A gestão de projetos faz toda a diferença para você alcançar seus objetivos.
Seja qual for a complexidade da iniciativa, é importante contar com uma sequência de ações bem planejadas.
Vale para a sua vida pessoal, como ao definir os passos para a compra de um veículo ou a construção da própria casa.
E se aplica principalmente no ambiente corporativo, seja para estabelecer um projeto de alcançar os sete dígitos de faturamento, quem sabe lançar um novo produto ou ingressar em um nicho diferente de mercado.
Perceba que, por trás de um projeto, sempre há um objetivo.
Se considerarmos que a realização desse projeto depende de ações claramente definidas, já conseguimos entender qual a importância da gestão de projetos para uma empresa.
Mas vamos avançar nesse aprendizado.
Ao longo deste artigo, você vai saber mais sobre gestão de projetos e seu conceito, conhecerá as principais metodologias, as oportunidades profissionais na área e muito mais.
Veja os tópicos que vamos apresentar a partir de agora:
- O que é gestão de projetos?
- Qual a importância da gestão de projetos para as empresas?
- Benefícios da gestão de projetos
- Ciclos de vida de projetos
- Áreas de conhecimento envolvidas na gestão de projetos
- Principais metodologias de gestão de projetos
- Softwares mais usados para gestão de projetos
- O que é PMI e por que ele é fundamental na gestão de projetos?
- As principais certificações de gestão de projetos
- O que faz um gerente de projetos?
- Como fazer Gestão de Projetos?
- Como aprender mais sobre gestão de projetos?
Siga a leitura e conheça as vantagens da gestão de projetos aplicada à sua vida e trabalho.
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Leia também:
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- O que é PMO, tipos e como implementar um escritório de projetos?
- Gestão de Processos: O que é, Benefícios e Características
O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos é uma área da administração de empresas que parte de um objetivo para definir conhecimentos, habilidades e recursos necessários para a sua concretização.
Para tanto, acrescenta nessa equação questões relacionadas ao custo que ela envolve e ao tempo de duração.
Fica claro, portanto, que o primeiro esforço se volta sempre à definição de um projeto, que pode estar relacionado às mais diversas áreas.
Para ter uma ideia sobre a abrangência do conceito, veja a definição que consta no livro sobre Gestão de Projetos, de Mary Duffy (Editora Campus/Elsevier).
“Projeto é um trabalho a ser executado com um objetivo final bem definido. Nas empresas, em geral, projeto se refere a um conjunto de atividades relacionadas umas às outras, envolvendo habitualmente um grupo de pessoas que trabalham em conjunto em alguma coisa que será realizada uma única vez, durante um período que vai de um a 18 meses”.
Veja que um projeto é um empreendimento, que pode envolver uma mudança de sede da empresa, a compra de uma máquina importante, a realização de um evento, a revisão do modelo de negócio, o ingresso no mercado de franquias, entre várias outras possibilidades.
A gestão de projetos, então, corresponde ao gerenciamento de todas as atividades voltadas a esse fim.
De acordo com a Harvard Business School, a gestão de projetos possui três grupos principais:
- Organização e definição: envolve a definição de responsáveis e a descrição de funções, formação da equipe, levantamento de recursos, estabelecimento de prazos e resultados esperados, elaboração de metodologia e procedimentos
- Planejamento: diz respeito à definição de um cronograma de ações, análise de recursos, estruturação das etapas do projeto, além do desenvolvimento de planos de gestão de risco
- Gerenciamento: executa as ações, promove medidas corretivas se necessário for, avalia e monitora resultados até a sua conclusão.
Qual a importância da gestão de projetos para as empresas?
A importância da gestão de projetos aparece principalmente na segurança que ela proporciona.
Não que seja à prova de falhas – nenhum planejamento é.
Mas a sua existência já evita o grave equívoco de empreender no escuro, desafiando o desconhecido.
Além disso, demonstra o comprometimento organizacional com a realização de seus objetivos.
Conforme assume a condição de projeto, sai do campo das ideias, adquire um ar de seriedade, passa a ser uma busca que envolve todos na empresa, dos colaboradores ao líder.
A contribuição com a motivação e satisfação dos funcionários é evidente, em especial quando eles recebem um feedback detalhado após cada etapa vencida.
A gestão de projetos é também uma ferramenta que permite alcançar os objetivos com mais qualidade, reduzindo imprevistos e lidando melhor com os riscos.
Com um projeto bem construído, prazos são respeitados e dificilmente o gestor é surpreendido, pois preparou uma estratégia que considerou até mesmo os piores cenários.
Isso tudo resulta ainda em uma economia importante, pois os recursos financeiros são utilizados de maneira racional, sem desperdícios.
