Você já ouvir falar em SPED?
Mesmo que não faça ideia do que se trata, com certeza, você já utilizou ao menos uma de suas inovações, como a nota fiscal eletrônica.
Agora, se você é um administrador de empresas, é possível que já tenha conversado com seu pessoal de tecnologia da informação e da área contábil sobre várias siglas e detalhes técnicos relacionados a esse sistema.
Para termos uma ideia da sua abrangência, no ano de 2017, foram entregues mais de 25 milhões de declarações de natureza contábil e/ou fiscal.
Neste artigo, vamos apresentar um breve histórico do SPED, seus objetivos e as principais obrigações tributárias acessórias que estão contempladas, além de mostrar estudos que debatem os resultados de sua implantação.
Descubra mais a respeito desse tema com os seguintes tópicos:
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O SPED é um sistema que proporciona a escrituração contábil e fiscal em meio digital das empresas em geral, inclusive imunes e isentas, por meio de atividades como a recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos, e demais informações dessas áreas.
O germe do SPED está contido na Lei 9.989/2000 (Plano Plurianual), na qual havia a previsão da modernização das administrações tributárias e aduaneiras.
Após várias idas e vindas, seja por questões econômicas ou políticas, em 2007, foi editado o Decreto 6.022, que efetivamente criou o SPED.
Apesar de se apoiar na transformação digital que a sociedade já vinha experimentando, o projeto não instituiu de forma gradual e sistemática a digitalização de todos os documentos que suportam a escrituração de uma empresa.
O decreto que estabeleceu o SPED deixa claro no § 2º, do artigo 2º, que as organizações em geral, sejam com finalidade lucrativa ou não, continuam obrigadas a guardar todos os documentos necessários à escrituração contábil e fiscal, pelos respectivos prazos, conforme a legislação aplicável.
Nesse ato normativo, são relacionados também os usuários do SPED, que são os seguintes:
Devemos lembrar que o compartilhamento das informações entre os diversos níveis do fisco (Federal, Estadual e Municipal), só foi possível a partir da promulgação da Emenda Constitucional nº 42, de 19 de dezembro de 2003.
O objetivo principal do SPED é tornar o processo de relacionamento entre fisco e contribuintes mais eficaz, reduzindo custos e tempo no cumprimento das chamadas obrigações tributárias acessórias, que passam a ser entregues em formato digital.
O fim que se busca é a melhora do ambiente de negócios, diminuindo o aparato burocrático que por vezes atrapalha o crescimento econômico, reduzindo dessa forma o chamado Custo Brasil.
No site do SPED, podemos encontrar os principais objetivos e premissas do projeto.
Como objetivos específicos, podemos citar:
Já em relação às premissas, temos as seguintes:
Para melhor entender as funcionalidades do SPED, vamos definir o que é uma obrigação tributária acessória e diferenciá-la da principal.
Uma obrigação tributária é considerada acessória quando, por força de um ato normativo (lei, decreto, instrução normativa, etc.) o contribuinte está obrigado a fazer ou deixar de fazer algo (Código Tributário Nacional – CTN, artigo 113, § 2º).
Como exemplos de obrigações tributárias acessórias temos a emissão de documentos fiscais (nota fiscal, nota fiscal de serviços, conhecimento de transporte, etc.), ou a escrituração dos livros fiscais (entrada e saída de mercadorias, apuração do ICMS e do IPI, controle de estoque, etc.), além da emissão das guias de recolhimento.
Por outro lado, a obrigação tributária principal consiste no pagamento do tributo ou de uma multa em dinheiro (CTN, artigo 113, § 1º).
Dito isto, podemos elencar quais obrigações acessórias o SPED proporcionou que passassem a ser entregues no formato digital. Vamos separá-las em documentos fiscais e declarações.
Os documentos fiscais que se tornaram eletrônicos com o advento do SPED são:
Em relação às declarações, o sistema do SPED instituiu as seguintes:
Como podemos observar, o SPED é um sistema complexo que integra diversos aspectos e informações das relações entre o Fisco, em qualquer um dos níveis (Federal, Estadual e Municipal) e os contribuintes.
Diante de tamanha multiplicidade de informações abrangidas pelo SPED, seria impossível discorrer sobre todas as declarações nos limites deste artigo.
