Um planejamento operacional eficiente é inegociável para o sucesso de qualquer empresa, seja qual for o setor no qual ela atue.
Não por acaso, a expressão estratégia operacional é utilizada como uma maneira de se referir a essa parte fundamental do plano de negócios.
Afinal, é pelo planejamento operacional que a gestão define como agir para atingir suas metas.
Segundo uma pesquisa publicada na revista Harvard Business Review (em inglês), 77% das empresas de sucesso conseguem traduzir em suas operações o que é traçado em suas estratégias.
Esse é o grande desafio que se coloca para os gestores na maioria dos casos, já que a distância entre a teoria e a realidade, às vezes, pode ser maior do que se imaginava.
Para evitar que isso aconteça, é fundamental saber como um planejamento operacional deve ser realizado e como ele se articula com a parte estratégica e tática.
Avance na leitura e descubra como fazer.
Veja os tópicos abordados neste conteúdo:
- O que é planejamento operacional?
- Quais os tipos de planejamento operacional de uma empresa?
- Quais as diferenças entre planejamento tático, estratégico e operacional?
- Qual é o melhor entre planejamento operacional, planejamento estratégico e tático?
- Como estruturar seu planejamento operacional?
- Exemplos de planejamento operacional.
Continue lendo, descubra o objetivo do plano operacional e como colocar em prática.
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O que é planejamento operacional?
Planejamento operacional é a parte do planejamento estratégico de uma empresa na qual ela define o que, como e quem deverá executar as tarefas necessárias para que seus objetivos se concretizem.
Para entender o que é planejamento operacional, vale recorrer a uma metáfora futebolística.
Imagine então um time cuja meta seja vencer o Campeonato Brasileiro.
Para isso, ele poderá usar qualquer um dos muitos esquemas táticos existentes, como 4-4-2, 4-3-3, 3-4-3, 4-3-1-2 e por aí vai.
Porém, a formação escolhida, por si só, não responde ao que acontece dentro de campo na prática: é preciso ter também uma proposta de jogo, ou seja, operacionalizar a maneira como o time vai se comportar.
Para isso, o técnico pode optar por jogar no contra-ataque, com marcação sob pressão ou concentrando o jogo pelas pontas, por exemplo.
O conceito de planejamento operacional segue uma lógica parecida.
Ele é o desdobramento final de uma estratégia de negócios, que por sua vez parte de uma meta, desvelando-se em uma tática até a definição das ações práticas.
Ainda neste texto, vamos falar mais sobre a importância do planejamento operacional e sua aplicação prática.
Quais os tipos de planejamento operacional de uma empresa?
Não se pode entender o que é planejamento operacional em uma simples definição.
Isso porque esse tipo de plano deve ser executado conforme o tipo de meta que a empresa pretende atingir.
Afinal, nem só de grandes objetivos vivem as organizações.
Em certos casos, elas podem definir metas de curto prazo, nem que seja como um meio para atingir metas mais ousadas.
A propósito, nunca é demais lembrar que, quando se trata de estabelecer metas, é fundamental que elas se enquadrem na matriz SMART, segundo a qual uma meta tem que ser:
- S (Específica, ou Specific)
- M (Mensurável)
- A (Atingível, ou Attainable)
- R (Relevante)
- T (Temporal).
Dito isso, veja como o conceito de planejamento operacional pode ser estruturado, conforme as metas e os prazos definidos.
Single-Use
Em metodologias como o Scrum, as grandes metas costumam ser desmembradas em metas menores.
Isso serve para facilitar a gestão das equipes, bem como reduzir o esforço atribuído a cada um de seus membros nos chamados Scrum Teams.
Digamos, por exemplo, que uma empresa tem como meta principal aumentar o faturamento anual em 10%.
Para isso, ela estipulou um aumento mensal de 1%, o que garantiria alcançar a meta até antes do prazo.
Esse é um exemplo de meta que poderia ser cumprida com um planejamento operacional single-use.
Afinal, é muito mais fácil prever e planejar o que vai acontecer dentro de um mês do que ao longo de um ano.
Assim, o planejamento single-use é indicado para períodos curtos ou para dar conta de projetos com prazos inferiores a 3 meses.
