Diferente do que alguns pensam, o outsourcing colabora para os resultados de uma empresa a partir de melhorias na performance, e não somente com a redução de custos.
Afinal, essa prática é um pouco diferente da já conhecida terceirização, apesar de não ser raro ver os dois termos tratados como sinônimos.
Neste artigos, explicaremos essas diferenças, mas, antes disso, vamos explicar o beabá do outsourcing: o que é, quais seus objetivos, vantagens e desvantagens.
O certo é que trata-se de um recurso a mais para o administrador encarar um cenário de alta complexidade no mercado.
Até porque a globalização traz ainda mais concorrência e a tecnologia provoca alterações constantes no comportamento do consumidor.
Nesse contexto, olhar para fora da empresa em busca de parcerias estratégicas pode ser a solução para a organização superar os desafios que se impõem.
Esse é um dos pensamentos por trás do outsourcing, que vamos desenvolver melhor ao longo do texto.
Aqui, você vai conferir:
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Outsourcing é um recurso de gestão, a partir do qual uma empresa contrata os serviços de outra para desempenhar uma atividade que antes era realizada por seus próprios colaboradores.
Geralmente, os funcionários da empresa fornecedora ficam responsáveis por conduzir um setor inteiro do contratante, graças à expertise que possuem na área.
É comum que eles cumpram sua jornada dentro da própria companhia que contrata seus serviços, porém, sem vínculo empregatício – que segue sendo com a empresa contratada, que paga seus salários e encargos trabalhistas.
Só que o outsourcing não é necessariamente o mero aluguel de profissionais para determinado setor.
Em vez disso, é a contratação de uma organização especialista naquela área, o que é muito diferente.
Enquanto o profissional tem o conhecimento técnico, a empresa possui processos, cultura organizacional, filosofia e outros atributos que resultam em um trabalho coeso, capaz de proporcionar valor para o cliente.
É graças a essa evidente complexidade que não basta ter dinheiro e sair contratando bons programadores para criar um software de sucesso, por exemplo.
Antes disso, é preciso ter valores, ideias e motivações que, junto com os bons profissionais, trarão os resultados esperados.
Por esse motivo, o outsourcing é mais comum nas atividades-meio de uma empresa, não nas atividades-fim.
A atividade-fim, declarada no contrato social que constitui a empresa, é sua atividade principal, enquanto uma atividade-meio é acessória.
Quanto ao nome, outsourcing é um termo da língua inglesa, uma derivação do verbo “outsource”, que, por sua vez, foi formado com a junção de duas palavras:
Quem opta pelo outsourcing, portanto, está obtendo uma fonte externa de mão de obra para trabalhar internamente em sua empresa.
Como destacamos anteriormente, é mais comum utilizar o outsourcing em atividades-meio do que na atividade-fim.
Afinal, se a empresa não tem condições para estruturar e treinar seus colaboradores a desempenharem o core do negócio, qual o propósito de existir?
Só que essa não é uma regra, até porque as empresas hoje estão mais complexas.
Além disso, nem sempre a dicotomia entre atividades-fim ou meio faz sentido.
Especialmente após a mudança na legislação, que permite terceirizar a atividade-fim da empresa, ficou possível explorar outros modelos.
Por exemplo, focar no planejamento estratégico e contratar outra companhia para executar as diretrizes traçadas.
Ou, então, usar o outsourcing para firmar parcerias em processos estratégicos, que se confundem entre atividade-meio e fim, pois têm impacto direto na geração de valor para o cliente.
A atividade-fim do Nubank, por exemplo, são os serviços financeiros, mas o que torna a empresa conhecida e diferente dos bancos é o foco na experiência do usuário.
Sendo assim, um designer de user experience (UX) pode ter papel tão ou mais importante e estratégico na empresa do que um economista.
Então, seja na atividade-fim ou meio, o objetivo do outsourcing é colaborar para oferecer um produto ou serviço competitivo, que deixe o cliente satisfeito.
Esse objetivo pode ser alcançado, basicamente, de duas maneiras:
É justamente nesses objetivos que o outsourcing se diferencia de uma simples terceirização – esse assunto, porém, retomaremos mais adiante.
A importância do outsourcing está no fato de que esse modelo permite que a empresa se qualifique em determinados setores sem aumentar a sua complexidade.
Ou seja, sem inflar sua folha de pagamento e sem precisar se preocupar com a seleção, treinamento e desenvolvimento de profissionais para desempenhar determinadas funções.
Isso é uma grande vantagem no contexto atual do mercado, no qual ter uma estrutura enxuta e processos ágeis é mais importante do que nunca.
Se, em outros tempos, ter milhares de funcionários diretamente contratados e dezenas de departamentos internos era sinal de robustez e motivo de orgulho, hoje, as coisas estão um pouco diferentes.
