Talvez você não saiba, mas em algum momento, é possível que a sua vida já tenha dependido de um POP.
Na construção civil, por exemplo, o Procedimento Operacional Padrão serve como um guia para garantir a segurança dos trabalhadores e das pessoas que circulam em um canteiro de obras.
Em espaços públicos ou de grande movimento, o POP é um meio para assegurar o cumprimento de medidas preventivas, de manutenção e as posturas municipais.
Logo, toda empresa ou atividade que envolve algum risco precisa ter profissionais que saibam o que é POP e que entendam qual a importância do POP para a sua correta definição e aplicação.
É isso que você vai conferir lendo este artigo até o final.
Veja os tópicos que preparamos:
- O que é Procedimento Operacional Padrão (POP)?
- Qual é o objetivo do POP?
- Qual é a importância do POP?
- Benefícios de ter um POP
- Tipos de POP
- Como fazer e aplicar um POP?
Acompanhe até o final e entenda como aplicar o POP!
Leia também:
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O que é Procedimento Operacional Padrão (POP)?
Chama-se Procedimento Operacional Padrão, ou simplesmente POP, toda normativa criada por uma organização, negócio ou entidade com o objetivo de padronizar um ou mais processos.
O POP é típico de empresas que lidam com riscos ocupacionais, como indústrias, empreiteiras, construtoras e que atuam em ramos como mineração, extrativista e petrolífero.
Não é difícil verificar na prática o que é POP, já que ele está muito presente em atividades que demandam muita organização, como acontece em linhas de montagem e estoques.
Continue lendo para saber para que serve, como aplicar o POP e quais objetivos ele deve ter.
Qual é o objetivo do POP?
O principal objetivo de um POP é determinar o que fazer em situações específicas no contexto laboral.
Ele pode ser formatado para definição das rotinas produtivas de um setor em uma empresa ou ser usado para estipular procedimentos de segurança ou emergenciais.
Ou seja, a importância do POP é indiscutível.
Nas atividades que envolvem algum tipo de rotina insalubre ou com riscos à integridade física, o POP é utilizado para orientar quanto ao que fazer para evitar a exposição a certos tipos de ameaça.
Também esclarece em relação a aspectos como evacuação de espaços confinados, primeiros socorros e combate a incêndios, entre outros.
Nos canteiros de obras, por exemplo, o POP é usado para determinar procedimentos de segurança indispensáveis para manter operários e transeuntes em segurança.
Assim acontece em diversos outros tipos de empresas em que seja necessário disciplinar a questão da segurança.
Qual é a importância do POP?
Agora que entendemos o que é POP, fica claro por que ele é importante, certo?
Para as empresas do segmento industrial, o Procedimento Operacional Padrão é fundamental para orientar os trabalhadores nas rotinas nas linhas de produção.
Já no setor de serviços, é pelo POP que os colaboradores e gestores se guiam para saber como realizar um bom atendimento e aplicar as melhores técnicas, observando as normativas obrigatórias.
Afinal, uma empresa sem um mínimo de padronização coloca em risco as pessoas e expõe a própria imagem e reputação perante a opinião pública e seus stakeholders.
Benefícios de ter um POP
Contar com procedimentos bem definidos é sempre uma segurança a mais, especialmente quando se trata de atividades produtivas que exigem alta eficiência.
O POP é uma vantagem por si só para as empresas, um verdadeiro “porto seguro” ao qual sempre se pode recorrer em caso de dúvidas ou situações críticas.
Cabe destacar que os procedimentos padrão estão entre as competências da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) em cada empresa.
Dito isso, saiba na sequência quais benefícios o POP traz, direta ou indiretamente.
Aumenta a segurança no trabalho
Como vimos, em setores que envolvem atividades de risco, como a indústria ou a área da saúde, ter um POP é fundamental para garantir a segurança dos funcionários e dos clientes.
