A assinatura eletrônica é um instrumento importante para modernizar processos em organizações públicas e privadas.
Graças a ela, as instituições não precisam finalizar todos os acordos e contratos de forma impressa, nem se deslocar para requisitar que um ou mais indivíduos os assinem pessoalmente.
Através de diferentes sistemas, o documento pode ser enviado e assinado, por exemplo, com o suporte de um e-mail.
Mas essa comodidade é vista com desconfiança por algumas pessoas, que ressaltam as possibilidades de fraude ao trabalhar com ferramentas online.
Será que é seguro? Tem validade jurídica? É a mesma coisa que uma assinatura digital?
Vamos responder essas e outras dúvidas ao longo dos seguintes tópicos:
- O que é assinatura eletrônica?
- Como e quando surgiram as assinaturas eletrônicas
- Como é a regulamentação de assinaturas eletrônicas no Brasil?
- Assinatura eletrônica x assinatura digital: qual a diferença?
- Quem pode ter uma assinatura eletrônica?
- Quais são os tipos de assinaturas eletrônicas?
- Por que usar assinatura eletrônica?
- Quais são as vantagens da assinatura eletrônica?
- Exemplos de usos da assinatura eletrônica
- Como funciona a assinatura eletrônica por meio de uma plataforma?
- O que é necessário para ter uma assinatura eletrônica?
- Como fazer uma assinatura eletrônica?
- A assinatura eletrônica tem validade jurídica?
- Afinal, assinatura eletrônica é segura?
Então, se o tema interessa, basta continuar lendo.
O que é assinatura eletrônica?
Assinatura eletrônica é uma ferramenta utilizada para confirmar que seu titular concorda com o conteúdo expresso em um documento disponível em formato eletrônico. Em outras palavras, é uma combinação entre fatores que atestam a validade de uma declaração feita eletronicamente.
De forma básica, a assinatura eletrônica corresponde a um código combinado entre um emissor e receptor, que confere acesso ou desbloqueia informações disponíveis online.
Por isso, o conceito descreve uma série de tipos de código, como senhas, combinações, ações específicas, versões digitalizadas e assinatura digital.
As senhas são códigos numéricos e/ou formados por letras, criados pelo usuário para acessar diferentes contas em sites online, por exemplo, perfis em redes sociais ou em páginas de comércio eletrônico.
Combinações se referem a duas ou mais ações que, quando unidas, servem para identificar o usuário de uma plataforma – como seu login combinado a uma senha e a um dispositivo de verificação para impedir o acesso por bots (ou robôs).
Ações específicas são utilizadas para expressar a concordância com contratos simples, a exemplo de uma política de devolução em um e-commerce ou termos de uso.
Clicando em uma caixa ao lado de afirmações do tipo “li e aceito as condições citadas”, o usuário insere ali sua assinatura eletrônica.
Já as versões digitalizadas são como cópias virtuais de assinaturas manuais, podendo ser obtidas de duas formas.
A primeira e mais simples é o escaneamento de uma assinatura manuscrita.
A segunda, mais complexa, é a assinatura manuscrita realizada com uma caneta e/ou software especiais, que permitem que o manuscrito apareça em versão eletrônica através de telas touchscreen, sensíveis ao toque.
Dessa forma, a pessoa usa a caneta, mouse ou dedo para assinar diretamente um documento digital.
Por fim, vale citar a assinatura digital, que vamos explicar melhor mais à frente.
Como e quando surgiram as assinaturas eletrônicas
Os primeiros registros da tecnologia de assinatura eletrônica datam de 1976.
Naquele ano, Whitfield Diffie e Martin Hellman esboçaram pela primeira vez a teoria que serviria de base para desenvolver a tecnologia de assinatura digital.
No ano seguinte, Ronald Rivest, Adi Shamir e Len Adleman inventaram o algoritmo RSA, que poderia ser usado para produzir uma espécie de assinatura digital primitiva.
Passados 11 anos, a Lotus criaria o serviço Lotus Notes 1.0, que usava o algoritmo RSA.
Esse é o primeiro pacote de software amplamente comercializado a oferecer assinaturas digitais.
Em 1999, surgem os primeiros documentos no formato PDF com assinaturas digitais incorporadas.
