Sem pensar muito, você saberia dizer qual a diferença entre custo e despesa?
Não tem problema se a resposta não saiu, afinal, esses dois conceitos são muito parecidos e confundem até quem tem experiência no ramo financeiro.
É verdade que, no dia a dia, dificilmente paramos para pensar nessas diferenças, já que, aparentemente, elas não parecem impactar nas decisões.
O que se perde, então, ao desconhecer a diferença entre custo e despesa?
Para começar, sem saber exatamente quais são os custos de um negócio e suas despesas, a divisão entre o que é fixo e variável ficaria confusa.
Sem saber exatamente o que é o que, o risco de contabilizar uma despesa ou custo variável como fixo aumenta, podendo assim gerar discrepâncias contábeis.
Com o tempo, a empresa poderia perder o controle sobre suas finanças, sem saber ao certo em que está errando.
Existem ainda outros fatores em jogo e os exemplos de custos e despesas que vamos mostrar neste conteúdo vão ajudar você a entender melhor como calculá-los.
Veja os tópicos abordados:
- Qual a diferença entre custo e despesa no contexto contábil?
- O que é custo?
- O que é despesa?
- A separação de custos e despesas afeta o fluxo de caixa?
- Exemplos práticos de custos e despesas em uma empresa
- Como custos e despesas impactam a lucratividade e o controle financeiro
- A importância de separar custos de despesas para uma gestão eficiente
- Ferramentas para gerenciar e classificar custos e despesas adequadamente
- A FIA: preparação para profissionais em finanças e contabilidade.
Tudo o que você precisa fazer é prosseguir na leitura até o final.
Qual a diferença entre custo e despesa no contexto contábil?
A diferença entre custo e despesa, no contexto contábil, reside principalmente em como cada um impacta diretamente a produção e operação de uma empresa.
Custo é o valor aplicado diretamente na produção de bens ou serviços, já a despesa é o gasto necessário para o funcionamento do negócio, mas não ligado diretamente à produção.
Enquanto os custos estão associados ao processo produtivo, as despesas são relacionadas à administração e manutenção geral da empresa.
Essa é a principal diferença entre custo e despesa, mas ainda vamos explorar mais sobre os conceitos na sequência.
Antes disso, você sabe dizer por que é importante entender essa distinção?
Vale lembrar do método contábil de partidas dobradas, que é relativamente conhecido no meio corporativo e empresarial.
Nele, as contas de uma atividade são feitas pela soma de todas as suas receitas, custos e despesas.
É um método até simples em sua essência, mas que ganha camadas de complexidade em razão das muitas categorias envolvidas.
Basta uma rubrica colocada na coluna errada para comprometer todos os resultados das apurações contábeis.
Por isso, saber a diferença entre custo e despesa é um conhecimento indispensável.
É assim para os contadores porque eles dependem disso para fazer seu trabalho corretamente.
Mas também para quem se dedica à gestão empresarial e deseja colocar o negócio em um patamar de sustentabilidade.
O que é custo?
Etimologicamente, a palavra custo vem do latim consto, que tem entre seus diversos significados o sentido de “caber”.
Nos negócios, o significado de custo, no geral, designa tudo que se paga para ter algum serviço ou bem em troca.
Embora não seja uma definição errada, ela não expressa com exatidão o que um custo significa, nem a diferença entre custo e despesa
Qual seria, então, esse fator distintivo?
Para responder diretamente, custo é tudo que se paga para produzir algo, seja um bem ou um serviço.
Conceitualmente, custo está relacionado à atividade principal de uma empresa, deixando de lado as tarefas de back office e secundárias.
Sendo assim, em geral há menos tipos de custos na maioria das empresas, já que as atividades que não são principais normalmente ocupam mais espaço entre as despesas operacionais, embora isso não seja uma regra.
Portanto, se uma fábrica de veículos adquire peças e componentes para montar seus carros, este será um custo e não uma despesa.
O mesmo se aplica a um escritório de advocacia que paga salários para seus advogados, além dos honorários.
Mas, se estivermos falando dos salários das secretárias ou dos profissionais de limpeza, aí teremos que atentar mais uma vez para a diferença entre custo e despesa.
O que é despesa?
É interessante que o termo despesa venha do latim dispensa, que no antigo idioma remete a distribuir, pesar ou partilhar.