Ongoing
Você já ouviu falar de Big, Hairy & Audacious Goals (BHAG)?
São as metas consideradas grandes, ousadas e “cabeludas” demais para serem cumpridas até mesmo dentro de um ano.
Como toda meta, estas também dependem de um planejamento estratégico.
Para isso, o planejamento operacional ongoing é indicado, por ter como foco metas que exigem mais tempo para serem atingidas.
Por essa razão, esse planejamento demanda revisões e ajustes constantes, conforme a gestão do negócio vai analisando os resultados, a partir de KPIs previamente estabelecidos.
Assim, esse tipo de planejamento operacional cai melhor em projetos de longo prazo, normalmente aqueles que requeiram pelo menos um ano para serem executados.
Qual é a importância do planejamento operacional?
A importância do planejamento operacional está implícita na necessidade que toda empresa tem de passar da teoria à prática.
É pela estratégia operacional que um negócio se coloca em condições de realizar aquilo que foi traçado na fase das ideias e especulações.
Um planejamento operacional bem feito faz toda a diferença, já que pode determinar a própria viabilidade de um negócio.
Como exemplo disso, podemos destacar o conhecido caso da Starbucks que, ao tentar entrar no mercado australiano, falhou em atender ao gosto do consumidor local.
Boa parte desse fracasso teve relação com um planejamento operacional deficiente, que não deu conta de antecipar certos fatores culturais e o perfil das pessoas que consomem café.
Por isso, o planejamento operacional é de suma importância para as empresas, desde que esteja conectado aos planos estratégico e tático.
Quais as diferenças entre planejamento estratégico, tático e operacional?
Quando falamos em planejamento empresarial, ainda existe alguma confusão entre os conceitos.
Por exemplo, há quem pense que planejamento estratégico, tático e operacional são diferentes formas de se referir ao mesmo assunto.
No entanto, é correto dizer que há relação entre eles.
O conceito de planejamento operacional se liga ao do próprio planejamento estratégico, que tem um vínculo com o planejamento tático.
Trata-se de uma questão de hierarquia.
Primeiro, a empresa define suas metas, para as quais desenha uma estratégia a fim de alcançá-las.
Feito isso, ela parte para a definição dos meios de que precisará para isso, montando um planejamento tático.
De posse dos meios, ela vai então para a última parte do planejamento, que determina como serão empregados no dia a dia.
É como um efeito dominó, em que um planejamento condiciona o outro que vem a seguir.
Fica mais fácil entender quando consideramos as quatro dimensões que fazem parte de todo planejamento no contexto empresarial.
Foco
Para estudar o universo, suas estrelas, constelações e os astros em geral, precisamos de telescópios poderosos.
Mas, se pretendermos estudar um planeta apenas, possivelmente teremos que enviar um robô para coletar amostras do solo, da atmosfera e de outros elementos.
Por analogia, é como se o estudo do universo fosse o foco do planejamento estratégico, enquanto o de um planeta fosse o do planejamento tático.
Nesse caso, o planejamento operacional seria algo equivalente às análises das formas de vida deste planeta, inclusive as microscópicas.
Portanto, quanto mais avançado o planejamento nos aspectos da gestão estratégica, tática e operacional, mais focado ele será.
Orçamento
A importância do planejamento operacional se justifica porque é nele que setores, departamentos e projetos específicos definem quanto vão gastar em suas atividades.
A “cachoeira” que começa no planejamento estratégico continua valendo nesse aspecto, logo, será a partir do orçamento estratégico que o budget operacional será definido.
Digamos, por exemplo, que uma empresa definiu um orçamento de R$ 100 mil para alocar em um projeto a ser repartido por cinco setores.
Se a divisão for igualitária, então cada um receberá R$ 20 mil, que deverão ser usados para dar conta dos seus respectivos planejamentos operacionais e táticos.
No entanto, o orçamento operacional não é necessariamente vinculado ao estratégico.
Dependendo da empresa, é possível que cada um de seus departamentos ou setores trabalhe com recursos próprios.
Tempo
A partir do que vimos, o planejamento estratégico é sempre de longo prazo, enquanto o tático é de médio e longo prazo e o operacional, de médio e curto prazo.