Um ano após, seria publicada nos Estados Unidos a Lei ESIGN, que tornou as assinaturas digitais juridicamente vinculativas.
Outro importante avanço aconteceu em 2002, quando foi lançado o software SIGNiX, o software de assinatura digital baseado em nuvem mais amplamente usado até hoje.
Finalmente, em 2008, o arquivo em PDF tornou-se um padrão aberto para a Organização Internacional de Padronização (ISO) como ISO 32000, passando a incluir assinaturas digitais como parte integrante do formato.
No Brasil, o marco inicial das assinaturas eletrônicas é a Medida Provisória n.º 2200-2 de 24 de agosto de 2001, pela qual foi criada a ICP-Brasil.
Como é a regulamentação de assinaturas eletrônicas no Brasil?
Como acabamos de ver, as assinaturas eletrônicas, no Brasil, passaram a existir oficialmente em 2001.
Ao longo dos anos que se seguiram, não houve avanços significativos em termos legais, até que, em 2020, o governo publicaria a Lei nº 14.063.
Embora esse novo dispositivo seja focado nas relações com as entidades públicas, ela traz importantes novidades porque altera alguns pontos da MP nº 2200-2.
Vale destacar a Seção III, art. 5º, em que são expostos os critérios para aceitação de assinaturas eletrônicas nas interações com os órgãos públicos:
“No âmbito de suas competências, ato do titular do Poder ou do órgão constitucionalmente autônomo de cada ente federativo estabelecerá o nível mínimo exigido para a assinatura eletrônica em documentos e em interações com o ente público.
§ 1º O ato de que trata o caput deste artigo observará o seguinte:
I – a assinatura eletrônica simples poderá ser admitida nas interações com ente público de menor impacto e que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo;
II – a assinatura eletrônica avançada poderá ser admitida, inclusive:
a) nas hipóteses de que trata o inciso I deste parágrafo;
b) (VETADO);
c) no registro de atos perante as juntas comerciais;
III – a assinatura eletrônica qualificada será admitida em qualquer interação eletrônica com ente público, independentemente de cadastramento prévio, inclusive nas hipóteses mencionadas nos incisos I e II deste parágrafo.”
Assinatura eletrônica x assinatura digital: qual a diferença?
Será que existe diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
A resposta é: sim, existe.
Mais acima, já demos a pista sobre a principal distinção entre elas, colocando a assinatura digital como um dos tipos de assinatura eletrônica.
Acontece que o termo assinatura eletrônica é bastante abrangente, englobando qualquer forma de aceitação comprovada com base em um ou mais mecanismos do universo eletrônico, conforme citamos acima.
O termo poderá descrever, inclusive, maneiras ainda não criadas de assinar um documento de modo eletrônico.
Ou seja, toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.
Isso porque a assinatura digital não é uma simples cópia ou versão da manuscrita, como a assinatura digitalizada com a ajuda de um equipamento de scanner.
Esse conceito descreve um formato específico e, inclusive, validado por autoridades competentes porque segue padrões como a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).
Por isso, documentos que, normalmente, exigiriam o reconhecimento de firma em cartório só podem ser assinados eletronicamente por meio da assinatura digital.
Já os contratos e ações que requerem menor rigor legal podem ser assinados através de outros formatos de assinatura eletrônica, a exemplo da versão digitalizada ou da criação de uma senha.
Para que serve a assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica serve para dar robustez probatória para a expressão da vontade do usuário por meio de um símbolo ou combinação de símbolos previamente combinados.
Essa ferramenta foi criada para dar aos documentos eletrônicos reconhecimento como formatos fidedignos, através dos quais duas partes podem estabelecer um acordo.
Segundo este artigo assinado pelo professor de Direito Civil e mestre em Direitos Especiais Fabiano Menke, a assinatura eletrônica nasceu para atender à necessidade de modernização diante da disseminação da comunicação e negócios realizados com o suporte da internet, considerando que:
“Sempre que alguém optar pela utilização de uma mensagem eletrônica, de um contrato eletrônico, ou de qualquer documento eletrônico, com o intuito de vinculação jurídica das partes, terá de empregar meios com robustez probatória suficiente para comprovar pelo menos a autoria da declaração de vontade e a integridade do conteúdo da comunicação ou do documento, ou seja, que não houve alteração da declaração de vontade originariamente produzida.”