Ao aprender a fazer mais com menos, a empresa se torna mais produtiva e eficiente.
No fim das contas, contribui para a sua maior competitividade, permitindo a ela enfrentar os desafios do mercado e crescer de forma saudável e sustentável.
Afinal, um projeto bem planejado e executado representa a oportunidade de o negócio evoluir, mudando para melhor e se destacando dos demais.
Para que todos esses benefícios estejam ao seu alcance, você precisa de uma metodologia de gestão de projetos.
Vamos falar mais sobre isso na sequência.
Benefícios da gestão de projetos
Antes de entrar no tema da metodologia, é preciso destacar o que a gestão ganha quando investe tempo e recursos na gestão de projetos.
Afinal, ninguém quer jogar dinheiro fora ou perder tempo precioso sem saber o que pode ganhar ao abraçar um método.
Como veremos a seguir, as vantagens da gestão de projetos são tantas que dá até para questionar por que não foi feito antes.
Acompanhe atentamente.
Otimização do tempo
A partir do que já vimos, projeto é todo esforço contínuo em nome de um objetivo dentro de um espaço limitado de tempo.
Assim, pressupomos que, junto com a gestão do projeto, deve ser feita também a gestão do tempo.
Por essa razão, todo projeto é acompanhado de um cronograma, cuja função é garantir que haja tempo hábil para o cumprimento de cada uma de suas etapas.
Assim, o projeto pode ser concluído no timing certo, nem demorado demais, a ponto de gerar insatisfação, nem tão rápido a ponto de comprometer a qualidade.
Resultados mais assertivos
Essa é uma das vantagens da gestão de projetos mais notáveis.
O termo projeto vem do latim “projectus”, que significa “lançar para a frente, estender”.
Ao fazer esse lançamento” esperamos com isso ter algum resultado positivo – do contrário, não haveria necessidade de projetar.
Um projeto bem gerido é sinônimo de riscos reduzidos, maior controle do uso do tempo e custos sempre dentro do planejado.
Com isso, a tendência ao investir na gestão de projetos é que os objetivos sejam alcançados ou que se chegue perto disso.
Maior agilidade na tomada de decisões
Por ser um empreendimento com início, meio e fim bem delimitados, um projeto é a melhor forma de agilizar o processo decisório.
As incertezas surgem quando se trabalha sem um horizonte de tempo e sem um objetivo claro.
Por isso, a formatação de um projeto traz consigo muita segurança.
A escolha das pessoas, ferramentas, métodos e equipamentos passa a ser menos penosa e demorada, pois já se sabe onde chegar e o que fazer para isso.
Maior controle dos processos
Embora limitada no espaço e no tempo, a gestão de projetos também tem seus processos.
Imagine, por exemplo, um projeto de desenvolvimento de site.
Nesse caso, um dos possíveis processos seria a criação de wireframes, ou seja, de esboços da página e suas eventuais funcionalidades.
Quando se trabalha a partir de um projeto, esse tipo de controle ganha muito mais agilidade e clareza, de modo que os processos ganham em fluidez e agilidade.
Maior engajamento da equipe
Outra vantagem que não se pode desconsiderar ao implementar a gestão de projetos é que, com o escopo bem definido, as pessoas passam a ter mais confiança.
Elas sabem que existe uma razão muito boa para fazer o que fazem, assim como prazos a serem observados e parâmetros para orientar em suas entregas.
Ainda que o engajamento dependa também de outros fatores, quando se trabalha com projetos ela tende a ser maior.
Maior satisfação do cliente
No varejo ou no segmento de serviços, um dos maiores focos de insatisfação para o cliente são os atrasos.
Um produto que não é entregue no prazo combinado ou um serviço realizado depois do tempo esperado é sinônimo de prejuízo para todos os lados.
Projetos servem para disciplinar o uso do tempo e dos recursos, diminuindo com isso não só o risco de uma entrega atrasada, como a margem para erros.
Com isso, a satisfação a cada prestação ou venda passa a ser uma constante, melhorando por tabela a imagem da empresa e a sua capacidade de fidelizar.
Ciclos de vida de projetos
Uma boa forma de iniciar a gestão de projetos é compreender que o ciclo de vida dele, em geral, é composto por quatro etapas.
São elas:
- Iniciação: marcada pela reunião de elementos necessários para começar o projeto, incluindo informações de mercado
- Planejamento: é nesta fase que é estabelecido um cronograma de ações para o projeto
- Execução e monitoramento: o projeto é colocado em prática e seu andamento é monitorado, sofrendo intervenções sempre que necessário
- Conclusão: análise de como o projeto foi executado, erros e acertos.
