Empresas que mantêm uma controladoria eficiente têm menos chances de sofrer grandes perdas ou mesmo de comprometer sua sobrevivência e falir.
E nem é preciso se apoiar em estudos para esse tipo de afirmação: basta analisar os impactos da ação nos resultados.
Afinal, a área de controladoria compila e facilita o acesso a dados financeiros e contábeis, apoiando as tomadas de decisão dos gestores.
Antes restrita à função de contabilidade, o segmento expandiu seus horizontes para atender às necessidades do mercado atual – é o que vamos explicar neste artigo.
A partir de agora, você vai aprofundar os conhecimentos sobre a função, importância e principais tipos de controladoria.
Estes são os tópicos que vamos abordar a partir de agora:
Se o assunto interessa, acompanhe até o final. Boa leitura!
Controladoria é um segmento das Ciências Contábeis que colabora para uma gestão de qualidade, coordenando questões orçamentárias e administrativas.
Essa área também pode ser vista como produto da evolução da contabilidade que, apesar de ser fundamental para a estrutura de qualquer organização, acabava restrita a ferramentas e processos técnicos.
A contabilidade começou de forma prática no Brasil quando, no século 19, multinacionais norte-americanas se instalaram no país.
Na época, especialistas estrangeiros vinham ensinar os fundamentos dessa disciplina aos profissionais brasileiros contratados pelas multinacionais.
A ideia era que se tornassem capazes de implantar um sistema de informações que atendesse aos diferentes tipos de usuários da contabilidade – gestores, colaboradores, investidores e parceiros.
Naquele tempo, o controle das operações contábeis já se destacava entre as prioridades do setor, sendo comentado por meio de demonstrações financeiras.
Porém, essas demonstrações nem sempre eram entendidas pelos gestores e tomadores de decisão do negócio que, em sua maioria, não possuíam conhecimentos sobre técnicas e termos da contabilidade.
Os funcionários especializados nessa área, por sua vez, não apresentavam os dados de modo mais dinâmico, nem estavam capacitados para mostrar seus impactos na empresa, já que não tinham uma visão sistêmica.
Então, por volta da década de 1960, foi criada uma função para atender às demandas dos gestores e manter o controle das operações financeiras e administrativas.
Era a controladoria.
De um jeito simples, podemos dizer que a função da controladoria é cooperar para uma administração eficiente, mantendo os negócios saudáveis e lucrativos.
Essa definição resumida ilustra a complexidade das funções que essa área pode ter, dependendo do negócio e setor em que está inserida.
Tentando delimitar essas responsabilidades, o Financial Executives Institute (FEI) publicou, na década de 1960, um compilado com sete atividades básicas da controladoria, que detalhamos abaixo.
Reúne as principais ações exercidas pela controladoria, a fim de montar um plano alinhado à missão e objetivos de uma organização.
Para isso, são levantadas informações sobre padrões de custos, despesas fixas e variáveis para que se possa planejar vendas de produtos e serviços que não apenas cubram os gastos, mas também gerem retorno junto aos clientes.
Com esses dados em mãos, é possível fazer uma previsão realista dos lucros e maneiras de aumentar esses rendimentos, como sua aplicação em fundos de investimento.
Mencionamos, acima, que a compreensão dos demonstrativos era um problema para a maioria dos gestores até o século 20.
Na verdade, essa questão ainda representa uma barreira nos dias de hoje, em especial para empreendedores e pequenos empresários que não tenham conhecimento prévio sobre a contabilidade de uma companhia.
Assim, cabe à controladoria comparar o que ficou planejado com o resultado em si, fazendo a interpretação das informações registradas.
A partir de relatórios e outros registros, a controladoria pode analisar os segmentos de gestão, sua eficácia e adequação aos objetivos e políticas da organização.
Em uma empresa que planeje uma expansão para um futuro próximo, por exemplo, é possível verificar se há desperdício de recursos e se todos os departamentos estão fazendo sua parte quanto ao plano.
Ao final dessa avaliação, pontos fortes e aqueles que precisam ser melhorados se tornarão evidentes.
Administrar os procedimentos e políticas fiscais é importante, principalmente se a organização estiver localizada em um país com grande burocracia, a exemplo do Brasil.
Daí a relevância de monitorar essas atividades com frequência, evitando o descumprimento de leis e normas, o que geraria multas e outras perdas para a companhia, financeiras ou não.
Dependendo do país e setor no qual a empresa atua, há uma série de documentos e relatórios que devem ser enviados a entidades governamentais.
Normalmente, esses documentos são elaborados por especialistas, contudo, a controladoria deve acompanhar esses profissionais e, quando necessário, auxiliar na composição dos conteúdos.
Assim como a Controladoria Geral da União (CGU), que deve zelar pelo patrimônio do Estado brasileiro, as controladorias de organizações precisam proteger seus bens.