O POP estabelece diretrizes claras sobre como realizar tarefas de forma segura, minimizando o risco de acidentes e de prejuízos físicos e materiais.
Também ajuda a minimizar danos no caso de incêndios, orientando, por exemplo, quanto ao tipo de extintor adequado para cada situação e como utilizá-lo.
Orienta os funcionários
Desde que seja redigido claramente, o POP facilita a comunicação entre os membros de uma equipe e entre gestores e colaboradores.
Como todos têm acesso às mesmas instruções, podem sempre recorrer ao POP para esclarecer dúvidas ou resolver problemas.
O POP pode até melhorar o clima organizacional, já que deixa todos cientes das suas responsabilidades e das expectativas que podem ter uns dos outros.
É também uma importante orientação em relação à comunicação visual, como se observa em canteiros de obras, onde a sinalização é fundamental para orientar os operários e transeuntes.
Otimiza processos
Até mesmo nas mais simples micro e pequenas empresas, existem processos gerenciais que demandam um esforço contínuo de modelagem e otimização.
Ter um POP ajuda nesse sentido, servindo como uma referência e um ponto de partida em relação às entradas, saídas e artefatos de um processo.
Essa é uma relação de mão dupla, em que o POP tanto influencia quanto pode ser influenciado por um processo.
Assim, essa é mais uma ferramenta para cuidar de uma parte estratégica dos negócios
Melhora a qualidade do serviço
Procedimentos padronizados fazem com que as tarefas sejam realizadas de forma consistente e com alta qualidade.
Ao seguir um conjunto padronizado de instruções, as chances de erros são reduzidas, garantindo que os resultados sejam previsíveis.
Isso é especialmente importante em setores que exigem conformidade com regulamentos e normas específicas.
Falando em previsibilidade, o POP acaba sendo de grande utilidade para quem presta serviços recorrentes, dando suporte na parte do atendimento e do pós-venda.
Diminui falhas
A falha humana pode ser evitada quando a empresa dispõe de regras e orientações claras quanto ao que fazer em rotinas que exigem alta capacidade técnica ou a margem para erro é zero.
No setor de saúde, por exemplo, o POP é imprescindível, considerando os prejuízos incalculáveis que uma falha pode causar.
Para os líderes e gestores no segmento industrial, é uma garantia de que os processos serão seguidos à risca.
Isso vale até para as plantas mais automatizadas, já que as máquinas precisam ser programadas antes de entrar em ação.
Isso para não falar de setores em que a exposição aos riscos laborais demanda uma postura sempre atenta, como o da construção civil, em que uma simples falha pode ser fatal.
Facilita a comunicação
O POP facilita a comunicação em todos os sentidos.
Ao estabelecer um conjunto padronizado de instruções, todos passam a ter acesso às mesmas informações.
Isso evita mal-entendidos e ambiguidades, aumentando a efetividade da comunicação.
Os membros da equipe podem consultar o POP para esclarecer dúvidas, resolver problemas e alinhar suas ações, entre outras finalidades.
Tendo o POP como referência, a comunicação se torna mais precisa e direta, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo, além de facilitar o alcance das metas organizacionais.
Abre caminho para a melhoria contínua
A melhoria contínua só pode ser impulsionada dentro de uma organização quando há uma base sólida para isso.
Ao estabelecer diretrizes claras e detalhadas, o POP permite uma análise sistemática dos processos de trabalho.
Com base nessa análise, é possível identificar pontos fracos e áreas que necessitam de aprimoramento.
Isso porque o POP pode e deve ser atualizado regularmente a fim de refletir as melhores práticas, agregando novas informações.
Ao seguir o POP e realizar avaliações periódicas, a organização pode implementar mudanças, otimizar seus processos e alcançar um desempenho cada vez melhor.
Padronização geral
Como vimos, o POP é usado para estabelecer um conjunto de instruções detalhadas e claras para a execução de tarefas específicas.
Assim, ele garante que todos os membros da equipe sigam um padrão comum.
