PMO (Project Management Office) significa Escritório de Gerenciamento de Projetos.
Trata-se de um departamento que define e mantém padrões para a gestão de projetos dentro de uma empresa.
Por suas características, funciona como um suporte valioso para negócios de diversos portes e segmentos.
Inclusive, é isso que sugere um artigo (em inglês) de Eric John Darling e Stephen Jonathan Whitty, no qual os autores defendem que esse setor é um ativo que distingue uma empresa no mercado.
É certo que, quando bem estruturado, o PMO pode proporcionar resultados superiores em termos estratégicos.
Mas como isso acontece e de que forma é possível alcançar tal resultado? Falaremos sobre isso ao longo deste texto.
Saiba a partir de agora qual o papel de um PMO dentro de uma empresa e como fazer dele um poderoso “braço direito” nos negócios.
Veja os tópicos abordados:
Continue lendo e tire suas dúvidas sobre o Project Management Office!
Project Management Office (PMO) é uma estrutura organizacional que supervisiona e apoia a gestão de projetos em uma empresa.
Sua função principal é padronizar processos, prestar orientação, garantir a alocação correta dos recursos e acompanhar o progresso das frentes de trabalho.
O PMO aumenta a eficácia das operações, garantindo que os projetos estejam alinhados aos objetivos estratégicos da organização.
Nas grandes empresas, ele desempenha uma função das mais importantes, considerando que a realização de projetos é uma condição para se manter no topo.
É consenso no mercado que existem três categorias de PMO, como veremos a seguir.
Muitas empresas precisam de um acompanhamento constante de projetos em todos os seus setores.
Para essas, o PMO Corporativo é o responsável por supervisionar e coordenar projetos em toda a organização.
Ele atua em um nível estratégico e lida com projetos de alto impacto para o desempenho global da empresa.
Entre suas funções estão o desenvolvimento de diretrizes de gerenciamento de projetos, alocação de recursos e supervisão de projetos, reportando-se à alta gestão.
Já o PMO Departamental opera em um nível intermediário, focando em projetos dentro de departamentos ou unidades específicas da organização.
Ele se concentra em alinhar os projetos com os objetivos departamentais, gerenciar recursos locais e garantir a conformidade com as práticas de gerenciamento de projetos.
O PMO Departamental atua como uma ponte entre o PMO Corporativo e as equipes de projeto, garantindo a coerência dos processos e a alocação dos recursos.
No nível mais baixo na hierarquia do PMO está o PMO Operacional, que concentra-se na execução diária dos projetos, garantindo que os processos operacionais sejam seguidos e os prazos sejam cumpridos.
Esse escritório de projetos atua como suporte direto às equipes de projeto, prestando orientação e municiando-as com ferramentas práticas para a execução das suas atividades.
A divisão em três categorias segue a mesma lógica da administração estratégica, em suas vertentes estratégica, tática e operacional.
Acabamos de ver o que é PMO, mas como ele funciona na prática e para quais objetivos?
O já citado artigo de Eric John Darling e Stephen Jonathan Whitty destaca que o PMO, enquanto parte de uma empresa, não é um fenômeno recente.
Assim como as organizações foram evoluindo com o passar dos anos, ele também evoluiu até o formato como conhecemos hoje.
Já de acordo com o estudo “A Evolução dos PMOs” (em inglês), do Project Institute Management (PMI), nem sempre esse setor é chamado assim nas empresas.
Em algumas ele recebe o nome de Enterprise Project Program Management Office (EPMO), enquanto em outras é chamado de Change Management Office (CMO), entre outras denominações.
Seja qual for o nome, as funções em geral são bastante parecidas, englobando geralmente as que vamos conhecer a seguir.
O planejamento estratégico é uma função essencial do PMO, dedicando-se ao desenvolvimento de estratégias de gerenciamento de projetos alinhadas aos objetivos organizacionais.
Cabe ao PMO estabelecer metas, identificar oportunidades e riscos, além de elaborar planos para alcançar os resultados desejados.
