Você acha que workflow é mais uma daquelas iniciativas que só geram esforço para implementar e pouco acrescentam na gestão empresarial?
Se essa é a sua visão, está na hora de mudá-la.
O workflow já provou que é uma estratégia valiosa em meio ao cenário competitivo que as organizações enfrentam nos dias de hoje.
Se você quer sair na frente da concorrência e ter mais eficiência e produtividade na sua empresa e projetos, precisa conhecer o método.
Neste artigo, vamos esclarecer tudo o que você deve saber sobre o assunto para colocar em prática no seu negócio.
Confira os tópicos que serão abordados daqui em diante:
- O que é workflow?
- Qual é a diferença entre processos e workflow?
- Quais são os objetivos do workflow?
- Como funciona um workflow?
- Qual é a importância do workflow para a gestão de uma empresa?
- 5 Benefícios do workflow para as empresas
- Como construir um workflow?
- Exemplos práticos de como funciona um workflow.
Acompanhe até o final para saber tudo sobre workflow!
O que é workflow?
Workflow é o método usado para organizar o fluxo de trabalho em uma empresa. Ele consiste na disposição e realização das atividades em sequência lógica, preferencialmente de forma automatizada. Em outras palavras, é o passo a passo mais eficiente e prático para a execução de um trabalho.
É importante ter em mente que o workflow não é uma simples troca na ordem das tarefas.
Embora, diferente da matemática que aprendemos na escola, nesse caso, a ordem dos fatores altera, sim, o resultado.
É como montar um aparelho eletrônico, por exemplo, sem o uso do manual.
Ao dispensar o material, é provável que você encaixe todas as peças seguindo uma sequência aleatória, e não o passo a passo descrito no documento.
Dessa forma, mesmo que consiga concluir a tarefa, pode ser que você cometa uma falha na execução que prejudique a eficiência do aparelho.
Além disso, ainda que você tenha o produto montado e funcionando, é muito mais prático, rápido e seguro seguir as instruções do fabricante, não acha?
Afinal, para definir as regras de montagem, certamente, o produtor identificou o melhor caminho a ser seguido.
Entendeu como um fluxo otimizado faz toda a diferença?
Por isso é que um bom workflow traz muitas vantagens para a empresa.
E, para que se chegue ao fluxo de trabalho mais adequado, é preciso realizar estudos e análises sobre diversos fatores, como equipes, rotinas e processos.
Qual é a diferença entre processos e workflow?
À primeira vista, workflow pode ser confundido com processos.
Mas a verdade é que o método é bem mais abrangente e estratégico.
De acordo com a ISO 9001, que estabelece regras para um modelo de gestão de qualidade, “o processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam entradas para entregar um resultado”.
Ou seja, o processo é uma sequência de tarefas.
Você pode estar pensando: “Mas o workflow também não se baseia em uma cadeia?”.
A resposta é: sim, mas de modo mais amplo.
O workflow torna a sequência mais eficiente.
Ele estuda, planeja, modela e automatiza (não necessariamente) a cadeia de atividades.
Os processos, portanto, fazem parte do workflow.
Podemos dizer que o workflow é uma consequência da existência dos processos.
Um processo pode existir sem entrar no workflow, mas não pode haver um workflow sem processos.
Quais são os objetivos do workflow?
O workflow pode ser instituído por diferentes razões.
Há empresas que definem fluxos de trabalho para dar mais agilidade aos processos existentes.
Outras, por sua vez, decidem automatizar as tarefas para facilitar a execução das equipes.
Algumas querem apenas aprimorar a mensuração do desempenho a fim de melhorar a tomada de decisão.
Há também as organizações que optam pela implementação para otimizar a experiência do cliente.
E existem aquelas que ajustam seus fluxos somente para atender questões de compliance, entre outros motivos.
Seja qual for o objetivo que impulsiona o workflow, a verdade é que tem sempre um grande propósito por trás da decisão: melhorar a eficiência e a produtividade do trabalho.
Como funciona um workflow?
Para entender como o workflow funciona na prática, vale recorrer a uma analogia.
