SPED: O que é, para que serve e como fazer (Guia Completo)

Você já ouvir falar em SPED?

Mesmo que não faça ideia do que se trata, com certeza, você já utilizou ao menos uma de suas inovações, como a nota fiscal eletrônica.

Agora, se você é um administrador de empresas, é possível que já tenha conversado com seu pessoal de tecnologia da informação e da área contábil sobre várias siglas e detalhes técnicos relacionados a esse sistema.

Para termos uma ideia da sua abrangência, no ano de 2017, foram entregues mais de 25 milhões de declarações de natureza contábil e/ou fiscal.

Neste artigo, vamos apresentar um breve histórico do SPED, seus objetivos e as principais obrigações tributárias acessórias que estão contempladas, além de mostrar estudos que debatem os resultados de sua implantação.

Descubra mais a respeito desse tema com os seguintes tópicos:

• O que é SPED? (Sistema Público de Escrituração Digital)
• Quais são os objetivos e sobre quais premissas se apoia o SPED
• Obrigações acessórias do SPED
• Benefícios do SPED no mercado de varejo
  • Controle e uniformização das informações
  • Racionalização dos custos
  • Diminuição de erros involuntários
  • Possibilidade de integração com as empresas da cadeia de suprimentos
• Quais os principais erros do SPED para a maioria dos profissionais e empresas?
• O que é SPED Fiscal?
  • Como evitar erros no SPED Fiscal?
  • Passo a passo de como submeter o SPED Fiscal
• O que é SPED Contábil?
  • Como evitar erros no SPED Contábil?
  • Passo a passo de como submeter o SPED Contábil.

Achou interessante? Então, leia o conteúdo especialmente desenvolvido para você!

O que é SPED? (Sistema Público de Escrituração Digital)

O SPED é um sistema que proporciona a escrituração contábil e fiscal em meio digital das empresas em geral, inclusive imunes e isentas, por meio de atividades como a recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos, e demais informações dessas áreas.

O germe do SPED está contido na Lei 9.989/2000 (Plano Plurianual), na qual havia a previsão da modernização das administrações tributárias e aduaneiras.

Após várias idas e vindas, seja por questões econômicas ou políticas, em 2007, foi editado o Decreto 6.022, que efetivamente criou o SPED.

Apesar de se apoiar na transformação digital que a sociedade já vinha experimentando, o projeto não instituiu de forma gradual e sistemática a digitalização de todos os documentos que suportam a escrituração de uma empresa.

O decreto que estabeleceu o SPED deixa claro no § 2º, do artigo 2º, que as organizações em geral, sejam com finalidade lucrativa ou não, continuam obrigadas a guardar todos os documentos necessários à escrituração contábil e fiscal, pelos respectivos prazos, conforme a legislação aplicável.

Nesse ato normativo, são relacionados também os usuários do SPED, que são os seguintes:

• Receita Federal
• As administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, mediante convênio celebrado com a Receita Federal do Brasil
• Os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas.

Devemos lembrar que o compartilhamento das informações entre os diversos níveis do fisco (Federal, Estadual e Municipal), só foi possível a partir da promulgação da Emenda Constitucional nº 42, de 19 de dezembro de 2003.

Quais são os objetivos e sobre quais premissas se apoia o SPED

O objetivo principal do SPED é tornar o processo de relacionamento entre fisco e contribuintes mais eficaz, reduzindo custos e tempo no cumprimento das chamadas obrigações tributárias acessórias, que passam a ser entregues em formato digital.

O fim que se busca é a melhora do ambiente de negócios, diminuindo o aparato burocrático que por vezes atrapalha o crescimento econômico, reduzindo dessa forma o chamado Custo Brasil.

No site do SPED, podemos encontrar os principais objetivos e premissas do projeto.

Como objetivos específicos, podemos citar:

• Promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais
• Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores
• Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.

Já em relação às premissas, temos as seguintes:

• Propiciar melhor ambiente de negócios para as empresas no país
• Eliminar a concorrência desleal com o aumento da competitividade entre as empresas
• O documento oficial é o documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins
• Utilizar a certificação digital padrão ICP Brasil
• Promover o compartilhamento de informações
• Criar na legislação comercial e fiscal a figura jurídica da escrituração digital e da nota fiscal eletrônica
• Manutenção da responsabilidade legal pela guarda dos arquivos eletrônicos da escrituração digital pelo contribuinte
• Redução de custos para o contribuinte
• Mínima interferência no ambiente do contribuinte
• Disponibilizar aplicativos para emissão e transmissão da escrituração digital e da NF-e para uso opcional pelo contribuinte.

