A Matriz RACI é uma das principais ferramentas de gestão para definir as responsabilidades dentro de uma equipe.
Através de quatro funções diferentes, ela permite a montagem de tabelas e gráficos que atribuem clareza sobre o papel de cada pessoa em um determinado projeto.
Também é útil para quem deseja agilizar e organizar a distribuição de tarefas do dia a dia, resolvendo muitos problemas de comunicação.
Ficou interessado no assunto? Então, siga a leitura deste artigo.
A partir de agora, você vai acompanhar os benefícios, papéis atribuídos e como criar sua própria Matriz RACI de forma eficiente.
Veja os tópicos que preparamos para a sua leitura:
- O que é Matriz RACI?
- Como surgiu a Matriz RACI?
- O que é uma matriz de responsabilidades?
- Quais são os papéis atribuídos pela Matriz RACI?
- Para que serve a Matriz RACI?
- Benefícios da Matriz RACI
- Passo a passo: Como criar uma Matriz RACI?
- Exemplos de aplicação da Matriz RACI
- Modelo de matriz de responsabilidade.
Se o tema interessa, não deixe de acompanhar até o final!
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O que é Matriz RACI?
Matriz RACI é uma ferramenta utilizada para otimizar a gestão de projetos, que torna mais claras as atividades e indivíduos envolvidos.
Isso porque ela gera um componente visual – geralmente, uma tabela – que representa as informações essenciais sobre tarefas e expectativas, expressando as atribuições do time.
Ao consultar a Matriz RACI, tanto a equipe que executa o projeto quanto outros departamentos, colegas e lideranças ficam cientes sobre quem deve fazer o quê diante de uma atividade.
A participação dos membros do time é assinalada por meio de uma das letras do acrônimo RACI, que significam:
- R: Responsible ou Responsável
- A: Accountable ou Aprovador/Autoridade
- C: Consulted ou Consultado
- I: Informed ou Informado.
Observe que as funções resumem os quatro principais papéis desempenhados para o bom andamento de um projeto ou da rotina diária dentro de uma organização.
Para que as entregas sejam concluídas com qualidade e dentro do prazo estipulado, é necessário que alguém fique responsável (R) por sua realização, tenha o suporte necessário, consultando um especialista (C) e receba aprovação (A) de modo rápido.
É preciso, ainda, informar aos interessados (I) que a entrega foi finalizada, permitindo o início de atividades relacionadas ou de aperfeiçoamento.
Vem desse raciocínio a aplicação e os integrantes da Matriz RACI, que vamos explicar melhor nos próximos tópicos.
Como surgiu a Matriz RACI?
Não há um consenso sobre como surgiu a Matriz RACI, mas acredita-se que a ideia tenha sido inspirada em práticas de produção enxuta, ou Lean Manufacturing.
Elas surgiram em algumas nações que, após a Segunda Guerra Mundial, precisaram adequar suas metodologias, criando oportunidades de retomada no crescimento e consumo.
Naquele cenário, portanto, era preciso acabar com os desperdícios e otimizar o modo de produção que, até os anos 1950, utilizava modelos como o sistema fordista, reconhecido pela fabricação em massa de automóveis.
Nesse contexto, os japoneses saíram na frente ao idealizar o Toyotismo, um sistema focado na qualidade e produtividade, além da produção sob demanda para evitar a perda de recursos.
Nas décadas seguintes, metodologias de produção enxuta e administração centrada na qualidade ganharam extrema importância, também porque havia poucos recursos no pós-guerra.
Por volta de 1970, especialistas nessas áreas evidenciaram a importância de gerenciar os projetos através de objetivos e metas, cunhando o termo Goal Directed Project Management (GDPM).
A fim de conferir maior praticidade e agilidade, o método emprega ferramentas de administração – e uma delas é a Matriz RACI.
O que é uma matriz de responsabilidades?
