A gestão do conhecimento é uma questão de primeira ordem.
Vivendo em um cenário de extrema complexidade, profissionais no mercado corporativo são pressionados para a compreensão dos fenômenos que acontecem no mundo.
Transformações nos campos econômicos, políticos e sociais modificam constantemente o ambiente de negócios.
As ferramentas de consulta disponíveis para todas as pessoas não permitem mais a exploração da assimetria de informações como um diferencial para geração de valor.
Para a tomada de decisões que permitam a manutenção da competitividade das organizações, a utilização do conhecimento no estado da arte é cada vez mais relevante.
Mas é preciso separar o joio do trigo.
Conforme detectou Martin Hilbert, da University of Southern California, em uma pesquisa realizada em 2011, individualmente, somos expostos a um volume de conhecimento equivalente a 174 jornais todos os dias.
O que se poderia dizer, então, sobre os impactos em uma organização, ainda que de pequeno porte?
Se você tem interesse em entender como as empresas podem ser mais eficientes na gestão do conhecimento no contexto atual, não deixe de ler este artigo até o final.
Veja os tópicos que preparamos para esta jornada:
- O que é gestão do conhecimento?
- Para que serve a gestão do conhecimento?
- Importância da gestão do conhecimento
- O que é educação corporativa?
- Qual a importância da gestão do conhecimento na educação corporativa?
- Como aplicar a gestão do conhecimento nas empresas?
- Diagnosticar a situação atual da empresa
- Planejar a ações
- Testar o que foi definido no planejamento
- Implementar na empresa
- 8 dicas sobre gestão do conhecimento que você precisa saber
- Identifique os influenciadores
- Promova a participação
- Incentive a troca de experiências
- Permita a criação de comunidades
- Monitore o sistema
- Gerencie os documentos
- Treine as pessoas
- Entenda o ritmo
- Exemplos práticos da gestão do conhecimento
- General Electric
- Amazon
- Petrobrás
- Banco Mundial
- Nações Unidas
- Onde aprender mais sobre gestão do conhecimento?
Boa leitura!
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O que é gestão do conhecimento?
Para entender o que é gestão do conhecimento, é importante saber que a palavra conhecimento é diferente de dados e de informações.
Dados representam uma série de fatos, conceitos ou estatísticas que podem ser analisados para produzir informações.
Alguns exemplos dessa definição são o ano de fundação de uma empresa, o peso de uma pessoa ou o número de habitantes de uma cidade.
Informações, por sua vez, são os dados agregados de maneira a produzir propósito e significado para a organização.
Um exemplo é a coleção das estatísticas de venda de um determinado produto durante os meses do ano, organizada para o planejamento da produção e previsão de cobertura de estoque.
O conhecimento é derivado da informação, baseado no entendimento da importância percebida de um problema e pode ser utilizado para se obter conclusões significativas.
A gestão do conhecimento pode ser definida em seu sentido mais amplo como o processo de criar, compartilhar, usar e gerenciar o conhecimento de uma organização.
Esse conceito se refere a uma abordagem multidisciplinar para alcançar os objetivos organizacionais por meio das melhores práticas do uso do conhecimento.
Embora essa definição tenha vindo a público pela primeira vez em uma conferência em Boston em 1993 organizada pela empresa de consultoria Ernest & Young, o tema já vinha sendo estudado antes.
Em 1990, o então vice-presidente do Canadian Imperial Bank of Commerce (CIBC), Hubert Saint-Onge, iniciou suas pesquisas sobre a gestão do conhecimento quando desenvolveu um modelo chamado de Estrutura dos Ativos do Conhecimento.
Ele integra o plano de negócios com os sistemas de gestão de pessoas, utilizando a arquitetura tecnológica e a infraestrutura da organização, com o propósito de gerenciar a criação e o uso do conhecimento.
Um outro marco na criação do conceito, é o trabalho de Nonaka e Takeuchi publicado também 1990, que descreve o ciclo de transformação do conhecimento nas organizações por meio de um modelo denominado SECI.
Nele, é descrito como o conhecimento tácito (não formalizado) e o conhecimento explícito (formalizado) são convertidos em conhecimento organizacional.
Para que serve a gestão do conhecimento?
O principal propósito da gestão do conhecimento é conectar as fontes de geração com as necessidades de aplicação do conhecimento.
Deve haver facilidade na transferência do conhecimento da mente dos geradores para as pessoas que o utilizam na execução da estratégia da empresa.