Obrigações acessórias do SPED

Para melhor entender as funcionalidades do SPED, vamos definir o que é uma obrigação tributária acessória e diferenciá-la da principal.

Uma obrigação tributária é considerada acessória quando, por força de um ato normativo (lei, decreto, instrução normativa, etc.) o contribuinte está obrigado a fazer ou deixar de fazer algo (Código Tributário Nacional – CTN, artigo 113, § 2º).

Como exemplos de obrigações tributárias acessórias temos a emissão de documentos fiscais (nota fiscal, nota fiscal de serviços, conhecimento de transporte, etc.), ou a escrituração dos livros fiscais (entrada e saída de mercadorias, apuração do ICMS e do IPI, controle de estoque, etc.), além da emissão das guias de recolhimento.

Por outro lado, a obrigação tributária principal consiste no pagamento do tributo ou de uma multa em dinheiro (CTN, artigo 113, § 1º).

Dito isto, podemos elencar quais obrigações acessórias o SPED proporcionou que passassem a ser entregues no formato digital. Vamos separá-las em documentos fiscais e declarações.

Os documentos fiscais que se tornaram eletrônicos com o advento do SPED são:

• Nota Fiscal Eletrônica – NF-e – maiores detalhes, como modelo operacional e legislação podem ser obtidos no endereço eletrônico nfe.fazenda.gov.br
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica – NFC-e – utilizada na venda de mercadorias e produtos a consumidor final
• Nota Fiscal Eletrônica de Serviços – NFS-e – apesar de já existente em diversos municípios do país, a NFS-e ainda não está integrada ao ambiente SPED, e o projeto se encontra em desenvolvimento
• Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e – documento fiscal eletrônico utilizado para o transporte de cargas, nos meios rodoviário, aéreo, ferroviário e aquaviário
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais – MDF-e – é o documento que informa a carga transportada, e que vincula os conhecimentos de transportes às respectivas notas fiscais das mercadorias.

Em relação às declarações, o sistema do SPED instituiu as seguintes:

• Escrituração Contábil Digital – ECD – que substitui a escrita contábil em papel, abrangendo os livros Diário Contábil, Razão Contábil e as Demonstrações Contábeis
• Escrituração Contábil Fiscal – ECF – que a partir de 2014 passou a ser entregue no lugar da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ)
• Escrituração Fiscal Digital Contribuições – EFD-Contribuições – utilizada na escrituração e apuração dos valores devidos em relação ao PIS/PASEP e da COFINS, nos regimes cumulativos e não-cumulativos, e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta de determinados setores
• Escrituração Fiscal Digital ICMS e IPI – EFD ICMS/IPI – constitui-se num conjunto de escrituração de documentos fiscais e outras informações, de interesse dos Estados e da Receita Federal do Brasil, incluindo a apuração dos impostos devidos
• Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais – EFD-Reinf – trata das retenções do Imposto de Renda e da Contribuição Social, além dos rendimentos pagos, exceto aqueles relacionados ao trabalho. Espera-se que com a sua implantação substitua outras declarações como GFIP, DIRF, RAIS e CAGED.
• e-Financeira – escritura as informações financeiras de interesse da Receita Federal deve ser entregue pelas empresas que atuam nos segmentos de previdência complementar, fundos de aposentadoria programada individual, consórcio, custódia de valor de propriedade de terceiros, além da captação, intermediação e aplicação de recursos financeiros
• Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – e-Social – que integrará todas as informações inerentes às relações de trabalho, tais como vínculos empregatícios, contribuição previdenciária, folha de pagamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho e informações sobre o FGTS.

Como podemos observar, o SPED é um sistema complexo que integra diversos aspectos e informações das relações entre o Fisco, em qualquer um dos níveis (Federal, Estadual e Municipal) e os contribuintes.

Diante de tamanha multiplicidade de informações abrangidas pelo SPED, seria impossível discorrer sobre todas as declarações nos limites deste artigo.