Assim, elencamos duas delas para comentar seus principais aspectos: a Escrituração Contábil Digital – ECD e a Escrituração Fiscal Digital, que serão tratadas mais adiante.
O setor varejista é responsável pela comercialização de mercadorias para o consumidor final, constituindo-se em um dos mais importantes segmentos na economia de um país.
No Brasil, de acordo com um estudo desenvolvido pela Sociedade Brasileira de Varejo e Consumo, o setor movimentou R$ 6,3 trilhões em 2016 em faturamento, empregou 22,3% da força de trabalho formal e teve uma participação de 20,84% no PIB do país.
A Fundação Instituto de Administração (FIA) sempre esteve à frente em estudos e pesquisas relacionadas ao varejo, criando em 1992 o Programa de Administração de Varejo – PROVAR, no qual são oferecidos cursos para o aperfeiçoamento dos gestores do segmento.
Para o mercado de varejo, podemos elencar alguns dos principais benefícios promovidos pelo SPED. São eles:
Com o advento do SPED, as informações precisam estar padronizadas para o envio ao Fisco.
Essa padronização favorece o controle e organização por parte das empresas varejistas de importantes dados, como volume de vendas, faturamento, níveis de estoque em geral ou por produto, de forma a facilitar a gestão do negócio.
A partir da implantação da nota fiscal eletrônica e dos livros fiscais em formato digital, há uma redução com os gastos de emissão de documentos em papel e seu armazenamento.
Espera-se ainda que, quando o SPED estiver em pleno funcionamento, ocorra uma simplificação das obrigações acessórias, reduzindo-se o custo de conformidade tributária.
Como o SPED é um sistema digital que valida as informações ao serem preenchidas as notas fiscais e declarações, a possibilidade do varejista cometer erros involuntários é minimizada.
Isso aumenta a segurança fiscal para o mercado de varejo, fazendo com que as empresas do setor estejam menos propensas a serem penalizadas com multas por infração à legislação.
Esse é mais um aspecto decorrente da padronização das informações demandada pelo SPED.
Uma vez que todas as empresas do segmento varejista estão envolvidas com o SPED e, consequentemente, organizaram-se de acordo com um padrão, a troca de informações e a integração entre elas passa a ser facilitada.
Por estar em constante evolução e dada a complexidade das informações tratadas pelo SPED, é natural que ainda ocorram erros por parte dos contribuintes no preenchimento dos documentos fiscais e declarações.
Uma empresa especializada em auditoria de arquivos fiscais eletrônicos fez uma compilação com mais de 140 mil arquivos e relacionou os 10 principais erros cometidos somente no âmbito do SPED Fiscal (EFD – ICMS/IPI).
Vejamos o resultado encontrado:
Em relação ao SPED Contábil, encontramos listados como principais erros, os seguintes:
O SPED Fiscal é a própria Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS/IPI.
Tem por objetivo informar ao Fisco estadual e federal as informações a respeito de vendas, compras, transferências de mercadorias e produtos, bem como a base de cálculo e o valor dos impostos ICMS e IPI devidos.
A obrigatoriedade da sua entrega é mensal, e de responsabilidade dos contribuintes do ICMS e/ou IPI.
As informações que constituem o SPED Fiscal são:
Anteriormente, relacionamos os principais erros cometidos pelos contribuintes, mas como evitá-los?
Em primeiro lugar, o ideal é que todos os profissionais responsáveis pela escrituração fiscal das empresas sejam capacitados e se mantenham atualizados no tema.
O conhecimento é a chave para um serviço ser executado com um qualidade superior, especialmente na área fiscal, que é cheia de detalhes e considerando ainda que a interpretação da legislação sofre constantes mudanças.
O estabelecimento de uma rotina e de procedimentos uniformes para o preenchimento e validação das informações entregues pelo SPED também é de fundamental importância, evitando o esquecimento de um ou mais dados.
A revisão sistemática e o acompanhamento de todos os documentos que servem de suporte à escrituração, comparando-os com o que é solicitado pelas normas tributárias, é uma das formas de se evitar futuros problemas com o Fisco.
Outro ponto importante é fazer uma conciliação mensal entre os dados da escrituração contábil e a fiscal, de forma a garantir que as informações não estejam conflitantes entre si.
Atualmente, existem várias empresas e softwares especializados na realização de auditoria dos arquivos digitais antes da entrega ao Fisco.