Em um mundo no qual as relações se tornaram impessoais e mediadas pela web, foi essencial proporcionar algum nível de segurança para os contratos firmados de modo eletrônico.
O conceito de assinatura eletrônica se baseia na criptografia simétrica, que corresponde ao uso de um mesmo código para cifrar e decifrar uma mensagem.
Nesse caso, a mensagem é o conteúdo de um documento ou página da internet, enquanto o código corresponde ao mecanismo utilizado para impedir que pessoas não autorizadas o acessem.
Vamos imaginar que você invente uma senha formada por números e letras.
Ao criar e registrar essa senha, você estará dizendo ao administrador de um site que esse código confirma sua vontade de entrar no sistema e sua concordância com as ações que forem feitas enquanto estiver logado sob a proteção da senha.
Assim, o código da criptografia simétrica deve ser conhecido tanto pelo emissor quanto pelo receptor da mensagem, de maneira semelhante ao que acontecia com as mensagens militares antigamente.
Para garantir seu sigilo, os militares criaram um código que substituía as letras do alfabeto e os números, prevenindo que o inimigo lesse sobre suas estratégias de combate.
Foi essa ideia que inspirou as senhas e ações que viabilizam o emprego da assinatura eletrônica atualmente.
Para que serve a assinatura digital
Mais complexa, a assinatura digital serve para atestar, de modo fidedigno, a autenticidade de uma vontade expressa em um acordo estabelecido por via eletrônica.
Trata-se de uma evolução nesse campo, forjada graças à invenção da criptografia assimétrica ou de chave pública.
Sua função é aumentar a segurança e a eficiência da chave eletrônica, superando três limitações evidentes:
- O fato de que tanto emissor quanto destinatário devem conhecer o código da criptografia simétrica, exigindo que façam contato prévio para combinar esse código
- Não permite o uso em escala, exigindo um código diferente para interagir com cada receptor, o que pode implicar em dificuldades na memorização de várias senhas
- Como emissor e receptor conhecem o código, ambos podem vazar as informações e manipular uma transação.
Nesse contexto, os pesquisadores norte-americanos Whitfield Diffie, Martin Hellman e Ralph Merkle elaboraram um formato composto por duas chaves ou códigos: uma pública e outra privada.
A chave privada é de uso e conhecimento exclusivos do titular da chave de assinatura.
A chave pública, como o nome sugere, pode ser divulgada a outras pessoas, a fim de confirmar a aderência do titular quanto a um acordo.
Conforme detalha Fabiano Menke, ambas as chaves são compostas por uma combinação extensa de letras e números – o que a torna bastante segura, pois é muito difícil de memorizar -, gerada por programas de computador.
“O que interessa saber é que as chaves se complementam e atuam em conjunto. O remetente ‘assina’ a sua mensagem aplicando a ela a sua chave privada (que fica armazenada, usualmente, em cartões inteligentes, dispositivos similares a um cartão de crédito, ou tokens), enquanto que o receptor, ao receber a mensagem, aplicará a chave pública do remetente para verificar se ela efetivamente dele se originou.”
Quem pode ter uma assinatura eletrônica?
Toda pessoa física ou jurídica pode, se assim desejar ou precisar, ter uma assinatura eletrônica.
O que precisa ser levado em consideração é a necessidade. Afinal, dependendo do caso, pode ser exigida uma assinatura digital.
É o que acontece, por exemplo, com pessoas que precisam assinar documentos em nome de empresas ou emitir notas fiscais.
Acontece que as assinaturas digitais são fornecidas por empresas que, para garantir a autenticidade, cobram taxas.
Portanto, embora você possa utilizar gratuitamente o período de testes da ferramenta, saiba que é cobrado para ter acesso a uma assinatura digital.
Além disso, esse é um serviço que tem prazo de validade e que, por isso, deve ser renovado de tempos em tempos.
Então, vale sempre ponderar a relação custo-benefício: afinal, você precisa mesmo de uma assinatura digital?
Vale uma boa pesquisa de mercado, já que há diversas empresas oferecendo assinaturas digitais, cada uma com preços e condições de pagamento distintas.
Em algumas situações, uma assinatura digital vem a ser uma garantia a mais, conferindo credibilidade e segurança.
Quais são os tipos de assinaturas eletrônicas?
