende também da correta gestão de caixa.
Na sequência, vamos começar a entender como fazer fluxo de caixa, esclarecendo o que precisa ser registrado nesse controle.
O que deve ser registrado no fluxo de caixa?
Somente pelo monitoramento do fluxo de caixa da empresa é que a gestão pode tomar ciência do uso que se faz dos seus recursos.
Por isso, nele devem ser registrados todos os recebimentos, tais como vendas à vista em todas as modalidades de pagamento, assim como as vendas a prazo e o recebimento de duplicatas.
Também devem constar nesse registro as contas a pagar, ou seja, compras à vista e a prazo e todos os tipos de despesas.
É no controle de caixa que se registram ainda os recebimentos e pagamentos previstos para o futuro, que podem ser num período de pelo menos três meses.
O mais importante é ser metódico e registrar todas as entradas e saídas de dinheiro, por menores que sejam.
Como fazer o controle de caixa?
Gestão que sabe como fazer fluxo de caixa sai na frente, considerando as vantagens que a ferramenta oferece.
Embora não seja um processo tão complexo, esse é um tipo de controle que demanda bastante atenção.
Não por acaso, nas empresas mais amadurecidas digitalmente, o movimento de caixa é 100% automatizado por meio de ERPs e outros tipos de Software as a Service (SaaS).
Veja na sequência como fazer e suas etapas principais.
1. Registre todas as entradas
Todas as fontes de receita da empresa devem ser identificadas pelo controle do fluxo de caixa.
Nesse registro, são consideradas as vendas de produtos ou serviços, pagamento de clientes, empréstimos recebidos e quaisquer outras fontes de dinheiro que entrem no caixa da empresa.
Para facilitar, é válido criar um sistema de categorização para classificar as diferentes entradas para organização e análise posterior das transações.
Em cada registro, inclua informações detalhadas, como a data, a origem da entrada e o valor recebido.
Outra dica para facilitar ainda mais é utilizar um software de controle financeiro ou em uma planilha dedicada à gestão de caixa.
2. Registre todas as saídas
Da mesma forma que as entradas, você precisará também listar todas as saídas de dinheiro, representadas pelas despesas e pagamentos feitos pela empresa.
Entre essas saídas estão rubricas como pagamentos a fornecedores, despesas operacionais, pagamento de funcionários, aluguel, empréstimos, impostos e outros gastos.
Assim como nas entradas, categorize suas despesas para uma melhor organização, registrando detalhes como a data da transação, o beneficiário ou destinatário e o valor pago.
Mantenha também um registro atualizado dessas saídas, garantindo que todas as despesas sejam devidamente documentadas e que nenhuma seja esquecida.
3. Calcule o saldo atual
Para calcular o saldo atual do fluxo de caixa, lance um saldo inicial, que pode ser o saldo do caixa no início do período ou o saldo anterior registrado.
Some todas as entradas e subtraia todas as saídas do período correspondente.
O resultado dessa operação será o saldo atual do caixa que, como tal, pode sinalizar contas superavitárias ou deficitárias.
De qualquer forma, o trabalho de controle financeiro não acaba aqui, já que, como veremos, existe ainda uma etapa muito importante, que é a da conciliação bancária.
4. Atualize o saldo conforme as transações ocorrem
Não faz sentido manter o controle de fluxo de caixa se as transações não forem lançadas no momento em que acontecem.
Portanto, atualize o saldo do caixa imediatamente, à medida que as transações acontecem, “ao vivo” mesmo.
Adicione qualquer nova entrada e subtraia qualquer nova saída do saldo atual para manter o registro em tempo real da situação financeira da empresa, por mais insignificante que pareça.
Dessa forma, a gestão passa a ter esse controle como uma rotina, podendo assim melhorá-lo e aumentar sua precisão continuamente.
5. Verifique o saldo regularmente
Para manter um controle efetivo do seu movimento de caixa, é necessário verificar o saldo regularmente, em uma base diária.
Em outras palavras, é preciso desenvolver o hábito de analisar frequentemente o valor disponível no caixa da empresa.
A regularidade dessa verificação pode variar de acordo com a natureza do seu negócio, mas é recomendável fazê-lo diariamente ou, no mínimo, semanalmente.
Ao verificar o saldo regularmente, a gestão pode identificar rapidamente qualquer erro entre as transações registradas e o saldo real, evitando problemas de liquidez, e permitindo que se tomem medidas corretivas no timing certo.
6. Categorize as transações por tipo
Uma empresa trabalha com diferentes fontes de receitas, do mesmo modo que precisa arcar com despesas de naturezas distintas.