Para atender a esse propósito, a gestão do conhecimento necessita cumprir quatro objetivos:
- Capturar o conhecimento: esse objetivo pode ser alcançado ao criar repositórios de informações estruturadas em documentos, memorandos, relatórios, apresentações, manuais e artigos, que possam ser facilmente resgatados conforme a demanda
- Melhorar o acesso ao conhecimento: esse propósito depende da facilitação do seu acesso e da transferência entre as pessoas
- Aprimorar o ambiente organizacional: criando políticas de incentivo ao compartilhamento do conhecimento entre as pessoas
- Valorizar o conhecimento disponível: algumas organizações estão incluindo o capital intelectual em seus balanços, enquanto outras aproveitam o ativo para gerar novas formas de receitas, reduzir custos e inovar.
A gestão do conhecimento habilita as empresas em última instância para a geração de valor e aumento da competitividade.
Importância da gestão do conhecimento
A importância da gestão do conhecimento pode ser demonstrada por meio de sua falha ou inexistência de sistemas apropriados.
O atentado de 11 de setembro de 2001 demonstra de maneira clara que a existência de sistemas de troca de conhecimento entre os departamentos de inteligência (CIA) e investigações (FBI) poderia ter frustrado os planos dos terroristas da al-Qaeda.
De acordo com os dados levantados em inquéritos posteriores, as agências ignoraram as evidências do plano de ataque que estava em gestação desde 1994.
Uma pesquisa do International Data Corp. (IDC), estima que a gestão deficiente do conhecimento seja responsável pela perda de US$ 31,5 bilhões anualmente, somente considerando as empresas listadas na Fortune 500.
Entretanto, se pela falha ou inexistência de sistemas de gestão do conhecimento é possível perceber a importância do tema, existem também dados que comprovam os benefícios da sua implantação.
Um estudo publicado por pesquisadores da Universidade de Ciências Aplicadas de Wiesbaden, na Alemanha, identificou que a utilização de sistemas de gestão do conhecimento permite a aceleração dos processos internos, a redução de redundâncias, a valorização do conhecimento interno e o aumento da transparência.
Outra pesquisa da TSIA detectou que a implantação de sistemas de gestão do conhecimento nas empresas eleva a produtividade geral das organizações entre 10 e 40%.
O que é educação corporativa?
A educação corporativa pode ser entendida como um processo mais abrangente que as rotinas de treinamento e capacitação profissional de colaboradores.
Embora o treinamento represente a chave da manutenção da qualidade das tarefas realizadas e do compartilhamento das informações disponíveis nos sistemas internos, a educação corporativa necessita ir mais longe.
Para garantir a gestão do conhecimento, é essencial que o potencial individual das pessoas seja identificado e utilizado em benefício da organização.
Isso deve ser feito com o objetivo claro de evoluir o conhecimento organizacional como um todo.
As certificações individuais e horas de treinamento são bons indicadores do potencial de contribuição das equipes, mas não são suficientes para medir o nível de conhecimento e geração de valor nas empresas.
Em geral, a educação corporativa é o resultado da gestão do conhecimento aliada à gestão de pessoas.
Quando esses dois propósitos são atingidos, os objetivos de longo prazo das empresas podem ser alcançados com eficiência.
A educação corporativa foca na evolução da empresa na linha do tempo, com o crescimento contínuo dos níveis de qualidade e indicadores de desempenho.
É importante a definição de uma estratégia que possa permitir a implantação da educação corporativa com o foco no crescimento da organização associado ao desenvolvimento das pessoas.
Qual a importância da gestão do conhecimento na educação corporativa?
De forma conceitual, a educação corporativa objetiva a integração entre as pessoas, as ferramentas, as práticas e os processos.
A disponibilidade de boas ferramentas, processos bem estruturados e pessoas capacitadas é muito importante, não se pode negar.
Entretanto, se não houver preparação para conectar esses recursos, o desempenho tende a ser insuficiente.
A ocorrência de elementos integrados é o objetivo comum tanto da gestão do conhecimento como da educação corporativa, sendo o primeiro o tema e o segundo a ferramenta.
Como aplicar a gestão do conhecimento nas empresas
A gestão do conhecimento nas empresas pode ser implementada seguindo-se as quatro etapas relacionadas abaixo.
Diagnosticar a situação atual da empresa:
Para a realização do levantamento inicial da situação devem realizadas as seguintes perguntas:
- Pessoas: Quem são as pessoas? Quais são as informações que necessitam para a realização do trabalho? Como essas pessoas se conectam e se comunicam no dia a dia? Existe o compartilhamento de informações entre as pessoas? Ocorre a formação de grupos fechados que não compartilham conhecimento por motivos políticos ou de relacionamento? Como estão organizados os papéis e as funções de cada um?
- Processos: Quais são os processos principais da organização? Como acontece o sequenciamento das atividades? Quais são as interrelações entre os processos? Quais são as divergências entre os procedimentos escritos e a execução real dos processos?