Essa tarefa é realizada através de controles internos, a exemplo de auditorias, e pela contratação de seguros para alguns ativos.
Além do cenário interno, é útil que a controladoria fique de olho no mercado e na economia do país, antecipando riscos e necessidades de adaptação, por exemplo, a novas tecnologias.
As ferramentas e influência do governo também devem ser analisadas, destacando os desdobramentos para o negócio em curto, médio e longo prazo.
A controladoria tem um papel fundamental na análise da saúde financeira da empresa, pois reúne dados sobre cada transação, investimento, receitas e custos.
Seus relatórios apontam indícios de desperdício, inadequações e, em casos críticos, chegam a revelar desvios de dinheiro.
Além de fornecer as informações para aumentar os lucros, organizações que possuem controle interno têm suporte para uma política de redução de custos.
Uma vez que o lucro vem da diferença entre o preço de um produto ou serviço e os custos de produção, contar com esse suporte faz diferença e eleva a competitividade.
Afinal, o preço costuma ser determinado pelo mercado, que é uma força fora da zona de controle da companhia.
J os custos podem ser trabalhados para enxugar gastos desnecessários.
Nesse contexto, criar mecanismos de redução de custos é uma saída inteligente, mas que precisa de cuidado para que o produto ou serviço não perca valor junto ao cliente.
Quem é que nunca se decepcionou com um produto que baixou o preço, mas também caiu em qualidade, não é?
Para que isso não aconteça, é preciso investir em uma otimização dos custos, tomando, inclusive, medidas que, no início, podem aumentar o valor gasto na produção mas, após pouco tempo, resultam em maiores lucros.
É aí que entra a controladoria.
Essa área responde por um dos quatro fatores que contribuem para a otimização de custos:
Considerando que todos os serviços, produtos e processos realizados por uma organização têm como propósito gerar valor para o cliente – interno (funcionários) ou externo (consumidor) -, a controladoria obtém referências a partir de uma visão ampla e sistêmica.
Em vez de focar somente no dinheiro em caixa, sua avaliação possibilita que receitas, despesas e custos sejam trabalhados em conjunto, priorizando processos mais eficientes.
Ou seja, a companhia passa a produzir mais, utilizando menos tempo e outros recursos.
Organizações que estruturam seu controle interno fazem isso a partir de diferentes modelos.
Há aquelas que nem mesmo têm um departamento ou órgão chamado controladoria, pois preferem distribuir suas funções entre outras áreas, como Planejamento, Finanças e Contabilidade.
Outras optam por concentrar as atividades de controle interno em uma única figura – o controller ou controlador -, que coordena o suporte aos gestores.
Vamos falar mais sobre esse profissional nos próximos tópicos.
De qualquer forma, o mais comum é que o departamento, controller ou atividades relativas à controladoria estejam orientados a um dos dois grandes segmentos a seguir.
Inclui tarefas tradicionalmente realizadas por departamentos de Contabilidade, como para atendimento da legislação e fiscalização, relatórios e controle patrimonial de bens da companhia.
Esse segmento abrange:
Engloba funções mais estratégicas e proativas, relativas à gestão do negócio, projeções, simulações, análise de custos e desempenho da empresa.
Suas principais atividades incluem:
Outro formato utilizado para classificar os tipos de controladoria tem base nas necessidades da empresa, enfatizando algumas características que deverão ser priorizadas pelo controle interno.
Segundo essa classificação, existem 4 tipos principais.
Vamos a eles!
Define as ações focadas no suporte às lideranças da empresa na busca por decisões mais assertivas para diferentes questões.
Nesse modelo, a controladoria ajuda o gestor a identificar o problema, formular soluções distintas, analisar as consequências de cada uma delas e obter argumentos fidedignos para sua escolha.
É um dos mais comuns entre as organizações, pois trabalha para alinhar as ações das pessoas à visão, missão e valores da instituição.
Nesse sentido, o controle interno se volta para atividades de planejamento, programação e acompanhamento das tarefas.
Zela pela coleta, armazenamento e análise de materiais importantes para a gestão dos recursos materiais e humanos da companhia.
Para tanto, enfoca processos envolvendo tecnologias da informação, bancos de dados e softwares que ajudam em sua análise, além do direcionamento das informações para setores e funcionários estratégicos.
Costuma ser adotado quando há necessidade constante de medir os resultados, comparando o planejamento ao que realmente aconteceu.
Esse modelo é útil para conhecer e escolher métricas ou indicadores de avaliação (como o ROI – retorno sobre investimento), que oferecem avaliações precisas sobre impactos no orçamento.
Como explicamos nos tópicos anteriores, a gestão das finanças costuma ser coordenada ou avaliada pela controladoria.