Por isso, o controle de caixa deve ser feito agrupando as entradas e saídas em categorias específicas, como receitas, despesas operacionais, pagamento de empréstimos e investimentos, entre outros.
O mais importante é que o sistema de categorização utilizado seja adequado ao seu negócio e garanta a clareza dos relatórios financeiros.
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7. Mantenha um registro detalhado
Todo método de controle tem também como objetivo servir como um repositório de dados para consultas futuras.
Dessa forma, o fluxo de caixa é um dos mais importantes, com o qual a gestão poderá analisar a performance financeira e a evolução patrimonial da empresa.
Para isso, é necessário documentar cada entrada e saída com informações específicas, como data, descrição, valor, categoria e qualquer outro dado relevante.
Um registro detalhado facilita a identificação de tendências financeiras, a análise de padrões de gastos, de riscos e o processo decisório no geral.
Além disso, ajuda na preparação de relatórios financeiros e o acompanhamento das atividades financeiras ao longo do tempo.
8. Faça a conciliação
A conciliação bancária é o processo de comparar o registro das transações com as informações de extratos bancários e de outras reservas financeiras externas.
Isso garante que todas as transações tenham sido devidamente registradas e que não haja discrepâncias entre os seus registros e os saldos liquidados.
A automação é de grande valia nessa etapa, evitando inconsistências entre os valores apurados.
Também é nessa etapa que a gestão chega à “hora da verdade”, podendo confrontar os saldos que vêm do caixa com o que chega às suas contas.
9. Identifique discrepâncias e investigue-as
A partir da conciliação, a gestão pode confirmar se suas contas estão realmente em dia.
Tanto que esse tipo de análise é uma das primeiras realizadas em auditorias internas, pois é onde se consegue verificar a origem de desvios financeiros e fraudes.
Se há alguma chance de apropriação indevida de valores do caixa, é pela conciliação que esses desvios podem ser detectados.
O mesmo pode ser feito em outros tipos de fraude, independentemente de quem a tenha praticado.
Principais tipos de fluxo de caixa empresarial
O fluxo de caixa é um instrumento de controle que pode ser aplicado para diversas finalidades.
Dependendo da empresa, do perfil do negócio e dos objetivos da gestão, é possível montá-lo de diferentes formas.
Digamos, por exemplo, que a empresa quer saber apenas dos valores gerados pelas movimentações com origem em aplicações financeiras.
Ou que sua gestão quer tomar uma decisão importante e, para isso, precisa saber quanto a empresa está gerando de despesas na parte operacional.
Essas e outras informações podem ser extraídas a partir de análises mais detalhadas da gestão de caixa, como veremos a seguir.
Fluxo de Caixa Operacional
O Fluxo de Caixa Operacional concentra-se no core business de uma empresa, ou seja, nas transações diárias relacionadas à sua operação principal.
Nesse tipo de registro, entram as receitas das vendas de produtos ou serviços e a saída de despesas operacionais, como pagamento de fornecedores, salários e custos de produção.
O objetivo principal dessa ferramenta é avaliar a capacidade da empresa de gerar caixa a partir de suas operações principais.
Fluxo de Caixa de Investimento
Por sua vez, o Fluxo de Caixa de Investimento concentra-se nas atividades de investimento de uma empresa, como a compra ou venda de ativos de longo prazo, como imóveis, maquinaria ou aquisições de outras empresas.
O que se busca é avaliar o impacto dessas atividades no caixa da empresa.
Esse acompanhamento ajuda, por exemplo, a avaliar o retorno sobre os investimentos, sua rentabilidade e liquidez.
Fluxo de Caixa de Financiamento
Digamos que um gestor quer saber de que forma a empresa lida com suas operações a prazo e financiamentos.
Para isso serve o Fluxo de Caixa de Financiamento, que concentra-se nas atividades de captação de recursos e pagamento de dívidas, como empréstimos e emissão de ações.
Ele ajuda a avaliar como a empresa financia suas operações e investimentos, esclarecendo sobre os processos internos nesse sentido.
É um tipo de controle de caixa que demanda um registro de todas as transações financeiras relacionadas a empréstimos, ações e outros métodos de captação de recursos.
Fluxo de Caixa Livre
A liquidez é um KPI importante e que pode ser usado como critério para atrair investidores e abrir financiamentos.
Com esse objetivo, a empresa pode fazer uma análise do Fluxo de Caixa Livre, que indica a capacidade da empresa de gerar caixa disponível após todas as despesas operacionais e de capital terem sido consideradas.
É um indicador importante da saúde financeira da empresa e de sua capacidade de investir, pagar dividendos e reduzir dívidas.
Fluxo de Caixa Direto
Pelo Fluxo de Caixa Direto, a gestão adquire uma visão granular das transações de caixa da empresa.
