Conhecido como uma “bíblia” para os gestores de projetos, o guia PMBOK é leitura obrigatória para quem está à frente de um negócio.
Já em sua sétima edição, ele é a principal referência mundial para quem se vê desafiado constantemente por novas frentes de trabalho.
Isso vale para todo tipo de empresa, não importa o seu nicho de atuação e setor.
Da menor empresa familiar até a multinacional mais poderosa, todas podem aproveitar as orientações contidas nessa obra em constante aperfeiçoamento.
No entanto, o PMBOK é frequentemente confundido com um método a ser seguido quando, na verdade, ele é mais um guia de padronização de processos.
Afinal, o que funciona para um tipo de empresa pode não dar certo em outra.
Por isso, o gestor deve entender como aplicar o conhecimento adquirido nele, adaptando-o conforme a sua realidade.
Um bom começo é ler este conteúdo, no qual vamos levantar os pontos mais importantes a respeito do PMBOK.
Estes são os tópicos que iremos abordar:
Vamos em frente? Boa leitura!
PMBOK é o acrônimo de Project Management Body of Knowledge, ou Corpo de Conhecimento em Gerência de Projetos, em português.
Trata-se de um compêndio de boas práticas em gestão de projetos, com elaboração, edição e publicação a cargo do PMI, o Project Management Institute.
A primeira edição do guia foi lançada em 1996 e, desde então, ele vem sendo aperfeiçoado a cada publicação.
A sétima foi lançada em 2021, com mudanças em relação à edição de número 6.
Dentre as mais relevantes, destacam-se a aplicação do guia, agora extensivo a todo e qualquer projeto (antes era destinado à maioria deles), e o público-alvo.
Antes, a leitura era indicada somente para gerentes de projetos, mas agora ela engloba também as equipes envolvidas e até os product owners (POs), conforme as boas práticas da metodologia SCRUM.
A história do Guia PMBOK começa em 1969, quando o PMI foi fundado na Pensilvânia, nos Estados Unidos.
A primeira assembleia, realizada em Atlanta, também nos EUA, reuniu cerca de 80 pessoas e, desde então, a entidade sem fins lucrativos não parou de crescer.
Hoje, são mais de 650 mil membros, localizados nos 185 países em que o PMI tem filiais.
Os objetivos principais do PMI são:
A partir desses objetivos, na década de 1990, os líderes do instituto decidiram que era hora de lançar uma obra que contemplasse a experiência adquirida ao longo de quase 30 anos de existência.
Foi então que, em 1996, foi lançada a primeira edição do guia que hoje é considerado leitura obrigatória para líderes e gestores em geral.
Como vimos, o Guia PMBOK levou mais de 20 anos para ser publicado, desde a fundação do PMI.
Bem antes da sua primeira edição, a entidade já havia feito uma espécie de ensaio, com a publicação do artigo “Ethics, Standards, and Accreditation Committee Final Report”, em 1983.
Em 1986, como relata (em inglês) o editor-chefe do PMI, Francis M. Webster, “a edição especial de agosto de 1986 do Project Management Journal apresenta um relatório detalhado sobre o desenvolvimento do primeiro conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos, ou PMBOK, sob a direção de R. Max Wideman”.
Portanto, a partir dos primeiros debates sobre o Guia PMBOK até a publicação da primeira edição, passaram-se exatos 10 anos.
Desde então, cada edição vem sendo aperfeiçoada e encorpada com novas ferramentas e técnicas (F & T).
Uma mostra disso é a revisão dos termos relacionados às F & Ts entre as três primeiras edições de 1996, 2000 e 2004.
Segundo um artigo publicado no site do PMI, foram encontrados 89 termos na primeira edição, 106 na segunda, e 145 na de 2004.
Em 2009, na quarta edição, o principal destaque foi a expansão das chamadas “restrições triplas”, que passaram de três para seis.
Passados quatro anos, em 2013, foi publicada a quinta edição, na qual as mudanças mais significativas foram os tópicos sobre planejamento em ondas sucessivas e ciclo de vida adaptativo.
Finalmente, em 2017, tivemos a sexta e penúltima edição, cujos destaques são a expansão das F & Ts Ágeis e a inclusão do chamado Triângulo de Talentos do PMI (Gerenciamento Técnico de Projetos, Liderança, Gerenciamento Estratégico e de Negócios).
