Cuidar da gestão de contratos é tão importante quanto gerir o próprio core business.
Trata-se de uma das atividades de retaguarda “invisíveis” que, se subestimadas, podem levar a problemas administrativos nem sempre simples de contornar.
Um fornecedor cujo contrato de serviços expira, por exemplo, poderia expor uma empresa e seus clientes a todo tipo de problema causado pelo desabastecimento.
A gestão de contratos age para evitar que isso aconteça, além de apoiar a gestão da empresa em suas decisões.
Avançando na leitura, você vai saber como funciona a gestão de contratos, como ela deve ser feita e muito mais.
Veja os tópicos abordados:
- O que é gestão de contratos?
- Objetivos da gestão de contratos
- Fases do ciclo de vida de um contrato
- Qual é a importância de ter uma boa gestão de contratos?
- Quais são os riscos de não ter uma gestão de contratos eficaz?
- Quando realizar o controle de contratos?
- Como implementar uma gestão de contratos eficiente?
- O que faz um gestor de contratos?
- Como a FIA pode te ajudar com a gestão de contratos de sua empresa?
Entenda o que é gestão de contratos e como implementar a partir de agora!
O que é gestão de contratos?
Gestão de contratos é todo processo relacionado aos aspectos documentais de um negócio, cuidando do cumprimento dos contratos em todos os seus ciclos de vida.
Portanto, a empresa que gere seus contratos é mais ciente dos seus deveres e direitos.
Ainda que seja uma parte considerada burocrática e aparentemente sem muita utilidade, a gestão de contratos bem feita pode ser também estratégica.
A empresa pode, nesse caso, obter vantagens competitivas como contratos com cláusulas favoráveis, que protejam possíveis segredos de negócio ou que prevejam reajustes.
Agora que você sabe o que é gestão de contatos, vamos ver quais são os objetivos dessa modalidade gerencial.
Objetivos da gestão de contratos
Sendo também uma atividade estratégica, o gerenciamento de contratos é pautado em certos objetivos comuns.
Conheça alguns:
- Assegurar a conformidade, para que todos os termos contratuais sejam cumpridos de acordo com a legislação vigente
- Controle de custos, pois permite monitorar as despesas e gastos nas relações de negócio
- Manter o bom relacionamento entre todas as partes contratantes
- Mitigar riscos, já que ajuda a identificar e gerenciar potenciais ameaças associadas aos contratos
- Resolução de conflitos, estabelecendo regras e processos para resolução de disputas
- Transparência, pois forma um registro de todas as atividades contratuais, facilitando o acesso em consultas futuras.
Fases do ciclo de vida de um contrato
A gestão de contratos tem em seu escopo a observância ao cumprimento dos contratos em todo o seu ciclo de vida.
Para isso, passa pelas seguintes etapas:
- Planejamento, redação do contrato e estabelecimento dos termos
- Revisão, ajustes e aprovação pelas partes
- Assinatura, registro e arquivamento
- Implementação e cumprimento do contrato
- Avaliação do desempenho e eventuais ajustes das cláusulas contratuais
- Renovação ou encerramento, de acordo com os interesses das partes.
Qual é a importância de ter uma boa gestão de contratos?
Como se diz no meio jurídico “o contrato faz lei entre as partes”.
Sem uma gestão de contratos, essa “lei” pode passar batida nas relações regidas pelos seus termos, expondo as partes interessadas.
Podem surgir ruídos na comunicação, descumprimentos e, em último caso, até problemas de ordem jurídica.
A gestão de contratos, portanto, é como uma garantia para preservar o bom relacionamento, evitando possíveis contenciosos e seus potenciais prejuízos materiais e à imagem.
Quais são os riscos de não ter uma gestão de contratos eficaz?
Outra maneira de entender o que é gestão de contatos é conhecer os riscos que a falta desse tipo de controle sobre os compromissos pode causar.
O principal deles é o descumprimento dos acertos feitos com parceiros de negócio, clientes e fornecedores.
Digamos, por exemplo, que um fornecedor assume em contrato o compromisso de entregar determinado insumo conforme prazos fixos.
Sem essa pontualidade, a empresa pode ter sua produção paralisada, ficando assim impossibilitada de exercer suas atividades.
Pode acontecer também de uma empresa, por desconhecer seus contratos, deixar de cumprir com alguma obrigação, podendo por isso ser penalizada.
Quando realizar o controle de contratos?
Contratos têm um ciclo de vida que precisa ser monitorado do início ao fim.
Cabe aos profissionais que trabalham com a gestão de contratos controlar todas essas etapas, desde o planejamento até o encerramento.
