ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, um tipo de software utilizado por empresas para gerir suas operações e apoiar suas estratégias, entre outros usos.
Trata-se de uma solução de gestão empresarial indicada para todo o tipo de negócio.
Não por acaso, mais da metade dos gestores que usam essa ferramenta se declaram satisfeitos, conforme aponta uma pesquisa do Portal ERP.
São inúmeros os casos de empresas que conseguiram elevar suas margens de lucro, reduzir gastos e melhorar a performance graças a essa solução.
Se você quer saber na prática o que é um sistema ERP e para que serve, continue lendo.
Este texto vai mostrar como funciona um ERP e trazer dicas para escolher com critério, além de um review das principais marcas do mercado.
Confira os tópicos abordados:
Avance na leitura para saber o significado de ERP e todas as suas funcionalidades e benefícios!
O ERP é uma ferramenta de gestão que serve para ter um controle mais apurado dos resultados e rotinas de uma empresa, integrando diferentes operações.
Sua utilidade se espalha para os mais variados departamentos da organização e também para vários tipos de empresas, como veremos mais adiante neste texto.
A história do Enterprise Resource Planning como o conhecemos começa a se desenhar na década de 1970.
Até aquela época, o significado de ERP não era o mesmo de hoje, e contar com sistemas informatizados era um verdadeiro luxo para as empresas.
Foi então que a informatização da indústria provocou uma disseminação de sistemas, levando à criação do Material Requirement Planning (MRP), o precursor do ERP.
Na década de 90, porém, o ERP ganhou força, popularizando-se principalmente em razão da evolução das redes de comunicação entre computadores.
Hoje, sua presença é quase obrigatória em negócios de todos os portes, com versões mais básicas (e baratas) que podem ser aplicadas a pequenas empresas até sistemas mais robustos com bancos de dados e servidores on premises.
Um software ERP é multifuncional, e é por isso que ele é também conhecido como um sistema integrado.
Nos tempos em que não existiam ERPs, as empresas se ressentiam em suas rotinas de uma maior integração entre setores, já que cada um tinha um sistema próprio.
Era como se cada setor falasse uma língua diferente.
Embora esse ainda seja um problema para algumas delas, com um ERP a empresa só forma “silos” se quiser.
Com um sistema integrado, as operações passam a ser coordenadas em uma única plataforma, o que por si só poupa tempo e reduz o trabalho.
Um exemplo disso é quando se integram as operações de setores como vendas, compras e estoque, cuja relação de interdependência requer uma solução informatizada única.
Um ERP funciona, então, como uma ponte que conecta sistemas em diferentes segmentos de um negócio, por meio de uma plataforma digital baseada na nuvem.
Como acabamos de ver, a principal finalidade de um ERP é integrar os sistemas de uma empresa.
É uma ferramenta que facilita a gestão das operações, fundamental também para orientar na parte estratégica e tática de um negócio.
Um ERP ajuda ainda a desenvolver a inteligência de negócios, por meio dos dados que gera e que pode estruturar com suas soluções analíticas integradas.
Agora que você sabe o que é um sistema ERP e para que serve, fica mais fácil de entender qual a sua importância, como veremos a seguir.
Você já deve ter percebido que um ERP agrega diversos benefícios à gestão empresarial.
Mas para que não reste dúvidas quanto à sua importância, é preciso enumerar tudo o que ele faz por aqueles que investem nesse tipo de software.
Confira as suas principais vantagens.
As informações tratadas pelo ERP são muito mais confiáveis do que as armazenadas em planilhas, sejam elas manuais ou eletrônicas.
Também garantem mais eficiência e eficácia a todos os processos da empresa.
O gestor à frente do negócio ganha em agilidade, porque as informações são compartilhadas dentro do sistema.
Sabe aquele retrabalho de preencher o mesmo dado em dois locais diferentes?
Isso termina com o ERP.
Tempo é dinheiro, não há dúvidas.
E otimizar os processos significa reduzir custos para sua empresa.
É menos tempo dedicado a tarefas burocráticas e mais tempo focando no que realmente importa para o crescimento do negócio.
Além disso, a redução de custos também foca no corte de desperdícios e no fim das perdas que ocorrem pela falta de controle dos processos da sua empresa.
Quando inserir apenas uma informação é suficiente para que o sistema entenda os processos, isso cria uma otimização do fluxo de informação.
Assim, o administrador não precisa retrabalhar os mesmos dados.
