O Robotic Process Automation (RPA) é uma etapa fundamental para empresas que buscam a tão sonhada transformação digital.
Afinal, quem não quer uma gestão de processos automatizada e mais agilidade e eficiência operacional nas suas rotinas produtivas?
Acontece que o RPA é um conceito relativamente novo no mercado e, por isso, sua implementação acaba gerando algumas dúvidas.
É comum que alguns profissionais confundam o conceito com um sinônimo de Inteligência Artificial, o que não é o caso, conforme vamos ver ao longo deste artigo.
Dúvidas à parte, a verdade é que muitas empresas já começaram a investir em Robotic Process Automation, e a tendência é que esse número cresça ainda mais daqui para frente.
Só para ter um parâmetro, segundo levantamento da Gartner, cerca de 55% das principais organizações mundiais utilizam RPA em pelo menos um de seus processos.
Para 2022, a expectativa é que esse percentual suba para 90%.
Em outro estudo da consultoria, a previsão é de que o setor atinja o investimento de quase US$ 2 bilhões em 2021, um acréscimo de 19,5% em relação ao ano anterior, mesmo com todos os impactos da pandemia da Covid-19.
Ou seja, estamos falando de um caminho sem volta.
Se a sua empresa deseja crescer e se destacar perante a concorrência, é necessário investir em Robotic Process Automation, e o primeiro passo para isso é se aprofundar no tema.
Neste artigo, vamos abordar o conceito, as vantagens e maneiras de implementar o RPA no seu negócio, com o seguinte conteúdo:
- Robotic Process Automation (RPA): o que é e qual o seu objetivo?
- Robotic Process Automation: como funciona?
- 5 Vantagens do Robotic Process Automation
- Como implementar o Robotic Process Automation em sua empresa?
- Quais setores podem aderir ao Robotic Process Automation?
- Diferenças entre o Robotic Process Automation e a Intelligent Automation (IA)
- Quais são os benefícios de usar RPA e IA em conjunto?
- Como implementá-los em conjunto?
- Exemplos de RPA.
Ficou interessado? Então, role para baixo e boa leitura!
Robotic Process Automation (RPA): o que é e qual o seu objetivo?
O Robotic Process Automation ou Processo de Automação Robótica, em tradução livre para o português, é uma aplicação tecnológica que tem como objetivo executar tarefas repetitivas, que exigem baixo nível de cognição.
Assim, ele substitui ou dá suporte à mão de obra humana e oferece mais dinamismo às rotinas produtivas.
Em outras palavras, funciona como um software capaz de executar inúmeras atividades, como processamento de dados, digitação de conteúdos e categorização de informações, entre outras, garantindo mais eficiência e agilidade aos afazeres diários.
Ou seja, o RPA é um assistente humano.
Com ele, os colaboradores de carne e osso podem deixar de lado as tarefas mais burocráticas e focarem em ações estratégicas.
Robotic Process Automation: como funciona?
Partindo para uma explicação um pouco mais concreta, o RPA não é um robô físico.
Não tem nada a ver com o R2-D2, da saga Star Wars, por exemplo.
Na verdade, trata-se de uma ferramenta invisível que faz parte de um programa de automação.
Seu funcionamento se dá por meio de comandos realizados na parte de programação front-end dos softwares, com a manipulação de códigos e algoritmos.
Falando assim, parece complicado, mas na verdade, um profissional da área de TI pode implementar soluções dessa natureza sem grandes dificuldades.
A grande vantagem do RPA é que ele atua na interface do sistema, ou seja, a superfície mais próxima do usuário final.
Isso significa que ele pode trocar informações entre qualquer site ou app como se fosse um administrador comum.
Só que com uma precisão muito maior, de forma totalmente automatizada, e quase sem cometer erros.
Outro aspecto importante é que a intervenção humana é mínima.
Todo o processo de processamento de dados é feito pelo bot mesmo, tornando a aplicação mais independente, otimizada e o menos intrusiva possível.