Se você já assistiu a programas de culinária, deve ter visto como os grandes chefs trabalham.
Tudo começa com o mise em place, aquele processo de organização dos ingredientes para a preparação do prato.
Ao separar o que será usado antes de começar a cozinhar, o chef tem a garantia de que a receita terá um curso tranquilo.
Essa antecipação ajuda a tornar a preparação mais ágil, além de minimizar as chances de erro e deixar margem para solucionar algum problema que possa surgir.
No workflow, também é assim.
Os fluxos são organizados previamente para que os processos sejam mais eficazes e melhores resultados sejam obtidos.
De modo geral, essa é a regra.
Outro aspecto importante em relação ao workflow é a automatização.
As ferramentas são muito úteis para facilitar os processos, assim como os utensílios de cozinha auxiliam os chefs no preparo.
É muito mais rápido e prático usar uma batedeira do que fazer tudo à mão, concorda?
Além disso, cabe acrescentar que existem tipos distintos de workflow de acordo com os fluxos de trabalho existentes.
E é sobre eles que trataremos a seguir.
Confira:
Ad hoc
O nome dá a impressão de ser um conceito técnico e de difícil compreensão, mas, na verdade, este é o tipo mais simples e flexível de workflow.
No Ad hoc, os procedimentos podem ser alterados sempre que houver a necessidade, mesmo que o fluxo já tenha se iniciado.
Por ser uma modalidade que permite improvisos, é mais indicada para fluxos de trabalho individual ou que envolvam grupos menores de pessoas.
Administrativo
O trabalho administrativo, normalmente, é composto de rotinas mais burocráticas, e muitas delas possuem baixo nível de complexidade.
Assim, o workflow administrativo pode contribuir para otimizar a realização dessas atividades de trabalho mais repetitivas.
Em muitos casos, o uso de ferramentas é capaz de tornar o processo automatizado.
Produtivo
O workflow produtivo, assim como o administrativo, também funciona para tarefas que se repetem.
A diferença é que esse fluxo é recomendado para atividades mais complexas.
Isto é, que exigem mais atenção e cuidado.
Se forem em alta escala, a automatização é uma alternativa bastante útil.
Contudo, não é uma regra para essa categoria de workflow.
Colaborativo
Como o nome sugere, o workflow colaborativo está relacionado ao fluxo de trabalho que demanda colaboração.
É o tipo de atividade que requer a união de equipes e o esforço conjunto para que os resultados sejam alcançados.
Transacional
O modelo transacional, por sua vez, reúne diversos tipos de atividades, que precisam ser realizadas em conjunto para que o workflow tenha efeito.
Com relação à tecnologia, elas podem ser automatizadas ou não, mas dependem da intervenção humana em cada etapa.
Qual é a importância do workflow para a gestão de uma empresa?
Quando falamos sobre workflow, logo remetemos à tecnologia.
Não que a automatização seja requisito obrigatório para a organização dos fluxos de trabalho, mas, sem dúvida, é uma mão na roda.
É inegável a facilidade que as ferramentas proporcionam para a execução de diversas atividades.
Com simples plataformas, até mesmo gratuitas, é possível tornar o trabalho muito mais eficiente e otimizar bastante o tempo no dia a dia.
Um estudo da consultoria McKinsey estimou que 50% das tarefas feitas por funcionários podem ser automatizadas com tecnologias já existentes.
Entretanto, apenas 10% são feitas na prática.
Agora, pense se todas essas atividades tivessem automatização.
Provavelmente, o tempo dos colaboradores seria despendido com outros afazeres, certo?
Nesse caso, as atribuições poderiam ser mais estratégicas, com capacidade de trazer mais resultados para a organização.
Essa é apenas uma das vantagens que o workflow proporciona para a gestão empresarial.
O workflow permite registrar dados concretos que ajudam a ter visão sobre o negócio.
Com isso, o gestor é capaz de gerir melhor os recursos e fazer planos de curto, médio e longo prazos mais factíveis.
Ele pode conhecer as falhas do seu negócio e resolvê-las em tempo hábil.
Também é capaz de identificar novas soluções.
