A auditoria interna é uma forma de identificar corretamente questões delicadas e importantes dentro das empresas.
É também uma ferramenta essencial para implementar programas de melhoria, dentro dos princípios Kaizen, a filosofia japonesa que prega o aprimoramento contínuo.
Além disso, sem uma auditoria rigorosa, não há como habilitar uma organização para receber qualquer uma das chancelas ISO.
Ela é a primeira de uma série de auditorias indispensáveis para assegurar a conformidade dos processos e levar adiante a melhoria contínua.
É recomendável que ela seja feita por especialistas, contudo, nada impede que gestores da empresa aprendam e conduzam este tipo de trabalho.
Neste texto, vamos ver em detalhes como funciona essa auditoria.
Estes são os tópicos que iremos abordar:
- O que é auditoria interna?
- A ISO 19011 e as diretrizes da auditoria
- Qual é o objetivo da auditoria interna?
- Quem faz a auditoria interna?
- Quais as atividades realizadas na auditoria interna?
- Quais os tipos de auditoria interna?
- Por que é importante fazer uma auditoria interna?
- Afinal, como funciona uma auditoria na prática?
- Quais situações mais comuns para fazer uma auditoria?
- Checklist para elaborar uma auditoria interna
- O que não pode faltar no relatório?
- Auditoria interna e externa: qual diferença?
- Perguntas frequentes sobre auditoria interna
- Quando deve ser realizada uma auditoria interna?
- Quais cuidados tomar ao realizar uma auditoria interna?
- Qual intervalo de tempo para realizar auditorias internas?
Acompanhe até o final para somar mais esse conhecimento.
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O que é auditoria interna?
A auditoria interna é uma “varredura” dos processos gerenciais, de maneira que a administração possa detectar o exato ponto em que um problema começa a acontecer.
Também é um caminho para elevar os padrões de qualidade, fundamental quando se tem o objetivo de ampliar mercados ou superar a concorrência.
Por mais competente que seja um gestor, é certo que haverá aspectos relacionados aos processos internos que vão fugir do seu controle no dia a dia.
No segmento industrial, por exemplo, pode ser muito difícil encontrar o foco exato de uma falha que esteja levando um lote de produtos a apresentar defeito.
Para essas e outras questões, a intervenção de um auditor pode ser a única maneira de saber qual rumo tomar e o que fazer para eliminar um gargalo de produção.
A ISO 19011 e as diretrizes da auditoria
Embora possa ser feita por não especialistas, uma auditoria não é um processo simples.
Para que seja crível e tenha validade perante o mercado e os órgãos de controle de qualidade, ela precisa ser orientada conforme os princípios expostos na norma ISO 19011.
Nela, estão contidos os elementos fundamentais de uma auditoria, de modo que se possa dimensionar sua natureza e objetivos.
É por esse documento que os responsáveis pela auditoria poderão gerir as atividades e determinar onde e como serão realizadas as diligências.
Também orienta em questões envolvendo a gestão dos recursos, tendo em conta as responsabilidades e as metas a serem cumpridas.
Qual é o objetivo da auditoria interna?
O objetivo da auditoria interna é arrumar a casa e abrir caminhos para uma empresa ou organização atingir seus objetivos de negócio.
Para tanto, ela leva a cabo uma autoanálise altamente rigorosa, podemos até dizer destemida, com o intuito de encontrar falhas e corrigi-las, custe o que custar.
Mesmo que interna, a auditoria precisa ter um setor ou departamento independente, com autonomia total para vasculhar os processos em diferentes setores.
Não soa muito simpático, mas na maioria dos casos, essa é a única forma de corrigir uma falha, ainda mais quando essa falha está relacionada a vícios ou a algum problema a ser resolvido dentro da cultura empresarial.
Quem faz a auditoria interna?
O auditor interno, como o termo indica, é alguém que faz parte dos quadros da empresa alvo da auditoria.
Para levar adiante essa missão, ele precisa se qualificar para conduzir os procedimentos conforme as diretrizes expostas na ISO 19011.