Isso evita variações e inconsistências nos processos, resultando em maior uniformidade nas operações.
A padronização promovida pelo POP leva ao aumento da eficiência, facilitando o treinamento de novos funcionários – principalmente onboarding – além de criar um ambiente em que todos estejam alinhados às mesmas diretrizes e expectativas.
Adequação às regras sanitárias
Dez entre dez gestores concordam que o POP é uma ferramenta valiosa para auxiliar na adequação às normas sanitárias.
Por ele, são definidas instruções padronizadas direcionadas às práticas de higiene, limpeza e segurança, assegurando que os procedimentos estejam conforme as regulamentações sanitárias.
Isso inclui diretrizes sobre a utilização adequada de equipamentos de proteção individual (EPI), manipulação de alimentos, limpeza e desinfecção de superfícies, entre outros.
Cuidando diuturnamente da saúde e segurança, a empresa evita sanções e garante um ambiente de trabalho saudável para funcionários e clientes.
Evita desvios
A prevenção de desvios é uma das metas em setores como estoque, financeiro e nos próprios pontos de venda.
Para isso, ferramentas como o POP estabelecem instruções específicas em relação ao manuseio de produtos para evitar que sejam extraviados.
O POP também fornece um guia claro para a execução de tarefas, reduzindo a probabilidade de desvios durante a realização das atividades, seja por negligência, má fé ou imperícia.
Seguir o POP passo a passo garante consistência e conformidade com os procedimentos estabelecidos.
Além disso, podem ser implementadas rotinas de verificação e controle para que as etapas previstas sejam seguidas, evitando prejuízos e retrabalho.
Gera um repositório de dados
Uma consequência da implementação do POP é a geração de um registro documentando os procedimentos e instruções.
Assim, o POP cria um registro centralizado que permite que os membros da equipe acessem facilmente as diretrizes e referências necessárias para realizar suas tarefas.
Isso sem contar que, com o POP, podem ser incluídos registros de resultados, observações e melhores práticas.
Esses dados acumulados ao longo do tempo fornecem insights sobre o desempenho, erros comuns e pontos de melhoria.
O POP se torna então uma fonte confiável para análise, aprendizado e tomada de decisões.
Tipos de POP
Para cada rotina, atividade e tipo de empresa, existe um POP adequado.
Veja na sequência os mais conhecidos:
- POP de Segurança: focado em orientar as práticas de segurança no ambiente de trabalho, abordando medidas de prevenção de acidentes, uso de EPIs e procedimentos de emergência
- POP de Higiene e Limpeza: define as diretrizes e procedimentos relacionados à higiene pessoal, limpeza de áreas e superfícies, manuseio e armazenamento adequados
- POP de Manipulação de Alimentos: POP é comum em setores como restaurantes, lanchonetes e indústria alimentícia, estabelece as práticas corretas de manipulação, preparo, armazenamento e distribuição de alimentos
- POP de Procedimentos Administrativos: abrange os processos administrativos, como controle de estoque, gestão de documentos, fluxo de aprovações e atendimento ao cliente, entre outros
- POP de Manutenção: define as diretrizes e procedimentos para a manutenção de equipamentos, máquinas e instalações
- POP de Treinamento: usado para orientar o treinamento onboarding de novos funcionários, fornecendo instruções passo a passo sobre as tarefas e procedimentos.
Como fazer e aplicar um POP?
Não haveria como aplicar o POP sem um processo minucioso de implementação.
Segundo o sistema FIEP, só em 2020, o número de acidentes graves registrados no Brasil aumentou em 40% em relação ao ano anterior.
Provavelmente uma boa parte desse aumento não teria acontecido se as empresas dedicassem mais atenção à montagem de seus procedimentos operacionais padrão.
Por outro lado, cada caso é um caso, e os gestores precisam ter a capacidade de identificar as necessidades específicas de cada empresa ou setor.
