Uma empresa sem um bom plano de contas é como um navio sem bússola.
Privado dessa ferramenta essencial, o negócio fica “à deriva”, navegando sem rumo certo e correndo o risco de entrar em mares hostis.
Fora que a contabilidade é um dos setores mais importantes do back office, no qual ele é um dos instrumentos de controle fundamentais.
Ele é tão importante que as empresas de sucesso têm um espaço reservado só para o seu planejamento e montagem em seus cronogramas.
Neste texto, vamos mostrar como fazer um plano de contas e o que é um plano contábil, entre outras informações de interesse para todos que estão empreendendo.
O que é um plano de contas?
Um plano de contas é uma estrutura organizada e hierárquica que define as rubricas contábeis utilizadas para registrar e classificar as transações financeiras de uma empresa.
Ele estabelece categorias, códigos e descrições para cada conta, facilitando a organização, o controle, a análise das informações contábeis e a governança.
Logo, o plano de contas contábil é essencial para a elaboração de relatórios financeiros, tomada de decisões e cumprimento das obrigações legais e fiscais.
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Para que serve o plano contábil?
O plano contábil serve como um guia estruturado para registrar, organizar e classificar as operações financeiras de uma empresa.
Consiste em uma base padronizada para a contabilidade, permitindo a geração de relatórios financeiros com exatidão.
Além disso, o plano contábil facilita a análise financeira, apoiando a tomada de decisões e controle de custos, além da conformidade legal e fiscal
Também ajuda a monitorar o desempenho financeiro da empresa, sendo por isso uma ferramenta essencial para a gestão dos recursos materiais.
Qual é a estrutura de um plano de contas?
O plano de contas contábil é, a partir do que vimos, um instrumento de controle, cuja função principal é estabelecer uma espécie de padronização das contas.
É a partir dele, por exemplo, que a empresa deve elaborar seu orçamento, entre outras medidas em matéria de finanças.
Em razão disso, deve ser estruturado seguindo a lógica contábil, em que prevalece o método de partidas dobradas, como veremos a seguir.
Ativos
Na estrutura de um plano de contas, os ativos são representados pelos recursos econômicos controlados pela empresa, dos quais se espera obter benefícios futuros.
Eles englobam itens como dinheiro em caixa, contas a receber, estoques, propriedades e investimentos, entre outros.
Os ativos são classificados de acordo com sua liquidez e sua capacidade de conversão em dinheiro, sendo por isso essenciais para a operação e crescimento da empresa.
Eles devem ser registrados e monitorados constantemente para que se possa extrair informações sobre o valor e a disponibilidade dos recursos da organização.
Passivos
Já os passivos nada mais são do que as obrigações e dívidas que a empresa contrai junto a terceiros.
Inclui elementos como contas a pagar, empréstimos, financiamentos, impostos e obrigações trabalhistas.
Os passivos são classificados de acordo com sua exigibilidade, ou seja, a data em que devem ser pagos.
Refletem as fontes de despesas da empresa e são registrados no plano de contas para acompanhar as responsabilidades financeiras e obrigações a curto e longo prazo.
Custos
Por sua vez, os custos correspondem aos gastos assumidos pela empresa para produzir bens ou fornecer serviços.
Eles são relacionados às despesas diretas e indiretas necessárias para a operação do negócio.
Os custos podem incluir matérias-primas, mão de obra, custos de produção, aluguéis, manutenção e outros gastos relacionados à atividade principal da empresa.
Eles são registrados no plano de contas para monitorar e controlar os custos associados à produção e prestação de serviços, auxiliando na análise de rentabilidade e tomada de decisões relacionadas à gestão de custos.
Receitas
Nenhuma empresa sobrevive sem receitas, que no plano de contas representam os valores obtidos pela venda de produtos, serviços ou outras atividades.
São as entradas de recursos financeiros obtidas com atividades produtivas.
As receitas podem incluir vendas de produtos, prestação de serviços, juros, aluguéis e outros ganhos financeiros.