Desde o seu surgimento, essa área inclui atividades relativas ao departamento financeiro e contábil, que explica a existência, por exemplo, de uma controladoria financeira dentro de uma organização.
Esse fato indica que seus gestores valorizam as operações financeiras, dedicando atenção e controle especial a elas.
A controladoria financeira se ocupa, principalmente, das tarefas necessárias para a elaboração de um planejamento orçamentário bem estruturado, priorizando a saúde financeira.
Portanto, faz o levantamento de dados, compõe relatórios e apresenta indicativos para melhorar a gestão do dinheiro dentro da companhia, fazendo o balanço de entradas e saídas a cada período.
Um exemplo clássico de sua atuação ocorre na identificação e rastreamento de situações incomuns.
Se, após uma ação de vendas, não há registro da entrada dos valores esperados, essa informação vai chamar a atenção da controladoria financeira, que terá condições de rastrear sua origem.
Um dos vendedores pode ter dado desconto, um cliente pode ter deixado de pagar ou, talvez, as compras tenham sido parceladas via boleto bancário.
Caso o motivo não seja encontrado, pode estar escondido em condutas mais graves, como o desvio de verbas ou sua realocação de forma indevida, que serão reveladas em auditorias.
Mesmo que tenha atividades específicas, a controladoria financeira costuma ser realizada junto à contábil, para facilitar uma análise global do negócio.
Afinal, aparentes falhas ou desvios podem ser resultado de pequenos deslizes, como a falta de registro de um pagamento ou nota fiscal, contas colocadas em débito automático e não comunicadas, entre outras.
Já falamos neste texto sobre as funções gerais da controladoria.
Agora, é hora de destacar os cinco setores mais próximos desse segmento.
Acompanhe cada um deles a seguir.
O setor reúne as atividades básicas relacionadas ou coordenadas pela controladoria, como a própria manutenção do departamento e a eficiência do sistema de contas a pagar e a receber.
Planejamento das contas, composição de relatórios, gestão da folha de pagamento, emissão de demonstrações financeiras e atualização de acordo com mudanças legislativas são outras tarefas comuns.
Cabe ao controle interno, também, gerenciar as responsabilidades de funcionários da contabilidade e terceirizados.
Fomentar as relações com credores, garantindo o pagamento das dívidas e o controle do caixa são algumas funções relacionadas à área.
Vale citar, ainda, a organização de serviços bancários, estudo das melhores opções e investimento dos lucros, liberação de crédito para clientes e contratação de seguros.
Neste campo, o controle interno serve, principalmente, para avaliar e acompanhar projetos, contratando mão de obra temporária quando necessário.
Também zela pelo patrimônio e adquire novos materiais para o departamento administrativo.
Comentamos, antes, sobre a importância da tecnologia da informação para a coleta e guarda dos dados.
Dispositivos como computadores, tablets e smartphones podem ser equipados com programas que registram e salvam informações de forma automática, construindo bancos de dados da empresa.
Esse compilado de dados é extremamente relevante para corrigir falhas e identificar ações bem-sucedidas – por isso, a controladoria atua em parceria com colaboradores de TI.
Juntos, garantem a realização de backups, planos de recuperação de dados, instalação e gerenciamento de softwares de segurança (como antivírus), seleção de programas e treinamento de empregados.
Os principais recursos de qualquer organização são as pessoas que a constroem e, portanto, o departamento de RH merece uma atenção especial.
Visando atender à legislação trabalhista, o controle interno atua na organização e administração de treinamentos de segurança, considerando as particularidades de cada empresa.
Planos de benefícios, de pensão ou bônus são outra parte monitorada pela controladoria, que fica responsável por garantir as boas práticas.
Contratações, planos de carreira, análise de processos e pedidos de indenização também entram no escopo do controle interno.
As atividades dependem do modelo de controladoria adotado e do nível hierárquico desse funcionário.
Se a companhia não tiver um departamento dedicado apenas à controladoria, analistas, coordenadores e gestores de outras áreas provavelmente vão conduzir tarefas relativas ao controle interno.
Já aquelas que possuem um departamento ou mesmo um único profissional à frente da controladoria podem centralizar essas demandas de modo mais organizado.
Em geral, o profissional à frente delas é chamado de controller ou controlador, e possui ampla experiência em setores como Administração e Contabilidade, combinada a uma grande capacidade de comunicação para tornar os relatórios mais simples.
Alexandre Sanches Garcia, autor do livro “Introdução à controladoria: Instrumentos básicos de controle de gestão das empresas” aponta como principais tarefas do controller, no mercado de trabalho atual:
Gostou de saber mais sobre o universo da controladoria nas empresas?
Se ficou alguma sugestão, complemento ou dúvida, deixe um comentário abaixo.
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