Por aí se vê que, conceitualmente, despesa tem a ver com o fracionamento do patrimônio, estando ligado à noção de gasto monetário.
Mas um custo também é um gasto de dinheiro, logo, qual seria a diferença entre custo e despesa?
Como vimos, os custos se relacionam à atividade principal de um negócio, restando ainda os gastos com as atividades secundárias.
Dessa forma, a diferença entre custo e despesa é que, no caso das despesas, elas são representadas pelo que se paga para manter um negócio ativo.
A despesa se diferencia, ainda, por não gerar a produção de um bem.
Seria o caso dos salários pagos a profissionais da parte operacional, como seguranças, secretárias e contínuos, entre outros.
Tudo que tiver que ser pago a título de gasto com atividades administrativas pode ser enquadrado como despesa.
Por isso, as despesas são um tipo de dispêndio que não gera lucro, mas permite que a empresa possa exercer suas atividades lucrativas.
Ficou mais clara agora a diferença entre custo e despesa? Então, vamos entender como a classificação de cada uma influencia na contabilidade do fluxo de caixa.
A separação de custos e despesas afeta o fluxo de caixa?
Vimos que fluxo de caixa é o movimento de entradas e saídas de recursos das reservas financeiras de uma empresa.
Também vimos que custo é tudo que se paga diretamente para produzir bens e serviços, gerando lucro com a venda do que é produzido.
Já as despesas são todos os gastos com atividades e bens que, embora necessários para uma atividade produtiva, não geram lucro.
Assim sendo, conhecer os tipos de custos, bem como a diferença entre custo e despesa é indispensável para gerir bem o fluxo de caixa.
Digamos, por exemplo, que uma empresa planeja uma expansão e, para isso, precisará cortar gastos.
Pela análise do fluxo de caixa, bem como dos custos e despesas nele registrados, a gestão pode detectar onde estão eventuais focos de desperdício ou gastos excessivos.
O conhecimento sobre a diferença entre custo e despesa é, nesse caso, de grande valia para orientar o processo decisório.
Se os gastos estiverem concentrados nos custos, a empresa terá um “pepino” para descascar, já que, ao cortá-los, ela estará potencialmente diminuindo seus lucros.
Por essa razão, normalmente, se busca fazer cortes nas atividades secundárias, já que elas não exercem impacto direto sobre a lucratividade.
Exemplos práticos de custos e despesas em uma empresa
Os exemplos de custos e despesas que acabamos de ver ilustram bem, mas fica ainda mais simples de entender a diferença entre eles ilustrando isso graficamente.
Confira na tabela:
| Custos | Despesas |
| Matéria-prima | Aluguel do escritório |
| Mão de obra direta | Salários do setor administrativo |
| Energia elétrica para produção | Contabilidade |
| Manutenção de máquinas | Marketing e publicidade |
| Embalagens para produtos | Transporte dos funcionários |
| Depreciação de equipamentos de produção | Despesas com internet e telefone |
| Frete de mercadorias vendidas | Serviços de limpeza do escritório |
| Armazenagem de produtos | Viagens para reuniões de negócios |
| Inspeção e controle de qualidade | Honorários advocatícios |
| Equipamentos e ferramentas | Assinaturas de softwares de gestão |
Com esses exemplos de custos e despesas, fica mais fácil entender melhor a natureza de cada uma delas.
Mas e os impactos gerados? É o que vamos ver agora.
Como custos e despesas impactam a lucratividade e o controle financeiro
Cortar gastos pode parecer algo simples, mas, se feito de forma arbitrária, ou seja, sem critério, pode gerar mais problemas do que soluções.
É nesse ponto que saber a diferença entre custo e despesa é de extrema importância.
Eles impactam diretamente a lucratividade e o controle financeiro de uma empresa, pois influenciam o cálculo do lucro operacional e a sustentabilidade das operações.
Custos, sendo associados à produção, afetam o preço final dos produtos e, consequentemente, a margem de lucro.
Reduzir custos sem comprometer a qualidade pode aumentar a lucratividade, especialmente em setores competitivos.
Despesas, por sua vez, como gastos administrativos e de marketing, afetam o resultado líquido, mas não estão diretamente ligadas à produção.