Matriz de responsabilidades é um instrumento utilizado nas áreas de gestão de pessoas e gestão de processos para estabelecer, delimitar e formalizar as funções de cada profissional envolvido em seu desenvolvimento.
A Matriz RACI se enquadra nessa definição, pois tem como objetivo designar e demonstrar qual o papel de cada um dos membros de uma equipe ou departamento.
É, ainda, o modelo mais simples para que organizações e times adaptem à sua própria realidade, uma vez que exige informações básicas e linguagem clara.
Quais são os papéis atribuídos pela Matriz RACI?
Originada de um acrônimo em inglês, a ferramenta designa quatro papéis fundamentais para a realização de um projeto: Responsible (Responsável), Accountable (Aprovador ou Autoridade), Consulted (Consultado) e Informed (Informado).
Abaixo, detalhamos a atuação de cada um.
Responsável (R)
É aquele que domina as técnicas e procedimentos relativos a uma tarefa, sendo designado para a sua execução.
Marcado pela letra R, esse profissional assume a responsabilidade pela entrega de uma ou mais demandas, podendo, ou não, contar com a ajuda de assistentes.
A diferença entre eles é que o Responsável é quem executa a maior parte da atividade, enquanto os assistentes trabalham os detalhes para maior aproveitamento.
Assim que uma tarefa é finalizada, deve passar pelo crivo de uma autoridade.
Aprovador (A)
Quem detém essa função recebe a tarefa finalizada pelo Responsável, verifica se o resultado é satisfatório e dá o aval para que a equipe siga para a próxima etapa do projeto.
Por isso, o Aprovador (autoridade) costuma ser um coordenador, gerente ou diretor de departamento.
Para que a Matriz RACI confira agilidade aos processos, cada tarefa deve ter, apenas, um Aprovador.
No entanto, nada impede que essa autoridade assuma outras posições em atividades diferentes.
Consultado (C)
Corresponde, em geral, a um especialista, um profissional expert na área da tarefa definida.
No decorrer dessa atividade, o Consultado deve fornecer todo o suporte necessário para que o Responsável execute a atividade da melhor forma possível.
Se, por exemplo, um assistente de laboratório vai realizar um teste, ele poderá solicitar a ajuda de um biólogo ou biomédico para esclarecer dúvidas.
Informado (I)
Essa função está relacionada àqueles que, embora não tenham participação direta na rotina ou projeto, precisam ser avisados sobre seu andamento.
É o caso de colegas de outros departamentos e lideranças que possam facilitar a conclusão das tarefas ou que dependam dos resultados para tomar decisões.
Para que serve a Matriz RACI?
A Matriz RACI serve, em um primeiro momento, para comunicar e oficializar o papel dos indivíduos em determinado projeto ou rotina.
Muitas vezes, essa simples tabela resolve uma série de problemas de comunicação, pois especifica, por exemplo, que cabe ao gerente do departamento somente a aprovação de um relatório técnico.
Quando não existe uma organização e documentos concisos, a tendência é que boas ideias, que poderiam aumentar a produtividade e os lucros de uma empresa, nunca sejam postas em prática, simplesmente porque ninguém assume seu desenvolvimento e implementação.
Imagine que, durante um brainstorm, surja a ideia de criar uma ferramenta interna de troca de mensagens para uma companhia.
Tal sistema seria bastante útil, possibilitando a comunicação rápida entre os funcionários, sem que se distraiam com mensagens pessoais em aplicativos como o WhatsApp.
Contudo, para que o software se torne realidade, é necessário apontar os profissionais que vão tomar à frente desse projeto.
Se todos saírem do brainstorm sem registrar a nova ideia ou definir o time responsável, ela nunca sairá do papel, concorda?
Também será preciso listar as tarefas, delegando-as a profissionais competentes para executá-las.
Em outras palavras, o planejamento pode ficar com um coordenador ou gerente, porém, o desenvolvimento fica com um programador.