É, portanto, um instrumento poderoso para a tomada de decisão.
5 Benefícios do workflow para as empresas
A essa altura, é provável que você já esteja convencido da importância do workflow para as empresas.
Mas, para consolidar o mérito da organização dos fluxos de trabalho, aqui vão os cinco principais benefícios do workflow:
Mais eficiência
Sem dúvida, o aumento da eficiência está entre os principais benefícios do workflow.
Como vimos, inclusive, ele é um dos propósitos de organizar os fluxos de trabalho.
Uma vez que a empresa define o workflow e as tarefas tornam-se mais ágeis e qualificadas, a entrega tem uma melhora significativa.
Melhoria na comunicação interna
Um dos principais problemas apontados nas empresas é a falta de comunicação.
Essa falha atrapalha a integração entre as áreas e, como consequência, impede o perfeito andamento do trabalho.
O workflow, por sua vez, ajuda a viabilizar essa troca, já que centraliza as informações em um só lugar.
Além disso, quando o fluxo é organizado e as tarefas são ordenadas, os profissionais entendem seus papéis e ficam mais cientes de suas obrigações.
Diminuição de erros
Você se lembra do exemplo que usamos no começo do artigo sobre a montagem do aparelho?
Com o manual, ou seja, seguindo um passo a passo, a chance de erro é muito menor.
Afinal, há um fluxo que guia os caminhos a serem seguidos.
Além disso, as tarefas burocráticas, que exigem muita repetição, estão mais suscetíveis a erros.
Entretanto, uma vez que há a inclusão de ferramentas para a automatização, e a interferência humana é menor, ocorre uma redução na incidência de falhas.
Redução de gastos
A diminuição dos erros, certamente, acarreta na redução dos desperdícios financeiros.
Quanto menor é a quantidade de falhas, menor é a necessidade de refação e o gasto despendido com o retrabalho, concorda?
Além disso, o workflow permite acompanhar os processos e fazer análises a partir deles, que auxiliam na gestão dos recursos.
Otimização das tarefas
Se o workflow consiste na organização dos processos, evidentemente, a otimização das tarefas é uma das grandes vantagens.
Ao avaliar e reordenar as atividades, é possível identificar afazeres desnecessários, que podem ser eliminados ou reestruturados.
Além disso, o workflow também promove maior controle aos gestores, que conseguem acompanhar o trabalho das equipes, verificar o tempo gasto nas demandas e medir a produtividade dos colaboradores.
Com isso, ainda, é viável realocar pessoas para tarefas mais estratégicas, que são capazes de trazer mais resultados.
Como construir um workflow?
Agora que você já sabe o que é o workflow e está a par de todas as vantagens de ter fluxos de trabalho otimizados, é hora de aprender como construí-los.
Acompanhe a seguir as dicas para colocar em prática na sua empresa:
1. Analise os fluxos de trabalho atuais
Tudo começa com uma boa análise dos processos.
Reúna os times e veja como o trabalho vem sendo realizado atualmente.
Certamente, nesta etapa de revisão, você já vai perceber alguns gargalos que podem ser corrigidos.
2. Defina pessoas responsáveis
Cada departamento, projeto ou processo deverá ter um líder, e não precisa ser necessariamente alguém com cargo de liderança.
É importante definir uma pessoa que ficará à frente da implementação do workflow e será responsável pelo acompanhamento constante para melhorias.
3. Levante as tarefas e os envolvidos
Nesta fase, é preciso levantar e listar todas as tarefas e pessoas envolvidas nas atividades.
É o momento de colocar no papel tudo o que foi analisado no início e será necessário manter.
Pense no que está alinhado aos objetivos estratégicos da empresa.
Vale ainda incluir indicadores que serão usados para monitorar o desempenho dos processos.
4. Desenhe todo o fluxo
Com todas as tarefas e responsáveis mapeados, fica mais fácil desenhar o fluxo de trabalho adequado, com início, meio e fim.
No fluxo, também devem constar todas as ações e desvios relacionados aos processos em questão.
5. Identifique ferramentas
Avalie se o fluxo de trabalho será manual ou automatizado.