Elas são registradas para acompanhar e analisar a geração de receitas da empresa, permitindo avaliar a rentabilidade das operações, apoiando o processo decisório relacionado a estratégias de vendas e marketing.
Despesas
Assim como a operação de um negócio deve gerar receitas, a contrapartida disso são as despesas geradas por essa operação.
Por isso, as despesas são a materialização dos gastos da empresa na busca de receitas ou na manutenção de suas atividades operacionais.
Elas estão relacionadas aos custos indiretos e às saídas de recursos financeiros, podendo incluir salários, despesas administrativas, despesas com marketing e publicidade, entre outras.
Elas são registradas no plano de contas para acompanhar e analisar os gastos da empresa, permitindo avaliar o desempenho financeiro.
Isso serve também para controlar os custos e auxiliar na tomada de decisões relacionadas à gestão financeira e operacional.
Tipos de planos de contas
Existem diversos tipos de planos de contas que podem ser utilizados em diferentes contextos e setores.
Alguns dos tipos mais utilizados são:
- Plano de Contas Padrão: documento genérico e preestabelecido que pode ser utilizado por empresas de diversos segmentos
- Plano de Contas Personalizado: desenvolvido especificamente para atender às necessidades e particularidades de uma empresa ou setor específico
- Plano de Contas Setorial: direcionado a um setor específico, levando em consideração as particularidades e características contábeis desse setor, como saúde, varejo e construção civil, entre outros
- Plano de Contas Tributário: voltado para atender às exigências fiscais e tributárias, levando em consideração os códigos e classificações necessárias para a correta apuração dos impostos
- Plano de Contas Gerencial: seu foco é a gestão interna da empresa, permitindo uma análise mais aprofundada dos custos, rentabilidade e outras informações relevantes para a tomada de decisões.
Como fazer um plano de contas contábil?
Um dos objetivos do plano de contas contábil é tornar a gestão financeira mais metódica, fazendo com que a gestão da empresa tenha maior domínio nas questões materiais.
Por isso, existem algumas etapas fundamentais para sua montagem, que podem ser seguidas colocando em prática as dicas que veremos na sequência.
1. Definir os objetivos
O plano de contas é muito mais que um simples método de organização e gestão.
Se utilizado estrategicamente, ele pode ser de grande valia para atingir os mais variados objetivos, que podem ser:
- Atender às necessidades de relatórios financeiros
- Análise de custos
- Conformidade legal
- Cumprimento de projetos.
2. Identificar as contas patrimoniais
Nesta etapa, a empresa deverá identificar as contas patrimoniais, identificando e categorizando as contas relacionadas aos ativos, passivos e patrimônio líquido.
São incluídas rubricas como caixa, contas a receber, contas a pagar, empréstimos e capital social, entre outras.
Esse mapeamento é importante para estabelecer uma base sólida para o registro e controle dos recursos financeiros da empresa, permitindo uma análise precisa da situação patrimonial e financeira nas fases seguintes.
3. Identificar as contas de resultado
Passando para as contas de resultado, a gestão identifica e agrupa as contas relacionadas às receitas e despesas da empresa.
Aqui entram contas como vendas, custos de produção, despesas administrativas e despesas com marketing, por exemplo.
O objetivo aqui é acompanhar e analisar o desempenho financeiro e operacional da empresa, permitindo a avaliação da lucratividade e identificação de áreas de custos elevados.
4. Classificar as contas
O plano de contas de uma empresa é, basicamente, um mecanismo de classificação de cada rubrica contábil.
Será necessário, portanto, agrupar e organizar as contas contábeis de acordo com suas características e natureza.
As contas podem ser classificadas de diferentes formas:
- Por tipo (ativos, passivos, receitas, despesas)
- Por categoria (financeiras, operacionais, não operacionais)
- Por função (vendas, produção, administrativas).
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5. Estabelecer a estrutura
Nesta etapa, a gestão cuida de definir os níveis hierárquicos, códigos e subcontas que serão utilizados para organizar as contas contábeis.
A gestão se ocupa aqui de determinar a hierarquia das contas, como contas principais e contas subordinadas, atribuindo códigos numéricos ou alfanuméricos a cada uma delas.
