A ferramenta 5W2H é bastante versátil e útil para solucionar diversas demandas na gestão de projetos, seja no ambiente corporativo, profissional ou até mesmo pessoal.
Ela parte de respostas a sete questões simples para chegar a um plano de ação específico, alinhado aos objetivos de um indivíduo, grupo ou organização.
Por isso, é uma das metodologias mais populares entre administradores, empreendedores, gestores e todo aquele que deseja seu aprimoramento profissional e pessoal.
Se esse é o seu caso, vale a pena ler este artigo até o final.
Vamos começar com definindo o 5W2H, explicando suas vantagens e trazendo exemplos práticos.
Estes são os tópicos do texto:
- O que é a ferramenta 5W2H?
- Como utilizar o método 5W2H?
- Como fazer a ferramenta 5W2H?
- Quais as vantagens de aplicar o 5W2H?
- Exemplos de 5W2H
Acompanhe até o final para dominar o método 5W2H!
O que é a ferramenta 5W2H?
5W2H é uma ferramenta de gestão e planejamento que ajuda a organizar ações, definir responsabilidades e estabelecer prazos de forma clara e objetiva.
Amplamente usada na gestão de projetos e em processos de tomada de decisão, ela oferece uma estrutura para identificar o que será feito, por quem, como e quando, garantindo eficiência e foco nos resultados.
Seu principal propósito é a definição de tarefas e seu acompanhamento, de maneira visual, ágil e simples.
Formada por uma combinação entre letras e números, essa sigla pode gerar confusão, mas se refere às iniciais das perguntas que ajudam a solucionar demandas.
Respondendo às sete questões de modo realista, é possível enxergar com clareza a necessidade, ou não, de uma mudança, e formular um plano para alcançar esse objetivo.
A seguir, veja como fazer isso e exemplos de 5W2H.
What? – O quê?
O início de tudo consiste em responder o que será feito e qual o objetivo ou projeto.
Esse é o primeiro passo para traçar as ações necessárias e chegar lá.
Por isso, preste atenção na hora de escolher um propósito, pois ele será o ponto central para todas as demais perguntas.
Procure especificar ao máximo esse objetivo.
Dessa forma, seu cérebro será capaz de visualizá-lo como algo possível de ser atingido.
Vamos imaginar que sua empresa deseja aumentar a quantidade de clientes.
Essa frase ficou bastante vaga, pois não há uma definição sobre o quanto se deseja aumentar, por exemplo.
Então, ao preencher a lacuna What (o quê), prefira anotar que se espera dobrar o número de clientes atendidos, alcançar mais 25%, etc.
Why? – Por quê?
É nesta etapa que muitos objetivos são descartados ou postergados, pois não têm base em argumentos sólidos.
Ao responder o porquê de um projeto, você e sua equipe precisam de justificativas, de motivos para levar a ideia adiante.
Considerando nosso exemplo acima, de aumentar a quantidade de clientes ativos, qual seria a motivação?
A empresa tem planos de expansão, quer se tornar referência em seu mercado, internacionalizar a operação, crescer e dividir os lucros com funcionários?
Sem um bom porquê, fica difícil convencer a si mesmo ou uma equipe a abraçar um projeto.
Who? – Quem?
Tão relevante quanto estabelecer um prazo é determinar o responsável (ou responsáveis) pelo projeto.
Neste espaço, então, cite quem estará à frente, coordenando as tarefas e, se possível, quem vai executar cada atividade.
Assim, fica simples solicitar informações para acompanhamento das demandas, controlar prazos e recursos.
Where? – Onde?
Em que local (físico ou não) esse projeto será desenvolvido?
Para a captação de novos clientes, será preciso buscar parceiros de divulgação na vizinhança? A estratégia será totalmente online?
Haverá reuniões presenciais na empresa?
Tudo isso deve ser citado na resposta à questão Where (onde).
When? – Quando?
Esta pergunta diz respeito aos prazos, ao cronograma para a entrega das tarefas e conclusão do projeto.
Talvez seja o trecho mais difícil de responder, em especial no início de um projeto, quando há diversos fatores incertos.
Entretanto, nunca deixe de citar datas, ainda que sejam proposições.
Caso contrário, seu projeto pode não sair do papel, pois não recebeu prioridade ou data para entrega.
How? – Como?
O primeiro H se refere aos procedimentos e etapas para a realização do projeto.
Ou seja, aqui, as metas (passos) devem ser descritas de forma resumida.