- Conteúdo: O conhecimento existente na organização reflete o estágio atual presente no setor que atua? Quais são as contribuições internas e externas, possíveis e necessárias para o aumento do conhecimento organizacional? Quais são os procedimentos para a retenção do conhecimento?
- Cultura: A cultura organizacional favorece o compartilhamento do conhecimento? O conhecimento organizacional é visto como um ativo pessoal no lugar de ser corporativo? A cultura favorece a simplicidade das estruturas de comunicação?
- Tecnologia: Como o conhecimento formal está armazenado? Existe uma arquitetura tecnológica adequada? Existe plano de manutenção? Os programas, plataformas e aplicativos estão atualizados e licenciados?
Planejar as ações
Realizada a avaliação conforme os pontos citados acima, define-se a visão, objetivos e estratégias para a gestão do conhecimento.
Após essas definições, as ações necessárias devem ser listadas para a identificação e priorização de fases da implantação.
Também devem ser definidos os responsáveis pela administração desse processo e quais as atividades que deverão ser realizadas para colocar a gestão do conhecimento em prática.
É importante observar que o planejamento das ações deve estar alinhado com o levantamento das informações do diagnóstico inicial.
Testar o que foi definido no planejamento
Com a avaliação realizada e o plano formulado, é necessário executar um projeto piloto.
O propósito é testar a eficácia do que foi planejado e buscar informações importantes sobre os detalhes do projeto.
É uma etapa exploratória para entender os elementos que melhor se aplicam e os elementos que eventualmente necessitam de uma melhor preparação para implantação.
Serve como aprendizado para avaliar o resultado, definir quais medidas podem ser mantidas e quais precisam ser reavaliadas para minimizar os erros e ampliar o uso do sistema de gerenciamento do conhecimento.
Implementar na empresa
Esta etapa é realizada conforme os seguintes passos:
- Definir os indicadores de sucesso para o projeto: por meio dessa definição, é possível avaliar e comunicar a eficaz implantação do sistema
- Implantar um plano de comunicação: o alinhamento com as pessoas envolvidas é extremamente importante para a execução do plano
- Definir um plano de recompensas: o entendimento dessa etapa não deve ser limitado ao aspecto financeiro. O reconhecimento público e outras formas de retribuição não monetária podem promover efeitos mais eficientes e duradouros
- Implementar um sistema de avaliação e monitoramento: as métricas da implantação precisam ser verificadas periodicamente para que se evite o descolamento entre plano e a execução
- Divulgar resultados intermediários: o propósito é promover um círculo virtuoso para a motivação da equipe, com a divulgação dos resultados alcançados permitindo o maior engajamento das pessoas a cada fase.
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8 dicas sobre a gestão do conhecimento que você precisa saber
O processo de gestão do conhecimento deve levar em consideração também os seguintes pontos, extraídos das melhores práticas das empresas que a implantaram:
1. Identifique os influenciadores
A identificação somente das fontes de conhecimento não é suficiente para a boa gestão do sistema.
É necessário identificar os fluxos informais de divulgação e compartilhamento de conhecimento.
2. Promova a participação
Como disse o escritor e conferencista motivacional norte-americano John Maxwell “as pessoas defendem o que elas ajudam a criar”.
Com o incentivo para a participação de todos emerge o zelo pelo sistema e o engajamento dos colaboradores.
3. Incentive a troca de experiências
As habilidades específicas requerem programas mais elaborados de transferência de conhecimento.
O incentivo à troca de experiências por meio de programas de coaching e mentoria é uma das formas mais eficazes de se conduzir esses processos.
4. Permita a criação de comunidades
As redes sociais existentes dentro das empresas são fontes de geração de conhecimento e de melhorias contínuas.
A criação de espaços virtuais ou físicos que permitam às pessoas de diferentes departamentos trocarem conhecimento em torno de objetivos comuns pode ser um grande diferencial para o sucesso.
5. Monitore o sistema
Mapeie os fluxos de difusão do conhecimento dentro da empresa, realize conferências periódicas, mantenha a atenção na qualidade do sistema e corrija os desvios logo no início.
6. Gerencie os documentos
O conhecimento formalizado deve ser acessível às pessoas que necessitam dele no momento e no local da realização das atividades.
7. Treine as pessoas
Os recursos investidos em treinamentos alinhados aos objetivos da empresa permitem a elevação do conhecimento presente na organização.
8. Entenda o ritmo
A implantação da gestão do conhecimento é um processo de profunda mudança na empresa, o qual deve ser conduzido conforme a velocidade de absorção pelas pessoas.