Por se tratar de um exaustivo processo de investigação, em geral o auditor interno trabalha em equipe.
No entanto, dependendo da extensão da auditoria e do tamanho da empresa, ele pode conduzir o processo sozinho.
O mais importante é que ele esteja qualificado para realizar as diligências indispensáveis e para liderar as pessoas que fizerem parte da sua equipe.
Quais as atividades realizadas na auditoria interna?
A auditoria interna é formada por uma extensa lista de atividades, como as seguintes:
- Analisar o padrão de qualidade alcançado relativo às tarefas determinadas para o cumprimento das responsabilidades apuradas
- Fazer a avaliação dos riscos estratégicos e de negócio da organização
- Apontar a exata extensão do cumprimento das normas operacionais, bem como dos procedimentos
- Indicar qual o nível de credibilidade das fontes de dados e das informações financeiras, contábeis, fiscais e tributárias da empresa
- Examinar e determinar até que ponto os controles dos ativos da empresa são efetivos, de maneira a protegê-la contra eventuais perdas
- Mensurar, revisar e analisar o quão eficazes são os controles contábeis, financeiros e operacionais, bem como avaliar se bastam para os objetivos propostos.
Quais os tipos de auditoria interna?
Um setor contábil demanda instrumentos de controle e de avaliação bem diferentes do que se aplicariam ao de TI, por exemplo.
Por essa razão, a auditoria é categorizada conforme o segmento em que venha a ser conduzida.
Faz todo sentido, já que áreas diferentes pedem abordagens distintas.
Outro ponto importante é que, por ser feita por pessoas da própria empresa, nada mais justo que a auditoria começar por alguém que conheça o setor.
Dessa forma, é a soma de todas as auditorias que vai, no final, compor a auditoria geral da empresa.
Conheça a seguir os principais tipos e de que forma elas podem ser realizadas.
Contábil
A contabilidade é um setor dos mais críticos, já que cuida de informações fiscais e financeiras.
Uma auditoria aplicada à parte contábil serve para validar os balanços realizados e para apurar possíveis irregularidades ou discrepâncias, com base nos dados de fechamentos anteriores.
A auditoria contábil analisa a real situação da empresa ao examinar documentos e fazer uma apuração minuciosa com fontes internas e externas sobre vários aspectos financeiros da organização.
O fluxo de caixa, o balanço patrimonial e a Demonstração de Resultado de Exercício (DRE) estão entre os itens internos que podem – e devem – ser auditados.
Operacional
Por sua vez, a auditoria operacional é o instrumento de controle usado para a governança, assim como a conferência e correção dos processos relativos às suas rotinas.
Na definição do Tribunal de Contas da União, consiste em um processo de análise e coleta sistemáticos de dados de uma organização, programa ou atividade.
É um tipo de auditoria aplicável sobretudo em segmentos como o industrial, em que o foco das falhas normalmente está nas rotinas em linhas de montagem.
Por ser um processo que depende do encadeamento de uma série de etapas, qualquer erro pode levar a um perigoso efeito cascata.
A auditoria interna é, por isso, a solução mais indicada para detectar de onde pode vir uma falha, assim como para apontar onde o processo produtivo pode melhorar.
Sistemas
O Brasil é o segundo país da América Latina que mais sofre ciberataques, perdendo apenas para o México.
Essa condição só reforça a necessidade de investir em segurança digital, um aspecto para o qual a auditoria se mostra um reforço e tanto.
Entre suas atribuições, estão cuidar da gestão de riscos, prevenindo eventuais ataques e qualquer ação de invasores.
Também analisa a adequação do hardware disponível, fundamental em empresas que ainda utilizam sistemas on premises.
Outra de suas muitas responsabilidades é investigar e apontar soluções em questões envolvendo o acesso aos dados, bem como os procedimentos em TI.
Qualidade
Para certas empresas, definir um padrão de qualidade pode ser uma tarefa das mais desafiadoras.
Afinal, de onde partir quando se busca elevar o padrão de um produto ou serviço?
