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Gestão de compras: saiba como fazer uma com eficiência

26 de junho 2024, 16:00

Gráfico mostrando a eficiência na gestão de compras, destacando a importância da redução de custos, melhoria do relacionamento com fornecedores, e a eficiência do processo.

A gestão de compras pode ser considerada um dos setores mais importantes do back office, principalmente nas empresas varejistas e atacadistas.

Sem essa atividade, seria muito complicado manter estoques abastecidos, tampouco gerir os fluxos dentro dos armazéns.

Tanto que, para a maioria dos profissionais de logística ou que atuam na cadeia de suprimentos, esse é um setor estratégico.

Quem sabe o que é gestão de compras a fundo acaba se diferenciando, já que a maioria das empresas dos ramos industrial e do comércio valoriza os verdadeiros especialistas no assunto.

Leia este artigo como um primeiro passo no caminho de se tornar um profissional desta área ou mesmo qualificar as suas habilidades no segmento.

Continue na leitura e entenda a importância da gestão de compras com estes tópicos:

  • O que é gestão de compras?
    • Qual é o objetivo da gestão de compras?
  • Principais responsabilidades do setor de gestão de compras
  • Como é o processo de compras em uma empresa?
  • Como fazer uma gestão de compras com eficiência?
  • O que é preciso para ser um gestor de compras?

Acompanhe até o final este guia sobre a gestão de compras e suprimentos!

Leia também:

O que é gestão de compras?

Gestão de compras é tudo que diz respeito aos processos, ferramentas, técnicas e rotinas que uma empresa realiza para obter insumos, matérias-primas e produtos.

Como fica claro, estamos falando sobre uma área estratégica dos negócios.

Os profissionais que trabalham nela precisam lidar o tempo todo com pedidos, levando em conta fatores como preço, qualidade e prazo de entrega.

Logo, uma empresa que não dispõe de um setor de compras bem estruturado e organizado se arrisca a ter seus lucros reduzidos em razão de processos falhos de aquisição.

Qual é o objetivo da gestão de compras?

Todo setor de uma empresa que se dedica à gestão tem como objetivo principal manter o controle sobre suas atividades.

Com o de gestão de compras, não é diferente.

Cabe aos especialistas dessa área tomar decisões em todas as aquisições que a empresa fizer, buscando em todas elas a melhor relação custo-benefício.

As cotações e licitações são parte desse processo, em que o foco é sempre conseguir o melhor preço sem prejuízo na qualidade.

Para isso, devem ser observados os 5 “rights” (5R) da gestão de compras:

  • Preço certo
  • Qualidade certa
  • Quantidade certa
  • Hora certa
  • Lugar certo.

Principais responsabilidades do setor de gestão de compras

Uma compra feita sem o devido processo de análise e gestão pode colocar a empresa em situação desvantajosa.

Um concorrente que encontre um produto para revenda similar ao que foi comprado a um preço menor muito provavelmente venderá mais rápido e com uma margem de lucro superior.

Portanto, a gestão de compras é decisiva para garantir a competitividade e a aquisição dos bens indispensáveis nas melhores condições.

Para isso, os profissionais de compras assumem uma série de responsabilidades, algumas das quais vamos conhecer a seguir.

Reduzir custos

Imagine duas empresas do varejo de roupas que adquirem um lote de 50 camisas do mesmo modelo para revender.

A marca X consegue comprar ao valor de R$ 5 por unidade, enquanto o fornecedor da empresa Y vende a R$ 7.

Assim, a empresa X gastou R$ 250 para comprar as mesmas 50 camisas que a marca Y comprou a R$ 350.

É bastante provável que a empresa X conte com uma gestão de compras mais organizada, já que foi capaz de reduzir os custos da mesma aquisição da sua concorrente.

Esse exemplo ilustra uma das funções mais importantes da gestão de compras, que é assegurar que as aquisições sejam feitas ao menor preço possível.

Fortalecer o relacionamento com fornecedores

Dois homens apertando as mãos em um ambiente de negócios, simbolizando uma parceria de sucesso na gestão de compras.
Reduzir custos, fortalecer o relacionamento com fornecedores e melhorar a eficiência do processo são pilares da gestão de compras eficiente. Saiba como aplicar essas estratégias na sua empresa!

Toda compra é um relacionamento.

Da mesma forma que as empresas procuram manter uma relação de proximidade com seus clientes, assim elas devem fazer com seus fornecedores.

As que são bem-sucedidas nesse aspecto conseguem preços melhores e condições mais vantajosas em suas compras no geral.

Assim, seus estoques dificilmente ficam desabastecidos, já que há uma relação de continuidade que garante o fornecimento constante de produtos.

Melhorar a eficiência do processo de compras

Um processo de compra não se limita apenas a pagar por um bem e recebê-lo.

Antes disso, é preciso que haja um planejamento, que vai desde a escolha dos fornecedores até a forma de pagamento.

