As empresas que dispõem de uma consultoria em gestão de projetos tendem a performar acima da média, e há dados que apontam para isso.
O estudo Future of Work Management Report (em inglês), da Smartsheet, revela que 91% das empresas enfrentam problemas ao conduzir seus projetos.
Para 85% dos líderes entrevistados, a sobrecarga de trabalho gerada pelos projetos é o grande problema, seja pelo ritmo imposto ou pelos prazos apertados.
Há ainda os obstáculos relacionados com a gestão de pessoas.
Para 45% dos gestores, um dos maiores problemas é o manejo de profissionais de um projeto para outro.
Imagine lidar com tantos desafios sem nenhum tipo de apoio ou orientação?
O fracasso seria questão de tempo.
Uma forma de driblar as dificuldades inerentes à gestão de projetos é a contratação de uma consultoria.
Por isso, ao longo deste artigo, vamos apresentar bons motivos para você considerar a contratação desse serviço.
Veja os tópicos abordados:
- O que é consultoria em gestão de projetos?
- O que faz um consultor em gestão de projetos?
- Quando contratar uma consultoria em gestão de projetos?
- O que é avaliado nessa consultoria?
- O que esperar da consultoria em gestão de projetos?
- Conheça a consultoria em gestão de projetos da FIA.
Leia até o final para dominar a análise e gestão de projetos!
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O que é consultoria em gestão de projetos?
A consultoria em gestão de projetos é um serviço em que profissionais experientes em uma determinada área ajudam a planejar um ou mais projetos com orientações especializadas.
Ela pode ser genérica, quando o projeto em questão tem a ver com a empresa em seu todo, ou específica, quando ela foca em uma determinada área ou setor.
Seria o caso, por exemplo, de uma consultoria em gestão de projetos logísticos ou de RH.
Como aponta um levantamento da RGPM (em inglês), 85% dos gestores lidam com dois ou mais projetos ao mesmo tempo.
Nesse caso, a falta de apoio pode redundar em sérias dificuldades, dependendo da complexidade dos projetos em curso.
A consultoria em gestão de projetos pode fazer bastante diferença, orientando, dando insights e esclarecendo sobre pontos obscuros relacionados ao controle e direcionamento.
A seguir, vamos abordar o que faz um consultor de projetos e as características do serviço vão ficar ainda mais claras.
O que faz um consultor de projetos?
Manter o controle sobre pessoas, prazos, procedimentos, técnicas, instrumentos e outros fatores demanda uma elevada capacidade de liderança e de organização.
É o que faz um consultor de projetos, profissional que, entre suas diversas atribuições, cuida para que um projeto atinja suas metas.
Para isso, ele monitora todas as suas etapas, desde a fase do pré-planejamento, em que o projeto não passa de um esboço, até o controle dos seus resultados.
Tamanha responsabilidade justifica a valorização desse profissional no mercado de trabalho.
O salário de um consultor de projetos é uma evidência disso, girando em torno dos R$ 19,4 mil mensais, segundo o site Glassdoor.
Quando contratar uma consultoria em gestão de projetos?
O processo de gestão de projetos pode ser por si só um desafio quando a empresa não tem muita expertise nessa área.
É um cenário relativamente comum em empresas familiares, nas quais a falta de uma gestão profissional faz com que as rotinas entrem num “piloto automático”.
Acomodados com os resultados de sempre, seus líderes vão perdendo o ímpeto para inovar e para implementar novos projetos, nem que seja para sair da rotina.
Há também os casos em que, por sua especificidade, a empresa não tenha o conhecimento necessário para implementar um projeto em determinada área.
Seria o caso de uma empresa do ramo industrial alimentício que precise conduzir um projeto de criação de um setor de TI, por exemplo.
Vamos ver a seguir em quais outros casos esse tipo de serviço pode se fazer necessário.
Falta de expertise interna
Como vimos, a falta de experiência é um dos principais motivos para contratar uma consultoria em gestão de projetos.
Nesse caso, empresas que não têm uma cultura de inovação ou que não estejam habituadas a trabalhar por projetos são fortes candidatas.
Cabe destacar que projeto é toda atividade que tenha uma meta temporal e claramente definida, com início, meio e fim para acabar, geralmente no curto ou médio prazo.
Projetos complexos
O processo de gestão de projetos pode ser, em determinados casos ou em certas áreas, complexo demais para ser gerido sem apoio especializado.