Embora seja necessário ouvir a opinião do consumidor, ela nem sempre indica o caminho a seguir para melhorar a qualidade.
Por isso, a auditoria interna é uma solução para determinar onde, como, quando e no que a empresa pode melhorar.
Ela é parte integrante da Gestão da Qualidade Total (GQT), um conjunto de princípios usados por empresas em todo mundo para elevar seus padrões.
Sua principal referência é a norma ISO 9001, que dá diretrizes gerais para implementar a GQT nas empresas.
Ambiental
Por sua vez, a norma de referência para a auditoria ambiental é a ISO 14001.
Neste aspecto, ela pode ser voluntária, quando a empresa se dispõe a rever seus processos e impactos ambientais, ou compulsória, em que a autoridade ambiental exige sua realização.
Seja qual for a motivação, a auditoria ambiental tem como objetivo avaliar de maneira sistemática o desempenho de uma certa atividade, com foco na proteção do meio ambiente.
Considerando a relevância que a pauta da sustentabilidade já conquistou, a auditoria ganha ainda mais força e representatividade no contexto empresarial.
Gestão
A própria gestão de uma empresa pode e deve ser alvo de uma auditoria interna.
Auditar uma gestão é um processo amplo, com dezenas de atividades e processos que também podem ser “destrinchados” em outras modalidades de auditoria.
Ela pode começar pelos processos gerenciais, de forma a detectar falhas, inconsistências, pontos cegos ou para indicar caminhos para a melhoria do que já funciona.
Na parte financeira, ela é indicada para auditar as contas, conferindo se os resultados batem com o fluxo de caixa e saldos da empresa.
Existe ainda a auditoria dos sistemas de gestão, indicadas para as empresas em busca de um selo ISO.
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Por que é importante fazer uma auditoria interna?
De certa forma, uma auditoria é como “cortar na carne”.
A empresa se dispõe a fazer todo um esforço de avaliação interna, de modo que possa corrigir suas falhas e, com isso, continuar a crescer.
Parece um sacrifício, mas na verdade a auditoria tem mais a ver com lidar com as dores inseparáveis de todo processo de crescimento.
Afinal, quem não se corrige, não melhora, e quem não melhora, fica para trás.
Neste aspecto, tudo começa pela realização de um intenso processo investigativo e de apuração de responsabilidades por meio de uma auditoria interna.
Também conhecida como auditoria de primeira parte, ela é o ponto de partida para uma verdadeira “cura”, tendo em vista objetivos como os descritos a seguir.
Localizar problemas
Em certos casos, a detecção de um problema foge ao controle das pessoas que estão envolvidas nele.
Não se pode esperar que a solução para uma falha venha de alguma pessoa ou setor que é responsável pela causa da falha.
Apesar dela ser realizada por pessoas da empresa, existe todo um preparo para que elas adquiram um olhar isento sobre a situação.
Desta forma, elas se habilitam a detectar com elevada precisão os focos de um problema, podendo assim apontar maneiras de solucioná-lo.
Definir e regularizar processos
Sem processos, não há negócio que caminhe.
A verdade é que, em boa parte dos casos, são os processos falhos que levam uma atividade a apresentar um mau desempenho.
Isso sem contar os riscos em função de fraudes e desvios de conduta, que têm relação direta com a falta de processos e mecanismos de controle e compliance.
A auditoria é fundamental não apenas porque investiga e detecta os erros nos processos, mas porque age como uma espécie de fiscalização invisível.
Ou seja, ao saber que podem ser submetidos a uma auditoria, eventuais fraudadores acabam por pensar duas vezes antes de cometer alguma irregularidade.
Da mesma forma, colaboradores relapsos se esforçam mais para não deixar “furos”.
Transparência
Ética e transparência são valores inegociáveis.
Como destacamos, a auditoria interna é uma forma de eliminar de dentro para fora tudo que possa colocar em xeque a reputação corporativa.
Fazendo isso, a empresa transmite uma mensagem poderosa: a de que não tolera a falta de lisura em seus processos e atividades.