O ideal é que todos os envolvidos no projeto auxiliem na resposta às questões do 5W2H, especialmente ao How (como).
How much? – Quanto?
Por último, descreva uma estimativa quanto aos custos dispensados ao projeto.
Se não tiver detalhes, comece com o orçamento disponível para as primeiras etapas e vá ajustando ao longo do caminho.
Quando utilizar o método 5W2H?
O 5W2H pode ser aplicado em diversos cenários, como no planejamento estratégico de empresas, na gestão de tarefas profissionais e até na organização de atividades pessoais.
Sua flexibilidade permite adaptar o método a situações que demandam clareza, definição de responsabilidades e alinhamento entre as partes envolvidas.
Se você se pergunta como surgiu o 5W2H, saiba que sua origem está bastante relacionada à resolução de problemas em empresas.
No ambiente corporativo, o método é amplamente utilizado para estruturar e executar ações de forma eficiente.
Ele permite organizar desde projetos complexos até processos de rotina, facilitando a comunicação e o cumprimento de prazos.
Entre as principais aplicações nas empresas, podemos destacar:
- Gestão de projetos: detalhar objetivos, recursos e prazos para garantir a execução eficiente
- Planejamento estratégico: estruturar metas e ações para atingir resultados organizacionais
- Resolução de problemas: identificar causas, propor soluções e definir etapas claras para implementação
- Desenvolvimento de produtos: planejar lançamentos com foco no mercado e nos recursos disponíveis
- Melhoria de processos: mapear atividades, identificar gargalos e propor ajustes
- Gestão de qualidade: implementar ações corretivas e preventivas com base em auditorias ou feedbacks.
Já no âmbito pessoal, o 5W2H pode ser útil para organizar viagens, eventos ou grandes mudanças, ajudando a transformar ideias em planos práticos.
Sua abordagem estruturada torna qualquer planejamento mais claro e eficiente, seja no trabalho ou na vida cotidiana.
Como fazer a ferramenta 5W2H?
Não há consenso sobre como surgiu o 5W2H, embora sua origem seja associada a outras metodologias com foco na qualidade, como o Lean Manufacturing, do Sistema Toyota de Produção.
Na hora de fazer, porém, o roteiro é bem claro.
De forma resumida, basta montar uma planilha no Excel, Google Planilhas, uma tabela em um editor de texto (como o Word) ou até mesmo em uma folha de papel.
Depois, dividir em 7 colunas e anotar, na primeira linha, as perguntas que serão respondidas.
Em seguida, vêm respostas às questões, que vão gerar um direcionamento para atingir qualquer objetivo, como na imagem abaixo:
Se acha que pode ser um processo complicado, acompanhe as dicas a seguir.
Faça uma análise ampla para definir seu objetivo
A ferramenta 5W2H é voltada à etapa mais prática ou microcenários.
Mas antes de chegar a esse estágio, vale fazer uma avaliação geral do seu negócio, vida profissional ou pessoal, a fim de definir suas prioridades.
Esse balanço vai ajudar a determinar tanto o objetivo quanto o melhor prazo, já que você vai saber o que precisa ser concluído primeiro.
Existem ferramentas de administração que permitem a realização de análises amplas, a exemplo da matriz SWOT e 5 Forças de Porter.
A matriz SWOT serve para evidenciar as forças (em inglês, strengths), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) em um determinado cenário.
Forças e fraquezas são características internas de uma organização, enquanto oportunidades e ameaças se referem a elementos externos, ou seja, ao mercado.
Já as 5 Forças de Porter avaliam os principais fatores que tornam uma empresa competitiva no mercado:
- Rivalidade entre os concorrentes
- Poder de barganha dos compradores
- Poder de barganha dos fornecedores
- Entrada de novos concorrentes
- Produtos substitutos.
Responda às questões de forma sucinta
Se a ideia é simplificar, de nada adiantar escrever um texto longo como resposta aos 5Ws e 2Hs, concorda?
Por isso, procure responder cada parte com apenas uma frase.
Claro que você pode ter dificuldades, principalmente quando definir “como” um projeto será executado, pois é comum haver várias ações.
Porém, se esforce para expressar cada atividade através de uma só frase.
Utilize um sistema que possa ser editado por toda a equipe
Com exceção dos objetivos profissionais e de carreira, são raros os projetos que ficarão sob a responsabilidade de um único indivíduo.
E, mesmo nesses casos, pode ser interessante desenvolver seu 5W2H em um aplicativo, sistema ou documento que permita o compartilhamento e edição por todos os membros da equipe.