A definição de diretrizes e prioridades é parte desse esforço, além da alocação estratégica de recursos.
É a partir do planejamento estratégico que a empresa pode dar sequência em suas atividades, desdobrando-o em todos os seus níveis a fim de garantir o cumprimento de metas.
A supervisão de projetos é uma das responsabilidades centrais do PMO, que monitora o progresso dos projetos, garantindo que eles estejam alinhados com os objetivos e que estejam em conformidade com as melhores práticas de gerenciamento de projetos.
Para isso, é necessário estabelecer padrões e assegurar que os projetos estejam no caminho certo para alcançar os resultados desejados.
Essa é uma função que desempenha um papel vital na identificação e mitigação de riscos, assegurando que os projetos sigam cronogramas e orçamentos estabelecidos.
Nenhum projeto sai do papel sem recursos que garantam sua execução.
Assim, a gestão de recursos é uma das funções vitais do PMO, que é o principal responsável por alocar recursos em pessoal, equipamentos e outros.
Os recursos podem ser financeiros e materiais, assim como humanos e intelectuais.
Essa é uma função que se dedica à identificação de habilidades necessárias a um projeto, além de avaliar a disponibilidade de recursos e sua alocação apropriada para garantir que todos os ciclos de um projeto sejam cumpridos a tempo.
É função de um PMO de projetos estabelecer diretrizes e práticas comuns em toda a organização e em seus setores e departamentos separadamente.
Assim, todos os projetos seguem um conjunto consistente de processos, o que facilita a comunicação e a colaboração em todos os níveis.
A padronização também garante a consistência na documentação, nos fluxos de trabalho e nas práticas de gerenciamento.
Também ajuda nos processos de onboarding, facilitando a inserção de novos membros que venham a se juntar às equipes.
Todo projeto de sucesso demanda a coleta, análise e comunicação de informações sobre seus resultados para posterior avaliação.
Essa é mais uma função do PMO, responsável por definir KPIs e desenvolver relatórios que destacam o progresso.
Os reports também devem evidenciar a evolução em termos de desempenho e conformidade dos projetos em relação aos objetivos estabelecidos.
Cabe também ao PMO escolher métricas relevantes que permitam a avaliação do sucesso dos projetos para a tomada de decisão e o aprimoramento contínuo.
A governança de projetos é uma função crítica do PMO e que envolve a definição de estruturas de tomada de decisão.
Trata das responsabilidades e políticas para garantir que os projetos sejam executados de acordo com os objetivos e padrões organizacionais.
O PMO estabelece diretrizes para o processo de aprovação de projetos, monitora o cumprimento das políticas e presta orientação sobre como lidar com desvios.
Assim, a governança de projetos ajuda a manter a integridade e a conformidade dos projetos com os padrões e normas organizacionais.
O PMO também atua como um centro de suporte para as equipes de projeto, orientando e garantindo recursos e ferramentas necessárias para o sucesso de cada missão.
Cabe a esse setor e seus profissionais atuar para a resolução de problemas, além de intervir na alocação de recursos.
Outra forma de dar suporte é eliminar os obstáculos que possam surgir durante a execução do projeto, sem contar a importância do PMO como agente facilitador para a comunicação interna.
Empresas e pessoas evoluem, o que se reflete diretamente na qualidade dos seus projetos.
Para isso, é necessário investir constantemente em formação, por meio de rotinas de treinamento in company ou fora da empresa.
O PMO apoia nesse sentido, desenvolvendo programas de treinamento que ajudam a aprimorar as habilidades e conhecimentos necessários para a gestão de projetos.
Pode, por exemplo, realizar treinamentos em ferramentas de gerenciamento de projetos, melhores práticas e habilidades de comunicação.
Todo projeto está exposto a problemas potenciais antes, durante e após sua realização.
É função do PMO identificar, avaliar e controlar os riscos em todos os projetos, implementando estratégias de mitigação.