Assim, elencamos duas delas para comentar seus principais aspectos: a Escrituração Contábil Digital – ECD e a Escrituração Fiscal Digital, que serão tratadas mais adiante.

Benefícios do SPED no mercado de varejo

O setor varejista é responsável pela comercialização de mercadorias para o consumidor final, constituindo-se em um dos mais importantes segmentos na economia de um país.

No Brasil, de acordo com um estudo desenvolvido pela Sociedade Brasileira de Varejo e Consumo, o setor movimentou R$ 6,3 trilhões em 2016 em faturamento, empregou 22,3% da força de trabalho formal e teve uma participação de 20,84% no PIB do país.

A Fundação Instituto de Administração (FIA) sempre esteve à frente em estudos e pesquisas relacionadas ao varejo, criando em 1992 o Programa de Administração de Varejo – PROVAR, no qual são oferecidos cursos para o aperfeiçoamento dos gestores do segmento.

Para o mercado de varejo, podemos elencar alguns dos principais benefícios promovidos pelo SPED. São eles:

Controle e uniformização das informações

Com o advento do SPED, as informações precisam estar padronizadas para o envio ao Fisco.

Essa padronização favorece o controle e organização por parte das empresas varejistas de importantes dados, como volume de vendas, faturamento, níveis de estoque em geral ou por produto, de forma a facilitar a gestão do negócio.

Racionalização dos custos

A partir da implantação da nota fiscal eletrônica e dos livros fiscais em formato digital, há uma redução com os gastos de emissão de documentos em papel e seu armazenamento.

Espera-se ainda que, quando o SPED estiver em pleno funcionamento, ocorra uma simplificação das obrigações acessórias, reduzindo-se o custo de conformidade tributária.

Diminuição de erros involuntários

Como o SPED é um sistema digital que valida as informações ao serem preenchidas as notas fiscais e declarações, a possibilidade do varejista cometer erros involuntários é minimizada.

Isso aumenta a segurança fiscal para o mercado de varejo, fazendo com que as empresas do setor estejam menos propensas a serem penalizadas com multas por infração à legislação.

Possibilidade de integração com as empresas da cadeia de suprimentos

Esse é mais um aspecto decorrente da padronização das informações demandada pelo SPED.

Uma vez que todas as empresas do segmento varejista estão envolvidas com o SPED e, consequentemente, organizaram-se de acordo com um padrão, a troca de informações e a integração entre elas passa a ser facilitada.

Quais os principais erros do SPED para a maioria dos profissionais e empresas?

Por estar em constante evolução e dada a complexidade das informações tratadas pelo SPED, é natural que ainda ocorram erros por parte dos contribuintes no preenchimento dos documentos fiscais e declarações.

Uma empresa especializada em auditoria de arquivos fiscais eletrônicos fez uma compilação com mais de 140 mil arquivos e relacionou os 10 principais erros cometidos somente no âmbito do SPED Fiscal (EFD – ICMS/IPI).

Vejamos o resultado encontrado:

1. Informar itens com códigos diferentes e mesma descrição ou códigos iguais para descrições diferentes
2. Não cadastrar o fator de conversão, quando a empresa compra mercadorias em um determinada padrão, por exemplo “caixa” e a revende em outra, como “unidade”
3. Utilizar o Registro 0400 – Tabela da natureza da prestação/operação, com as informações do Código Fiscal de Operações – CFOP, quando esse registro tem por objetivo agrupar diversos operações de acordo com seu grau de similaridade
4. Preencher o campo valor total do documento fiscal com valor que não confere com o somatório dos demais campos do Registro C100. Isso ocorre quando a empresa não tem direito aos créditos fiscais do ICMS e/ou do IPI, e que nessa situação devem fazer parte do custo das mercadorias adquiridas
5. Preencher indevidamente os campos base de cálculo, alíquota e valor do ICMS na escrituração para documentos de entrada, que somente devem ser utilizados quando a empresa compradora tiver direito ao crédito fiscal do imposto
6. Informar o Registro C170 – Itens do documento, na escrituração de notas fiscais de emissão própria. Para a utilização desse registro, deve ser preenchido o Registro 176, na situação em que há direito ao ressarcimento de ICMS em Operações com Substituição Tributária
7. Preencher incorretamente o campo Indicador de movimentação física do item do Registro C170, sendo “1” quando não houver movimentação física de mercadoria, e “0” quando ocorrer
8. Preencher indevidamente os campos de base de cálculo, alíquota, valor e CST de IPI no Registro C170, que devem ser utilizados somente pelos contribuintes do IPI
9. Divergências de informações entre os Registros G130 – Identificação do documento fiscal e C100, para o mesmo documento fiscal
10. Não abrir e fechar os blocos sem movimentação. Toda a escrituração do SPED é feita por blocos, com um registro de abertura, registro de dados e registro de fechamento. A falta de uma deles gera inconsistências nas declarações.