Há cada vez menos garantias de que uma organização, qualquer que seja seu tamanho, será ou continuará grande.
Com tamanha volatilidade, o contraveneno é desenvolver uma cultura de rápida aprendizagem e adaptação aos novos desafios que se apresentam.
É uma realidade na qual o modelo de outsourcing se encaixa melhor do que o da empresa robusta.
O outsourcing também pode ser visto como um recurso que diminui o custo de oportunidade.
Essa é uma variável que, muitas vezes, é deixada de lado ao calcular se uma terceirização vale a pena ou não.
Porque muitos gestores analisam apenas os números brutos e deixam o outsourcing de lado quando observam que seu custo é mais alto do que manter uma equipe interna.
No entanto, devem ser levados em conta outros aspectos, como o fato de que a equipe de recursos humanos da empresa terá maior fôlego para atuar estrategicamente em outras áreas.
A seguir, apresentamos as principais vantagens de optar pelo outsourcing e contratar um fornecedor externo para determinados processos.
Os colaboradores da empresa poderão se concentrar nas atividades mais importantes para a geração de valor ao cliente.
Contratar especialistas em determinada área pode representar maior qualidade no trabalho e crescimento na produtividade.
As práticas de gestão utilizadas pelo fornecedor podem inspirar transformações positivas nos processos do contratante.
O outsourcing simplifica o organograma da empresa, o que aumenta sua capacidade de se transformar e se adaptar às mudanças que ocorrem no meio em que está inserida.
Com uma estrutura hierárquica mais simples, gestores perdem menos tempo com gestão de pessoas, podendo se concentrar mais no planejamento de estratégias para aumentar a satisfação dos clientes.
Um efeito colateral interessante do outsourcing é que, com a estrutura mais enxuta, fica mais fácil quebrar os silos organizacionais e aumentar a colaboração entre os setores e equipes.
A flexibilidade promovida pelo outsourcing também está na questão financeira. Ele resulta em menos custos fixos e mais custos variáveis, permitindo uma gestão mais racional dos recursos.
Além dos encargos trabalhistas, uma das grandes preocupações das empresas brasileiras é a possibilidade de sofrer ações na Justiça do Trabalho. Com o outsourcing, esse risco é assumido pelo fornecedor.
Como tudo na vida, o outsourcing tem seus prós e contras.
A seguir, falamos sobre algumas desvantagens do modelo.
A empresa contratante precisa tomar a precaução de não se afastar demais das atividades praticadas pelo subcontratado, não apenas para controlar, mas para ficar a par dos processos.
O problema de não tomar o cuidado que citamos acima é que aumenta a dependência da empresa contratante com a contratada.
Outra questão é que contratar um fornecedor externo resulta em falta de know how na atividade para a qual ele foi chamado.
É preciso que o “modus operandi” das duas empresas esteja alinhado, o que, às vezes, é um desafio.
Quando há dificuldades nessa área, processos podem travar.
Além dos processos, as culturas das duas empresas também podem ser incompatíveis, resultando em um trabalho aquém do esperado.
A empresa subcontratada deve fazer um bom trabalho de gestão de pessoas para evitar essa desvantagem.
Outro problema é que os profissionais podem se sentir duplamente ameaçados, pois é como se tivessem dois empregadores.
No outsourcing, é comum que se dê acessos e informações confidenciais a terceiros.
Por isso, a contratante não deve esquecer de incluir cláusulas de confidencialidade no contrato, além de reforçar seu sistema de segurança.
Diferentemente do que muitos pensam, o outsourcing pode resultar em aumento de despesas (no tópico seguinte falaremos sobre isso).
É verdade que “terceirização” é a palavra da língua portuguesa que melhor traduz o termo outsourcing.
Então, por que utilizar uma palavra inglesa?
Acontece que, embora o sentido geral seja o mesmo (contratação de outra empresa para realizar atividades internas), os dois termos são aplicados em situações um pouco diferentes.
Como já explicamos antes, a principal diferença do outsourcing para a terceirização está no objetivo.
A palavra outsourcing é mais utilizada quando outra empresa é contratada para realizar atividades que têm uma relação mais próxima com o valor entregue ao cliente.
Por conta disso, podemos dizer que esse é um modelo de parceria estratégica, no qual a meta é trazer benefícios estruturais ao contratante.
Nesses casos, os colaboradores da empresa subcontratada geralmente tem um nível mais alto de conhecimento e qualificação profissional.
Na terceirização, por sua vez, outra empresa é contratada para realizar serviços com pouca ou nenhuma relação com a atividade-fim.
Entre eles, portaria, segurança e limpeza, serviços essenciais para manter a estrutura física da empresa, mas sem grande impacto no produto final.
Nessas funções, a qualificação exigida é menor e o objetivo costuma ser a redução de custos.