Os riscos devem ser identificados e mapeados, por meio de um repositório de dados cuja gestão também é de responsabilidade do PMO, junto às equipes de TI.
Também cria estratégias para lidar com ameaças potenciais e oportunidades de forma proativa, trabalhando em estreita colaboração com as equipes de projeto.
É muito perigoso para uma empresa estagnar na perigosa zona de conforto — ou, ainda pior, não se preocupar em melhorar, independentemente das circunstâncias.
O PMO evita que isso aconteça, identificando áreas de aprimoramento, propondo mudanças e acompanhando a implementação de melhorias.
A empresa pode assim evoluir em cada projeto, adaptando-se a novos desafios e alinhando-se às melhores práticas do setor.
Não é por acaso que a melhoria contínua é tratada como uma filosofia, cujo conhecimento é sistematizado pelos princípios Kaizen. Qual é a diferença entre PMO e gerente de projetos?
O PMO é um setor conhecido como Escritório de Gerenciamento de Projetos, entidade organizacional responsável por definir políticas, padrões e diretrizes para o gerenciamento de projetos em toda a empresa.
Entre suas funções, como vimos, estão o suporte, orientação e provisão de recursos para projetos.
Já o gerente de projetos é um indivíduo que lidera a execução de um projeto específico, sendo responsável pelo seu planejamento, implementação e entrega.
Considerando as diferentes funções de um PMO e o seu papel estratégico, há casos em que ele pode ser estruturado para fins ainda mais específicos.
Também pode acontecer de o PMO ser desmembrado, de maneira a facilitar os processos de acordo com suas finalidades.
Confira abaixo os três tipos de PMO que se encaixam nessa definição.
O PMO de suporte tem como foco a assistência e o provimento de recursos para os projetos em execução.
Sua função é orientar as equipes de projeto, oferecer recursos como modelos, ferramentas e melhores práticas e garantir que as diretrizes de gestão sejam seguidas.
Ele atua como um ponto de apoio, ajudando a resolver problemas e orientando para garantir que os projetos sejam conduzidos em conformidade com as políticas e padrões do PMO.
Um projeto sem monitoramento flerta perigosamente com a falha.
O PMO de Controle previne esse tipo de desvio, concentrando-se em estabelecer e manter rigoroso controle sobre os projetos da organização.
Sua função é garantir que os projetos sigam processos predefinidos e estejam em conformidade com regulamentações e padrões para cumprir os prazos e orçamentos estabelecidos.
Esse tipo de PMO atua como um “policial” de projetos, monitorando o desempenho, identificando desvios e tomando medidas corretivas quando necessário para garantir o sucesso.
Por fim, o PMO Diretivo atua em um nível estratégico, direcionando e supervisionando os projetos da organização.
O propósito maior é alinhar os projetos com a visão e os objetivos estratégicos da empresa, bem como definir prioridades e alocar recursos de forma estratégica.
Esse tipo de PMO desempenha um papel de liderança no desenvolvimento de estratégias de gerenciamento de projetos e na garantia de que os projetos estejam alinhados com os interesses da organização.
Para se tornar um PMO de Projetos, é necessário acumular experiência em gerenciamento de projetos, além de comprovado conhecimento em boas práticas e habilidades de liderança.
Também é importante entender os processos organizacionais e ser capaz de desenvolver diretrizes e políticas para padronizar o gerenciamento de projetos em uma empresa.
Buscar certificações em gerenciamento de projetos, como PMP ou Prince2, é altamente indicado para quem quer trabalhar nessa área.
E como investir em conhecimento é fundamental, leia também o nosso artigo sobre o guia PMBOK.
Por tratar sobretudo de processos e projetos, o PMO requer profissionais e equipes altamente qualificadas.
É recomendável que a empresa, se possível, contrate uma auditoria para identificar eventuais gaps organizacionais que possam retardar o processo de implementação.
Na impossibilidade de contar com esse serviço, pode recorrer à terceirização para garantir que eventuais vícios arraigados na cultura empresarial não prejudiquem a implementação.