Em relação ao SPED Contábil, encontramos listados como principais erros, os seguintes:

1. Inconsistências no plano de contas, o que pode ocorrer por um erro involuntário, mudança do software contábil ou do próprio profissional responsável pela contabilidade. Também pode ser a classificação de uma conta contábil em um grupo incorreto, a mudança de contas de um ano para outro, ou ainda a adoção de nomes genéricos nas contas
2. Tabelas dinâmicas desatualizadas, lembrando que sempre é bom conferir e deixar o programa do SPED Contábil atualizar as tabelas dinâmicas, que são baixadas do site da Receita Federal
3. Software contábil desatualizado, que são utilizados por todas as empresas ou escritórios de contabilidade para gerar o arquivos do SPED que serão transmitidos. Se o próprio programa contábil utilizado não estiver com as últimas atualizações incorporadas o resultado será um arquivo incompatível com as novas exigências do fisco
4. Considerar a opção de cancelamento do envio, permitida desde 2016 pela Receita Federal. Entretanto, o processo de cancelamento não é tão simples de ser operacionalizado e, se os arquivos já estiverem em análise pela Junta Comercial, não será possível. Além disso, cancelando o envio, a empresa passa à situação de atraso na entrega, gerando multas para o contribuinte.

O que é SPED Fiscal?

O SPED Fiscal é a própria Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS/IPI.

Tem por objetivo informar ao Fisco estadual e federal as informações a respeito de vendas, compras, transferências de mercadorias e produtos, bem como a base de cálculo e o valor dos impostos ICMS e IPI devidos.

A obrigatoriedade da sua entrega é mensal, e de responsabilidade dos contribuintes do ICMS e/ou IPI.

As informações que constituem o SPED Fiscal são:

• Registros fiscais de entrada e saída (mercadorias, transportes, serviços com ICMS)
• Apuração de impostos (ICMS e/ou IPI)
• Cadastros de produtos, estabelecimento, clientes, fornecedores
• Informações adicionais
• Controle de produção/fabricação
• Estoque
• CIAP – Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente
• Informações específicas de alguns setores (combustível, energia elétrica, etc.).

Como evitar erros no SPED Fiscal?

Anteriormente, relacionamos os principais erros cometidos pelos contribuintes, mas como evitá-los?

Em primeiro lugar, o ideal é que todos os profissionais responsáveis pela escrituração fiscal das empresas sejam capacitados e se mantenham atualizados no tema.

O conhecimento é a chave para um serviço ser executado com um qualidade superior, especialmente na área fiscal, que é cheia de detalhes e considerando ainda que a interpretação da legislação sofre constantes mudanças.

O estabelecimento de uma rotina e de procedimentos uniformes para o preenchimento e validação das informações entregues pelo SPED também é de fundamental importância, evitando o esquecimento de um ou mais dados.

A revisão sistemática e o acompanhamento de todos os documentos que servem de suporte à escrituração, comparando-os com o que é solicitado pelas normas tributárias, é uma das formas de se evitar futuros problemas com o Fisco.

Outro ponto importante é fazer uma conciliação mensal entre os dados da escrituração contábil e a fiscal, de forma a garantir que as informações não estejam conflitantes entre si.

Atualmente, existem várias empresas e softwares especializados na realização de auditoria dos arquivos digitais antes da entrega ao Fisco.

A contratação de uma consultoria especializada também deve ser considerada.

Passo a passo de como submeter o SPED Fiscal

Tudo começa pelo preenchimento da declaração da EFD ICMS/IPI.

Ela traz todas as informações econômico-fiscais e contábeis relativas às operações praticadas entre o primeiro e o último dia útil do mês a que corresponde a entrega.