Tudo vai depender das metas em questão e do tempo estimado pela gestão da empresa para atingi-las.
Se forem metas BHAG, pode ser necessário um prazo bastante dilatado.
Há empresas que trabalham com esse tipo de meta, que estipulam 10 anos ou mais para alcançá-las.
Independentemente do tipo de planejamento, o fator tempo deve ser ponderado também a partir dos recursos disponíveis.
Afinal, não faria muito sentido determinar um prazo longo demais para atingir uma meta quando a empresa não tem fôlego financeiro para isso.
Liderança
Existe uma hierarquia que deve ser respeitada entre os planejamentos estratégico, tático e operacional.
Como o primeiro deles é sempre o estratégico, sua elaboração cabe à alta gestão da empresa.
Na parte tática, entram os diretores e responsáveis por departamentos, setores ou áreas.
Serão eles que vão escolher as lideranças responsáveis por gerir a parte operacional da estratégia na linha de frente.
Logo, o planejamento operacional cabe normalmente aos supervisores, gerentes e outros cargos de gestão ligados diretamente aos trabalhadores operacionais.
A metodologia Lean Six Sigma é um bom exemplo de como essa hierarquia funciona.
No topo dela, estão os Master Black Belts, que não “botam a mão na massa”, mas orientam os gestores Black Belt quanto à parte estratégica.
Estes são responsáveis por orientar os gestores Green Belt, cuja função é liderar pequenas equipes, formadas por Yellow Belts e White Belts.
Qual é o melhor entre planejamento operacional, planejamento estratégico e tático?
A divisão entre planejamento estratégico, tático e operacional é indispensável porque, como vimos, um depende do outro para existir.
Sem um planejamento, não é possível definir uma estratégia operacional para dar conta das atividades necessárias para que um objetivo seja alcançado.
Seria como uma pessoa que pretendesse se formar em Administração sem frequentar aulas ou fazer exames.
Imagine o planejamento operacional como vários tijolos que compõem um grande edifício.
Para que a estrutura seja sólida, é fundamental que eles estejam alinhados corretamente e unidos por uma argamassa de qualidade.
É por isso que não faz muito sentido dizer que um tipo de planejamento é melhor que outro.
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Como estruturar seu planejamento operacional em 7 passos?
Tendo em conta a hierarquia entre o planejamento estratégico, tático e operacional, resta saber: por onde começar?
Nesse caso, vamos considerar que a empresa já conta com um planejamento estratégico e tático.
A partir deles é que serão conhecidas as metas a serem atingidas e o que fazer no dia a dia para que elas sejam cumpridas.
Ou seja, o objetivo do plano operacional é parte importante da sua estruturação.
Seria o caso de uma empresa industrial que definiu como meta estratégica reduzir o seu passivo circulante em 15%, com base no seu faturamento anual.
Para isso, a alta gestão decidiu que cada setor deverá promover cortes de gastos e implementar melhorias, entre outras ações.
Vamos ver, então, como isso se desdobraria em um planejamento operacional.
1. Estruture os processos internos
Ainda que não seja uma regra, há empresas que começam os seus planos operacionais mapeando e modelando seus processos.
No caso da nossa empresa hipotética, pode ser que ela precise rever um processo de chão de fábrica envolvendo a montagem de certo produto.
Sendo parte de uma linha de produção, isso provavelmente vai forçar outras células a também reverem seus processos.
Lembrando que processo é tudo que acontece entre uma entrada (input) e uma saída (output), agregando valor aos insumos e matérias-primas utilizadas.
2. Defina metas
Há ainda as empresas que preferem começar pela definição do objetivo do plano operacional.
Faz sentido, afinal, os objetivos também condicionam os planejamentos estratégico e tático.
Continuando na nossa linha de montagem, uma possível meta seria a redução do tempo de produção de cada célula, para a consequente redução do lead time.
Não se esqueça que, em relação às metas, elas precisam ser SMART, inclusive no planejamento operacional.
3. Identifique quem será o responsável por cada atividade
Como veremos mais à frente, todo planejamento precisa ter a sua execução monitorada por meio de KPIs.
