A gestão e planejamento de eventos para empresas é uma maneira eficiente de construir relações com todos os públicos de relacionamento da organização.
Ao utilizar essa estratégia, ela se aproxima de pessoas influentes para o seu segmento e se coloca em evidência, o que facilita a conquista de clientes e também de parceiros importantes para o negócio.
No entanto, acertar nesse processo não é uma tarefa simples.
Preparo e conhecimento prévio sobre o assunto são fundamentais para evitar erros que podem comprometer a imagem da empresa.
Os eventos são necessários para diversos momentos. Pode ser um encontro de gestores, lançamento de produtos ou serviços, capacitação de colaboradores ou comemoração por alcance de metas, por exemplo.
Logo, como responsável pelos eventos da sua empresa, é preciso estar preparado para conduzi-los da melhor forma possível.
Se você tem dúvidas sobre como promover eventos com excelência, fique conosco e acompanhe tudo o que você precisa saber sobre gestão e planejamento de eventos.
Preparamos os seguintes tópicos para a sua leitura:
- O que é a gestão e planejamento de eventos?
- Qual a importância da gestão e planejamento de eventos para as empresas?
- Principais benefícios da gestão de eventos para as empresas
- O que faz um profissional de gestão de eventos?
- Qual a melhor estratégia para um evento empresarial de sucesso?
- Como implantar um evento empresarial em 7 passos
- Exemplos de eventos corporativos de sucesso.
Se o tema é do seu interesse, não deixe de ler até o final.
O que é a gestão e planejamento de eventos?
A gestão e planejamento de eventos nas empresas tem como objetivo organizar estrategicamente os eventos de uma organização, sejam eles direcionados para o público interno ou externo.
Há grande variedade de situações nas quais esse processo é exigido.
Os eventos podem ser realizados para capacitar ou motivar os colaboradores, atrair clientes, promover produtos e serviços, estimular vendas, trabalhar a imagem de uma empresa ou estreitar relações com organizações parceiras.
Independente do que motiva a ação, seu sucesso exige disciplina, planejamento e uma figura responsável por liderar tudo isso: o gestor de eventos.
Uma boa gestão de eventos envolve:
- Definição de objetivos
- Gestão de prazos
- Definição de local
- Contratação de buffet
- Lista de convidados e processo de confirmação
- Contratação de som e iluminação
- Acomodação dos convidados
- Logística
- Contratação de colaboradores que atuarão no evento
- Tipos de entretenimento que serão fornecidos
- Como será feita a segurança do ambiente, entre outros pontos cruciais para promover um evento satisfatório.
Assim, a gestão e planejamento de eventos para empresas nada mais é do que a etapa em que os eventos são pensados e estruturados, minimizando as chances de imprevistos ou qualquer outro tipo de problema que atrapalhe a sua realização ou andamento.
Qual a importância da gestão e planejamento de eventos para as empresas?
Os eventos corporativos colocam a marca em evidência, assim como as soluções oferecidas pela empresa.
Logo, um planejamento de evento eficiente garante uma boa estruturação dos processos, o que diminui as chances de erros.
Quando os erros acontecem, podem comprometer a imagem da companhia e até mesmo colocar em risco investimentos.
Vale tanto para os investimentos tangíveis (como aqueles feitos em produtos, estrutura e pessoal) quanto para os intangíveis (como referentes à reputação da marca).
Assim, a preocupação da gestão vai além da definição da data e do local de realização.
A realidade é que a organização de um evento é bem mais complexa, exige grande preparo da equipe responsável.
Os eventos não só precisam ser planejados e gerenciados, como devem ainda ser monitorados. Ou seja, o trabalho não termina na entrega do evento, e os responsáveis precisam ficar atentos a isso.
Principais benefícios da gestão de eventos para as empresas
Existem inúmeros benefícios gerados a partir de uma eficiente gestão de eventos.
Ao promover um evento de qualidade, a empresa se torna mais conhecida e estreita suas relações com parceiros e clientes em potencial.
Mas há muito mais razões para você se dedicar a essa área. Por isso, listamos abaixo algumas das principais vantagens de eventos bem realizados.
Acompanhe!
Otimização dos processos de venda
Como vimos, ao participar de eventos, a companhia tem a oportunidade de se colocar em evidência e estabelecer uma comunicação efetiva com seus públicos de relacionamento, incluindo clientes em potencial.