Por fim, o Robotic Process Automation costuma ser uma tecnologia com um grau de compatibilidade bem elevado.
Ela se adapta com facilidade a sistemas já existentes e implementados na empresa, como o Customer Relationship Management (CRM) e o Enterprise Resource Planning (ERP), além de ser escalável.
5 Vantagens do Robotic Process Automation
Agora que você já está um pouco mais familiarizado com o conceito e o funcionamento do Robotic Process Automation, que tal conhecer as vantagens práticas que a tecnologia pode oferecer?
Separamos cinco dos principais benefícios, confira a seguir:
1. Automatizar tarefas repetitivas
Uma das principais vantagens do RPA é a identificação de padrões.
Ele consegue reconhecer a presença de regras e condições programadas e responder a esses comandos com um alto índice de precisão.
Sendo assim, acaba se tornando uma excelente solução para tarefas repetitivas, que não exigem uma resposta mais elaborada ou criativa.
O que acaba levando a um segundo benefício: o aumento de produtividade.
Quando a sobrecarga de trabalho com atividades burocráticas diminui, os colaboradores têm mais tempo para se dedicar a outras responsabilidades mais complexas.
2. Padronizar os processos e atividades
Seja por falta de atenção, cansaço ou inabilidade mesmo, é comum que os colaboradores cometam erros e o retrabalho seja necessário.
Com o RPA, a tendência é que esse tipo de problema praticamente desapareça, pois os processos e atividades vão estar padronizados por um software.
Documentos como notas fiscais e contratos, por exemplo, vão ser preenchidos de forma automática, com base nas informações confiáveis dos bancos de dados.
Assim, a chance de algum dado ser informado de forma equivocada diminui bastante.
3. Otimizar as competências profissionais
É um desperdício de tempo e de dinheiro uma empresa deixar um profissional talentoso realizando funções que poderiam ser executadas por um robô.
Ao implementar o RPA, a organização pode extrair o melhor de seus colaboradores, encarregando-os de soluções que uma máquina ainda não pode oferecer, como saídas criativas e inovadoras e tomadas de decisão estratégicas.
Isso também tem a ver com eficiência operacional.
Às vezes, contar com uma equipe enxuta, mas que agrega valor com competências multidisciplinares, é mais vantajoso do que ter um time numeroso subaproveitado.
4. Aumentar os níveis de segurança da informação
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) já está em vigor no Brasil, tornando fundamental todo o cuidado com informações pessoais e financeiras dos clientes.
Com o RPA, é possível garantir maior proteção a esses dados sensíveis, através de um armazenamento mais seguro, e evitar qualquer tipo de penalidade prevista pela legislação.
5. Mitigar os custos e aumentar receitas
A última vantagem da implementação do RPA que listamos aqui nada mais é do que uma consequência de todas as outras.
É uma lógica matemática.
Quando você diminui os erros e a necessidade de retrabalho, aumenta a eficiência, integra sistemas e aproveita os seus talentos de forma mais assertiva, há uma mitigação natural de custos e um crescimento de receitas.
Portanto, aderir a soluções de Robotic Process Automation é uma maneira de fazer a sua balança financeira pender para o lado positivo.
Como implementar o Robotic Process Automation em sua empresa?
Diante de tantas vantagens, não há razões para a sua empresa não investir na implementação do RPA.
Para garantir que esse processo aconteça da melhor forma possível, montamos um passo a passo com 4 dicas fundamentais:
1. Atualize-se sobre as novas tecnologias
Quando o assunto é tecnologia, parece ser impossível se manter atualizado das principais novidades do mercado, diante de tamanha oferta.
No entanto, é preciso fazer um esforço para garantir a escolha da solução ideal, visando às necessidades do seu negócio.
Já que a ideia é reduzir custos e aumentar receitas, acertar a opção é imprescindível para que a lógica da eficiência operacional não se inverta.