Uma maneira de facilitar essa tarefa é seguindo o passo a passo descrito a seguir.
Planeje o documento
A etapa inicial consiste em definir os objetivos, escopo e público-alvo do POP.
É aqui que se deve identificar os processos que serão abordados e estabelecer o propósito do procedimento.
Devem também ser consideradas as necessidades da organização e a finalidade do POP, para garantir que ele atenda aos requisitos adequados, observando eventuais normas obrigatórias.
Um planejamento cuidadoso é essencial para garantir que o POP atenda às necessidades da organização e cumpra seus objetivos de padronização e melhoria contínua.
Determine o formato do POP
Escolher o formato adequado para o POP é essencial para que ele seja compreendido por todos.
Nesse aspecto, ele pode ser formatado em um documento impresso, digital ou na forma de um manual.
Devem ser levados em conta a praticidade, a acessibilidade e o nível de atualização do documento.
Pode ser também divulgado em forma de apresentações, nas reuniões de controle e ajuste da CIPA, ou em eventos exclusivos para isso.
Há quem use da criatividade, apresentando o POP em forma de jogos ou montagens teatrais.
Independentemente do formato, o mais importante é que o POP seja assimilado por todos, do mais humilde colaborador operacional ao mais graduado dos gestores.
Estruture o POP
Um texto sem estrutura perde em clareza e coesão e pode não ser assimilado.
Por isso, a estruturação do POP é fundamental para facilitar a compreensão e o uso esperado.
Organize-o em seções lógicas e claras, abordando cada etapa ou aspecto do processo com uma linguagem simples e direta, evitando o excesso de termos técnicos.
Inclua instruções passo a passo, exemplos e referências relevantes para auxiliar na compreensão e na aplicação correta dos procedimentos.
Ponha em prática
Um POP não pode ser corretamente implementado sem um plano de ação.
Para isso, a empresa pode realizar treinamentos para garantir que todos os envolvidos compreendam e sigam os procedimentos definidos.
No dia a dia, a adoção do POP deve ser estimulada, de maneira que a equipe aplique as diretrizes e envie feedback para possíveis ajustes.
Em certos casos, o POP não será passível de uso, como acontece com os que são implementados para orientar em situações de acidentes.
Uma solução para esses casos é instituir simulações, para que as instruções não caiam no esquecimento na hora em que mais precisar.
Publique o POP
Uma vez em prática, o POP deve se tornar acessível a todos os membros da equipe e stakeholders.
A gestão pode disponibilizá-lo em uma plataforma interna, portal online, intranet ou em formato impresso.
A publicação do POP deve ser comunicada com destaque, enfatizando como ele contribuirá para a padronização e eficiência das operações.
Lembrando que quanto mais riscos ocupacionais estiverem envolvidos, maior deverá ser o esforço no sentido de divulgar o POP.
Se a empresa usa mala direta, esse é outro canal pelo qual o POP poderá ser divulgado a um número maior de pessoas, assim como pelas redes sociais.
Monitore e aperfeiçoe
O monitoramento contínuo é essencial para garantir que o POP não fique defasado, afinal, novos riscos podem surgir a qualquer momento.
Assim, vale estabelecer um sistema de acompanhamento regular e avaliar a aplicação dos procedimentos com base na coleta de feedbacks da equipe.
Os dados obtidos servirão para identificar áreas de melhoria e fazer ajustes conforme as necessidades e mudanças do ambiente de trabalho, assegurando sua contínua relevância e efetividade.
Lembrando que, ao formar um repositório de dados, o POP pode balizar uma série de decisões até no nível estratégico.
Portanto, quanto mais a gestão se dedica a aperfeiçoá-lo, mais útil ele será.
Conclusão
Uma empresa sem procedimentos padrão acaba ficando vulnerável a todo tipo de risco, o que só reforça a importância de um POP.
Neste artigo, vimos como aplicá-lo, seus benefícios e os diferentes tipos.
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