Essa estrutura hierárquica e codificação facilita a localização e o registro das informações contábeis, tornando o documento mais organizado, compreensível e operacional.
Veja um exemplo de estrutura de plano de contas de despesas operacionais com desdobramento em códigos:
| Código | Descrição da conta |
| 1 | Despesas operacionais |
| 01-01 | Despesas administrativas |
| 01-01-01 | Energia elétrica |
| 01-01-02 | Água |
| 01-01-03 | Telefonia e internet |
| 01-02 | Recursos humanos |
| 01-02-01 | Salários |
| 01-02-02 | Encargos sociais |
| 01-02-03 | Benefícios |
| 01-02-04 | Comissões |
| 01-03 | Limpeza e conservação |
| 01-03-01 | Serviços de limpeza |
| 01-03-02 | Manutenção de equipamentos |
| 01-03-03 | Manutenção predial |
| 01-04 | Materiais |
| 01-04-01 | Materiais de expediente |
| 01-04-02 | Materiais de consumo |
| 01-04-03 | Materiais de limpeza e higiene |
6. Definir as regras de codificação
Passando à fase seguinte, a empresa deverá estabelecer critérios claros para atribuir códigos às contas contábeis no plano de contas.
Em outras palavras: é preciso determinar a estrutura dos códigos (números, letras ou combinação), a forma como os códigos são organizados e a lógica por trás deles.
As regras de codificação devem ser consistentes e padronizadas para garantir a precisão e a uniformidade na identificação das contas.
Essa codificação facilita a busca, a análise e a geração de relatórios a partir das informações contábeis nos sistemas da empresa.
7. Documentar e descrever
Não resolve criar códigos se a gestão não atribuir informações claras e detalhadas a cada conta do plano de contas.
Para que realmente traduzam a informação exata, deve-se adicionar pelo menos uma descrição da finalidade e do escopo de cada conta, especificando sua natureza e o tipo de transações que serão registradas.
Essa é a base da documentação adequada das contas contábeis, ajudando a compreendê-las mais claramente por todos que acessarem o planejamento.
O objetivo é facilitar a interpretação e o uso das informações contábeis para montagem de relatórios, análises e tomada de decisões.
8. Estabelecer critérios para inclusão, exclusão e alteração
Será preciso também definir diretrizes claras e procedimentos para adicionar, remover ou modificar contas contábeis.
Afinal, sempre há a necessidade de revisão por parte do departamento financeiro ou aprovação por autoridade competente em documentos contábeis.
É assim que se garante a documentação dentro dos padrões legais, observando os prazos e processos para garantir a consistência e a integridade do plano de contas.
9. Realizar revisões e ajustes periódicos
Planos de contas estão sempre sujeitos a revisões, tendo em vista que gastos extemporâneos aparecem de tempos em tempos.
As revisões servem para a gestão saber se o plano de contas realmente antecipou as principais questões financeiras.
Se não houver sucesso nessa parte, é sinal de que os gestores não conhecem bem suas rotinas financeiras, o que aponta para a falta de controle orçamentário.
10. Testar e validar
Como toda solução de gestão, o plano de contas precisa ser testado e validado.
Para tanto, pode-se recorrer a simulações, inserindo transações fictícias e verificando se os registros são feitos corretamente.
Além disso, é importante envolver contadores e usuários-chave para revisar e validar o planejamento, avaliando se ele é fidedigno em relação às informações a serem tratadas para relatórios e análises financeiras.
A validação deve ser feita por meio de revisões, testes práticos e feedback contínuo dos usuários, garantindo a conformidade e a utilidade do documento em uma empresa real.
4 erros comuns ao fazer um plano de contas
Todos estamos sujeitos a erros, e na hora de montar um plano de contas de uma empresa, eles também podem acontecer.
Veja quais são as falhas mais recorrentes e o que fazer para evitá-las.
1. Falta de alinhamento com a legislação
Se o plano de contas não estiver de acordo com as normas contábeis e fiscais vigentes, a empresa pode enfrentar dificuldades na elaboração dos seus relatórios, que poderão conter informações incorretas.