2. Invista na capacitação da equipe
A implementação de novidades, sobretudo tecnológicas, exige um processo de adaptação, que pode ser maior ou menor, dependendo da capacitação do seu time.
Se você contar com profissionais de TI experientes e com conhecimento para implementar as soluções corretas de RPA, esse tempo de ambientação tende a ser mais rápido.
Existe também a opção de contar com uma equipe externa, a outsourcing de TI.
Para empresas que não desejam investir pesado na especialização de seus colaboradores, essa pode ser uma alternativa interessante.
3. Busque a integração de sistemas
Esse é o ponto chave da implementação do Robotic Process Automation.
Conforme dito anteriormente, duas das grandes vantagens do RPA são a sua elevada compatibilidade com outros sistemas e a ausência de necessidade de contar com o trabalho humano para realizar essa integração.
No entanto, esse processo nem sempre é fácil, pois os programas lidam com o processamento de dados de maneiras diferentes.
Por isso, o suporte técnico para iniciar essa incorporação de informações é tão importante.
4. Considere os impactos da mudança
Sua empresa, seus colaboradores e, o mais importante, os seus clientes estão preparados para a mudança que o RPA vai trazer?
Essa é uma reflexão que parece básica, mas é muito importante de se fazer, pois vai orientar a urgência com que as soluções vão ser implementadas.
Talvez, seja necessário um processo de adaptação antes de promover uma transformação muito disruptiva, especialmente se você possui um público-alvo não muito afeito à tecnologia.
Não há dúvidas de que o Robotic Process Automation só tem a agregar ao seu negócio.
Porém, deve fazer parte do seu planejamento estratégico uma avaliação dos impactos imediatos, a médio prazo e a longo prazo que ele pode causar.
Quais setores podem aderir ao Robotic Process Automation?
Basicamente, qualquer setor pode aderir ao RPA, se quiser desfrutar de algumas das vantagens que as soluções do processo de automação robótica são capazes de trazer.
Seguem alguns exemplos de áreas que só tem a ganhar com a implementação do Robotic Process Automation:
- Cadeia de suprimentos, transporte e logística
- Recursos Humanos
- Marketing, atendimento, venda e pós-venda
- Jurídico e financeiro
- Tecnologia da Informação
- Educação
- Saúde, ciência e pesquisa
- Turismo e viagem.
Diferenças entre o Robotic Process Automation e a Intelligent Artificial
Muita gente ainda confunde Robotic Process Automation com Inteligência Artificial (IA), mas a verdade é que o segundo conceito vai um pouco além do primeiro.
Conforme vimos, a robotização proposta pelo RPA visa a executar e reproduzir tarefas pré-programadas de nível operacional.
Enquanto isso, a IA, em sua concepção, visa a emular a mente humana, fazendo também tarefas cognitivas, e não apenas repetitivas.
Ou seja, é possível dizer que uma pode produzir como um colaborador de carne osso, enquanto a outra se propõe a pensar e agir como um trabalhador normal.
Essas diferenças ficam mais claras quando aplicadas a um exemplo prático.
Digamos que você use RPA para elaboração de contratos.
E em um certo momento, a sua empresa trocou de razão social e agora possui outro nome.
Se o responsável técnico não atualizar essa informação no sistema, todos os novos documentos vão sair com esse erro, pois o software não tem capacidade de fazer esse tipo de correção.
É diferente, por exemplo, da IA, que, dependendo da situação, graças ao seu aprendizado de máquina, pode assimilar dados recentes sem uma ação humana.
Quais são os benefícios de usar RPA e IA em conjunto?
Apesar de se tratarem de conceitos distintos, RPA e IA são, de certa forma, complementares.
Então, em um cenário ideal, as tecnologias poderiam ser implementadas em conjunto e trazer benefícios como:
Determinar incertezas
Mesmo que um programador não tenha previsto determinadas condições e resultados no desenvolvimento do RPA, a IA pode abastecer o software com um esquema de variáveis mais complexo.