Com isso, as vendas podem ser otimizadas por meio da divulgação de novos produtos e serviços, conquistando novos clientes e conhecedores da marca.
Conquista de novas soluções para a empresa
Ao promover eventos, a organização passa a ter contato com gestores de seu segmento de atuação.
Esse relacionamento pode dar início a importantes estratégias para o dia a dia da empresa e, até mesmo, resolver questões que estavam pendentes.
É uma oportunidade de benchmarking, o que permite se inspirar nas melhores práticas do seu mercado.
A inovação e o conhecimento também são estimulados, conferindo à empresa diferenciais competitivos e incremento do seu capital intelectual.
Conhecimento da demanda dos clientes
Os eventos proporcionam um contato direto com os clientes.
Com isso, fica mais fácil criar uma interação e conhecer os desejos, as críticas, os elogios e as expectativas do consumidor de modo menos formal e mais pessoal.
Esse contato pode ajudar gestores e colaboradores da empresa a construir soluções personalizadas ou mesmo identificar uma necessidade do mercado.
Ampliação do networking
Eventos empresariais são uma excelente oportunidade para estar em contato com diversos segmentos de mercado, conhecer possíveis parceiros e se conectar a eles através de uma eficiente rede de relacionamento.
Aprendizado constante
Os eventos podem trazer muitas oportunidades de aprendizado e conhecimento.
Além do networking e o contato direto com o clientes, esses acontecimentos podem incluir workshops e palestras, por exemplo.
Ficar atento à importância do aprendizado constante é essencial para todos os profissionais que almejam ter sucesso em sua área de atuação.
Os eventos corporativos ainda reúnem autoridades em diversos assuntos, figuras que talvez você não tivesse a oportunidade de conhecer de outras maneiras, ao menos não com essa proximidade.
Aumento do nível de engajamento dos colaboradores
Profissionais que participam de eventos empresariais estão constantemente em contato com o mercado e adquirem novos conhecimentos. Isso faz com que eles se sintam mais valorizados.
Mas os benefícios não acabam aí.
Como resultado, temos o aumento do nível de motivação e engajamento de colaboradores.
É algo que permite a eles produzir mais e melhor, o que também confere importantes diferenciais para a organização.
O que faz um profissional de gestão de eventos?
Quem atua na área de gestão e planejamento de eventos é um profissional cercado de responsabilidades.
Com perfil dinâmico, ele aparece em diversas frentes, a exemplo de:
- Planejamento e criação das ações do evento
- Interação com fornecedores
- Acompanhamento das atividades
- Mensuração dos resultados após o término do acontecimento.
O gestor de eventos ainda pode se especializar no setor social, acadêmico, corporativo ou cultural.
Cada segmento exige o conhecimento de técnicas e estratégias específicas para que gerem o resultado esperado.
Também existem diversas modalidades de eventos, a exemplo das palestras, workshops, reuniões, formaturas, congressos, seminários, exposições, feiras de negócios e shows, entre outras.
Independente do formato, o profissional deve garantir que os eventos sejam atraentes, estejam alinhados ao perfil do público-alvo, alcancem os objetivos da corporação e surpreendam seus convidados a ponto de fazê-los se interessar pela companhia.
Por isso, um dos maiores desafios do gestor de eventos é ter a capacidade de inovar.
Afinal, planejar eventos carece de constante atualização acerca do mercado de atuação e conhecimento das demandas da empresa.
Sua função é oferecer uma experiência única e marcante.
Quando consegue, costuma ser recompensador.
Qual a melhor estratégia para um evento empresarial de sucesso?
Não existe apenas uma, mas diversas estratégias para alcançar um evento de sucesso.
Estar atento às necessidades dos clientes, aos prazos, ao relacionamento com os fornecedores e contar com um bom checklist são fatores indispensáveis para a construção e execução de um evento de excelência.
Esse controle deve prever, entre outros fatores:
- Planejamento detalhado
- Equipe de qualidade
- Acompanhamento de todas as ações
- Divulgação assertiva.
Dessa forma, é possível consolidar uma imagem confiável, disciplinada e comprometida com seus stakeholders, que representam o público que se relaciona com a empresa interna ou externamente.