No fim das contas, é algo que reduz o tempo gasto com tarefas desnecessárias e traz ainda mais agilidade para a empresa.
A verdade é que, depois que os sistemas ERPs se popularizaram, a gestão das empresas nunca mais foi a mesma.
Sua relevância passou a ser tamanha que o ERP pode até ser comparado com o telefone ou a internet.
Um recurso que, depois de incorporado, gera certa dependência.
Isso porque, com esses sistemas, as empresas passam a ter vantagens competitivas que não teriam de outra forma.
Veja na sequência algumas delas.
Todo negócio lida com dados gerados pelas suas interações com os clientes, demandando algum tipo de solução em segurança da informação.
São informações sigilosas e estratégicas, que não podem ser expostas ao conhecimento de qualquer um.
ERPs são uma forma de proteger dados sensíveis, já que a maioria opera a partir de servidores na nuvem criptografados.
Ainda que estejam sujeitos a eventuais ciberataques, eles ajudam a reduzir os danos causados, evitando um mal maior.
Essa é uma das razões que explicam por que 53% dos especialistas em TI têm a implementação de um ERP em suas empresas como prioridade, como mostra uma pesquisa publicada no site Eftsure (em inglês).
Como aponta uma pesquisa da Ultra Consultants (em inglês), o principal objetivo das empresas ao implementar um ERP é a redução de custos (46%), junto à melhora nas métricas do negócio.
Considerando que 67% dos líderes entrevistados responderam que foram bem-sucedidos com os seus ERPs, podemos concluir que a redução de custos é um resultado quase certo.
Um sistema integrado, como o nome já diz, serve para unificar em uma plataforma as rotinas de diferentes áreas de um negócio.
A consequência direta disso é que as finanças podem ser monitoradas com muito mais agilidade.
A gestão da empresa, assim como a contabilidade, tem acesso em tempo real aos gastos e aos fluxos de caixa de cada setor.
Torna-se possível, assim, antecipar custos, prever receitas e planejar com grande margem de acerto os orçamentos, facilitando a precificação e a elaboração de estratégias.
Para certos nichos de mercado, as oscilações no comportamento de compra, a volatilidade dos preços e a pressão dos fornecedores são desafios a serem superados.
É o que costuma acontecer no segmento varejista, no qual as vendas podem ser impactadas por fatores nem sempre previsíveis.
Um sistema ERP ajuda a lidar com as variações comuns a certos segmentos, provendo dados sempre atualizados em seus bancos de dados baseados em cloud computing.
Outro ponto positivo na implementação de um ERP é que uma empresa não precisa contar com um sistema idêntico ao de outra.
Cada negócio é único e precisa de soluções que se ajustem à sua realidade.
Os ERPs dão uma boa resposta nesse aspecto, pois podem ser customizados conforme a necessidade de cada cliente.
A empresa pode contratar mais ou menos módulos, dependendo do volume de suas operações e de eventuais limitações financeiras.
Um ERP possui recursos diversos, que podem ser utilizados de acordo com a exigência de cada empresa.
Confira a seguir as principais funcionalidades disponíveis.
O faturamento diz respeito a tudo que a empresa arrecada, ou seja, a receita acumulada ao longo de um período.
O ERP vai dividir o faturamento em períodos que você pode consultar, como os dados do dia, da semana, do mês e do ano.
Controlar o faturamento é essencial para saber se a empresa está perto ou longe da meta estipulada.
Além de oferecer análises importantes sobre o desempenho da companhia com o passar do tempo.
Se o faturamento cai de forma repentina, por exemplo, é preciso investigar para entender as causas do problema.
O financeiro diz respeito principalmente ao fluxo de caixa.
Ele define o montante recebido e gasto pela empresa durante um período de tempo definido.
Um bom fluxo de caixa é essencial para a sustentabilidade financeira da empresa.
Manter as contas em dia, por exemplo, depende de uma boa gestão das finanças.
Se não ficar atento ao fluxo de caixa, o administrador pode ficar sem recursos.
E, assim, por exemplo, pode não ter como pedir uma nova remessa de produtos ao fornecedor.
O que o ERP faz é nutrir o fluxo de caixa com informações de maneira automatizada.
As compras estão relacionadas tanto aos insumos necessários para o funcionamento da empresa, no caso das matérias-primas de indústrias, por exemplo, como aos itens que você compra junto ao fornecedor para revender, como é o caso do comércio.
