No mundo dos negócios, a sigla KPI não passa despercebida.
Se para você essas letras não dizem nada, está mesmo na hora de descobrir o que elas significam.
Afinal, os KPIs são parte fundamental do sucesso empresarial.
Todo gestor deve conhecê-los e saber utilizá-los para extrair informações valiosas que possam auxiliar no seu trabalho.
Para você ter uma ideia do que são os KPIs, saiba que eles ajudam a reconhecer se uma empresa está ou não no caminho certo.
Ficou interessado no assunto?
Neste artigo, você vai ficar por dentro do que é KPI e como ele funciona, passando por todos esses tópicos:
- O que é KPI (Key Performance Indicators)?
- Para que serve um KPI?
- Qual é a importância de usar KPIs?
- Qual é a diferença entre KPI e métrica?
- Como os KPIs podem ser aplicados?
- Quais são os KPIs existentes?
- Exemplos de KPIs
- Como definir um KPI?
Interessado em saber mais sobre essa importante ferramenta de gestão de negócios?
Continue acompanhando o conteúdo!
O que é KPI (Key Performance Indicators)?
KPI é o acrônimo de Key Performance Indicator que, em português, significa Indicador-Chave de Performance. Trata-se de um instrumento de gestão utilizado para medir o desempenho de uma iniciativa, tarefa ou projeto.
Com o KPI, é possível avaliar o crescimento de determinado processo e identificar se o esforço despendido tem dado o resultado esperado.
Em outras palavras, os KPIs são indicadores que demonstram o comportamento do seu produto ou negócio.
Eles ajudam a reconhecer se as iniciativas e ações adotadas por você e suas equipes estão atendendo às expectativas ou não.
A palavra “chave” no nome atribui o papel principal a esses indicadores.
Ou seja, são parâmetros relevantes, que fornecem uma visão estratégica e auxiliam na tomada de decisão.
Por isso, nem toda métrica é um KPI.
Mas, por outro lado, todo KPI é composto de métricas.
Se ainda parece um pouco confuso, não se preocupe: falaremos mais sobre isso ainda neste texto.
Para que serve um KPI?
Você deve ver o KPI como uma poderosa ferramenta de gestão empresarial.
Afinal, ele serve de subsídio para que líderes e empresários consigam dimensionar a efetividade do trabalho.
Diante dessas informações, então, eles se tornam capazes de definir estratégias e processos para que a empresa possa alcançar suas metas e objetivos.
Se os KPIs apresentam um resultado positivo, ou seja, de atingimento esperado, é sinal de que os esforços despendidos foram adequados, e é possível até reforçá-los para trazer ainda mais resultados.
Por outro lado, se os KPIs apontam um comportamento abaixo do esperado, é hora de repensar as ideias e seguir outro plano.
Viu como esses indicadores se comportam como um braço direito do gestor?
Qual é a importância de usar KPIs?
Após compreender o que são e para que servem os KPIs, esta é uma pergunta que fica fácil de ser respondida, não é verdade?
Aliás, de certa forma, ela já foi esclarecida.
Mas, como não custa nada destacarmos as vantagens dos KPIs, vamos ao que interessa.
Sem eles, a empresa não tem visão da performance de suas ações.
São esses indicadores que ajudam a identificar se uma meta está sendo cumprida ou não.
No geral, então, os KPIs fornecem um panorama do estado atual.
Ou seja, todos podem ver o que está acontecendo e o quanto falta para alcançar o patamar desejado.
Os KPIs podem ainda ser usados para a avaliação do trabalho das equipes de maneira mais específica e detalhada.
Desse modo, os indicadores contribuem para um direcionamento mais claro sobre o que é esperado de cada um.
Como consequência dessa transparência, a comunicação e o engajamento são fortalecidos.
Tudo isso reflete em um aspecto fundamental para o sucesso de qualquer empresa: empenho e produtividade para atingir os objetivos de negócio.
Qual é a diferença entre KPI e métrica?
Chegamos ao momento de diferenciar KPIs e métricas.
Ter consciência sobre essa diferença é fundamental para aprender a definir e aplicar os KPIs corretamente.
Métricas e KPIs, de fato, são muito parecidos.
E por isso costumam ser confundidos.
Além do mais, eles estão intimamente ligados, o que pode provocar ainda mais embaraço.
Mas não se preocupe, pois vamos esclarecê-los a partir de agora.
A métrica é um indicador que aponta um determinado comportamento, mas ela não costuma estar associada a uma meta.
O KPI, por outro lado, se baseia nas métricas para medir as metas estipuladas.
Que tal ver um exemplo para ajudar a assimilar essa distinção?
- Métrica: número de visitantes no blog
- KPI: taxa de downloads do e-book.
Repare que a métrica (no caso, o número de visitantes no blog), é fundamental para calcular a taxa de downloads do e-book disponibilizado.
Entretanto, sozinha, ela fornece apenas uma medição e não um dado que é capaz de mensurar a efetividade das ações.
Ficou claro?
Como os KPIs podem ser aplicados?