Cabe ressaltar que o guia PMBOK não deve ser interpretado como uma metodologia.
Ele é fundamentalmente um conjunto de boas práticas em gestão de projetos em sentido geral.
Dessa forma, serve para a aplicação prática em toda e qualquer atividade produtiva.
Seu objetivo principal é dar uma visão ampla sobre o conhecimento já adquirido em gestão de projetos consagrados pelo uso.
Sendo assim, trata-se de um conjunto amplo de ações que, no guia, são expostas de maneira que possam ser aplicadas em qualquer tipo de projeto.
Para atender a um público bastante amplo, os editores do guia PMBOK fazem uso de uma terminologia abrangente, de maneira a torná-lo adaptável a diferentes contextos.
De qualquer forma, a obra não é a única referência indicada pelo PMI na gestão de projetos.
Portanto, é sempre recomendável consultar obras mais específicas, conforme o tipo de projeto a ser realizado.
A gestão de projetos a partir do guia PMBOK deve ser orientada por cinco etapas elementares.
Elas servem como um mapa e, como tal, deverão conduzir as pessoas envolvidas em um projeto do início até o seu encerramento.
Mais à frente, vamos conhecer cada uma dessas etapas em detalhes.
Além das cinco diretrizes básicas, os projetos coordenados segundo as práticas do guia devem ser geridos tomando como base 10 áreas de conhecimento.
Enquanto as diretrizes são, de certa forma, um “como fazer”, cada uma dessas áreas diz para o gestor o que ele precisa considerar para que um projeto seja bem-sucedido.
Um projeto é, por definição, um roteiro segundo o qual um resultado deve ser alcançado em seu final.
A questão, no caso, é saber o que fazer de uma ponta à outra.
Ou seja, definir os inputs (entradas), de que forma serão tratados e o que esperar dos outputs (saídas).
Imagine, por exemplo, que uma fábrica precisa renovar o seu parque industrial, mas nem todos os seus equipamentos necessitam ser trocados.
Agora, pense nas implicações que uma mudança desse porte pode gerar: custos, alterações nas rotinas de trabalho, realocação de mão de obra, aquisição de insumos e uma série de outros fatores em jogo, alguns imponderáveis.
É por isso que o guia PMBOK vem assumindo uma importância tão grande ao longo dos anos e cada nova edição é aguardada ansiosamente.
Os gestores sabem que é nele que estarão as respostas para todas as suas dúvidas ao conduzir projetos, não importa de que tamanho eles sejam.
Os projetos conduzidos segundo as práticas descritas pelo PMBOK devem ser distribuídos em cinco grupos de processos.
Vale destacar que esses grupos podem ser encerrados ao fim de um ciclo ou demandar esforço contínuo de acompanhamento.
Tudo vai depender da natureza do projeto e dos objetivos em cada uma das fases em sua implementação.
Outro aspecto a ser destacado é que, como cada grupo de processos gera suas próprias entradas e saídas, é certo que esse fluxo deve possuir conexões com outros grupos.
Vamos conhecer, então, o que deve ser contemplado em cada um deles.
O primeiro dos cinco grupos de processos é o de iniciação, no qual são previstos os processos que servem para definir um projeto.
Dentre eles, estão a própria permissão para sua abertura, ou seja, definir quem autoriza e quem decide se ele pode ou não começar.
Também é na iniciação que é estabelecido o escopo preliminar, assim como as primeiras estimativas de prazos e custos.
Ainda, devem ser alinhadas as expectativas sobre o projeto e identificadas as partes interessadas em seu andamento.
Assim sendo, nesse grupo de processos, são dados os primeiros passos que antecedem a realização de um projeto.
Nele, é definido também quem será o gestor responsável, que deverá produzir o termo de abertura do projeto.
No documento, devem constar informações sobre o projeto ainda embrionário, podendo ser redigido tanto pelo gestor-líder como em regime cooperativo.
A partir do grupo de processos de planejamento, as tarefas começam a ficar um pouco mais específicas e, por isso, a carga de trabalho passa a ser maior.
Isso porque, nesse grupo, são previstos 24 subprocessos, conforme elencado abaixo:
Uma vez traçado o grupo de processos de planejamento, a equipe poderá avançar para a sua execução.
É nesta etapa que o gestor deverá definir o que fazer para gerir o tempo.