Como implantar um evento empresarial em 7 passos
Agora que você já entendeu o quanto é importante realizar o planejamento de um evento, é hora de saber como implantá-lo na prática e de maneira eficiente.
Confira os sete passos para isso!
1. Estabeleça objetivos e metas reais
Nesta etapa, é necessário definir o objetivo da empresa com relação ao evento, o público capaz de fazer com que a companhia conquiste a meta e o tipo de evento que combina com o perfil dos convidados em questão.
Esse momento é de extrema importância para que não seja ofertada uma atividade irrelevante para o público-alvo da empresa.
Por isso, é necessário conhecer bem as pessoas que vão participar e direcionar todo o planejamento ao perfil definido.
2. Aposte no melhor local e data
Escolha um local de fácil acesso, que tenha estacionamento e que comporte com o conforto esperado todos os convidados.
Fique atento também à segurança do local e, se necessário, contrate reforços para garantir a tranquilidade de todos os acontecimentos.
Igualmente importante é conhecer o calendário de eventos da cidade e do ramo de segmento da empresa.
Isso evita que a data do seu evento coincida com outros acontecimentos importantes, o que pode comprometer o sucesso desejado.
Logo, aposte no melhor local e data possíveis, divulgue com antecedência e coloque-se disponível para tirar dúvidas de seus parceiros.
3. Cuide do planejamento e da organização
Este é o momento em que todos os erros devem ser previstos e evitados. Portanto, fique atento e cuide de cada detalhe junto aos fornecedores e à sua equipe.
Procure fazer um checklist de todas as ações para monitorar cada detalhe e esteja alerta quanto aos prazos.
Além disso,é importante monitorar o evento no momento em que ele acontece.
Para tanto, observe as situações que não estavam previstas e tome as providências necessárias para garantir que tudo ocorra da melhor forma possível, a fim de preservar o sucesso do evento.
4. Crie um cronograma e valorize seu tempo
Não resta dúvida de que um evento gera demandas variadas.
Caso não exista disciplina, você se aproxima de falhas, como ao não seguir exatamente o que foi planejado.
Para fugir desses problemas, é fundamental criar um cronograma detalhado de cada fase da organização do evento e valorizar o seu tempo.
Não deixe nada para a última hora.
Atue de modo a fazer com que sobre tempo para rever cada parte definida com calma, visando a melhoria contínua.
5. Calcule o orçamento
Planejar um evento gera empolgação e expectativas. Isso é ótimo, pois motiva a equipe, aumenta a criatividade e inovação, além de fazer com que um novo gás seja adicionado ao time para promover um acontecimento inesquecível.
No entanto, essas expectativas podem ser muito perigosas quando fora da realidade da empresa.
Portanto, é importante manter os pés nos chão, calcular e respeitar o orçamento do evento.
6. Atue com uma equipe eficiente
Você pode ter o mais detalhado dos planejamentos, mas, caso sua equipe não se mostre eficiente, aumentam as chances de seu evento não ocorrer como gostaria.
É preciso trabalhar com profissionais de alto rendimento, motivados, criativos, dinâmicos e que saibam lidar com o imprevisível de maneira leve e inovadora.
Busque uma equipe disciplinada e focada nos objetivos da companhia, reconhecendo que, ao atingir esses objetivos, todos são beneficiados.
7. Esteja aberto aos feedbacks
Por fim, é preciso estar aberto aos feedbacks. Procure saber como a equipe e os convidados se sentiram, quais os pontos positivos e o que pode melhorar.
Também é importante mensurar o sucesso e o fracasso de cada etapa do evento, aprender com seus erros e aprimorar seus acertos.
Dessa forma, além de um bom gestor de eventos, você se tornará um verdadeiro líder, capaz de promover melhorias contínuas e não estagnar em uma mente fechada.
Exemplos de eventos corporativos de sucesso
Agora que já vimos a importância dos eventos, o motivo pelo qual devemos fazer um bom planejamento e como realizar isso na prática, vamos avançar.
É hora de conhecer cases de sucesso para comprovar que é possível promover eventos com qualidade e inovação.
Confira!
1. Convenção Domino’s Pizza
Divulgar um evento corporativo de maneira eficiente é um desafio e tanto para as empresas de todos os portes.