Uma consultoria em gestão de projetos pode fazer toda a diferença, implementando metodologias e ferramentas adequadas a cada projeto, de acordo com o nível de complexidade.
Ela pode indicar, por exemplo, as práticas ágeis, que utilizam ferramentas como o Scrum para gerir projetos.
Ou, caso o projeto seja mais ambicioso, pode utilizar os conceitos da metodologia Lean Six Sigma para orientar quanto ao que fazer em diversas frentes de trabalho.
Melhoria da performance
Há ainda os casos em que o projeto, em razão das suas metas ambiciosas, desperta todo tipo de incerteza.
Por não saberem o que fazer, como fazer e quando fazer, a performance individual e em equipe acaba comprometida.
A consultoria em gestão de projetos pode dar respostas em cenários difíceis de prever ou de traçar prognósticos.
Ela pode dar mais respaldo para os gestores e colaboradores envolvidos, diminuindo os impactos de eventuais decisões equivocadas ao assumir parte das responsabilidades.
Assim, a performance tende a melhorar, já que as pessoas passam a trabalhar menos pressionadas, sabendo que, se algo não sair como esperado, haverá uma nova direção a seguir.
Implementação de metodologias
A partir do que vimos, há os projetos que demandam a implementação de metodologias em paralelo.
Um bom exemplo disso é a já mencionada Lean Six Sigma, que requer a presença de profissionais graduados Black Belt para ser corretamente aplicada.
Embora ela defenda os princípios enxutos de gestão, na prática apresenta uma certa complexidade por utilizar métodos e ferramentas estatísticas avançadas.
Falando em estatística, é certo que, nas rotinas de uma consultoria em gestão de projetos, será necessário recorrer a esse tipo de conhecimento.
É mais uma razão para contar com esse tipo de serviço, fundamental para orientar quanto ao uso das ferramentas e para introduzir novas metodologias.
Redução de riscos
A maioria dos projetos acaba se expondo aos riscos, tanto internos quanto externos.
Uma empresa que conduz um projeto de expansão internacional terá que lidar com vários tipos deles, por mais planejamento que possa ter.
A análise e gestão de projetos pode ser uma maneira de mitigar riscos em contextos voláteis ou quando não há dados para balizar decisões.
Outro exemplo nesse sentido é quando o projeto lida com questões sensíveis, como a ambiental ou a segurança do trabalho.
A consultoria em gestão de projetos é certamente um fator a mais para diminuir a pressão e minimizar os riscos sempre associados em projetos de alto risco.
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Gestão de mudanças
Nas empresas mais conservadoras, as mudanças quase sempre são alvo de resistência.
Habituados a trabalhar sempre do mesmo modo, os profissionais vão perdendo, com o tempo, a capacidade de se atualizar e de operar conforme novas regras ou padrões.
Em casos assim, a consultoria em gestão de projetos é uma solução para atenuar focos de insatisfação.
Ela pode ainda ajudar nos processos de comunicação para que os profissionais envolvidos nas mudanças não só diminuam a resistência como passem a colaborar com elas.
Treinamento e desenvolvimento
Não é tão difícil para uma empresa identificar em que ela pode melhorar.
Tão complexo quanto a própria melhoria é treinar as pessoas para que essa melhoria seja de fato implementada.
Esse é mais um “pepino” que uma consultoria em gestão de projetos ajuda a resolver, apontando soluções em treinamento e desenvolvimento.
Conforme o caso, ela pode sugerir treinamentos in company ou parcerias com instituições de ensino, como a FIA Business School.
Solução de problemas
Imagine uma empresa do segmento industrial que vem enfrentando problemas com o aumento dos acidentes de trabalho.
Ou uma empreiteira que esteja com dificuldades para entregar suas obras nos prazos acordados.
São problemas que podem ser solucionados com o apoio de uma consultoria em gestão de projetos e sua visão mais ampla do contexto.
É um apoio que pode compensar a falta de experiência ou limitações das pessoas que estão envolvidas com o problema e, portanto, incapazes de entendê-lo totalmente.
Visão externa
Pode haver situações em que o desafio a ser superado exige da empresa capacidades além das que estão disponíveis.
Ademais, as pessoas que estão diretamente afetadas não raramente desenvolvem uma visão parcial ou enviesada do que realmente está acontecendo.
Nada como um olhar isento e imparcial, vindo de fora, para dizer o que está se passando e para sugerir ações práticas.