Há empresas, por exemplo, que trabalham com antecipação de recebíveis, em razão do volume de vendas alto e do fluxo de caixa sempre ativo.

Isso influencia nas escolhas do setor de compras, já que cada aquisição representa um custo, que pode ser rapidamente coberto ou não.

Analisar necessidades de compra

Nas empresas geridas conforme os princípios enxutos e que operam conforme o modelo just-in-time, tudo que é comprado deve ser destinado imediatamente ao setor de produção ou distribuição.

Como a formação de estoque é mínima ou algo a ser evitado, elas trabalham com um fluxo constante de compras, que devem ser feitas com bastante critério.

Seja como for, mesmo nas empresas que não são enxutas, sempre haverá a necessidade de avaliar bem o quão necessária é uma compra, para que não se jogue dinheiro fora.

Planejar compras

Até uma ida ao supermercado requer algum planejamento, sem o qual corre-se o risco de desequilibrar o orçamento doméstico.

Imagine então em uma empresa, na qual diariamente são adquiridos lotes e mais lotes de produtos, insumos e matérias-primas?

Não surpreende, então, que o planejamento de compras esteja entre as responsabilidades mais importantes nesse tipo de gestão.

Só assim a empresa pode antecipar quanto do seu budget será consumido em compras, de modo que as decisões nessa área possam ser melhor fundamentadas.

Analisar mercado

Uma boa gestão de compras depende também do conhecimento que seus profissionais têm sobre o mercado em que estão inseridos.

Quais impostos a empresa tem que lidar com mais frequência?

Quais são as taxas alfandegárias, se aplicáveis?

Que tipo de fornecedor atende a região?

São questões que devem ser respondidas pelos gestores de compras, cujas respostas serão usadas para balizar suas decisões, de modo que elas sejam orientadas pela melhor relação custo-benefício.

Qualificar fornecedores

Não basta apenas pagar pouco.

Sem qualidade, o preço baixo pode se tornar o “barato que sai caro”, e isso vale principalmente para quem trabalha com compras.

Por isso, ao fazer uma aquisição, é fundamental que se conheça bem quem são os fornecedores, como eles trabalham e a procedência de seus produtos.

Vale também para quem presta serviços para a empresa, afinal, um serviço mal feito pode ser tão ruim para os negócios quanto uma compra de má qualidade.

Monitorar pedidos e entregas

Preço e qualidade são extremamente importantes, mas sem pontualidade e agilidade na entrega, um pedido perde a razão de ser.

Cabe então aos especialistas em gestão de compras observar se as requisições estão sendo entregues nos prazos esperados, monitorando de perto cada pedido.

Esse controle pode ser feito de forma automatizada, por meio de sistemas ERP integrados ou softwares de compras, como o NetSuite, Xero ou Dynamics, entre outros.

Outro tipo de sistema que ajuda nesse sentido é o de gestão de frotas, muitos dos quais contam com sistemas de rastreamento e controle de rotas.

Gerenciar estoque

Foto de cima mostrando a eficiência na gestão de compras, destacando a importância da redução de custos, melhoria do relacionamento com fornecedores, e a eficiência do processo.
Estabelecer parcerias fortes e estratégicas é fundamental para uma gestão de compras eficaz.

Não é por acaso que também se usa o termo gestão de compras e estoque para se referir à gestão de compras.

Afinal, sem estoque, as aquisições não teriam onde ser armazenadas e posteriormente distribuídas.

Nesse caso, a gestão de compras trabalha em sinergia com o estoque, em uma relação de interdependência.

O estoque precisa de uma gestão de compras antenada para que esteja sempre equilibrado, nem muito cheio nem muito vazio.

Por sua vez, o setor de compras tem no estoque uma espécie de “termômetro”, pelo qual se pode saber quando é o momento certo de fazer um pedido.

Negociar contratos

Em certos setores, o fornecimento de bens e serviços é feito mediante contrato.

Assim se faz, por exemplo, nas empresas públicas – e em algumas na iniciativa privada – em que as compras só são feitas por meio de licitação.

Em cada uma delas, é firmado um compromisso, que deve ser documentado para que atenda não só às demandas geradas, mas também a eventuais parâmetros legais.

A gestão de compras é responsável por tudo isso, cuidando para que todas as aquisições sejam feitas dentro das normas e que os processos tenham a lisura esperada.

Gerenciar riscos

A gestão de compras está exposta aos riscos como todas as outras áreas de um negócio em que decisões têm que ser tomadas.

O maior de todos os riscos é fazer uma compra que não gere retorno ou que, no final, se revele inútil para os objetivos estratégicos ou operacionais.

Considerando esses e outros riscos, a gestão precisa desenvolver um olhar atento, procurando sempre decidir com base em dados e informação confiável.

Como é o processo de compras em uma empresa?

A gestão de compras e suprimentos é, a partir do que vimos, uma atividade estratégica.