Deve-se evitar as zonas de conforto, mas não ser agressivo a ponto de fragmentar o grupo.
Exemplos práticos da gestão do conhecimento
Dentre as diversas empresas que implantaram a gestão do conhecimento, podemos destacar alguns cases de sucesso.
Vamos a eles!
General Electric
Um dos maiores exemplos de implantação da gestão do conhecimento, a multinacional criou o Corporate Executive Council.
Trata-se de uma reunião com todos os executivos de diversas unidades de negócios espalhadas pelo mundo
Periodicamente, durante dois dias, seus participantes debatem os temas e trocam conhecimento para a melhoria contínua da gestão dos negócios.
Amazon
Desde a sua fundação, nos anos 90, a empresa de Jeff Bezos demonstra a importância da gestão do conhecimento.
Tudo começa com as informações de cada unidade de negócios estando disponíveis para todos os gestores.
Assim, a organização se tornou capaz de aplicar as mesmas fórmulas de sucesso que permitem a venda de livros para a comercialização de uma infinidade de outros itens, desde o consumo doméstico até equipamentos para ginástica.
Petrobrás
Como exemplo de empresa brasileira, se destaca a experiência da petroleira que aplica técnicas de gestão de conhecimento na sua operação.
Entre elas, técnicas de lições aprendidas e comunidades práticas alinhadas à inteligência organizacional.
Banco Mundial
O Banco Mundial é um dos exemplos de organização sem fins lucrativos que aplica a gestão do conhecimento com sucesso.
A descentralização das operações sempre foi um um objetivo perseguido, já que todas as operações necessitavam passar por Washington, gerando custos e lentidão nos processos decisórios.
Por meio da formalização do conhecimento e disponibilização para as agências locais, emergiram novas competências com as discussões e opiniões de outras pessoas envolvidas.
Atualmente, a instituição trabalha para evoluir ainda mais no modelo e fortalecer a iniciativa.
Nações Unidas
O universo de atuação das Organizações das Nações Unidas (ONU) representa desafios ainda maiores.
Nas missões de paz e ajuda humanitária foram implantados sistemas de coleta, análise e disseminação de conhecimento a fim de gerar benefícios para outras iniciativas.
O modelo de gestão de conhecimento, construído sobre experiências anteriores, foca na solução dos desafios por meio do aprendizado organizacional, na captura do conhecimento, nas redes de relacionamentos, na gestão de talentos e no engajamento público.
Onde aprender mais sobre gestão do conhecimento?
Uma das principais fontes de informações sobre a gestão do conhecimento no Brasil é a Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento – SBGC.
Ela foi fundada em 2001, com a missão de divulgar a gestão do conhecimento em todo o país.
Além da divulgação por meio da publicação de artigos em seu blog, promove eventos e ministra cursos sobre o tema continuadamente.
A Fundação Instituto de Administração (FIA) também oportuniza avançar nesse aprendizado.
Uma opção é o programa de Pós-Graduação em Inteligência de Mercado, que oferece capacitação em gestão do conhecimento e relacionamentos nos negócios.
É possível também encontrar informações relevantes sobre a gestão do conhecimento em diversas obras publicadas nos últimos anos.
O livro Gestão do Conhecimento – Introdução e Áreas Afins, de Ronaldo Vieira, detalha os aspectos da gestão do conhecimento produzido, incluindo indexação de dados, preservação de informações e elaboração de estratégias para implantação.
Já a obra de Maria Antonieta Rossato – Gestão do Conhecimento – também apresenta uma proposta de integração dos alicerces fundamentais da organização, como a estratégia empresarial, os processos de negócios, a competência dos colaboradores, a infraestrutura tecnológica e o ambiente organizacional em uma única base de conhecimento.
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Conclusão
Segundo o site The Brain Initiative, com aproximadamente 100 bilhões de neurônios e 100 trilhões de conexões, o nosso cérebro é um dos maiores mistérios da ciência.
Toda essa capacidade nos habilita a gerenciar volumes imensos de informações, absorver e gerar conhecimento todos os dias.
Entretanto, se não houver uma forma de retenção e possibilidade de resgate, toda a nossa contribuição pode se perder pelo inevitável fato de não sermos eternos.
A gestão do conhecimento, na base da sua definição, representa a forma de compartilharmos nossas experiências e saberes, de maneira que sejam úteis para outras pessoas.
Esse é um tema que envolve pessoas. E nenhuma organização que mire o sucesso pode alcançar metas se não pensar na capacitação e no desenvolvimento delas.
Caso ainda tenha alguma dúvida sobre o tema, ou queira deixar algum comentário ou sugestão, utilize o espaço abaixo ou entre em contato conosco.