No ramo de serviços, as compras também recebem atenção, porque esses custos precisam ser repassados aos clientes.
Todas essas informações ficam concentradas em um ERP, evitando impactos na produção, vendas ou prestação de serviços
A falta de um controle de estoque é, em muitos casos, o gargalo que leva empresas à falência.
Estoque é dinheiro parado, e é justamente por isso que ele deve ser analisado de forma constante para que você não desperdice recursos e consiga otimizar o desempenho da empresa.
Não se trata apenas do espaço físico, que é limitado, mas também de não investir em produtos que ficarão na prateleira.
O ERP agrega valor especialmente quando integra estoque e vendas, pois dá baixa no sistema, informando a saída de um item, tão logo o cliente o leva para casa.
Fazer a gestão de recursos humanos significa, basicamente, controlar a jornada de cada funcionário.
Em geral, isso é feito por meio dos cartões-ponto, que o colaborador aciona no momento em que chega ao trabalho, quando sai e volta do intervalo e ao fim do expediente.
O ERP oferece uma funcionalidade que inclui o controle de RH, automatizando horas extras e bancos de horas.
A parte fiscal diz respeito aos impostos e à tributação relacionada a cada movimentação.
Essa é uma das partes mais complexas do dia a dia da empresa, e ter um software para auxiliar esses procedimentos é uma ótima pedida para não correr riscos desnecessários com a Receita Federal, por exemplo.
Com alguns ajustes, a parte fiscal fica automatizada, e você não precisa perder tempo calculando taxas.
ERPs mais avançados também permitem gerenciar projetos dentro da plataforma.
Essa funcionalidade é indicada principalmente para escritórios e empresas da área administrativa, que não estão envolvidas no setor industrial, de comércios e serviços.
Finalmente, chega a funcionalidade de produção, que está relacionada principalmente ao ramo industrial.
A produção indica quantas peças a empresa está fabricando em um dia, por hora e até por minuto, e é um conceito fundamental para indicar a eficiência do processo.
Por meio desse índice que o ERP controla, é possível perceber falhas no sistema e trabalhar para amenizá-las.
Já que falamos em módulos, um software ERP tem como uma de suas características a estrutura modular.
Isso significa que cada empresa pode contratar um software único, com funções escolhidas conforme as suas próprias demandas.
Existem muitos ERPs disponibilizados como um serviço freemium, ou seja, com algumas funcionalidades básicas gratuitas e a versão completa paga.
Confira na sequência algumas delas e de que forma elas se inserem em um sistema integrado de gestão.
A gestão financeira de uma empresa precisa ser organizada o bastante para que o negócio continue sempre em movimento.
Ela precisa lidar com questões sensíveis como capital de giro, folha de pagamento, fornecedores e fluxo de caixa, entre outras rotinas típicas.
Sem um ERP, é grande o risco de a gestão se perder em meio aos dados gerados por cada setor ou área operacional.
Por isso, esse é um dos módulos básicos de um ERP, ainda mais por que, sem controle sobre as finanças, é impossível uma empresa se sustentar.
Customer Relationship Management, ou CRM, é um sistema com o qual uma empresa faz a gestão do relacionamento com seus clientes e stakeholders.
Embora possa ser contratado como um SaaS à parte, existem muitos ERPs que contam com essa funcionalidade em seus pacotes.
A vantagem, nesse caso, é já ter a parte de CRM integrada a outras operações e rotinas estratégicas.
Isso agiliza, por exemplo, o mapeamento do comportamento de compra, pelo cruzamento de dados financeiros que alguns ERPs são capazes de fazer, entre outras soluções.
Tão desafiador quanto vender mais é comprar na medida certa.
Quem revende não pode se dar ao luxo de comprar muito, a ponto de ter um estoque com produtos encalhados, e também não pode comprar pouco, correndo o risco de desabastecimento.
Um ERP ajuda a encontrar o equilíbrio entre oferta e demanda, cruzando dados dos setores de vendas e estoque.
Ajuda também a encontrar os melhores fornecedores, por meio de seus bancos de dados, comparando preços, prazos de entrega e outros critérios.
Como vimos, o setor de estoque trabalha em sinergia com os de compras e vendas.
ERPs são a melhor solução para esse setor crítico, no qual os riscos operacionais aumentam muito quando não há um planejamento.