Todos os integrantes do time devem saber quais as suas atribuições ou tarefas, evitando dúvidas, cobranças desnecessárias e atividades não concluídas.
Como uma etapa depende da finalização de outras, essa atitude acaba com os atrasos e pode até evitar o cancelamento do projeto devido à falta de agilidade nas entregas.
Benefícios da Matriz RACI
Aplicar a Matriz RACI agrega vários benefícios para organizações, gestores, colaboradores e equipes.
Conheça os principais a seguir.
Melhora na comunicação
Conforme mencionamos acima, a Matriz RACI tem impactos positivos na comunicação, porque mostra, com clareza, quem está envolvido em um projeto e qual o seu papel.
Dessa maneira, é possível minimizar ruídos e falhas quanto à comunicação, já que todos sabem o que se espera que façam, quem pode prestar suporte e o profissional que deverá aprovar cada etapa.
Maior transparência
Organizações que seguem modelos antigos de gestão acabam perdendo em transparência, pois existe a crença de que os funcionários precisam ser informados apenas sobre assuntos diretamente ligados à sua função.
Porém, há casos em que é preciso avisar colegas de outros times ou departamentos, a fim de otimizar, por exemplo, a liberação de recursos para a próxima fase de um projeto.
Na dinâmica da Matriz RACI, essas pessoas podem ser designadas como Informados (I), o que facilita seu acesso ao andamento do projeto.
Responsabilização assertiva
Para saber quem precisa executar uma atividade, basta olhar para a tabela da Matriz RACI e verificar as marcações R (Responsável).
Isso reduz a chance de haver dispersão na hora de delegar as atividades, além de diminuir o risco de retrabalho, já que todos sabem quem ficou responsável por ela.
Eleva, ainda, a produtividade, pois as pessoas podem se dedicar a tarefas relevantes e que vão contribuir para o sucesso do time.
Aumenta a colaboração
Tendo em mente expectativas claras quanto ao seu trabalho, os empregados tendem a competir menos e colaborar mais.
Afinal, não precisam se esforçar ou assumir tarefas que, normalmente, não pertencem ao seu escopo de atuação.
Para se destacar, é mais útil realizar suas entregas com qualidade e dentro do prazo estipulado.
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Reduz a sobrecarga de trabalho
Por delimitar as atividades, a Matriz RACI ajuda a diminuir a sobrecarga de trabalho, impedindo, por exemplo, que apenas um profissional assuma toda a execução e implantação de um projeto.
Em vez de acumular atividades, ele terá de distribuí-las, tornando sua realização mais simples e com maior possibilidade de bons resultados.
Eleva a autonomia dos colaboradores
O formato visual da Matriz RACI simplifica a consulta, levantamento e rastreio de informações.
Quando quiser saber sobre o andamento de uma ou mais etapas, basta que o profissional pergunte ao colega responsável por sua execução ou aprovação.
Eficiência no uso do tempo
Quem nunca gastou horas em reuniões improdutivas ou nas quais a presença não era, mesmo, necessária?
Para se ter uma ideia, segundo relata este artigo, assinado pela gerente de projetos Paula Paschoalique, um gestor gasta, em média, 21 de suas 40 horas de jornada semanal em reuniões, apesar de mais da metade delas poder ser resolvida de outras formas – por exemplo, através de um e-mail informativo.
Ferramentas como a matriz de responsabilidades auxiliam na reversão desse quadro, pois revelam o grau de envolvimento quanto a um projeto ou rotina.
Se o gerente ou outro funcionário não aparecer na matriz, é sinal de que sua presença não é necessária nas reuniões desse projeto.
Mesmo quando ele aparece como Informado, por vezes, basta que seja notificado por meio de mensagens, abrindo espaço em sua agenda para outras tarefas importantes.
Passo a passo: Como criar uma Matriz RACI?