Em seguida, a empresa deve gerar o arquivo em formato texto (txt) e validá-lo pelo Programa Validador e Assinador (PVA SPED Fiscal) para, então, realizar a transmissão ao fisco.

A partir do SPED, o arquivo passou a ser transmitido via assinatura por meio de um certificado digital, utilizando uma certificação A1 ou A3 emitida por uma entidade credenciada.

No site do SPED é possível encontrar o Guia Prático da EFD ICMS/IPI, para informações mais detalhadas.

O que é SPED Contábil?

O SPED Contábil é a parte que trata da escrituração contábil das entidades, inclusive imunes e isentas, formalmente denominado de Escrituração Contábil Digital – ECD.

Foi instituído originalmente por meio da Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil (RFB) nº 1.420/2013, que, após passar por várias alterações, acabou sendo revogada pelo novo ato normativo que regulamenta a ECD atualmente, no caso a IN RFB 1.774/2017.

Com a implantação do SPED Contábil as empresas passaram a entregar os livros contábeis no formato eletrônico, o que facilitou e reduziu custos para os contribuintes que antes eram obrigados a emitir esses documentos em papel, além dos custos de guarda associados.

De acordo com o art. 2º da IN RFB 1.774/2017, a ECD compreende os seguintes livros:

• Livro Diário e auxiliares, se existirem
• Livro Razão e auxiliares, se existirem
• Livro Balancetes Diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos transcritos.

Uma das principais vantagens da ECD é que ela substituiu o registro dos livros contábeis que antes era realizado pelas Juntas Comerciais dos Estados, agilizando e reduzindo custos com o processo para os contribuintes.

Como evitar erros no SPED Contábil?

Os comentários sobre a necessidade de constante capacitação dos responsáveis pela escrituração fiscal são válidos para o SPED Contábil.

Para tanto, as empresas podem lançar mão de cursos in company, mais alinhados com os interesses dela.

Manter a contabilidade da empresa em dia, com organização de toda a documentação e estar atento às mudanças na legislação também são fatores importantes para evitar erros ao elaborar a ECD.

A escrituração contábil, independente do formato, deve ser realizada por um profissional contábil habilitado e registrado no seu respectivo conselho profissional.

Sempre que possível, vale contratar uma auditoria contábil para se certificar de que a sua empresa atende às normas contábeis vigentes.

Por último, utilize um software adequado para fazer a gestão empresarial, que contemple todos os aspectos contábeis e fiscais.

Passo a passo de como submeter o SPED Contábil

É importante estar atento ao prazo de entrega do SPED Contábil, cuja transmissão precisa ocorrer sempre até o último dia útil maio do ano seguinte ao da escrituração.

As empresas obrigadas a entregar o SPED Contábil são aquelas que devem manter escrituração contábil conforme determina a legislação vigente.

Geralmente, são as que se enquadram nos regimes tributários do Lucro Real e Lucro Presumido.

Entretanto, as entidades imunes e isentas também devem ficar atentas, pois muitas estão obrigadas à entrega da ECD.

As pequenas empresas, optantes pelo regime tributário do Simples Nacional, apesar da obrigatoriedade de manter escrituração contábil, não estão obrigadas a entrega da ECD, assim como as inativas, os órgãos públicos, suas autarquias e fundações.

O processo de entrega do SPED Contábil é bastante similar ao do Fiscal.

O arquivo eletrônico contendo a escrituração contábil da entidade deve ser gerado e validado pelo Programa Validador da ECD, além de ser assinado por um certificado digital tipo A3.

Conclusão

O SPED foi inovador em relação ao padrão contábil e fiscal até então vigente, seja na maneira de fazer a escrituração, que deixou de ser no meio impresso, passando para o digital, ou nas novas formas de relacionamento que surgiram entre o fisco e os contribuintes.

Um dos objetivos principais que nortearam a implantação do SPED foi a redução de custos de conformidade tributária.

O SPED é uma realidade e a tendência, diante do avanço da tecnologia, como o uso da inteligência artificial, é que ele evolua ao longo do tempo, incorporando novas funcionalidades.

Se o seu desejo é estar apto frente às inovações no mundo dos negócios, não deixe de conferir os cursos e especializações oferecidos pela Fundação Instituto de Administração (FIA).

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