Isso para não falar dos eventuais problemas na apuração de impostos e no cumprimento das obrigações legais.
Portanto, é essencial garantir que ele esteja alinhado e atualizado de acordo com as regulamentações contábeis e fiscais aplicáveis ao país e ao setor da empresa.
2. Falta de especificidade
A classificação adequada das transações financeiras é uma condição sine qua non para que o plano de contas seja eficaz.
Contas genéricas e não detalhadas o suficiente não fornecem informações precisas sobre a natureza e o propósito das transações, causando ambiguidades.
Dessa forma, em vez de facilitar, o plano vai dificultar a análise dos dados contábeis.
Um documento específico e detalhado é fundamental para refletir com precisão as atividades da empresa e fornecer informações contábeis relevantes para relatórios, análises e tomada de decisões.
3. Estrutura desorganizada
Como vimos, o plano de contas é uma ferramenta que estabelece um método para a criação de orçamentos.
Uma estrutura desorganizada, nesse caso, pode ser problemática, pois dificulta a localização e o acesso às informações contábeis.
Sem uma hierarquia clara e lógica, as contas podem estar dispersas ou mal agrupadas, dificultando a análise e a compreensão dos dados financeiros.
Em contrapartida, uma estrutura organizada facilita a identificação e o registro das transações, garantindo a precisão e a utilidade das informações contábeis.
4. Ignorar a evolução da empresa
A estrutura contábil precisa acompanhar as mudanças e o crescimento da organização.
À medida que a empresa expande suas operações, introduz novos produtos ou serviços ou enfrenta alterações regulatórias, o plano de contas precisa ser atualizado para refletir essas alterações.
Ignorar essa evolução pode resultar em contas desatualizadas, falta de representatividade das novas operações e dificuldades na análise das informações financeiras.
Por isso, é fundamental revisar e ajustar regularmente o planejamento para garantir que esteja alinhado com a realidade atual da empresa.
Benefícios do plano de contas contábil para as empresas
Se não fosse uma prática que comprovadamente traz bons resultados, as empresas não investiriam tempo e recursos para montar seus planos de contas.
Entenda a seguir porque elas fazem isso, conhecendo algumas das principais vantagens em contar com esse instrumento de controle financeiro.
Cumpre requisitos fiscais
O plano de contas contábil é fundamental porque ajuda a ajustar as contas da empresa às normas contábeis e fiscais aplicáveis.
Ao classificar corretamente as transações financeiras, a empresa pode garantir que está cumprindo todas as obrigações tributárias, evitando problemas legais, multas e penalidades.
Otimiza processos
A gestão financeira demanda um controle de processos específicos.
Esse controle pode começar pelo plano de contas, no qual a empresa identifica todas as suas fontes de receitas e despesas.
Dessa forma, a gestão aumenta o domínio sobre processos críticos como fluxo de caixa, estoques e conciliação bancária.
Auxilia na tomada de decisões
O plano de contas de uma empresa é essencial por prover dados contábeis em detalhe, permitindo uma análise mais aprofundada das finanças da empresa.
Isso ajuda os gestores a tomar decisões embasadas, seja em relação a investimentos, redução de custos ou estratégias de crescimento.
Mais clareza nos registros
Ao estabelecer uma estrutura organizada e padronizada para classificar e registrar as transações financeiras da empresa, o planejamento de contas facilita a localização e o acesso às informações contábeis relevantes.
Assim, a contabilidade ganha muito mais agilidade em suas rotinas, o que em consequência dá mais liberdade para cuidar de assuntos estratégicos, ocupando-se menos da parte operacional.
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Conclusão
Neste texto, você viu o que é e como fazer um plano de contas de sucesso.
Não custa lembrar que esse instrumento pode fazer muita diferença nos negócios, já que é por ele que a contabilidade e a empresa se orientam para implementar seus orçamentos.
A verdade é que todo negócio precisa de uma boa gestão financeira, o que faz dele um elemento indispensável para empresas de todos os tamanhos e segmentos.
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