Nada melhor do que uma auditoria nesse sentido, considerando o seu caráter investigativo e corretivo.
Isso se aplica a todos os setores de uma empresa, com especial destaque para o contábil, financeiro e em atividades com maior potencial de causar danos ao meio ambiente.
Afinal, como funciona uma auditoria na prática?
Simplicidade é o termo que melhor define o modus operandi de uma auditoria.
Tudo consiste em detectar a necessidade de melhoria ou de apurar responsabilidades por eventuais falhas, erros e desvios.
A partir disso, a empresa deve nomear um profissional para conduzir as rotinas de uma auditoria e indicar pessoas que possam auxiliar ao longo da jornada.
Se a pessoa escolhida para conduzir a auditoria for qualificada especificamente para isso, melhor.
Caso não haja ninguém preparado, porém, cabe à empresa investir na sua formação.
Definidas as pessoas responsáveis pela auditoria, começa então o trabalho investigativo e de apuração.
Identificadas as falhas ou pontos de melhoria, o auditor aponta o que fazer para corrigi-las ou melhorar algo.
Caberá então à empresa prover os meios para isso, contratando ou remanejando as pessoas tendo em vista os objetivos propostos pelo auditor.
Quais situações mais comuns para fazer uma auditoria?
O leque de circunstâncias em que uma auditoria pode ser feita é extenso.
Para ficar nas mais frequentes, destacamos as seguintes:
- Apuração de causas em irregularidades
- Projetos de melhoria ou para estabelecer padrões de qualidade
- Identificar pontos críticos em processos
- Determinar relações de causa e efeito.
Checklist para elaborar uma auditoria interna
Veja abaixo um super resumo dos passos a serem seguidos na realização de uma auditoria interna:
- Definição de objetivos e metas (SMART, de preferência)
- Montagem do cronograma
- Briefing da equipe
- Verificação de eventuais pendências de auditorias passadas
- Elaboração de um checklist de atividades específicas
- Saída “a campo”
- Revisão e montagem do relatório final.
O que não pode faltar no relatório?
Por ser o documento que oficializa a auditoria, o relatório deve informar tudo que foi realizado, assim como as soluções propostas.
Seu texto deve relatar os:
- Processos e atividades auditadas
- Problemas encontrados
- Ações a serem implementadas
- Áreas críticas das ações de melhoria
- Investimentos a serem realizados.
Auditoria interna e externa: qual diferença?
Por ser realizada por pessoal “nativo”, a auditoria interna é classificada como uma auditoria de primeira parte.
Há ainda a de segunda parte, realizada junto aos fornecedores.
Já a externa tem como objetivo a obtenção de uma certificação e é chamada de auditoria de terceira parte.
Perguntas frequentes sobre auditoria interna
Um assunto tão amplo como a auditoria naturalmente suscita muitas dúvidas.
Para que você não precise fazer tantas pesquisas, fomos buscar as mais recorrentes e trazemos as respostas delas em um só lugar.
Confira:
Quando deve ser realizada uma auditoria interna?
A auditoria interna pode ser realizada sempre que uma empresa detectar perdas, falhas, erros frequentes ou inconsistências em seus processos.
Também pode ser a precursora das auditorias de terceira parte ou ser usada para implementar melhorias.
Quais cuidados tomar ao realizar uma auditoria interna?
Por ficar a cargo de pessoas de dentro da organização, é preciso assegurar que o responsável pela auditoria esteja qualificado para a tarefa.
Desta forma, garante-se a isenção necessária para as futuras diligências e análises.
Qual intervalo de tempo para realizar auditorias internas?
Não existe um intervalo de tempo consensual para uma auditoria interna.
Tudo vai depender das necessidades da empresa e sua disponibilidade de tempo e recursos.
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Conclusão
A auditoria interna vem sendo usada há muito tempo como uma ponte que projeta diferentes negócios a estágios mais avançados em sua gestão.
Você pode se qualificar para atuar nesse mercado, sempre dinâmico e cheio de oportunidades.
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Dê esse salto na carreira e desponte no mercado como um auditor de sucesso!