É possível incluir alguma ferramenta que otimizará o trabalho?
Se sim, não se esqueça de elaborar um plano para implementação da tecnologia e de capacitação dos funcionários.
Exemplos práticos de como funciona um workflow
Tudo isso ainda parece um pouco abstrato?
É normal, ainda mais se você acredita que os seus fluxos de trabalho parecem organizados.
Abaixo, separamos três exemplos de workflow para você visualizar como funciona.
Note como existe um passo a passo bem definido, com uma sequência lógica das atividades.
Recrutamento e seleção de funcionários
Para recrutar um novo talento, veja este exemplo de workflow:
- Solicitação do gestor da área
- Aprovação da vaga pelo RH/Financeiro/Diretoria
- Definição de escopo do cargo pelo gestor da área/RH
- Divulgação da vaga em sites de emprego
- Triagem dos currículos recebidos
- Entrevista por telefone
- Entrevista presencial com RH
- Dinâmica de grupo
- Teste de conhecimentos técnicos
- Entrevista com gestor da área
- Parecer/Resultado
- Admissão.
A partir do passo 12, um novo fluxo se inicia, que é o de admissão de funcionários.
Entre os passos, há momentos de interação entre o RH e o gestor da área responsável pela contratação.
Com o fluxo determinado, fica mais fácil entender em quais etapas essa comunicação deve ocorrer e qual é o status do trabalho.
Há possibilidade de automatizar o processo, como, por exemplo, com ferramentas que fazem a triagem automática dos currículos com base em palavras-chave determinadas.
E, ainda, com sistema que permite a troca de informações entre os participantes do fluxo.
Compra e entrega de produto em e-commerce
Veja este exemplo de workflow para compras em e-commerce que inclui diversas áreas e pessoas:
- Cliente faz a compra no e-commerce
- Sistema emite o pedido e automaticamente faz a reserva no estoque e atualiza a quantidade disponível
- Plataforma confirma o pagamento
- Centro de distribuição separa a mercadoria, faz o check-out e dá baixa no estoque
- CD emite e imprime a nota fiscal
- O entregador confere a nota fiscal, coloca a mercadoria no caminhão e sai para o despacho
- O status da entrega é atualizado no sistema
- A entrega é realizada ao cliente.
Neste caso, a automatização é extremamente necessária para facilitar a interação em diversos pontos do fluxo de trabalho.
Criação de e-mail marketing
Confira este exemplo de workflow para uma tarefa que é bastante comum em agências de publicidade:
- Cliente solicita à agência o desenvolvimento de e-mail marketing
- Atendimento repassa o briefing para a equipe de criação
- Diretor de arte e redator desenvolvem três opções de peças e enviam para o atendimento
- Atendimento envia para avaliação do cliente
- Cliente retorna para o atendimento com a escolha de uma das opções, além de considerações adicionais
- Atendimento encaminha as orientações do cliente para a equipe de criação
- Equipe de criação faz os ajustes e devolve para o atendimento
- Atendimento envia o arquivo final para o cliente
- O cliente confirma o recebimento e aprova a arte.
Repare que o fluxo tem várias idas e vindas, e essas trocas precisam estar bem estruturadas para que nada se perca no caminho.
Neste caso, a automatização é opcional.
Um sistema pode ser útil, mas o e-mail, por exemplo, já é suficiente para que o fluxo seja realizado com eficiência.
Conclusão
Como vimos neste artigo, o workflow é o método que define o fluxo de trabalho mais eficiente.
Existem diferentes tipos de workflow, que variam conforme as características das atividades realizadas.
Do mesmo modo, a automatização também se adapta às necessidades.
Embora a tecnologia seja uma aliada da produtividade, nem sempre ela é substancial.
O que determina a utilização de ferramentas é o fluxo de trabalho.
Por isso, é importante fazer uma boa análise das demandas e dos processos.
O envolvimento das equipes também é essencial para que o workflow seja implementado de modo adequado.
Afinal, o workflow serve para auxiliar as pessoas em suas tarefas do dia a dia e, claro, proporcionar mais eficiência para a empresa.
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