Isso implica definir também pessoas responsáveis por supervisionar as atividades principais, de maneira a orientar as pessoas e a corrigir falhas quando necessário.
No chão de fábrica, por exemplo, cada célula deve contar com um supervisor ou líder de produção.
O importante é que esses profissionais entendam quais objetivos táticos estão em jogo, a fim de definir metas operacionais que ajudem nesse sentido.
4. Estabeleça um fluxo de tarefas
O planejamento operacional serve para antecipar tudo que vai acontecer quando as equipes entrarem em ação.
Dessa forma, é necessário criar um fluxo de tarefas que permita atingir os objetivos estratégico e tático.
Em certos casos, esse fluxo pode demandar investimentos em novas técnicas e ferramentas.
Para a redução do tempo de produção, pode ser necessário comprar um equipamento que permita montar um produto mais rápido, por exemplo.
O mais importante é que esse investimento possa ser encaixado no orçamento proposto.
5. Monte um orçamento
Falando em orçamento, não existe plano operacional ou de qualquer outro tipo sem um budget que viabilize sua implementação.
Ao seguir as etapas já descritas, você saberá do que precisa para colocar em prática o que foi planejado.
Cabe ressaltar que existem diversos tipos de orçamento, cada qual orientado para contextos específicos.
Se o seu planejamento demandar revisões frequentes, talvez o “rolling forecast” (orçamento contínuo, que é mais ágil e em constante avaliação) seja mais indicado.
Da mesma forma, o orçamento estático pode servir para operações menos sujeitas a mudanças.
6. Trabalhe com prazos
Tempo é dinheiro, assim como a quantidade de dinheiro disponível limita o tempo necessário para aplicar um planejamento.
Sempre lembrando que o orçamento para o planejamento operacional deve estar alinhado ao da parte estratégica, mesmo que ele seja independente.
Ou seja, de nada adianta um setor planejar-se para dar conta das rotinas operacionais se o seu budget não cobre os prazos estipulados.
Portanto, ao trabalhar com prazos, procure sempre considerar se os recursos disponíveis são suficientes para que eles sejam cumpridos.
7. Monitore os KPIs
Key Performance Indicators, os KPIs, são as métricas escolhidas para medir o sucesso de um planejamento a partir da sua execução, bem como o desempenho das pessoas.
É por eles que a empresa saberá se está no rumo certo em relação aos planejamentos nos seus três níveis.
No caso do planejamento operacional, os KPIs podem demandar medições diárias, dependendo do tipo de atividade a ser controlada.
Uma linha de montagem é um bom exemplo disso, afinal, a produção costuma acontecer em um regime quase ininterrupto.
Exemplos de planejamento operacional
Para ficar ainda mais claro o que vimos sobre como estruturar um planejamento operacional, vamos a dois exemplos:
Exemplo 1: Planejamento operacional para indústria
| Objetivo | Redução do tempo de produção |
| Setor | Produção |
| Projeto | Adoção de um novo equipamento |
| Etapas | Pesquisa de preços Escolha de fornecedor Instalação Treinamento de pessoas Escolha de KPIs. |
| Atividades ongoing | Controle do tempo de produção Monitoramento dos KPIs. |
Exemplo 2: Planejamento operacional para comércio
| Objetivo | Aumentar o número de oportunidades de venda |
| Setor | Comercial |
| Projeto | Treinamento de vendedores |
| Etapas | Escolha do tipo de treinamento (EaD, presencial, assíncrono, etc.) Escolha dos profissionais que vão participar Definição dos métodos de avaliação Definição de metas de vendas Avaliação dos resultados. |
| Atividades ongoing | Registro diário das oportunidades criadas Controle do fluxo de caixa. |
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Conclusão
Como vimos neste texto, o planejamento operacional é como se fosse “filho” do planejamento tático, que por sua vez, nasce do planejamento estratégico.
Os três são indispensáveis para que uma empresa consiga atingir suas metas, por mais ousadas que elas sejam.
Que tal aplicar os conhecimentos deste conteúdo e dar o próximo passo?
Você pode ser um líder habilitado a montar um planejamento campeão.
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