Você sabe o que é Kaizen e como essa filosofia pode otimizar processos na sua empresa?
O fundamento do método é a melhoria contínua que deve ser implementada em todas as atividades do negócio e envolver todos os colaboradores – da equipe de produção ao CEO.
Nos tópicos a seguir, você vai entender o que é o Kaizen, como ele funciona, quais as vantagens e como implementar essa metodologia na sua empresa:
- Kaizen: o que é?
- Qual a origem do método Kaizen?
- Qual o objetivo do Kaizen?
- Como o método Kaizen funciona?
- Em quais áreas o método Kaizen pode ser aplicado?
- Quais as vantagens da aplicação da metodologia Kaizen?
- Quais são as prioridades do Kaizen?
- Kaizen: exemplo prático
- Kaizen: como aplicar na sua empresa?
- Qual a relação entre 5s e Kaizen?
- Kaizen, kanban e just in time: como as metodologias se relacionam?
- Kaizen vs Melhoria Contínua
- Empresas que usaram e usam o método Kaizen
- Existe algum curso específico de Kaizen?
Continue lendo e tenha mais uma ferramenta para alavancar seus resultados.
Kaizen: o que é?
Kaizen é uma filosofia japonesa de aprimoramento contínuo que busca a eficiência máxima em qualquer processo.
O próprio termo kaizen significa melhoria ou mudança para melhor em japonês, tornando a teoria autoexplicativa.
Essa metodologia pode ser aplicada em qualquer âmbito da vida (pessoal, profissional, familiar, afetiva, financeira, etc.), mas tornou-se famosa pela aplicação no mundo dos negócios.
No contexto da administração estratégica, o Kaizen é usado para aprimorar processos, reduzir custos, eliminar desperdícios e aumentar a produtividade das empresas.
Segundo a filosofia original, tudo – absolutamente tudo – pode ser melhorado e deve ser melhorado todos os dias.
Lembrando que nem sempre se trata de grandes mudanças.
Muitas vezes, é mais eficiente fazer pequenas melhorias do que buscar grandes transformações em um curto prazo.
Dessa forma, é possível manter o equilíbrio dentro da empresa e preservar a estrutura organizacional, ao mesmo tempo em que se busca o aprimoramento contínuo.
Além disso, o Kaizen prevê que as ações de melhorias devem envolver todos os membros de um negócio – dos colaboradores operacionais até o CEO (Chief Executive Officer).
Qual a origem do método Kaizen?
O Kaizen surgiu no Japão ao final da Segunda Guerra Mundial (1945), como um dos métodos usados para reerguer o país após o conflito.
Na época, a ideia de implementar melhorias contínuas de forma gradual em vez de buscar grandes mudanças veio do programa Training Within Industry (TWI), desenvolvido pelos EUA como parte de seus esforços para recuperar empresas dos países mais atingidos pela guerra.
A estratégia integrou o famoso Plano Marshall, ou Programa de Recuperação Europeia, que destinou mais de US$ 14 bilhões à recuperação dos países aliados à Europa – entre eles, o Japão.
No início da década de 1950, as empresas japonesas tiveram seus primeiros treinamentos de Kaizen, e o teórico organizacional Kaoru Ishikawa foi um dos pioneiros no desenvolvimento e aplicação da metodologia nos negócios.
A montadora Toyota, que é um grande símbolo da economia japonesa e dos métodos de produtividade, deve grande parte de sua recuperação pós-guerra ao Kaizen – daí a importância desse método para a história do país e das organizações em todo o mundo.
Inclusive, o sucesso do Kaizen ficou registrado no livro Kaizen: The Key To Japan’s Competitive Success (McGraw-Hill, 1986), de Masaaki Imai, que se tornou uma obra icônica sobre o tema.
Qual o objetivo do Kaizen?
O objetivo do Kaizen é garantir que todos os processos sejam melhorados continuamente dentro de uma organização, de forma gradual e consistente.
Nas empresas, ele é usado como um método de gestão e produtividade que busca a eficiência máxima em toda a estrutura do negócio, envolvendo projetos, processos e pessoas.