Quando não havia transações em meios digitais e tudo era no papel, nem sempre uma simples assinatura servia como uma garantia.
Em certos tipos de contrato, podiam ser exigidas outros tipos de chancela para assegurar a validade de um documento.
Um bom exemplo disso são as autenticações de firma em cartórios, até hoje usadas para atestar a veracidade de uma assinatura.
No meio eletrônico acontece algo parecido. Portanto, há formas mais robustas ainda de se celebrar acordos, fazendo deles lei entre as partes.
As entidades governamentais e a própria ICP-Brasil preveem esses mecanismos adicionais de proteção, por meio de níveis de assinatura eletrônica.
Dependendo do tipo de transação ou acordo que seja feito, pode ser necessário incluir mais garantias junto à assinatura, aumentando o nível de segurança.
Veja então, a seguir, as três mais conhecidas.
Assinatura eletrônica simples
Em transações com menor carga de responsabilidade envolvida, a assinatura eletrônica simples pode ser suficiente para assegurar a credibilidade do acordo.
Contudo, cada caso é um caso e tudo vai depender do bom senso das pessoas envolvidas na hora de assinar um contrato.
Afinal, a assinatura eletrônica simples tem limitações que devem ser consideradas.
Ela não possibilita, por exemplo, identificar o signatário de forma precisa, além de não usar um certificado digital para garantir sua procedência.
Contudo, esse tipo de assinatura pode vincular dados eletrônicos, como localização, como medida adicional de segurança.
De qualquer forma, é um tipo de assinatura mais “rústica”, já que emprega menos recursos tecnológicos de segurança de dados.
Por isso, em geral, ela é utilizada em documentos de menor risco envolvido, como em agendamento de consultas médicas ou pedidos de informações.
Assinatura eletrônica avançada
Já no nível intermediário, a assinatura eletrônica avançada é a solução quando se faz necessário associar uma assinatura a uma identidade.
Para isso, podem ser usadas uma série de tecnologias e certificados que atestam que a pessoa que o assina é de fato quem diz ser.
Um deles é o certificado corporativo avançado, em que são usadas tecnologias similares às que são empregadas pela ICP-Brasil para validação de dados, como a biometria.
Esse é um tipo de assinatura exigida pela maior parte das organizações e entidades privadas, em especial bancos, que optam pela assinatura eletrônica avançada como padrão.
Ela também pode ser indicada em transações em que haja riscos maiores envolvidos, como:
- Atualização de cadastros
- Modificação de contratos e/ou encerramento de empresas
- Contratos empresariais e corporativos
- Acesso a documentos
- Direitos autorais.
De qualquer forma, mesmo sendo um tipo de assinatura eletrônica com um nível de segurança mais elevado, ela ainda está um passo atrás da que é considerada a mais segura de todas.
Assinatura eletrônica qualificada
No patamar mais alto dos “escalões” de assinatura eletrônica, está a assinatura qualificada.
Ela utiliza certificado digital reconhecido pela ICP-Brasil e é aplicável a todo tipo de transação ou documento, sendo regulamentada pela MP 2.200.
Há casos em que ela é obrigatória, como a emissão de notas fiscais eletrônicas, atos assinados por chefes de poder, acordos em que se exijam sigilo ou transferências de bens e de imóveis.
Não por acaso, costuma-se dizer que a assinatura eletrônica qualificada tem o mesmo peso jurídico de uma assinatura física.
Trata-se de um mecanismo mais complexo, para o qual é exigido um ID digital mantido pelos assinantes.
Portanto, essa é uma forma mais trabalhosa e cara de se garantir a autenticidade de um acordo ou documento.
Um aspecto importante sobre esse tipo de assinatura é que seu uso é disciplinado conforme o regulamento da União Europeia, o eIDAS, que versa sobre a identificação eletrônica.
Por que usar assinatura eletrônica
Precisa de motivos para utilizar o recurso?
Entenda que a assinatura eletrônica simplifica e moderniza o processo de proposição e aceite de condições expressas em documentos online.
Ela agrega a possibilidade de obter assinaturas de forma viável e ágil, mesmo que um ou mais indivíduos estejam distantes geograficamente.