Para a Domino’s Pizza, o desafio deu origem a uma ideia interessante.
Em setembro de 2018, a empresa promoveu a Convenção Domino’s Pizza. O objetivo da encontro foi promover conhecimentos sobre vendas e estratégias de mercado.
As ações foram realizadas em dois dias de palestras e atividades para todos os seus gerentes e franqueados.
A estratégia utilizada para garantir o sucesso do evento foi o uso de um aplicativo.
Essa tecnologia gerou impactos extremamente positivos, como:
- Receptividade do público ao recurso tecnológico
- Reinvenção do evento
- Economia de material impresso
- Eficiência na comunicação do evento
- Facilidade para a equipe da organização
- Engajamento dos participantes com o evento.
O exemplo mostra a importância da inovação e a quebra da rotina para os eventos.
2. RD Summit
Um dos maiores desafios das empresas é coletar contatos e mensurar os resultados dos eventos.
A Contentools desenvolveu uma eficiente estratégia para vencer essa questão ao participar de um grande evento de marketing digital e vendas: o RD Summit.
Na oportunidade, a empresa utilizou um leitor de contatos.
O equipamento lia os códigos de barras dos crachás dos participantes do encontro, que era integrado ao aplicativo oficial do evento.
Os resultados foram extremamente positivos e, no primeiro dia, já foi possível medir o desempenho de todos os integrantes do estande da companhia em tempo real.
Esse recurso fez multiplicar o desempenho da equipe, assim como a motivação dos participantes.
Com isso, foi possível obter mais contatos – e o melhor: contatos qualificados.
3. GATE
Um dos pontos de maior dificuldade para um evento é planejar como será feita a venda de ingressos e a divulgação da ação.
Essa etapa é complexa, pois exige que a equipe seja muito criativa para convencer o público-alvo de que o evento será interessante, e de que vale a pena o investimento.
De maneira inovadora, a GATE (Global Access Through Education) alcançou sucesso com a estratégia de criar um site otimizado em SEO (Search Engine Optimization) para seu evento de educação.
Com isso, a empresa multiplicou o número de acessos ao site do evento, o que ajudou a aumentar as solicitações de ingressos e as confirmações de pedidos.
Esses são apenas alguns cases de gestão e planejamento de eventos bem-sucedidos.
O diferencial nesses casos está na aposta pela inovação e busca de soluções para tornar o evento ainda mais atraente, o que colabora para alcançar os resultados almejados.
4. FIA (Fundação Instituto de Administração)
Por razões estratégicas a FIA movimentou toda sua estrutura de educação para a Av. Nações Unidas, 7221 em Pinheiros.
Neste novo ambiente, um auditório foi estruturado para atender a demanda de palestras e transmissões, visando sempre o aperfeiçoamento e a possibilidade de aproximar os melhores e maiores especialistas em administração com a comunidade.
No ano passado milhares de pessoas assistiram muitas palestras na instituição e este ano a FIA continua oferecendo gratuitamente encontros de altíssimo nível para pessoas e profissionais que desejam se informar sobre as boas práticas em administração, empreendedorismo e performance empresarial.
As mais renomadas empresas e profissionais são convidados para discutir intensamente o tema apresentado e ficam à disposição do público para aproximá-los de assuntos emergentes.
Os processos e recursos mencionados foram adotados pela área de marketing da FIA no início de 2018, resultando em ótimos resultados e grande aceitação do público em geral.
Para conhecer e ter acesso a gama de eventos que a FIA promove, acesse www.fia.com.br/eventos.
Conclusão
Realizar a gestão e planejamento de eventos pode não ser uma tarefa simples.
Como vimos ao longo do artigo, fica evidente que exige muita disciplina para alcançar a excelência e os resultados almejados pela empresa.
Mas com o conhecimento e a preparação necessária, fica mais fácil garantir os inúmeros benefícios que os eventos de qualidade podem proporcionar.
Para tanto, fique atento às fases de planejamento e nunca abra mão de uma boa equipe e de fornecedores capacitados, além de garantir o checklist como aliado.
Agora que já tem as informações que precisa, resta construir uma estratégia de sucesso.
Restou alguma dúvida ou gostaria de dar sua opinião sobre o tema? Deixe um comentário abaixo.
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