De modo geral, o Kaizen tem os seguintes propósitos:
- Ensinar as pessoas a utilizarem os recursos de forma eficiente, de modo a eliminar qualquer desperdício e fazer mais com menos
- Estabelecer metas e atingi-las dentro das possibilidades do negócio
- Instituir uma cultura de melhoria contínua dentro das organizações, de forma que a ideia de otimização faça parte do dia a dia de cada colaborador
- Transmitir o conhecimento entre pessoas e garantir que todos estejam alinhados com os objetivos do negócio e a metodologia de gestão
- Permitir que os gestores saibam o momento certo de eliminar, reduzir ou alterar uma atividade dentro da empresa.
Como o método Kaizen funciona?
O método Kaizen pode ser aplicado em qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento.
No nível gerencial, por exemplo, ele determina que os gestores devem dedicar pelo menos 50% de seu tempo ao aprimoramento de tarefas e processos.
Isso significa que os líderes dividirão seu tempo entre suas tarefas de gestão e planejamento e suas metas de otimização.
Lembrando que o Kaizen propõe mudanças pequenas e graduais que podem ser feitas diariamente, no lugar de grandes projetos que levam meses para serem implementados.
Na maioria das vezes, a empresa implementa o método criando práticas padronizadas de otimização que devem ser adotadas por todos os colaboradores, independentemente da posição dentro da organização.
Essas práticas vão desde o uso racional de recursos, como a economia de impressões e preferência por documentos digitalizados, até procedimentos seguros para o compartilhamento de informações confidenciais entre membros do negócio.
Em alguns casos, a empresa pode formar um grupo Kaizen, que nada mais é do que uma comissão interna responsável pela definição, implementação e controle das práticas de aprimoramento.
Em quais áreas o método Kaizen pode ser aplicado?
O método Kaizen pode ser aplicado em qualquer área do negócio, abrangendo desde a equipe operacional até a liderança.
Originalmente, ele foi introduzido na linha de produção ao lado de outros métodos de qualidade atemporais como a manufatura enxuta (Lean Manufacturing), que serviu de inspiração para a criação do modelo de startup enxuta usado atualmente.
Nesse contexto, o Kaizen garantia a eficiência dos processos fabris, criando mecanismos para o controle rigoroso de qualidade, padronização de processos e aumento da produtividade.
Um exemplo de prática de aprimoramento na produção é separar previamente as ferramentas que um determinado operário precisa utilizar e criar dispositivos de fixação, de modo a otimizar o tempo do colaborador.
Mas o Kaizen, definitivamente, não se resume ao chão de fábrica.
No setor financeiro, por exemplo, o método pode ser aplicado para otimizar processos como a emissão de notas fiscais, a conciliação bancária e a geração de relatórios financeiros.
Basta priorizar as práticas e tecnologias que aceleram essas tarefas e trazem mais eficiência para a gestão financeira do negócio.
Assim, um gestor financeiro adepto do Kaizen deve dedicar metade do seu tempo a pensar em melhorias para agilizar processos em seu departamento e entregar resultados melhores em menos tempo.
A mesma lógica pode ser aplicada ao marketing, recursos humanos, vendas, logística, contabilidade, tecnologia da informação, atendimento ao cliente, entre outras áreas.
Afinal, sempre há processos que podem ser melhorados – e o Kaizen garante que essas melhorias façam parte do fluxo de trabalho diário.
Quais as vantagens da aplicação da metodologia Kaizen?
O método Kaizen traz inúmeros benefícios para a empresa, por exemplo:
- O desperdício é reduzido ou eliminado com a adoção das práticas de uso racional dos recursos
- Todos os colaboradores se alinham aos objetivos da empresa e passam a trabalhar em prol dos mesmos resultados
- A organização consegue construir uma cultura sólida baseada no aprimoramento e aprendizado contínuos
- O capital humano da empresa é qualificado conforme os princípios Kaizen, criando uma força de trabalho competente e engajada
- A qualidade dos produtos e serviços da empresa é constantemente aprimorada, aumentando as vendas e melhorando o processo de fidelização de clientes
- A empresa se torna verdadeiramente customer centric, pois todas as áreas se dedicam a entregar o melhor resultado para os consumidores.
Quais são as prioridades do Kaizen?
O método Kaizen é embasado em algumas prioridades que o tornam efetivo em qualquer empresa.
São elas:
Mão de Obra
A mão de obra é o pilar essencial do Kaizen, pois todos os colaboradores da empresa são responsáveis pela aplicação do método.