Agora que você já está por dentro das vantagens de usar esse instrumento, que tal montar a sua própria Matriz RACI?
Vale lembrar que ela pode ser aplicada para atender a diferentes finalidades, englobando desde as fases iniciais até as conclusivas em um projeto.
Siga o nosso passo a passo para construir uma tabela simples e eficiente na administração da sua equipe.
1. Estabeleça o objetivo
Muita gente confunde objetivos com metas, mas essas duas palavras não têm o mesmo significado.
O objetivo é aquele propósito maior e final do projeto, que, geralmente, implica na sua conclusão.
Metas são pequenos degraus que levam até esse alvo.
Então, o primeiro passo para desenhar sua Matriz RACI é definir um objetivo claro.
Por exemplo: “Desenvolver um aplicativo de troca de mensagens”.
2. Especifique as metas
Depois de estabelecer o objetivo, você terá condições de dividir a tarefa principal em outras menores, permitindo que o propósito seja alcançado.
Vamos seguir no exemplo: para implantar o app de troca de mensagens, será preciso desenvolver uma interface ou contratar alguém capaz de fazer isso, criar funcionalidades, testar, etc.
3. Determine tarefas
Com as metas em mãos, fica mais simples determinar quais tarefas precisam ser feitas para completar cada fase do projeto.
Não seja prolixo, mas procure incluir o máximo de atividades para que sua tabela fique completa.
4. Defina o time responsável
Escolha os profissionais competentes para realizar, aprovar, serem consultados e informados a respeito das tarefas.
5. Organize a estrutura da tabela
As linhas da sua Matriz RACI serão nomeadas pelas atividades que integram o projeto, enquanto os nomes dos membros da equipe ficam no topo das colunas.
Você pode incluir, ainda, informações como o cargo dos envolvidos, facilitando a compreensão sobre suas contribuições para cada etapa.
Sua tabela pode ser desenhada em editores de texto, programas de planilhas ou softwares especializados em gestão de pessoas e produtividade.
6. Marque as atribuições
Por fim, utilize as explicações acima para marcar a função dos profissionais incluídos no projeto.
Cuidado para não escolher mais de um Aprovador em cada tarefa, e lembre-se de escolher, ao menos, um Responsável.
Exemplos de aplicação da Matriz RACI
Como comentamos antes, o instrumento pode ser aplicado para diversos tipos de situação.
Isso vai desde as mais simples até as complexas, a exemplo de:
- Gestão de projetos em geral
- Projetos de desenvolvimento de softwares
- Projeto de estruturação de um curso em EAD
- Implantação de novas tecnologias e metodologias
- Criação e cumprimento de calendários de eventos, grupos e produção de conteúdo
- Organização da rotina em departamentos
- Acompanhamento de trabalho terceirizado
- Realização de objetivos e metas pessoais.
Basta observar que você vai encontrar, seja no ambiente corporativo ou familiar, um cenário no qual a Matriz RACI pode ajudar.
Modelo de matriz de responsabilidade
Como vimos acima, a Matriz RACI é uma ferramenta flexível, que pode ser adaptada para contextos distintos.
Considerando seu uso mais comum – administração de projetos -, confira, abaixo, um modelo em que você e sua equipe podem se inspirar.
Esse é um modelo bastante básico, mas serve como ponto de partida para que você possa adaptar à sua necessidade.
Lembre-se de que todas as tarefas necessárias para a execução devem estar listadas à coluna mais à esquerda.
Fazendo isso, basta preencher os demais campos com seus respectivos responsáveis.
Se preferir, você também pode baixar um modelo nesta página do Sebrae, o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas.
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Conclusão
Falamos, neste artigo, sobre a Matriz RACI ou de responsabilidades, que especifica as atribuições de cada pessoa envolvida em um projeto.
Que tal começar a usar esse instrumento, conferindo agilidade e clareza para as ações da sua equipe?
Comece hoje mesmo!
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