Agora que você já está por dentro dos KPIs e sabe bem a diferença em relação às métricas, podemos avançar e abordar a aplicação de modo prático.
Em primeiro lugar, você deve ter em mente que existem várias opções de KPIs.
Ou seja, há diferentes indicadores para medir o desempenho de suas iniciativas e processos.
Para colocá-los em prática, vale reunir a equipe ou pessoas identificadas como peças-chave para discutir sobre quais KPIs fazem mais sentido.
Lembre-se de que os KPIs funcionam como uma bússola.
Isto é, como um instrumento de navegação e orientação.
Os seus indicadores vão levar a caminhos futuros.
Por isso, pense sempre à frente, no que você espera alcançar.
Além disso, procure definir não mais do que cinco KPIs principais, que são os indicadores que servirão de guia para as decisões corporativas.
No caso dos KPIs específicos, que competem aos departamentos, não há uma quantidade específica.
Só tome cuidado para não extrapolar no número, já que será mais difícil mensurar e acompanhar todos os indicadores ao mesmo tempo.
Ao definir os KPIs e o período para mensuração, certifique-se de que os envolvidos na meta estejam mesmo cientes sobre o que deverão cumprir.
Quais são os KPIs existentes?
Não dá para contar os KPIs nos dedos, nem mesmo usando várias mãos para a tarefa.
Isso porque há inúmeros indicadores, sejam eles de capacidade, produtividade, qualidade, lucratividade, rentabilidade, competitividade, efetividade ou valor.
Vale ressaltar, no entanto, que os KPIs costumam ser divididos em três categorias, que são:
KPIs primários
Embora o nome sugira algo básico, a definição dos KPIs primários não é bem essa.
Na realidade, eles são os mais estratégicos.
Os KPIs primários são caracterizados pela inteligibilidade das informações.
Isto é, de forma rápida e fácil, mostram dados relevantes e que indicam se a empresa está no caminho certo.
Por isso é que os KPIs primários são os preferidos da gestão empresarial.
Alguns exemplos:
- Conversão
- Custo de aquisição por lead
- Receita total
- Receita por compra.
KPIs secundários
Os KPIs secundários, por sua vez, desempenham um papel tático.
Ou seja, estão relacionados ao conjunto de recursos empregados para alcançar um resultado.
Por essa razão, esses KPIs são acompanhados de perto pelos gerentes das áreas e responsáveis por processos.
Em resumo, são indicadores que subsidiam os resultados alcançados com os KPIs primários.
Alguns exemplos:
- Custo por lead em relação à etapa do funil
- Custo por visita
- Origem do tráfego
- Preço por transação.
KPIs práticos
Já os KPIs práticos também são chamados de indicadores operacionais.
Isso porque são dados que requerem mais análise.
Além disso, os KPIs práticos fornecem mais detalhes para a compreensão dos resultados obtidos nos KPIs secundários e primários.
Estes indicadores costumam ser monitorados pelos profissionais de cada setor.
Alguns exemplos:
- Pageviews
- Visitantes por página
- Page rank
- Conteúdos mais acessados
- Interações sociais.
Exemplos de KPIs
No tópico anterior, vimos alguns exemplos de KPIs primários, secundários e práticos que estão bastante relacionados aos negócios digitais.
Agora, vamos conhecer indicadores que se estendem a outras áreas de negócios e descobrir como é feito o cálculo desses KPIs.
Confira a seguir:
Customer Lifetime Value (CLV)
Este KPI representa o valor consumido em produtos ou serviços pelo período em que um cliente mantém relacionamento com a empresa.
Ou seja, é a margem de lucro que a empresa espera obter ao longo do relacionamento com um cliente por um período determinado.
O cálculo usado para chegar ao CLV é o seguinte:
- Ticket Médio x média de compras por cliente a cada ano x média de tempo de relacionamento
Para saber se o indicador é positivo, deve-se considerar aspectos como: custos de aquisição do cliente (CAC) e despesas diversas, desde operacionais até gastos com marketing, por exemplo.
O CLV é um KPI que suporta a decisão de estratégias relacionadas à obtenção de clientes.
Turnover
O turnover é um dos principais indicadores usados pela área de Recursos Humanos, mas, na realidade, é um índice que deve ser visto com todo o cuidado pela gestão empresarial.
Esse KPI mostra a rotatividade dos colaboradores, isto é, a quantidade de profissionais que deixam uma empresa em determinado período.
Esse turnover pode ser voluntário, quando o funcionário pede demissão, ou involuntário, quando ele é demitido.
Para calcular o turnover, é preciso fazer a seguinte conta:
- Funcionários que saíram da empresa / total de funcionários no mesmo período x 100
Ao final, você obterá um percentual.
Segundo estudiosos da área, o turnover ideal é de até 5%, mas esse é um parâmetro genérico e que não reflete a realidade de cada negócio.
Por isso, é importante focar nos números da sua empresa.
Se antes o seu turnover era 15% e agora é 10%, este é um sinal de que as coisas estão melhorando, concorda?
Produtividade
O indicador de produtividade pode ser usado para medir a produtividade da operação, por exemplo, ou para mensurar o desempenho dos funcionários.