É mais ou menos como uma auditoria, em que um profissional com mais experiência empresta o seu background para analisar um problema a fundo, identificando suas causas.
Falta de tempo e recursos
Se tem algo que não sobra em empresa alguma, mesmo nas mais poderosas, é tempo e dinheiro.
Contar com uma consultoria em gestão de projetos é uma maneira de otimizar o uso desses recursos, evitando o seu desperdício.
Ela coloca a serviço das empresas e de seus projetos um know-how que permite direcionar melhor a aplicação dos orçamentos e a alocação de pessoas.
Necessidade de um olhar estratégico
Para certas empresas, o que falta mesmo é uma postura mais estratégica para lidar com as suas próprias limitações e riscos do mercado.
Um profissional em gestão de projetos pode trazer respostas nesse sentido, orientando em relação ao que fazer, começando pela definição de novas metas.
Outra vantagem é que, ao desenvolver o olhar estratégico, a empresa melhora também o seu processo decisório, que passa a ser orientado por dados.
Embora o feeling continue sendo importante, com uma consultoria em gestão de projetos ele deixa de ser o critério principal e passa a ser utilizado apenas quando necessário.
Aumento da competitividade
Toda empresa precisa lidar com a concorrência, nem que seja competindo contra suas próprias deficiências e lacunas.
Seja qual for o parâmetro, a consultoria em gestão de projetos agrega muito mais valor às iniciativas visando ao aumento da competitividade de um negócio.
Ela pode, para isso, se valer de exemplos extraídos via benchmarking, seja mirando-se no exemplo da própria empresa ou no dos concorrentes.
Também pode colaborar no sentido de implementar novos projetos, aumentando a capacidade de inovação.
O que é avaliado nessa consultoria?
O processo de gestão de projetos demanda uma postura analítica para que seus resultados possam ser avaliados à luz do que o projeto realmente precisa e pode alcançar.
Para isso, a gestão deve se fazer perguntas como:
- O projeto atingiu seus objetivos estratégicos e metas de negócio?
- Qual a real contribuição do projeto para a organização?
- Os benefícios esperados foram realizados? Como isso se traduz em termos financeiros, de produtividade, de qualidade, etc?
- O cliente, stakeholders e equipe interna estão satisfeitos com o resultado final?
Existem muitos outros pontos que podem ser avaliados, que variam conforme a complexidade do projeto e a experiência das pessoas que estejam avaliando.
O que esperar da consultoria em gestão de projetos?
A partir da análise e gestão de projetos realizada pela consultoria, o resultado esperado é que as metas sejam atingidas.
Mais projetos sendo realizados faz com que as empresas ganhem em aspectos como eficiência operacional, processo decisório, relacionamento com o cliente e muitos outros.
Lembrando que as ações a serem realizadas são sempre definidas contratualmente, até para que contratante e contratado saibam o que deverá ser feito e o que esperar.
Outro ponto importante: a gestão profissional trabalha baseada em métodos de eficácia comprovada.
Nesse caso, a gestão de projetos se vale dos princípios de Project Management Office (PMO), usados inclusive para implementar escritórios de projetos.
Conheça a consultoria em gestão de projetos da FIA
Você sabia que a FIA conta com uma equipe de consultoria composta por profissionais com formação multidisciplinar e especializada em gestão pública e privada?
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Ganhe um novo olhar para os desafios do futuro, com soluções customizadas para atender às suas necessidades.
A FIA entra com a experiência, e seu negócio sai com mais capacidade de inovação e eficiência para gerar valor em tudo que faz.
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Conclusão
A consultoria em gestão de projetos funciona muito bem e é indicada para empresas e projetos de todos os segmentos e tamanhos.
Empresa que conta com essa força ganha um tremendo reforço, podendo assim se distanciar dos concorrentes.
Esteja sempre a par de assuntos que mudam para a melhor a performance nos negócios e na carreira, lendo os artigos do blog FIA.
Referências:
https://www.smartsheet.com/future-work-management-report
https://rebelsguidetopm.com/project-management-statistics/
https://www.gov.br/transportes/pt-br/assuntos/portal-da-estrategia/artigos-gestao-estrategica/conheca-e-entenda-as-5-principais-metodologias-de-gestao-de-projetos
https://sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/gestao-de-projetos-aumenta-a-eficiencia-e-os-lucros,b73e3f28db8a6810VgnVCM1000001b00320aRCRD
https://respostas.sebrae.com.br/como-escolher-uma-ferramenta-para-gestao-de-projetos/