Logo, os esforços de implementação da filosofia devem estar focados na área de treinamento e desenvolvimento de pessoas (T&D).
Nas indústrias em que o Kaizen surgiu, o método era implementado por meio de um Procedimento Operacional Padrão (POP).
Esse protocolo garantia que todos os trabalhadores seguissem as mesmas práticas, mesmo quando havia muitas trocas de turnos e rotatividade de funcionários.
Hoje, cada empresa deve criar suas práticas padronizadas e transmiti-las aos colaboradores para assegurar a adoção do Kaizen em todos os níveis hierárquicos.
Método
A prioridade de método diz respeito à forma como o Kaizen será incorporado aos processos da empresa.
Naturalmente, é mais fácil criar um processo do zero com a filosofia já contemplada do que adaptar atividades existentes ao método.
Mas é provável que você tenha que fazer os dois caminhos dentro da sua empresa.
Para criar um novo processo, é preciso adicionar padrões e mecanismos que garantam a melhoria contínua como parte da própria atividade.
Por exemplo, se você está criando um guia para orientar os atendentes do suporte técnico da empresa, precisa incluir atividades de revisão contínua e adição de novas questões de clientes para aprimorar o atendimento.
Se já existe um speech comum para os atendentes, será preciso nomear responsáveis e criar um fluxo de revisão do discurso, de modo que a empresa não fique parada no tempo e seguindo sempre a mesma estratégia enquanto os consumidores mudam o tempo todo.
Material
A prioridade material do Kaizen se refere ao uso de recursos dentro da empresa.
Nesse sentido, é preciso definir procedimentos para utilizar os materiais de forma eficiente, evitar o desperdício e fazer mais com menos.
Uma das metodologias associadas ao Kaizen nessa área é o sistema de produção Just in Time, que busca manter um estoque enxuto e realizar novas compras de matérias-primas conforme o ritmo de produção e vendas.
Nas empresas em geral, o pilar material inclui ações como redução do uso de papel com a digitalização, adoção de ferramentas que reduzem custos de produção, uso racional do orçamento destinado a cada área, entre outras.
Máquinas
No contexto industrial, o pilar de máquinas do Kaizen se referia à disponibilidade e eficiência do maquinário.
Essa ideia pode ser aplicada a qualquer tipo de empresa partindo do princípio de manutenção preventiva.
Na prática, significa manter os equipamentos usados no negócio sempre em dia, evitando interrupções e falhas que podem gerar altos prejuízos para a empresa.
Kaizen: exemplo prático
Para entender como o Kaizen funciona na prática, vamos imaginar a implementação do método em uma empresa de software.
Nesse caso, a produção que deve ser otimizada, inicialmente, é o desenvolvimento de sistemas.
Logo, o gestor responsável ou equipe formada para implementar o método deve criar um guia de práticas de aprimoramento baseadas nesse processo.
Algumas ações possíveis são a adoção de métodos ágeis, aquisição de novas tecnologias para agilizar a gestão de projetos, criação de políticas internas para uso inteligente de recursos, medidas de segurança da informação, etc.
Além do desenvolvimento dos softwares em si, as práticas de otimização devem ser estendidas a todas as outras áreas do negócio, como RH, suporte, vendas, financeiro e customer success.
Kaizen: como aplicar na sua empresa?
Veja como aplicar o método na sua empresa em alguns passos:
- Mapeie os processos-chave da sua empresa para saber o que deve ser otimizado
- Crie um grupo Kaizen ou nomeie responsáveis pela implementação do método
- Busque referências e cases para planejar a adoção do Kaizen
- Crie um plano de ação com metas, prazos e responsáveis para adotar a filosofia na prática em cada uma das áreas do negócio
- Invista em treinamentos para qualificar e conscientizar os colaboradores sobre a importância do Kaizen
- Incorpore o Kaizen à cultura da empresa, compartilhando seus princípios com todos
- Acompanhe as métricas de desempenho para garantir que o Kaizen esteja sendo praticado diariamente.
Qual a relação entre 5s e Kaizen?
O método Kaizen costuma ser aplicado por meio da prática do 5S, que também é largamente conhecido no contexto empresarial.