Sem contar que a dinâmica atual, em que cresce o uso de computadores e dispositivos móveis, exige formatos que possam transpor ações antes restritas ao mundo real para o mundo virtual.
Nesse contexto, a assinatura eletrônica segue a tendência internacional, que clama pela maior digitalização, otimizando os processos e resultando na economia de tempo, recursos materiais e financeiros.
Afinal, graças a essa ferramenta, sócios podem assinar um documento e firmar novo negócio, cada um em escritório, localizados em cidades, estados ou até países diferentes.
É possível fazer toda a dinâmica de recrutamento e seleção de maneira virtual, anunciando uma vaga, selecionando currículos online, realizando entrevistas via chamada de vídeo e fechando o acordo através de um contrato digital, assinado eletronicamente.
Ou seja, a assinatura eletrônica é capaz de tornar uma série de procedimentos e atividades mais rápidas e acessíveis.
Quais são as vantagens da assinatura eletrônica?
Optar por essa versão traz benefícios para órgãos públicos, empresas, funcionários, gestores e cidadãos.
Conheça alguns deles a seguir.
Economia
Comentamos, acima, como um processo de recrutamento e seleção de um novo colaborador pode ser feito totalmente no mundo virtual.
Tomando essa dinâmica como exemplo, os candidatos economizam tempo e gastos com o transporte, seja ele público ou particular.
A organização contratante também enxuga custos, pois não vai precisar enviar um motoboy até o candidato escolhido.
Esse mesmo raciocínio vale para outros procedimentos que precisariam de um profissional para entregar o documento, colher a assinatura e retornar.
Além de cortar esse custo, as empresas economizam com serviços em cartório, a exemplo da abertura e reconhecimento de firma para validar as assinaturas manuscritas.
Outro gasto que cai é referente a materiais de escritório, porque não será preciso comprar folhas, toners para a impressora, nem arcar com os valores para arquivar os papéis em caixas ou grandes móveis.
Eleva a segurança
Ao contrário do que muita gente pensa, a assinatura manuscrita não é mais segura que a eletrônica, especialmente para os formatos que contam com diversos mecanismos de confirmação da autenticidade.
Há assinaturas virtuais que reconhecem o número de IP (identificação de um computador), localização, são equipadas com reconhecimento facial e outros dispositivos que as tornam bastante seguras.
A proteção é ainda maior se você escolher a assinatura digital que possui certificado digital e criptografia assimétrica.
Já as versões manuscritas podem ser falsificadas com certa facilidade, o que culmina na abertura de diversos processos judiciais por fraude em documentos físicos.
Diminui a burocracia
Tradicionalmente, os processos de fechamento de contrato são burocráticos e complexos, o que os torna altamente suscetíveis a erros.
Equívocos na data e local da assinatura são exemplos clássicos, além das chances de perda, danos ao contrato impresso ou mesmo seu extravio – já que precisa ser levado de um lado a outro para que todos os envolvidos o assinem.
Com a assinatura eletrônica, é viável substituir essa dinâmica burocrática por uma completamente virtual, reduzindo as possibilidades de erro.
Agilidade
A economia de tempo para o fechamento de novos negócios é outra vantagem da adesão à assinatura eletrônica.
No modelo analógico, uma organização combina as condições de um acordo com um parceiro, fornecedor ou cliente, elaborando e imprimindo todas as vias do contrato.
Para ser assinado pessoalmente, o documento requer o agendamento de um encontro ou o transporte até os demais componentes do negócio.
Em seguida, o receptor precisa assinar as vias manualmente e as devolver, ou digitalizar para que sejam entregues à empresa que o propôs.
Essa dinâmica pode levar dias.
Por outro lado, quando há a opção de assinar eletronicamente, bastam algumas horas para concluir os acordos.
Exemplos de usos da assinatura eletrônica
Por contemplarem diferentes níveis de segurança, as assinaturas eletrônicas podem ser utilizadas nas mais variadas transações e acordos.
A propósito, com a publicação da Lei nº 14.063, governo e órgãos públicos passaram a utilizar esse tipo de chancela sob regras específicas.
Como veremos a seguir, o que não faltam são situações em que se pode usar a assinatura, seja para negócios e outros tipos de contrato.
Vamos conferir, então?
Compras
Imagine que você está à frente de um setor de compras ou de patrimônio em uma grande empresa.