Da mesma forma, cabe a ele coordenar recursos materiais e humanos, além de engajar e motivar as partes interessadas.
O grupo de processos de execução se duvide em 10 subgrupos:
Já o grupo de processos destinados ao monitoramento e controle contempla os processos indispensáveis para avaliar o desempenho do projeto.
Isso pode ser feito ao comparar o que foi planejado com os resultados após a execução.
Assim, o gerente de projetos pode, se necessário, intervir para corrigir eventuais desvios em relação ao que foi planejado.
É também nesse grupo de processos que se faz a gestão das mudanças, pela qual se estabelecem protocolos para possíveis alterações no projeto original.
Todas as atribuições desta etapa são definidas em um conjunto de 12 grupos de processo específicos:
Embora seja o grupo de processos mais enxuto de todos, o de encerramento exige o mesmo cuidado e atenção dedicados às outras etapas.
Isso porque, no processo de encerramento, devem ser concluídas as contas do projeto e, paralelamente, obter o aceite final das entregas.
É também nessa etapa que deve ser arquivada a documentação pertinente ao projeto e seus responsáveis precisam ser comunicados a respeito dos resultados obtidos.
O encerramento será válido desde que todos estejam de acordo em relação aos critérios de aceitação anteriormente definidos.
Por fim, nesse grupo de processos, espera-se os seguintes resultados:
Projetos são, de certa forma, seres com vida própria.
Uma vez iniciados, eles exercem influência sobre o seu meio, da mesma forma que são influenciados.
Por isso, é necessário levar em conta todos os fatores que podem contribuir para o seu andamento ou representar entrave à sua realização.
É disso que trata a área do guia PMBOK destinada às áreas do conhecimento em gestão de projetos.
Veja quais são:
Até aqui, falamos bastante sobre elementos relacionados à aplicação do guia PMBOK.
Por outro lado, que vantagens ele pode apresentar, uma vez que uma empresa se oriente a partir das suas linhas?
É o que veremos agora.
Segundo uma pesquisa publicada na revista Forbes, uma das principais causas do fracasso de projetos e de empresas é que 42% delas simplesmente não atendem às necessidades do mercado.
Embora não seja garantia de sucesso, um projeto bem coordenado e orientado conforme os princípios PMBOK terá mais chances de sucesso.
E é assim justamente porque, nele, os objetivos são definidos previamente.
Assim, você evita que o projeto “emperre” ou falhe por falta de aplicação.
Os especialistas que criaram e aperfeiçoaram o PMBOK sabem melhor do que qualquer um que projetos estão sujeitos a imprevistos.
Mudanças nas leis, conflitos, cortes orçamentários e outros tipos de restrição podem atrapalhar ou impedir um projeto de ser levado adiante.
Ao seguir as orientações do guia, essas contingências podem ser contornadas com menos dificuldade ou serem evitadas.
Projetos que não dão certo, em geral, naufragam porque não estavam minimamente preparados para enfrentar riscos e ameaças externas.
Ao aplicar as áreas de conhecimento do Guia PMBOK, eles podem ser neutralizados com menos esforço e, em alguns casos, até serem revertidos em vantagens competitivas.
Por outro lado, a dificuldade em lidar com as ameaças de fora também têm a ver com a morosidade em respondê-las adequadamente.
Via de regra, a falta de timing está relacionada com a ausência de um escopo e de um plano que possa balizar decisões em momentos críticos.
O PMBOK ajuda nesse sentido, já que, por ele, o gestor de projetos poderá definir de antemão protocolos de ação para tratar de fatores indesejados ou não mapeados.
Apesar de todo projeto se caracterizar por ter início, meio e fim, quando não há um direcionamento racional dos recursos, a tendência é que os gastos sejam crescentes.
Para evitar isso, o guia PMBOK prevê uma série de medidas que ajudam a manter as contas sempre em dia, por meio de grupos de processos específicos para as finanças.
Você viu que o PMBOK trata não apenas de projetos, mas também de processos.
Por isso, ele é extremamente útil para ajudar a identificar possíveis gargalos de produção e falhas – até mesmo onde elas aparentemente não existem.
Um bom exemplo disso é quando ele é usado para mapear os fluxos de comunicação de uma empresa.
Afinal, gerir um negócio é, fundamentalmente, comunicar, certo?