Veja o que significa cada S:
- Seiri (Senso de utilização): significa diferenciar o necessário do desnecessário, ajudando pessoas a definir prioridades e a eliminar distrações no ambiente de trabalho
- Seiton (Senso de organização): é o S da organização, que garante que tudo esteja em seu devido lugar dentro da empresa. Isso inclui ter processos organizados, ferramentas sempre à mão, informações acessíveis e fluxos de trabalho mais ágeis
- Seiso (Senso de limpeza): garante a ordem e a limpeza do ambiente de trabalho, além de iluminação e ventilação adequadas. Tudo para que o ambiente seja propício à produtividade e os colaboradores se sintam confortáveis
- Seiketsu (Senso de padronização): diz respeito à adoção de boas práticas em todas as áreas da empresa, de forma que todos os colaboradores sigam padrões de otimização perfeitamente alinhados
- Sheitzuke (Senso de disciplina): refere-se ao foco que todos os membros da empresa direcionam às atividades propostas pelos 5S, garantindo que as práticas sejam implementadas e incorporadas ao cotidiano da empresa.
Por meio dos 5S, é possível implementar a essência do Kaizen, que determina a melhoria contínua como padrão de funcionamento da empresa e também como padrão de comportamento dos colaboradores.
Kaizen, Kanban e Just In Time: como as metodologias se relacionam?
Kanban é um método ágil de gestão que utiliza cartões e registros visuais para organizar o trabalho em uma empresa.
Ele foi criado na década de 1960 pela Toyota, com base em uma ideia muito simples: uma nova tarefa só pode ser iniciada quando a atual for concluída.
Logo, os funcionários da fábrica começaram a usar cartões para sinalizar visualmente quais tarefas foram finalizadas, mantendo todos a par do fluxo de trabalho.
Hoje, existem sistemas online que usam a lógica do Kanban para facilitar a gestão de projetos em empresas, como o Trello e o Asana.
Adotando essas tecnologias, as empresas podem combinar o Kaizen ao Kanban para elevar sua capacidade de organização.
Além disso, existe ainda o Just in Time, que já mencionamos anteriormente e consiste em produzir, transportar, comprar e vender na hora certa em uma empresa.
O objetivo é evitar estoque parado e ter um processo produtivo ágil, reduzindo custos e aumentando a produtividade.
Assim, você pode usar as metodologias Kaizen, Kanban e Just in Time em conjunto para ter uma operação altamente eficiente.
Kaizen vs Melhoria Contínua
O objetivo do Kaizen é a melhoria contínua, mas, para isso, é preciso adotar um método estruturado.
Não basta acrescentar a ideia de aprimoramento ao código de conduta da empresa ou aos seus princípios, por exemplo.
Sem um direcionamento prático e a padronização de atividades, fica difícil garantir que as melhorias sejam, de fato, implementadas no cotidiano – daí a importância de seguir as prioridades Kaizen.
Empresas que usaram e usam o método Kaizen
Grandes empresas japonesas como Honda, Nissan, Panasonic e Canon adotaram o Kaizen na década de 1960 e usam o método até hoje para manter sua competitividade.
No Brasil, algumas empresas que usam a metodologia são a companhia de energia renovável Aeris, a fabricante de máquinas elétricas WEG e a fabricante de peças automotivas ZEN SA.
Existe algum curso específico de Kaizen?
Existem alguns cursos focados no Kaizen, como o treinamento oferecido pelo Kaizen Institute, que é referência no método no Brasil.
Outra opção é o curso Kaizen e 5S, ministrado pelo professor Sergio Ferretti na plataforma de cursos online Udemy.
Se você quer uma formação mais abrangente voltada a uma gestão estratégica, recomendamos os cursos de extensão da Fundação Instituto de Administração (FIA).
Um exemplo é o curso de Gerenciamento Ágil de Projetos, que aborda diversas metodologias de gerenciamento inteligente, e o curso Fundamentos da Gestão de Projetos, que aborda o famoso PMBOK e métodos ágeis.
Conclusão
Agora que você conhece o método Kaizen, tem mais uma ferramenta importante para otimizar seu negócio e garantir resultados superiores.
Nós, da FIA, temos como missão oferecer conhecimento de excelência em administração de negócios e acreditamos que toda metodologia capaz de aumentar a produtividade é fundamental na trajetória de aprendizado do empreendedor.
Para se aprofundar neste e outros métodos de gestão, conheça nossos cursos de Pós-Graduação, MBA, Pós MBA e Mestrado Profissional, além de custos de Educação Executiva e EAD.
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