Não dá para esperar por assinaturas físicas o tempo todo para firmar acordos com fornecedores, certo?
Por mais que haja o serviço de moto-entrega e de courier, ainda assim, gasta-se um tempo precioso que, com o recurso da assinatura eletrônica, pode ser poupado.
Dessa forma, ao ser usada para firmar acordos de compras, ganha-se agilidade e fica assegurado o cumprimento de prazos.
A assinatura eletrônica pode ser também uma maneira prática de gerir contratos com fornecedores, que não precisam se deslocar ou esperar por documentos físicos.
Também ajuda a organizar pedidos de proposta (RFP), assim como a gerir orçamentos com mais facilidade.
Vendas
A existência de um setor de compras está sempre vinculada a um de vendas.
Esses profissionais também precisam firmar acordos, assinar contratos e representar suas empresas em transações junto ao cliente final.
Sendo assim, a assinatura eletrônica é um meio de agilizar as rotinas de vendas, permitindo que se explorem todas as possibilidades do e-commerce.
É possível aproveitar também a integração com softwares e sistemas de Customer Relationship Management (CRM) para gerir contratos e propostas.
Dessa forma, a assinatura eletrônica ajuda, indiretamente, a organizar melhor os arquivos com origem nas vendas em formatos como o PDF.
Setor jurídico
Talvez o setor jurídico seja o que mais demande as facilidades da assinatura eletrônica.
Afinal, nele, vale sempre o que está escrito, mesmo eletronicamente.
Por outro lado, nesse setor, a coleta de assinaturas pode ser trabalhosa e lenta demais quando os processos digitais não estão bem organizados.
Então, vale apostar em sistemas que permitam a gestão documental com assinaturas eletrônicas, se possível com suporte para certificados digitais.
De qualquer forma, as assinaturas eletrônicas permitem que se ganhe muito mais agilidade ao firmar contratos comerciais ou com fornecedores.
Também é uma boa maneira de se fechar o Non-Disclosure Agreement (NDA), também conhecido como termo de confidencialidade.
Recursos Humanos
Outro setor beneficiado pela praticidade da assinatura eletrônica é o de Recursos Humanos.
Nesse caso, ela vale principalmente para as empresas que utilizam o trabalho remoto, uma realidade cada vez mais presente em diversos tipos de negócio.
Ao permitir que profissionais assinem eletronicamente seus respectivos contratos de trabalho, os processos ficam mais ágeis.
É uma forma, ainda, de adiantar processos de recrutamento e seleção, por meio da coleta de assinaturas em formulários de inscrição digitais.
A assinatura eletrônica permite também que se integrem formulários de admissão, bem como assinaturas de termos de concordância às políticas e normas da empresa.
Transações entre particulares
Nem só entre empresas se fazem acordos.
Pessoas físicas também negociam e, por isso, também podem fazer uso da assinatura eletrônica para validar seus compromissos.
Como vimos anteriormente, existem assinaturas simples que podem ser utilizadas em acordos com menor potencial de risco.
Tudo vai depender do que está em jogo e do tipo de transação que está sendo feita.
Se for a venda de um bem de consumo, como um computador ou um celular, a assinatura eletrônica pode ser suficiente, desde que as partes estejam de acordo.
Mas, se a transação envolver bens de maior valor agregado, como imóveis ou carros, então, a assinatura qualificada passa a ser a solução mais adequada.
Consultas médicas
A telemedicina já é uma realidade. Há estimativas que apontam que, hoje, 85% das consultas são feitas a distância, usando meios eletrônicos.
Mas, como se sabe, depois de uma consulta, normalmente acontece a prescrição médica que, como tal, exige assinatura.
Com a recente pandemia de coronavírus, o governo inclusive passou a autorizar a assinatura eletrônica em receitas médicas.
Para que a assinatura seja válida, ela precisa ser digital, o que significa que o médico deve buscar pelos serviços de uma certificadora credenciada pela ICP-Brasil.
Como veremos a seguir, uma maneira de se fazer isso é recorrendo aos serviços de assinatura eletrônica por meio de plataformas específicas para essa finalidade.
Como funciona a assinatura eletrônica por meio de uma plataforma?
Existem diversas plataformas que prestam esse serviço, fornecendo versões mais simples ou completas, com recursos adicionais para lembrar as pessoas de assinar o documento, por exemplo.