A contratação de uma consultoria especializada também deve ser considerada.
Tudo começa pelo preenchimento da declaração da EFD ICMS/IPI.
Ela traz todas as informações econômico-fiscais e contábeis relativas às operações praticadas entre o primeiro e o último dia útil do mês a que corresponde a entrega.
Em seguida, a empresa deve gerar o arquivo em formato texto (txt) e validá-lo pelo Programa Validador e Assinador (PVA SPED Fiscal) para, então, realizar a transmissão ao fisco.
A partir do SPED, o arquivo passou a ser transmitido via assinatura por meio de um certificado digital, utilizando uma certificação A1 ou A3 emitida por uma entidade credenciada.
No site do SPED é possível encontrar o Guia Prático da EFD ICMS/IPI, para informações mais detalhadas.
O SPED Contábil é a parte que trata da escrituração contábil das entidades, inclusive imunes e isentas, formalmente denominado de Escrituração Contábil Digital – ECD.
Foi instituído originalmente por meio da Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil (RFB) nº 1.420/2013, que, após passar por várias alterações, acabou sendo revogada pelo novo ato normativo que regulamenta a ECD atualmente, no caso a IN RFB 1.774/2017.
Com a implantação do SPED Contábil as empresas passaram a entregar os livros contábeis no formato eletrônico, o que facilitou e reduziu custos para os contribuintes que antes eram obrigados a emitir esses documentos em papel, além dos custos de guarda associados.
De acordo com o art. 2º da IN RFB 1.774/2017, a ECD compreende os seguintes livros:
Uma das principais vantagens da ECD é que ela substituiu o registro dos livros contábeis que antes era realizado pelas Juntas Comerciais dos Estados, agilizando e reduzindo custos com o processo para os contribuintes.
Os comentários sobre a necessidade de constante capacitação dos responsáveis pela escrituração fiscal são válidos para o SPED Contábil.
Para tanto, as empresas podem lançar mão de cursos in company, mais alinhados com os interesses dela.
Manter a contabilidade da empresa em dia, com organização de toda a documentação e estar atento às mudanças na legislação também são fatores importantes para evitar erros ao elaborar a ECD.
A escrituração contábil, independente do formato, deve ser realizada por um profissional contábil habilitado e registrado no seu respectivo conselho profissional.
Sempre que possível, vale contratar uma auditoria contábil para se certificar de que a sua empresa atende às normas contábeis vigentes.
Por último, utilize um software adequado para fazer a gestão empresarial, que contemple todos os aspectos contábeis e fiscais.
É importante estar atento ao prazo de entrega do SPED Contábil, cuja transmissão precisa ocorrer sempre até o último dia útil maio do ano seguinte ao da escrituração.
As empresas obrigadas a entregar o SPED Contábil são aquelas que devem manter escrituração contábil conforme determina a legislação vigente.
Geralmente, são as que se enquadram nos regimes tributários do Lucro Real e Lucro Presumido.
Entretanto, as entidades imunes e isentas também devem ficar atentas, pois muitas estão obrigadas à entrega da ECD.
As pequenas empresas, optantes pelo regime tributário do Simples Nacional, apesar da obrigatoriedade de manter escrituração contábil, não estão obrigadas a entrega da ECD, assim como as inativas, os órgãos públicos, suas autarquias e fundações.
O processo de entrega do SPED Contábil é bastante similar ao do Fiscal.
O arquivo eletrônico contendo a escrituração contábil da entidade deve ser gerado e validado pelo Programa Validador da ECD, além de ser assinado por um certificado digital tipo A3.
O SPED foi inovador em relação ao padrão contábil e fiscal até então vigente, seja na maneira de fazer a escrituração, que deixou de ser no meio impresso, passando para o digital, ou nas novas formas de relacionamento que surgiram entre o fisco e os contribuintes.
Um dos objetivos principais que nortearam a implantação do SPED foi a redução de custos de conformidade tributária.
O SPED é uma realidade e a tendência, diante do avanço da tecnologia, como o uso da inteligência artificial, é que ele evolua ao longo do tempo, incorporando novas funcionalidades.
Se o seu desejo é estar apto frente às inovações no mundo dos negócios, não deixe de conferir os cursos e especializações oferecidos pela Fundação Instituto de Administração (FIA).
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