Não se pode deixar para pensar em renovar o contrato quando já está às vésperas de expirar.
O controle de contratos é um esforço de vigilância e cuidado permanente, principalmente depois da sua assinatura.
Como implementar uma gestão de contratos eficiente?
O gerenciamento de contratos está longe de ser algo passivo.
É preciso na verdade ser bastante proativo não apenas para garantir o cumprimento dos contratos, até para evitar eventuais penalidades.
Existe todo um conjunto de medidas a serem adotadas e permanentemente observadas em termos de gestão de contratos que externam essa proatividade.
Conheças as mais importantes delas e o que elas representam no dia a dia para a gestão contratual.
Estabeleça uma política
Os contratos servem basicamente como mecanismos protetivos, assegurando que os interesses das partes envolvidas sejam respeitados e atendidos.
Mas e quando acontece de um contrato ter uma “armadilha” ou uma cláusula que, em vez de resguardar os interesses de uma parte, acaba indo de encontro a eles?
Uma forma de evitar que isso aconteça é desenvolver uma política que, antes mesmo de um contrato ser redigido, antecipe certas questões fundamentais.
A empresa pode, por exemplo, definir uma política de contratação, de maneira que eventuais falhas nos contratos possam ser compensadas e seus interesses protegidos.
Treine as pessoas
A gestão de contratos demanda a participação de pessoas que entendem do assunto.
Pode ser um setor da empresa, normalmente comandado por alguém com formação jurídica.
Advogados, naturalmente, são os que têm a maior expertise, sendo por isso os mais indicados para formar equipes de gestores de contratos e treiná-los.
Esse treinamento pode ser direcionado para diversas questões relativas à gestão contratual, como revisão de termos, ajustes e estudos para melhorar os contratos como um todo.
Implemente um sistema de gestão
Com o tempo, os contratos acumulados por uma empresa acabam formando um imenso repositório de dados.
Estamos em plena era da Transformação Digital e do Big Data, logo, não faz sentido acumular pilhas de papéis em gavetas obsoletas ocupando espaço.
A digitalização, aliada à implementação de um sistema de gestão documental é a melhor saída para garantir que a gestão de contratos seja bem feita.
Esse sistema pode ser uma plataforma SaaS especializada ou mesmo um Enterprise Resource Planning (ERP) com gestão de documentos e contratos entre suas funções.
Avalie, corrija e melhore
Contratos podem ser documentos estáticos, mas a gestão não precisa ser.
Todo contrato que é assinado ou que expira assinala não apenas o começo ou o fim de uma relação, como pode deixar importantes lições a serem aprendidas.
Além disso, é necessário que haja pessoas trabalhando para avaliar os contratos, corrigindo-os a tempo, se preciso, e melhorando seus termos.
Essa é uma das funções do gestor de contratos, profissional cujas atribuições vamos abordar a partir de agora.
O que faz um gestor de contratos?
O gerenciamento de contratos é uma atividade que demanda conhecimentos e experiência nas áreas jurídica, legislativa e, em alguns casos, de normas sanitárias e de órgãos como o Inmetro.
Cabe ao gestor de contratos estar sempre atento às questões que possam afetar direta ou indiretamente a maneira como a empresa fecha seus contratos.
Entre as suas muitas responsabilidades, estão elaborar, negociar e revisar contratos, garantindo conformidade com leis e regulamentações.
A propósito, a FIA Business School dispõe de um serviço de consultoria no setor público e privado que pode ajudar a gerir contratos, contemplando áreas como:
- Gestão da Inovação Tecnológica
- Desenvolvimento e Modernização Organizacional
- Gestão Orçamentária
- Gestão Previdenciária
- Governança e Compliance
- Estudos dos Negócios Agroindustriais
- Sustentabilidade Ambiental
- Estudos Econômicos e Regulatórios.
Como fazer uma boa gestão de contratos?
O controle de contratos é a chave que abre as portas de uma gestão empresarial que gera resultados.
Uma gestão de contratos bem planejada, implementada e executada contribui inclusive para fortalecer a marca, ajudando a formar a imagem de uma empresa forte e sólida.
O que seria da Coca-Cola, por exemplo, se ela não tivesse o segredo da sua fórmula protegido por cláusulas contratuais rígidas?
Mas não basta apenas redigir bons contratos.
Além disso, é necessário que a empresa mantenha rotinas de gestão para assegurar que eles estão de fato sendo cumpridos.
É o que vamos ver como começar a fazer.
Tenha um canal fixo de comunicação
A gestão de contratos não seria completa sem uma comunicação constante e direta entre os signatários dos contratos.