Terceirizando essas atividades em vez de ter funcionários com carteira assinada, fica mais fácil ajustar a oferta do serviço com a demanda do contratante, com flexibilidade de horários.
É possível estabelecer diferentes categorias de outsourcing por mais de um critério.
Um deles é pelo tipo de serviço realizado.
Um dos tipos de outsourcing mais comum é na área de tecnologia da informação (TI), comum em empresas que não são tecnológicas em sua essência.
Como criar e manter um setor de TI é um grande desafio em qualquer companhia, a solução mais prática e fácil costuma ser contratar um fornecedor externo.
Mas o outsourcing também pode ser nas áreas de gestão financeira, marketing, planejamento estratégico, vendas, recursos humanos, logística e assessoria jurídica, entre outras.
Outra possibilidade é categorizar o outsourcing por modelo de contratação.
Algumas empresas estão disponíveis para uma parceria flexível, em os recursos disponibilizados se adaptam a uma demanda que varia a cada mês.
Nesse modelo, o valor a ser pago para a subcontratada está sempre mudando de acordo com a quantidade de trabalho que foi requisitado dessa empresa.
O outro modelo de contratação é por planos, no qual o contratante paga uma quantia fixa por mês e tem acesso a recursos (profissionais, serviços e equipamentos) limitados.
É um modelo mais engessado, pois, caso aumente a necessidade, terá de ser feito um upgrade no pacote contratado, mudando a faixa de preço.
Por fim, podemos classificar os tipos de outsourcing de acordo com a localidade da empresa subcontratada.
No modelo onshore, contrata-se um prestador de serviços local, estabelecido no mesmo país.
No modelo offshore, a empresa contratada é estrangeira.
Um exemplo são as empresas indianas de softwares, que oferecem mão de obra qualificada a um custo muito baixo.
Por fim, há o modelo nearshore, no qual a empresa contratada também é estrangeira, mas de um país vizinho, com cultura e idioma semelhantes.
Decidiu experimentar o outsourcing na sua empresa?
Confira, a seguir, as 7 etapas que você deve seguir para implantar esse modelo com êxito.
O primeiro passo é conceitual.
É preciso ter muito clara a motivação por trás da contratação de outra empresa para realizar determinado serviço.
É apenas para simplificar o organograma ou existe a necessidade estratégica de um know how específico que a companhia não possui?
A partir dessa primeira definição, o passo seguinte é colocar no papel exatamente o que está sendo procurado.
Qual a função que a empresa contratada vai desempenhar?
Qual o perfil de colaborador ideal para essa atividade?
Quantas horas mensais são suficientes para o trabalho ser feito?
Todas são questões que integram o planejamento.
Com essas informações em mãos, já se pode procurar por possíveis fornecedores.
É recomendável ter muito cuidado e critério, buscando referências em clientes das possíveis subcontratadas e analisando seu portfólio.
Ao encontrar uma empresa que ofereça tudo o que você precisa, comece a negociar modelos de trabalho e valores.
É importante que conste no contrato os detalhes da parceria: qual a quantidade de recursos contratada, como isso será medido, como será o controle, etc.
Com a contratação finalizada, o passo seguinte é trabalhar na integração da equipe externa com os processos do contratante.
Quando esses processos são bem documentados, com manuais e outros tipos de orientação já formalizados, essa etapa se torna bem mais fácil.
O passo seguinte é acompanhar o trabalho que a empresa subcontratada está realizando, medir os resultados e avaliar se está de acordo com as expectativas.
Nenhuma parceria é perfeita.
Erros e dificuldades são comuns, seja em equipes internas ou externas.
Os gestores precisam estar atentos e ter a habilidade para ajustar o trabalho sempre que necessário, com o cuidado para que o serviço esteja alinhado com a estratégia da empresa.
Esperamos que, com a leitura deste artigo, você tenha compreendido como o outsourcing pode ser um recurso estratégico para a geração de valor em uma empresa.
É importante quebrar com a ideia de que a contratação de uma empresa para realizar atividades internas só vale a pena quando gerar uma redução nos custos brutos.
Existem outros benefícios que o outsourcing pode proporcionar, como a melhor performance e a simplificação do organograma.
Com uma estrutura mais enxuta, a organização ganha em flexibilidade, um atributo importante em tempos de mercado volátil e consumidores em transformação.
Seja qual for o formato escolhido, o fundamental é não abandonar o pensamento estratégico e o foco no cliente.
A partir dessa premissa, contrate com critério, nunca sem avaliar o impacto de cada movimento na proposta de valor da empresa.
E lembre-se: fornecedores qualificados trazem impacto positivo em todos os setores da companhia, desde que os gestores estejam abertos a aprender e repensar seus processos ao identificar oportunidades de melhoria.
Para saber mais sobre as práticas mais modernas de gestão, navegue pelos demais artigos de nosso blog.
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