Esse tipo de KPI costuma estar atrelado a comparações.
Suponhamos que o seu propósito seja identificar o nível de produtividade dos seus trabalhadores.
Nesse caso, você pode avaliar o quanto cada um produz em um período de tempo determinado.
Assim, quem tiver produzido mais itens é o colaborador mais produtivo.
Mas aqui vale uma ressalva.
A produtividade não está relacionada apenas à agilidade.
A qualidade também é um fator determinante.
Além do mais, ao avaliar um funcionário, equipe ou setor, não se esqueça de considerar as variáveis que influenciam na entrega de resultados.
Os recursos disponibilizados, o tempo e a complexidade da tarefa devem ser levados em conta.
Mas, de modo geral, o KPI de produtividade é um excelente indicador para identificar a discrepância entre as performances.
Giro de Estoque
Se o seu objetivo é monitorar o giro de estoque e o entra e sai de itens nele, aqui vai um indicador para apoiar a sua meta.
Use a seguinte fórmula:
- Total de vendas / Média de estoque
Caso você não saiba a sua média de estoque, faça o cálculo:
- Estoque inicial + Estoque final / 2
O KPI de giro de estoque permite identificar os itens com maior rotatividade de vendas e aqueles que ficam muito tempo parados.
Com essas informações, você pode planejar a compra de insumos de maneira mais eficiente, além de estabelecer outras estratégias para alavancar as vendas.
Como definir um KPI?
Você viu no tópico acima alguns exemplos de KPIs e, antes disso, as categorias existentes de indicadores.
O questionamento que fica é: qual KPI usar?
A verdade é que não existe resposta certa para essa pergunta.
Ou, pelo menos, a indicação de KPIs ideais.
Isso porque cada negócio é um negócio.
Além disso, tudo vai depender do seu objetivo.
Por isso, para definir um KPI, você deve ter clareza do que espera atingir.
A partir disso, faça uma análise do estágio em que a sua empresa se encontra.
E, então, defina as metas mais urgentes que você quer cumprir.
Com tudo isso em mente, será mais fácil escolher os indicadores eficientes.
Para ajudá-lo nesse processo, certifique-se de os KPIs atendam aos seguintes critérios:
Estejam em sintonia com os objetivos empresariais
Esta, sem dúvida, é a dica principal para apoiar a definição dos KPIs.
Caso você não saiba quais são os objetivos do seu negócio, é preciso, então, dar um passo atrás e estruturar as estratégias da sua empresa.
A partir disso, você deve avaliar os KPIs existentes e identificar quais deles são aderentes às suas metas.
Ajudem a apoiar a tomada de decisão
Você pode encontrar mais de um KPI que esteja alinhado aos objetivos do seu negócio.
Certamente, é possível trabalhar com um grupo de KPIs, desde que a quantidade não seja exagerada.
Mas é importante que os indicadores escolhidos ajudem e facilitem a sua tomada de decisões.
Se o KPI não apresentar uma boa visão de qual caminho seguir, talvez, ele não seja tão indicado para a sua empresa.
Tenham base em dados seguros e fáceis de serem analisados
Esta é uma recomendação básica, mas que vale ser reforçada.
Para estabelecer um bom KPI, você precisa ter a garantia de que as informações são legítimas.
Afinal, basear as suas ações em dados falsos ou que não são precisos não vai ajudar em nada o seu negócio.
Cabe acrescentar que, além de serem confiáveis, os dados também têm que ser facilmente obtidos e analisados.
Possuam um período definido
Todo e qualquer KPI precisa de um período determinado.
Isto é, a meta deve ser temporal.
Por isso, ao definir os KPIs que serão utilizados, determine também a periodicidade da mensuração.
Pode ser anual, mensal, quinzenal ou semanal.
A frequência, na verdade, deve ser definida juntamente com o prazo para o atingimento da meta estipulada.
A partir disso, garanta que os indicadores sejam monitorados no período certo, até mesmo para ter tempo hábil de repensar as estratégias caso o desempenho esteja muito aquém do esperado.
Conclusão
Como dizem no mercado, gestão organizacional não é uma arte, é uma ciência.
Dessa forma, deve ser baseada em estudos, dados, números e fatos.
Ou seja, em informações que possam ser comprovadas.
E os KPIs servem justamente esse propósito.
Os indicadores fornecem uma visão atual da empresa, de um produto ou processo, com base nos parâmetros definidos.
Eles ajudam a dimensionar a atuação e permitem avaliar se os objetivos estão sendo cumpridos.
Com os indicadores de desempenho, a gestão empresarial se torna muito mais estratégica e eficiente.
Afinal, as informações obtidas com os KPIs apoiam o processo de tomada de decisão, tornando-o mais ágil e assertivo.
Por isso, toda empresa que almeja o sucesso deve apostar nos KPIs.
Junto com outros instrumentos, o seu negócio tem tudo para prosperar.
Se você é empresário, gestor ou pretende se tornar um, lembre-se de que, para uma boa gestão, é preciso aprimorar diversos aspectos.
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