Problemas contratuais costumam surgir quando as partes não conseguem se comunicar para expor dúvidas ou mesmo para fazer valer direitos e deveres previstos contratualmente.
Quando a gestão é automatizada, essa comunicação fica mais fácil, já que certos ERPs e SaaS podem emitir alertas e enviar mensagens automáticas sempre que um contrato estiver prestes a expirar.
Esses mesmos alertas podem ser enviados caso seja feita alguma alteração no contrato ou ele seja modificado de alguma forma.
Defina prazos e procedimentos
Devido ao fato de um contrato ser como uma lei entre duas ou mais partes, pressupõe-se que ele não pode ser alterado sem um procedimento adequado.
Do contrário, o próprio contrato não teria razão de existir, em razão da insegurança causada por modificações à revelia.
Por isso, a definição de prazos e procedimentos é parte fundamental da gestão de contratos, servindo para disciplinar a relação e evitar falhas ou discrepâncias caso o documento precise ser revisto ou mesmo cancelado.
Defina responsáveis por cada demanda
Uma vez que sejam definidos procedimentos na gestão de contratos, será preciso delegar responsabilidades.
Quem será a pessoa que vai cuidar, por exemplo, da parte do contrato que fala sobre as normas sanitárias?
Ou o responsável pelo arquivamento e digitalização, ou ainda pela consulta aos bancos de dados?
Como se vê, a gestão de contratos não acaba com o arquivamento dos documentos, mas demanda um back office formado por profissionais de apoio e especialistas.
Escolha um software de gestão de contratos
Contratos geram dados, que precisam também ser geridos.
Essa gestão não pode ser feita sem o suporte de sistemas que permitam realizar o controle de contratos e das informações a eles relacionadas.
Além disso, dependendo do contrato, pode ser que haja informação sigilosa que demanda algum tipo de proteção digital.
São questões que precisam ser consideradas ao escolher o software com o qual a empresa deverá armazenar e gerir os contratos futuros e manter o controle sobre os que estão em vigor.
Revise os contratos periodicamente
A automação na gestão de contratos traz ainda a vantagem de facilitar eventuais consultas.
Dessa forma, fica mais fácil cuidar da revisão dos contratos no período em que estiverem em vias de ser renovados.
Essa revisão serve não só para conferir se os contratos estão sendo respeitados, mas para fazer possíveis modificações em face de novas leis ou situações de mercado.
Esteja a par dos estágios
Vale destacar ainda que contratos são acordos celebrados dentro de um prazo.
Assim, cada contrato apresenta um certo status, dependendo do tipo de prestação ou compromisso nele celebrado.
Por exemplo: em um contrato de prestação de um serviço educacional, é prevista a realização de exames a cada três meses.
A gestão, nesse caso, se encarrega de acompanhar se o contrato está sendo respeitado, de acordo com o estágio em que a relação contratual vier a se encontrar.
Como a FIA pode te ajudar com a gestão de contatos de sua empresa?
Uma das especialidades da consultoria nos setores público e privado da FIA é a gestão de contratos públicos, concessões e PPPs.
Se a sua empresa participa de licitações ou tem algum tipo de relação produtiva com órgãos públicos, conte com a nossa expertise para orientar em todos os seus negócios.
Cuidamos de todos os processos contratuais e fazemos a análise de tendências de mercado, inovação e eficiência para geração de valor, com soluções customizadas para atender às suas necessidades.
Conclusão
Neste texto, você viu o que é gestão de contratos, objetivos e dicas para fazer do jeito certo.
Agora, está melhor preparado para levar esse conhecimento teórico à prática no dia a dia.
A gestão de contratos faz toda a diferença nas relações empresariais nas quais o objeto do contrato precisa ser cumprido à risca.
Como vimos ao longo do artigo, esse é um setor do back office dos mais importantes, considerando seus aspectos operacionais e estratégicos.
Esse é o tipo de conhecimento que você encontra aqui, no blog da FIA, sua fonte de informação sempre atualizada sobre negócios, gestão e empreendedorismo.
Referências:
https://www.tcu.gov.br/arquivosrca/001.005.htm
https://repositorio.enap.gov.br/jspui/handle/1/6160
https://cfa.org.br/wp-content/uploads/2020/08/Manual-de-Gestao_web.pdf
https://sebraeplay.com.br/content/como-lidar-com-contratos-no-dia-a-dia-do-negocio
https://sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/saiba-como-formalizar-contratos-na-sua-startup,be937dc122895810VgnVCM1000001b00320aRCRD