Trata-se de um método de elaboração que registra diretamente todas as entradas e saídas de caixa, detalhando as transações individuais.
Nesse caso, não há muito o que considerar.
Para criar o Fluxo de Caixa Direto, é preciso registrar todas as transações de caixa, categorizando-as uma por uma.
Esse método é especialmente útil para empresas que desejam uma visão detalhada de suas operações de caixa, de modo a conhecer a natureza exata das suas receitas e despesas.
Fluxo de Caixa Indireto
Em certos casos, é necessário elaborar o controle de caixa que começa com o lucro líquido da empresa e, em seguida, ajustar esse valor para considerar as mudanças nos itens do balanço patrimonial, como contas a receber, estoques e contas a pagar.
A intenção é calcular a variação do caixa da empresa que não é diretamente explicada pelo lucro líquido.
Isso se faz pelo cálculo do Fluxo de Caixa Indireto, que requer a análise detalhada das mudanças nos itens do balanço patrimonial, demandando a conciliação com o lucro líquido posteriormente.
Fluxo de Caixa Projetado
Pode ser ainda que a gestão esteja avaliando uma expansão, internacionalização ou um projeto futuro que vá demandar certo volume de recursos.
Dessa forma, será preciso antecipar a situação financeira da empresa em um período futuro, permitindo o planejamento e a tomada de decisões.
Essa é a função do Fluxo de Caixa Projetado, que ajuda a prever as entradas e saídas de caixa futuras com base em projeções financeiras.
Trata-se de uma ferramenta valiosa para o planejamento estratégico, já que permite avaliar melhor o impacto de diferentes cenários financeiros.
Fluxo de Caixa Descontado
Uma das técnicas para gerenciar o caixa empresarial é o chamado Fluxo de Caixa Descontado, usado para avaliar investimentos.
Para isso, a empresa estima o valor presente de fluxos de caixa futuros, trazendo-os de volta ao valor presente com uma taxa de desconto.
A ideia é determinar o valor atual de um investimento com base em seus fluxos de caixa futuros.
Fluxo de Caixa Acumulado
Pode haver também casos em que a empresa precisa analisar sua liquidez para apenas um período do ano ou para comparar esse período com outros dados históricos.
Assim, ela precisará de um registro e acompanhamento contínuo das transações de caixa ao longo de um período específico, geralmente mensal ou trimestral, por meio do Fluxo de Caixa Acumulado.
Com isso, a gestão pode criar um histórico acumulado de entradas e saídas de caixa ao longo do tempo para avaliar a saúde financeira da empresa e identificar tendências.
Fluxo de Caixa Diário
Como o nome já indica, o Fluxo de Caixa Diário é usado para registrar todas as transações de caixa da empresa em uma base diária.
Ele gera um registro detalhado e em tempo real das entradas e saídas de caixa, permitindo um controle financeiro preciso, sendo indicado principalmente para empresas varejistas e atacadistas.
Por que manter o fluxo de caixa atualizado?
Com tudo o que vimos sobre o tema até aqui, não resta dúvida, mas não custa repetir.
Manter o fluxo de caixa da empresa atualizado é fundamental para o sucesso da gestão financeira.
Só ele dá a clareza necessária sobre as finanças da empresa.
Dessa forma, permite identificar rapidamente problemas de liquidez para tomar decisões e planejar estrategicamente.
Além disso, ajuda a antecipar as necessidades de capital, evitando surpresas financeiras e contribuindo para a sustentabilidade do negócio no longo prazo.
Com que frequência deve-se fazer fluxo de caixa?
A frequência de elaboração do fluxo de caixa empresarial varia de acordo com as necessidades e o perfil do negócio.
O controle diário, por exemplo, é ideal para negócios que requerem controle rigoroso, como no varejo, em que as movimentações financeiras diárias são frequentes.
Empresas de médio porte, por outro lado, geralmente optam pelo fluxo semanal, enquanto empresas maiores costumam usar o fluxo mensal devido à complexidade.
A frequência escolhida deve equilibrar a precisão das informações com a carga de trabalho e a disponibilidade de recursos necessários para manter a gestão de caixa atualizada.
Na dúvida, ter o apoio de um contador é sempre uma decisão inteligente.
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Conclusão
Soa exagerado, mas seria impossível gerir um negócio e mantê-lo lucrativo sem o controle do fluxo de caixa.
Esse é um método de controle financeiro indicado também para pessoas físicas que querem ter mais clareza sobre o uso que fazem do dinheiro.
Agora, você está mais bem informado sobre a gestão das finanças e pode colocar em prática o que aprendeu neste conteúdo.
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