Afinal, isso facilita o acompanhamento de cada tarefa.
Existem várias opções de ferramentas, a exemplo do Google Planilhas, um programa hospedado na nuvem (internet) que salva as atualizações de forma automática.
Outras alternativas para o monitoramento do 5W2H incluem os softwares Evernote e Trello.
Reavalie o projeto periodicamente
Não é porque um caminho foi traçado que não haverá mudanças durante o percurso.
Dependendo do projeto, você e sua equipe vão se deparar com diversas transformações, maiores ou menores, que alteram o cenário e pedem uma reavaliação.
Nem sempre será necessário refazer seu 5W2H, pois existem mudanças que afetam somente um dos pontos – custo, responsável pela execução, tempo para concluir uma etapa.
No entanto, se houver imprevistos maiores, pode ser preciso repensar sua estratégia para alcançar o objetivo.
O importante é seguir em frente, usando essas mudanças e possíveis falhas como lição e motivação para o aprimoramento contínuo.
Peça feedback com frequência
Ao delegar tarefas, designando os responsáveis por cada fase, é essencial pedir – e dar – feedback com frequência.
Isso pode ser feito durante reuniões semanais, quinzenais ou mensais, dependendo da relevância e momento do projeto.
Participando de reuniões rápidas, todos os envolvidos no projeto vão ficar cientes do que já foi feito, o que está em andamento e dos próximos passos.
Assim, podem ajudar os colegas, solicitar auxílio para alguma tarefa e otimizar o tempo.
Quais as vantagens de aplicar o 5W2H?
Aplicar o 5W2H agrega uma série de benefícios, seja para uma organização, para aperfeiçoamento profissional ou até na vida pessoal.
Isso porque um 5W2H bem construído é bastante eficiente para montar um plano de ação, assim como no acompanhamento (status) de cada tarefa.
Afinal, o mecanismo permite uma visualização rápida das necessidades, motivações, atividades a serem realizadas, responsáveis e o que falta para atingir uma meta.
Por isso, ele costuma ser empregado em microcenários, ou seja, após uma avaliação mais ampla.
Para explicar melhor, vamos distinguir objetivos de metas.
Partindo de desejos ou necessidades, os objetivos são, geralmente, grandiosos, exigindo uma grande quantidade de tempo, recursos, dedicação e esforço.
Vamos pensar, por exemplo, que uma papelaria tem o objetivo de aumentar o faturamento mensal em 50%.
Olhando somente para esse alvo, é natural que seus donos não consigam mensurar o tempo, recursos e ações necessárias para chegar até ele.
É aí que entram as metas, que são pequenos passos que vão conduzir o negócio até o objetivo.
A ferramenta 5W2H pode ajudar na hora de definir esses passos, pois evidencia as tarefas necessárias até que o objetivo seja alcançado.
Os donos podem começar respondendo à primeira questão (what, ou o quê) com o objetivo: aumentar o faturamento mensal em 50%.
Em seguida, devem pensar no porquê (why) desse propósito, que pode ser obter mais recursos para pagar as contas, expandir o negócio, aumentar a produção, contratar mais funcionários, entre outros.
Perceba que o uso do 5W2H auxilia na definição prática de ações, servindo, inclusive, para descartar objetivos que não contribuam para a manutenção e crescimento da companhia.
Abaixo, listamos outras vantagens de utilizar o mecanismo, de acordo com artigo do consultor Marcos Aurélio Davanso:
- Aplicação em diferentes cenários e departamentos de uma organização, com finalidade operacional, estratégica ou tática
- Amplo detalhamento das metas
- Possibilita adaptação e reinvenção constante
- Otimiza o tempo
- Proporciona agilidade, clareza e direcionamento da equipe envolvida no projeto
- Reduz custos ao eliminar o excesso de tentativas e falhas
- Diminui os gastos, pois utiliza corretamente os recursos da empresa
- O 5W2H é versátil, podendo ser combinado a outras ferramentas administrativas: matriz SWOT, Diagrama de Ishikawa, etc.
Exemplos de 5W2H
Até aqui, você já entendeu o que é, importância e como surgiu o 5W2H para ajudar pessoas e empresas.
Neste tópico, então, vamos apresentar exemplos de 5W2H para fixar o conhecimento.