As rotinas de picking e packing, nesse sentido, ganham em agilidade e segurança, já que os operadores sabem exatamente onde encontrar o produto certo para despacho.
A gestão do estoque ganha eficiência, pois passa a trabalhar com mais integração junto ao setor de compras, evitando assim o abarrotamento do estoque e a falta de produtos.
Implementar um ERP não é uma tarefa que se possa concluir de um dia para o outro.
Existem inúmeros fatores que precisam ser avaliados cuidadosamente antes de tomar uma medida como essa.
Primeiro porque, ao migrar para um sistema integrado, a empresa terá que transferir seus dados para novos servidores.
Isso por si só demanda um trabalho de gestão de risco, para que dados críticos ou de grande importância não se percam no processo de implementação.
Por isso, ao contratar um ERP, é fundamental estruturar um gabinete para tratar só da gestão dos riscos associados e controlar todas as etapas da sua instalação.
Definitivamente não.
Um software ERP pode ser contratado tanto por grandes companhias quanto pelo mais simples empresário individual.
O critério principal, nesse caso, não é o porte da empresa, mas a sua necessidade de controle sobre diversos pontos de um negócio.
Um MEI que vende alimentos e tem um funcionário pode, por exemplo, precisar gerir aspectos como folha de pagamento, impostos e encargos trabalhistas.
Pesa mais o quanto uma atividade depende de setores de back office para operar.
Ou seja, quanto mais complexa for a sua retaguarda, mais necessário se torna um ERP.
O sucesso na implementação de um ERP não depende apenas do conhecimento das suas funções.
Existem ainda outros fatores tão importantes quanto o próprio sistema, até porque o que está em jogo não é se o software é robusto ou não, mas sua adequação ao negócio.
De nada valerá escolher um sistema de renome e muitas funções se, na prática, ele não se encaixa nas rotinas ou não atende às necessidades da empresa.
Veja então o que fazer para evitar que isso aconteça.
Seria ótimo se todos os desafios fossem superados apenas com a instalação de um sistema integrado.
Porém, essa é só uma parte de um processo ininterrupto de controle e manutenção.
Depois de instalado, o ERP vai demandar um serviço permanente de suporte, para tirar dúvidas e ajudar a sanar eventuais problemas técnicos.
Não deixe de colocar esse fator na balança ao tomar sua decisão.
Assim como cada ERP tem suas próprias funcionalidades e módulos, cada marca tem o seu ponto forte.
Avalie com bastante cuidado a reputação do fornecedor, dando preferência àqueles que tenham mais tempo no mercado e avaliações positivas dos clientes.
Procure também se informar sobre como o fornecedor trabalha ao implementar o ERP em cada empresa.
Se o processo for rápido demais, peça mais informações, já que, como vimos, é preciso gerir os riscos associados à instalação de um sistema integrado.
Depois de toda essa leitura, pode ser que você tenha mais interesse agora em saber quais são as marcas de ERP mais utilizadas nas empresas brasileiras.
Veja algumas delas:
Você viu neste texto o que é um sistema ERP e para que serve o Enterprise Resource Planning
Com todas essas informações, você agora tem tudo o que precisa para acertar na escolha de um software de gestão para a sua empresa.
Lembrando que ele traz benefícios diversos, ajudando a reduzir despesas e maximizar receitas, além de acabar com problemas como falta de confiança nos dados ou retrabalho.
Se você deseja se tornar um administrador profissional, e crescer com a sua companhia, tem nessa tecnologia um aliado importante.
Restou alguma dúvida? Também tem uma dica sobre ERPs? Deixe seu comentário ou entre em contato conosco!
E continue de olho nos artigos do blog da FIA!
Referências:
https://portalerp.com/portal-erp-divulga-resultados-pesquisa-20192020-sobre-o-mercado-de-erp-no-brasil
https://eftsure.com/statistics/erp-statistics/
https://ultraconsultants.com/wp-content/uploads/2021/02/Real-Facts-About-ERP-Implementation-final-rev-2.12.19.pdf
https://sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/confira-5-erps-gratuitos-para-utilizar-no-seu-negocio,f8bf788855ba2810VgnVCM100000d701210aRCRD
https://sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/como-o-erp-pode-trazer-resultados-para-o-seu-negocio,705209cb2f112810VgnVCM100000d701210aRCRD
https://www.serpro.gov.br/lgpd/noticias/2019/erp-gestao-empresa-lgpd-hackers-sequestro-dados
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