Com o guia PMBOK, a empresa passa a ter mais controle sobre suas comunicações, já que ele fornece um panorama detalhado sobre as entradas e saídas em cada processo.
Isso vale para a comunicação externa com parceiros e stakeholders e, mais ainda, para a comunicação interna.
Portanto, o PMBOK é uma ferramenta fundamental não só para coordenar projetos específicos, mas para orientar equipes nas rotinas diárias.
Se usado com critério, ele pode ajudar até a melhorar o ambiente organizacional, já que processos claramente definidos não dão margem a dúvidas.
E onde não há incertezas, resta mais confiança e, no final, as pessoas se sentem mais motivadas e empoderadas.
Quando se trata de Guia PMBOK, uma coisa é certa: cada edição será ainda mais completa do que a anterior.
Nesse sentido, a sétima edição, assim como as outras, acompanha a evolução dos processos produtivos e as novas demandas de um mercado muito mais digitalizado.
Por isso, ela tem como escopo o gerenciamento de projetos com orientação para mudanças, refletindo assim o espírito do seu tempo, em que a inovação é disruptiva.
Para isso, os editores foram longe, ampliando de sete para 12 os Princípios de Gerenciamento de Projetos.
Outra mudança bastante significativa é a inclusão do conceito de Sistema de Entrega de Valor, em que se busca definir parâmetros de valor agregado para organizações e stakeholders.
Há ainda outra modificação em relação à sexta edição: na seção denominada Guia PMBOK, sai de cena o tópico “Áreas de Conhecimento e Grupos de Processos”, que dá lugar a “Domínios de Desempenho do Projeto”.
Assim, os fatores que levaram à criação da sétima edição são de certa forma os mesmos que vêm permeando as edições anteriores: ou seja, a necessidade de manter em constante aperfeiçoamento um guia que, desde sempre, é uma obra viva e inacabada.
É muito importante destacar a inclusão dos 12 princípios para entrega de valor na sétima edição do Guia PMBOK.
De forma resumida, eles consistem em:
Não tem como não lembrar dos 12 princípios do Manifesto Ágil, que, por sinal, passa a ter um lugar de destaque no guia.
Outro destaque, como vimos, é a substituição das 10 Áreas de Conhecimento, que dão lugar aos 8 Domínios de Desempenho do Projeto, que conheceremos mais à frente.
São modificações bastante expressivas, pois alteram o que era considerado até então como parte da espinha dorsal do Guia PMBOK.
Elas refletem o processo adaptativo do guia, que agora contempla as demandas de um mercado global, conforme o conceito VUCA World (na sigla em inglês), em que a realidade contemporânea é tida como Volátil, Incerta, Complexa e Ambígua.
Em um contexto como esse, é fundamental que as ferramentas de gestão e de controle de processos sejam ágeis, de maneira que possam responder aos desafios atuais.
Mantendo a periodicidade de quatro anos entre as edições, o Guia PMBOK 7 foi oficialmente lançado pelo PMI em 1º de julho de 2021.
Como vimos, esta edição está cheia de novidades, com modificações aprofundadas em sua estrutura e conceitos usados para a elaboração de projetos.
Dessas mudanças, certamente a mais impactante é a expansão dos princípios para garantir a entrega de valor em projetos.
Os 12 Princípios da sétima edição do Guia PMBOK são focados não só na entrega de valor, mas também no aprimoramento do relacionamento em equipes e no entendimento que melhorias só acontecem quando há abertura para mudanças.
Veja então como cada um dos novos princípios pode ser aplicado:
Embora cada edição do Guia PMBOK traga novidades, a essência da obra é sempre a mesma: trata-se de uma referência na gestão de projetos em diferentes áreas.
Por mais que uma edição incorpore novas F & Ts, via de regra a maior parte da edição anterior é mantida, ainda que com modificações textuais e um ou outro acréscimo.
A sétima edição do PMBOK, nesse sentido, preserva os conceitos e a maior parte do foco da edição anterior, também centrada em pessoas e processos.
Da mesma forma que na sexta edição, o ambiente organizacional também é alvo das F & Ts abordadas, o que não deixa de estar também em consonância com as recentes alterações.
Talvez o Guia PMBOK 7 seja um dos que mais modificações promoveram em relação à edição anterior.