Use-os como inspiração na hora de criar a sua planilha 5W2H.
| Lançar uma linha de produtos sustentáveis em uma loja de roupas | |
| Pergunta | Resposta |
| What (o quê?) | Criar uma coleção com tecidos reciclados e biodegradáveis. |
| Why (Por quê?) | Atender à demanda crescente por moda sustentável e melhorar a imagem da marca. |
| Who (Quem?) | Equipe de design, fornecedores e departamento de marketing. |
| Where (Onde?) | Loja física e e-commerce. |
| When (Quando?) | Lançamento previsto para janeiro de 2026. |
| How (Como?) | Desenvolver os modelos, negociar com fornecedores e criar uma campanha de marketing. |
| How much (Quanto?) | Investimento inicial de R$ 50.000 para produção e divulgação. |
| Melhorar a comunicação interna de uma agência de marketing | |
| Pergunta | Resposta |
| What (o quê?) | Implementar uma nova ferramenta de gestão de projetos. |
| Why (Por quê?) | Aumentar a transparência nas tarefas e reduzir retrabalho nas equipes. |
| Who (Quem?) | Gerentes de projetos e líderes de equipe. |
| Where (Onde?) | Na agência e para equipes remotas. |
| When (Quando?) | Início em março de 2025, com prazo de implantação de 30 dias. |
| How (Como?) | Pesquisar opções de ferramentas, selecionar a mais adequada e treinar as equipes. |
| How much (Quanto?) | Orçamento estimado de R$ 5.000 para aquisição e treinamento. |
| Reduzir o consumo de energia em uma fábrica | |
| Pergunta | Resposta |
| What (o quê?) | Implementar um programa de eficiência energética. |
| Why (Por quê?) | Diminuir custos operacionais e contribuir para a sustentabilidade. |
| Who (Quem?) | Equipe de manutenção e gestores de produção. |
| Where (Onde?) | Nas áreas de produção e escritórios da fábrica. |
| When (Quando?) | Início no segundo trimestre de 2025, com metas semestrais. |
| How (Como?) | Instalar sensores de presença, trocar iluminação por LED e revisar equipamentos. |
| How much (Quanto?) | Orçamento estimado de R$ 30.000 para implementação inicial. |
| Aumentar em 20% a retenção de clientes em uma empresa de software | |
| Pergunta | Resposta |
| What (o quê?) | Criar um programa de fidelidade com benefícios exclusivos. |
| Why (Por quê?) | Melhorar a satisfação dos clientes e reduzir churn. |
| Who (Quem?) | Equipe de Customer Success e marketing. |
| Where (Onde?) | Plataforma online e eventos presenciais. |
| When (Quando?) | Lançamento em maio de 2025, com análise trimestral de resultados. |
| How (Como?) | Desenvolver pacotes personalizados, oferecer treinamentos gratuitos e criar um canal de suporte VIP. |
| How much (Quanto?) | Investimento inicial de R$ 10.000 para criação do programa e materiais promocionais. |
| Digitalizar o processo de recrutamento de uma empresa | |
| Pergunta | Resposta |
| What (o quê?) | Adotar uma plataforma de recrutamento online. |
| Why (Por quê?) | Agilizar a seleção de candidatos e melhorar a experiência dos recrutadores. |
| Who (Quem?) | Equipe de Recursos Humanos. |
| Where (Onde?) | Em todas as filiais da empresa. |
| When (Quando?) | Implementação até julho de 2025. |
| How (Como?) | Escolher uma plataforma, treinar a equipe e migrar os dados existentes. |
| How much (Quanto?) | Investimento de R$ 15.000 para aquisição e treinamento. |
Lembrando que há ainda muitos outros usos possíveis para a ferramenta.
Nesta publicação, o 5W2H foi utilizado para projetar a abertura de filial de uma empresa de consultoria de negócios.
Já neste projeto, o foco foi responder como inovar nos produtos e serviços de uma padaria e confeitaria.
Conclusão
Neste artigo, apresentamos aplicações e exemplos do 5W2H, usado para propor planos de ação em diferentes contextos.
Ao empregar essa ferramenta, você tem mais clareza sobre quais os passos necessários para atingir um objetivo, além de controlar cada ação de modo simples.
Se ficou alguma dúvida ou sugestão, deixe um comentário abaixo.
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Referências:
https://www.linkedin.com/pulse/5w2h-ferramenta-que-pode-mudar-história-do-seu-negócio-davanso/
https://lume.ufrgs.br/bitstream/handle/10183/184982/001078612.pdf?sequence=1&isAllowed=y
https://sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/Anexos/5W2H.pdf
https://sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/5w2h-tire-suas-duvidas-e-coloque-produtividade-no-seu-dia-a-dia,06731951b837f510VgnVCM1000004c00210aRCRD