De qualquer forma, esses sistemas costumam seguir uma lógica de funcionamento que permite seu uso de um jeito fácil, seja em um computador, notebook, tablet ou smartphone.
Primeiro, é preciso selecionar o documento que será assinado.
Ele pode estar salvo em um dos principais formatos legíveis eletronicamente, como PDF, PNG, DOCX e XML.
Depois de inserir o documento, é necessário preencher os campos da tela com informações sobre um ou mais destinatários que vão assinar o arquivo.
Normalmente, basta informar seu nome e um e-mail válido, por onde vão receber o documento.
Ao abrir a mensagem de e-mail, o destinatário observa, em destaque, um espaço para a inserção da assinatura eletrônica.
Se já tiver uma, basta arrastar ou copiar e colar.
Se não tiver, há plataformas que permitem que ele abra um link e registre a assinatura.
O que é necessário para ter uma assinatura eletrônica?
Basicamente, ter uma assinatura eletrônica exige apenas que você tenha um endereço de e-mail válido e informe seus dados.
É para ele que será enviado o documento a assinar eletronicamente.
Estas são as etapas previstas no processo:
- Escolher uma plataforma
- Instalar no dispositivo ou utilizar online
- Fazer seu cadastro (defina login e senha)
- Adicionar documento a assinar (como doc ou pdf)
- Informar signatários (e-mail das partes)
- Assinar
- Receber o documento assinado por todas as partes.
Você também pode receber o código de acesso à plataforma por mensagem de texto (SMS) ou token (dispositivo que gera chaves aleatórias).
No próximo tópico, vamos trazer mais detalhes sobre como assinar documentos eletronicamente.
Como fazer uma assinatura eletrônica?
Para criar sua assinatura eletrônica, você pode escanear a manuscrita, utilizar uma plataforma ou aplicativo que possibilitam a assinatura de documentos digitais.
Caso o destinatário não aceite a versão digitalizada, será preciso acessar uma plataforma ou baixar um app para assinar eletronicamente.
As plataformas são mais completas e profissionais, além de permitirem que você assine diversos documentos.
No entanto, a maioria é paga.
Você pode testar o serviço, aderindo a versões de teste, que oferecem algumas atividades de modo gratuito.
Agora, se a ideia é assinar poucas vezes um ou outro documento que não pedem alto nível de confiabilidade, é possível fazer o download de um aplicativo, como Adobe Sign, DocuSign e HelloSign.
Depois, siga o roteiro abaixo:
- Baixe o documento que precisa de assinatura (geralmente, deve estar salvo em PDF)
- Abra o documento usando o app
- Clique sobre o local onde deve ficar a assinatura
- Assine usando seu dedo, mouse ou caneta especial para telas touchscreen
- Salve esta nova versão assinada, que pode ser enviada em seguida por e-mail.
A assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Nem toda modalidade de assinatura eletrônica tem validade jurídica, ou seja, tem equivalência a uma assinatura manuscrita perante a Justiça.
Mas esse fato não é muito diferente do que ocorre com as assinaturas tradicionais que, para agregar um nível maior de confiabilidade, requerem o reconhecimento de firma em cartório.
Da mesma maneira, os documentos que necessitam de reforço na confiabilidade pedem uma assinatura digital dotada de um certificado digital.
O certificado digital consiste em uma exigência a mais para a validação da assinatura, incluindo uma terceira parte confiável que identifica e faz a associação entre o titular e um par de chaves de criptografia assimétrica.
De certa forma, essa autoridade certificadora substitui o funcionário do cartório, atestando a identidade de quem assina.
No Brasil, as autoridades certificadoras seguem os padrões do ICP-Brasil, segundo determina a Medida Provisória 2.200-2, de agosto de 2001:
“Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.”
Afinal, assinatura eletrônica é segura?
Quando segue as boas práticas na concepção e verificação, como o registro de evidências sobre o titular, a assinatura eletrônica é segura.
Sua versão com maior credibilidade é a assinatura digital que, como mencionamos, tem validade jurídica.
Conclusão
Gostou de saber mais sobre assinatura eletrônica?
Essa ferramenta pode ser bastante útil para economizar tempo e dinheiro, seja para você mesmo ou sua empresa.
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