Um controle financeiro eficaz exige monitorar ambas as categorias, identificando possíveis economias e evitando excessos que possam reduzir o lucro.
Nesse contexto, saber a diferença entre custo e despesa permite um planejamento mais preciso e melhor alocação de recursos.
Custos precisam ser acompanhados para garantir uma produção eficiente, enquanto as despesas devem ser avaliadas para evitar que o funcionamento geral da empresa consuma mais recursos do que o necessário.
Esse equilíbrio entre custos e despesas ajuda a empresa a manter um fluxo de caixa saudável e uma operação lucrativa, mesmo em tempos de oscilação econômica.
A importância de separar custos de despesas para uma gestão eficiente
Gerir uma empresa é estar o tempo todo tomando decisões em assuntos que envolvem as finanças.
Estar a par da diferença entre custo e despesa pesa muito a favor, pois só assim a gestão será capaz de avaliar corretamente onde as atividades estão gerando mais gastos.
Primeiramente, ela precisa conhecer os tipos de custos envolvidos na produção dos bens ou serviços.
Com isso, ela terá uma noção mais exata daqueles que podem ser reduzidos com um mínimo de impacto sobre os lucros.
Quando se sabe a diferença entre custo e despesa ela pode também investir com mais assertividade, pois sabe que tipo de atividade custa mais, bem como os potenciais resultados.
Separar os custos das despesas é a melhor forma de orientar as decisões em assuntos financeiros, dando à gestão uma visão mais ampla sobre seus próprios custos operacionais.
O monitoramento desses custos e despesas, por sua vez, pode também servir como um “alerta”.
Se os custos aumentarem demais, é sinal de que a empresa está pagando mais para operar, enquanto aumentos nas despesas indicam que ela está potencialmente gerando gastos supérfluos.
Ferramentas para gerenciar e classificar custos e despesas adequadamente
Quem está por dentro da diferença entre custo e despesa sabe também que é preciso conhecer as ferramentas mais usadas para geri-las da forma certa.
Confira abaixo algumas soluções nesse sentido:
- ERPs (Enterprise Resource Planning): integram finanças, produção e administração, gerando relatórios que permitem categorizar e monitorar custos e despesas em tempo real
- MRPs (Material Requirements Planning): focadas em planejamento de produção e inventário, ajudam a controlar custos relacionados a materiais e insumos, otimizando o fluxo de caixa
- CRMs (Customer Relationship Management): embora focadas em vendas e relacionamento com clientes, um CRM ajudam a rastrear despesas associadas a marketing e vendas, classificando os custos com clientes
- Softwares de contabilidade: automatizam o controle financeiro e contábil, classificando custos e despesas, além de gerar relatórios para análise do fluxo de caixa
- Sistemas de gestão de custos: focados exclusivamente na análise de custos, permitem classificar e rastrear os custos de produção e operacionais, ajudando a identificar onde realizar cortes.
- Softwares de business intelligence (BI): facilitam a análise de dados financeiros com painéis e relatórios, permitindo a visualização dos custos e despesas em detalhes para melhor tomada de decisão
- Plataformas de controle de orçamento: auxiliam na criação e acompanhamento do orçamento, separando despesas e custos por categorias, alertando sobre eventuais desvios no planejamento.
A FIA: preparação para profissionais em finanças e contabilidade
Ser um profissional de ponta no competitivo mercado financeiro ou nos segmentos de gestão e contabilidade requer muito mais que saber a diferença entre custo e despesa.
É preciso contar com as bases teóricas e práticas essenciais para entender a complexidade do controle financeiro e a análise contábil.
Assim, para se destacar de verdade, você precisa de uma formação sólida, de preferência com um diploma reconhecido internacionalmente.
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Conclusão
Temos certeza de que você agora não só entende qual a diferença entre custo e despesa, mas de que forma esse conhecimento impacta nos negócios.
Conte com a FIA para dar o próximo passo.
A experiência direta com gestão financeira, aliada à formação superior, torna o profissional mais completo e preparado para enfrentar os desafios e a complexidade da gestão de custos e despesas em um ambiente empresarial.
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Referências:
https://www.contabeis.com.br/artigos/8219/entendendo-a-diferenca-entre-custos-e-despesas
https://cfc.org.br/wp-content/uploads/2018/04/1_manual_cont.pdf