Dessa forma, as pessoas por trás das decisões precisam mapear todos os processos que envolvem uma compra para que os riscos sejam mínimos e se perceba vantagem competitiva.

Nesse aspecto, o processo de compras pode ser estruturado nas seguintes etapas:

  • Identificação da necessidade
  • Análise da requisição
  • Seleção de fornecedores
  • Negociação
  • Monitoramento
  • Pagamento
  • Avaliação de fornecedores
  • Gestão de contratos
  • Gestão de riscos
  • Melhoria contínua.

Como fazer uma gestão de compras com eficiência?

Entender a importância da gestão de compras é só o início de uma jornada que vai acompanhar o negócio enquanto ele estiver ativo.

Por se tratar de um setor estratégico, as compras demandam todo um aparato de soluções, ferramentas e pessoas qualificadas para que sua gestão trabalhe a favor da empresa.

Veja então como fazer isso.

Alinhe as compras com a demanda do consumidor

Vimos que o setor de compras trabalha lado a lado com o estoque, onde o fator principal para o sucesso é o equilíbrio.

Para que não haja falta nem excesso de produtos estocados, é fundamental que a gestão de compras conheça bem a demanda do mercado em que atua.

Faça o monitoramento dos produtos e das atividades da empresa

O setor de compras funciona de forma similar à do RH, do qual depende a empresa como um todo.

Por isso, seus profissionais devem conhecer a fundo as atividades que cada departamento desempenha, para que possam tomar decisões sobre compras com conhecimento de causa.

Organize processos

Já vimos a relação entre gestão de compras e estoque, mas ela também caminha lado a lado com a gestão de processos, cuja função é prever os resultados de acordo com as entradas e saídas a cada aquisição.

Por exemplo: uma compra gera uma ordem, que por sua vez é enviada para o financeiro da empresa aprovar, e só após isso a compra é feita e o pagamento realizado.

A gestão atua entre uma ponta e outra desse processo, organizando-o e melhorando-o em todas as suas etapas.

Compare preços e negocie

Boa parte das decisões na gestão de compras depende da capacidade de seus líderes em encontrar os melhores preços.

Não por acaso, uma das soft skills mais desejadas entre os profissionais da área é a negociação, sem a qual não seria possível obter preços melhores ou condições mais vantajosas.

Conheça bem os fornecedores

Um pool de fornecedores bem selecionado não é apenas uma fonte de redução de custos, mas um verdadeiro diferencial competitivo.

Essa é mais uma escolha que deve ser feita pela gestão de compras, a área mais capacitada para selecionar no mercado os fornecedores mais confiáveis e de qualidade.

Use a tecnologia como facilitadora

Profissionais de compras analisando dados e comparando fornecedores para garantir o melhor custo-benefício e qualidade dos produtos adquiridos.
A análise detalhada e a comparação de fornecedores são essenciais para uma gestão de compras eficaz. Descubra as melhores práticas para tomar decisões informadas e estratégicas

Seria humanamente impossível lidar com grandes volumes de compras sem investir em automação.

Como vimos, para isso existem sistemas ERP ou softwares específicos para a gestão de compras, a maioria deles fornecido como Software as a Service (SaaS).

O que é preciso para ser um gestor de compras?

Um setor estratégico como o de compras exige profissionais muito preparados para tomar decisões baseadas em dados.

Você pode se qualificar para ter esse perfil no curso Administração Estratégica de Compras – Competências Essenciais para Gestores em Compras, da FIA.

Conheça em um curso de extensão EAD com 40 horas/aula os fundamentos da área, assim como os aspectos referentes ao propósito da área de compras, abordando temas que se complementam.

Invista na sua carreira!

Conclusão

A importância da gestão de compras e suprimentos se justifica porque essa área é provedora de todos os recursos materiais que uma empresa precisa para se sustentar.

Como vimos neste texto, ela abrange as atividades principais e as de retaguarda, contribuindo diretamente para o sucesso de um negócio.

Agora que chegou ao final do nosso guia, você entende a relação entre gestão de compras e estoque e conhece as melhores práticas.

Use essas informações para qualificar suas decisões no dia a dia.

Esteja sempre um passo à frente lendo os artigos publicados aqui, no blog da FIA.

Referências:

https://sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/gestao-de-compras-e-estoque,3cadbd12e3f04810VgnVCM100000d701210aRCRD
https://revista.fatectq.edu.br/index.php/interfacetecnologica/article/view/1093
https://sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/como-planejar-as-compras-e-o-estoque-da-sua-loja,a32031dc70912810VgnVCM100000d701210aRCRD
https://www.sebrae-sc.com.br/blog/gestao-de-compras-e-estoque
https://dspace.doctum.edu.br/bitstream/123456789/2362/1/AN%C3%81LISE%20ESTRAT%C3%89GICA%20DA%20GEST%C3%83O%20DE%20COMPRAS.pdf

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