Veja na sequência como esse processo pode ser conduzido.
A jornada começa com a definição do propósito e escopo do PMO, etapa fundamental para estabelecer por que está sendo criado e quais áreas e processos serão incluídos.
As partes interessadas precisam estar envolvidas desde o início, para garantir um entendimento compartilhado e o alinhamento com os objetivos organizacionais.
A próxima etapa é a escolha da estrutura do PMO, para a qual existem várias abordagens, como PMO de suporte, PMO de controle e PMO diretivo.
A seleção dependerá das necessidades e da cultura da organização.
Como vimos, o PMO de suporte serve para orientar, enquanto o PMO de controle estabelece rotinas de monitoramento e o PMO diretivo foca no alinhamento estratégico.
O design da equipe do PMO define as funções e responsabilidades dos membros da equipe, além de estabelecer as competências necessárias.
O tamanho e a composição da equipe dependerão do escopo e das demandas do PMO.
Nessa etapa, os resultados são melhores se a empresa contar com políticas de atração e retenção de talentos.
Isso porque uma equipe de PMO precisa ser composta por profissionais capazes de trabalhar com metodologias como Scrum, Lean Six Sigma e outras.
Na fase de desenvolvimento de processos, o PMO cria as diretrizes e procedimentos que vão garantir a consistência e a qualidade do gerenciamento de projetos em todos os níveis.
É onde são definidos os fluxos de trabalho, assim como os métodos de acompanhamento e os padrões de documentação.
O PMO deve escolher e implementar ferramentas de suporte ao gerenciamento de projetos, entre as quais podem estar certos softwares de gerenciamento de projetos, sistemas de relatórios e outras soluções tecnológicas que ajudam na gestão.
Uma das ferramentas fundamentais, nesse caso, é o Enterprise Resource Planning (ERP), cuja função principal é integrar sistemas interdependentes.
A empresa precisa desenvolver um plano de comunicação que informe a todos na organização sobre as mudanças e expectativas ao implementar um PMO.
Paralelamente, deve cuidar do treinamento para garantir que as equipes compreendam as práticas e ferramentas que estão sendo agregadas.
A próxima etapa é a implementação piloto do PMO, onde se escolhe um projeto-piloto para aplicar as práticas e processos do PMO na prática, a título de teste.
A implementação piloto ajuda a identificar possíveis problemas e ajustar o PMO antes de expandi-lo para toda a organização.
A avaliação contínua, a partir do que já vimos, é necessária para monitorar o desempenho do PMO.
Nesse aspecto, é necessário estabelecer rotinas de coleta de dados, com feedbacks para verificar se o PMO está atingindo seus objetivos para fazer ajustes conforme necessário.
Finalmente, o PMO deve assegurar que os projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização do começo ao fim.
Isso significa que o PMO deve ser capaz de priorizar projetos de acordo com as metas estratégicas, garantindo a coerência na alocação de recursos humanos e materiais.
Você viu neste conteúdo o que é PMO, seus tipos de funções.
Conhecer a fundo o assunto demanda um esforço constante de aperfeiçoamento, já que essa é uma área essencialmente prática.
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Torne-se o profissional que as empresas buscam, qualificando-se para ser um verdadeiro solucionador de problemas!
Referências:
https://www.researchgate.net/profile/Eric-Darling-2/publication/299355640_The_Project_Management_Office_it’s_just_not_what_it_used_to_be/links/5a0d7149a6fdcc39e9bfe161/The-Project-Management-Office-its-just-not-what-it-used-to-be.pdf
https://www.pmi.org/learning/featured-topics/pmo
https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/value-delivery
https://pmkb.com.br/artigos/escritorio-de-gerenciamento-de-projetos-egp/
https://www.scielo.br/j/prod/a/gRxmb8rYyC8WkwkSZTh6pgC/
https://www.nucleodoconhecimento.com.br/administracao/escritorio-de-gerenciamento
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