Incertezas podem ser determinadas quando você amplia o leque de possibilidades, como acontece, por exemplo, quando o assistente de voz mostra sugestões de resultados de busca.
Automatizar processos com muitas variáveis
O RPA se baseia em conhecimentos previamente apresentados.
Com a IA, a automação pode ser um pouco mais complexa e se valer de múltiplas variáveis.
Por exemplo, enquanto o cliente navega pelo site, você pode ir mudando os produtos sugeridos para ele, com base nos termos buscados, personalizando esses resultados.
Processar dados desestruturados
Se você não tiver um banco de dados estruturado, o RPA vai ser pouco eficaz, pois ele não vai conseguir organizar as informações de acordo com a relevância que têm.
Porém, com a IA, esse conteúdo valioso pode ser recuperado graças à grande capacidade de processamento de dados da tecnologia.
Com as informações estruturadas, o robô pode executar o seu trabalho, já que, agora, vai ter um padrão para seguir.
Resolver problemas complexos
Se usadas em conjunto, RPA e IA têm muito mais a contribuir do que individualmente, pois se tornam capazes de resolver não apenas questões operacionais repetitivas, mas também problemas mais complexos.
Essa é a grande chance de hiper automatizar a sua empresa e conquistar com ainda mais facilidade as vantagens já citadas.
A boa notícia é que, mesmo se o seu negócio ainda estiver dando seus primeiros passos, é possível investir nessas tecnologias sem um grande aporte financeiro em infraestrutura de TI.
Existem soluções de computação em nuvem que entregam soluções digitais excelentes por um custo mais acessível.
Como implementá-los em conjunto?
Para implementar RPA e IA em conjunto, sua empresa, antes de mais nada, vai ter que realizar estudos para analisar como está a performance dos colaboradores nas atividades repetitivas.
Então, com base nesses dados, é possível começar a procurar alternativas para melhorar esses indicadores.
O treinamento do robô é o primeiro passo.
Você começa aplicando conceitos de RPA, com regras e diretrizes mais bem definidas na interface do usuário, e aos poucos vai deixando-a mais autônoma através da mescla de iniciativas dos campos da estatística e da ciência de dados.
Sempre vale lembrar que, apesar de realizar tarefas repetitivas e até intelectuais, RPA e IA não substituem por completo o capital humano.
Essas soluções entregam subsídios para que os gestores e outros profissionais possam tomar as melhores decisões, diminuindo os riscos e imprevistos.
Exemplos de RPA
Para que não fique nenhuma dúvida a respeito dos benefícios da implementação do RPA, seguem alguns exemplos práticos de soluções que ele pode trazer:
- Automatizar o processo de cobrança a clientes, com o envio de e-mails ou pushes para os contatos
- Gerar relatórios simplificados, com a reunião de alguns dos dados mais importantes sem uma interpretação dos números
- Gerenciar o banco de talentos do setor de RH, com uma tecnologia capaz de identificar profissionais compatíveis com as vagas em aberto
- Proteger contra ameaças virtuais, por meio do encerramento de contas fraudulentas que podem estar enviando vírus e malwares.
Conclusão
Falar sobre a importância de aderir à transformação digital e sobre o valor que novas tecnologias como o Robotic Process Automation agregam parece assunto ultrapassado.
Afinal, lutar contra esses avanços é uma perda de tempo.
Qual empresa não deseja melhorar a sua eficiência, reduzir gastos e aumentar suas receitas?
Seus esforços, no entanto, devem estar em garantir uma transição segura e uma adaptabilidade rápida aos novos tempos, sob pena de perder espaço para concorrência e ficar para trás.
Para que isso não aconteça, fique atento ao que há de mais atual quando o assunto é administração, empreendedorismo e performance empresarial, consumindo os conteúdos do blog da FIA e aproveitando a nossa linha de cursos.