Como vimos, a mais significativa delas foi a modificação dos 7 antigos princípios, que se tornaram 12 para expressar melhor o que se faz e por que se faz a gestão de projetos.
Outra mudança substancial é a retirada das Áreas de Conhecimento, que dão lugar aos Domínios de Desempenho, nos quais se busca compreender o que leva um projeto a ser eficaz.
Não menos importante, o Guia PMBOK 7 deixa de lado questões mais pragmáticas como prazos e qualidade em projetos, passando a focar mais na entrega de valor ao cliente.
Além disso, o guia coloca em evidência um componente inédito, a gestão da mudança, que passa a ser tratada como parte fundamental no gerenciamento de diferentes projetos.
Cabe ressaltar que essa nova edição traz um robusto conjunto de mais de 600 Inputs-Tool-Techniques-Outputs (ITTOs), que podem ser aplicados em Métodos, Artefatos e Modelos.
A propósito, vale destacar o texto original com os 12 novos Princípios de Gerenciamento de Projeto, conforme o Guia PMBOK 7:
Você já sabe que, na sétima edição, o Guia PMBOK deixa para trás as 10 Áreas do Conhecimento, passando a abordar em vez disso 8 Domínios de Desempenho, que são:
Compare com o que constava anteriormente:
De certa forma, o que se percebe ao comparar as duas versões é que a sétima traz uma abordagem mais humanizada, ao contemplar tópicos como desempenho, incerteza e ambiguidade.
Essa nova abordagem também se manifesta pela exclusão de áreas como custos, cronograma e aquisições, cujo tratamento passa a ser menos direto.
As muitas F & Ts que constam no Guia PMBOK compõem uma seção à parte, chamada de Modelos, Métodos e Artefatos.
Segundo o guia, Modelos são representações da estratégia para explicar um processo, framework ou uma experiência, entre os quais os principais são os de:
Já os Métodos são os meios pelos quais resultados podem ser alcançados e, nessa edição, eles são agrupados em quatro tipos:
Por fim, os Artefatos consistem nos diversos elementos de um projeto, um documento, uma saída, uma entrega ou um modelo.
Eles estão agrupados nas seguintes categorias:
Refletindo a abordagem mais voltada à tecnologia e antenada ao movimento de Transformação Digital, as F & Ts do Guia PMBOK 7 passam a ser expostas em uma nova plataforma interativa, a PMIstandarts+™.
Nela, o membro cadastrado tem acesso aos padrões e guias do PMI, mais conteúdo original e prático que ajuda a aplicá-los no trabalho em tempo real, com uma solução digital pesquisável, como se fosse um Google ou outro mecanismo de busca.
Dessa forma, os conteúdos e F & Ts são atualizados com mais rapidez, baseado em soluções em tempo real.
De quebra, ela conta com funções multimídia que permitem criar listas de reprodução personalizadas, artigos do tipo “como fazer” e vídeos.
Toda nova edição do Guia PMBOK é sempre muito festejada por gestores e especialistas em projetos.
No entanto, esta edição número 7 parece ter dado alguns saltos à frente, considerando o teor das mudanças, que englobam até mesmo os princípios e Áreas do Conhecimento, vistas até então como intocáveis.
Dessa forma, esta última versão é ainda mais útil, já que contempla elementos humanos e o fator da imprevisibilidade em projetos, levando sempre em conta os impactos da tecnologia.
A partir das modificações no Guia PMBOK, mudam também os critérios para obter a certificação de Profissional de Gerenciamento de Projetos (PMPs).
Uma delas está no próprio conteúdo do exame, que deixa de ser focado em aspectos práticos de um projeto, passando a se concentrar em tópicos como desenvolvimento de negócios e pessoas.
O Guia PMBOK pode ser comprado nas melhores livrarias e e-commerces de livros.
Na Amazon, por exemplo, você encontra a 7ª edição.
O download do Guia PMBOK 7 é restrito para membros do PMI, que assumem a obrigação de pagar mensalidades para ter direito a benefícios exclusivos.
Se a sua empresa é de pequeno ou médio porte, o guia PMBOK é o que você precisa para começar a entender melhor de que forma gerir seus recursos, por mais escassos que sejam.
E se você está à frente de uma grande organização, ele será a sua melhor ferramenta para coordenar equipes crescentes e que, como tais, demandam alta capacidade de se organizar.
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