Áreas de conhecimento envolvidas na gestão de projetos
Toda empresa é formada pelo core business, isto é, a atividade principal, e pelo backoffice, composto pelas atividades de retaguarda.
Com os projetos, acontece algo parecido.
Para que a gestão de projetos alcance o objetivo proposto, ela vai precisar de todo um background de apoio, cada um dentro de uma área específica.
Ao contar com pessoas cuidando de cada aspecto-chave em colaboração mútua, o projeto torna-se uma grande engrenagem, uma ajudando a outra a rodar.
Poderíamos até dizer que há tipos de gestão de projetos, mas o correto é falar em áreas de conhecimento.
Veja agora quais são e as funções que elas desempenham, conforme o modelo proposto pelo guia PMBOK, da Project Management Institute (PMI).
Gerenciamento da integração
De acordo com os princípios da gestão de projetos, a gestão de projetos depende da integração entre os 10 processos considerados fundamentais.
A partir dessa área de conhecimento, é possível unificar, coordenar e combinar diferentes processos, fazendo com que o projeto seja conduzido em sinergia.
Gerenciamento do cronograma
Como já vimos, todo projeto se caracteriza por ter começo, meio e fim.
Essa é a parte que cabe aos profissionais responsáveis pela gestão de projetos na parte do cronograma.
São eles que definem os processos a serem implementados para que o projeto siga rigorosamente dentro do prazo estipulado.
Cuidam ainda para que eventuais atrasos ou prolongamentos não se estendam demasiadamente.
Gerenciamento do escopo
Mesmo nos projetos mais focados existe algum risco de se perder a direção no meio do caminho.
Evitar que isso aconteça é função dos profissionais que zelam pela gestão do escopo.
Entre as suas muitas atribuições, estão a definição das rotinas de trabalho, considerando somente o mínimo necessário para que o projeto tenha sequência.
Gerenciamento da qualidade
Uma entrega sem qualidade é um tremendo desperdício de tempo.
O cliente não vai ficar satisfeito e, com isso, perde também quem entregou.
A gestão da qualidade se propõe justamente a garantir que, além de atender aos prazos e respeitar o orçamento, o projeto seja entregue conforme as expectativas, quando não superando aquilo que o cliente esperava.
Gerenciamento dos custos
Entre os muitos desafios que se impõem ao realizar um projeto está conciliar o cronograma com os orçamentos disponíveis.
Em certos casos, haverá poucos recursos e tempo escasso, enquanto em outros a relação pode ser oposta.
Seja como for, é preciso controlar gastos e monitorar o andamento do projeto, de maneira que os recursos disponíveis não se esgotem antes do prazo de entrega.
Gerenciamento dos recursos
O sucesso de um projeto também tem a ver com o uso que se faz dos recursos disponíveis.
Materiais, insumos, pessoas, máquinas e equipamentos devem ser direcionados para que não gerem custos acima do previsto.
A gestão de projetos tem no gerenciamento dos recursos um dos seus pilares, já que é a responsável por prover o que o projeto precisa na hora em que precisa.
Gerenciamento dos riscos
Um dos tipos de gestão de projetos aborda as ameaças à sua realização.
Por mais que haja planejamento, um projeto nunca está 100% imune a riscos, sejam eles materiais, físicos ou financeiros.
A gestão dos riscos, nesse caso, atua para identificar, mapear, analisar e, na medida do possível, mitigar as diferentes ameaças que podem comprometer o projeto.
Gerenciamento das comunicações
Projetos geram dados e informações, que precisam encontrar canais sempre abertos.
Também se faz necessário dispor dos meios e canais de comunicação certos, a fim de proteger o sigilo e a segurança da informação.
Assim trabalham as pessoas que cuidam da gestão das informações, uma das partes mais críticas na gestão de projetos.
Gerenciamento dos stakeholders
Em certos casos, um projeto pode ter tantas partes interessadas que, se não houver uma gestão específica para isso, o caos pode se instalar cedo ou tarde.
No caso, o gerenciamento dos stakeholders atua para assegurar que todos estarão alinhados em um só propósito.
Além de evitar conflitos, essa é uma parte essencial da gestão de projetos por ser indispensável para o bom relacionamento com o cliente.
Gerenciamento das aquisições
Há ainda os processos de compras e aquisições dos recursos a serem empregados ao longo de um projeto.
Essa é uma tarefa que deve estar a cargo dos profissionais envolvidos nos processos de aquisições, sempre observando as boas práticas recomendadas pelo Guia PMBOK.
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Principais metodologias de gestão de projetos
Colocar em prática uma estratégia de gestão de projetos exige bastante dos seus responsáveis.
Por outro lado, a boa notícia é que não faltam metodologias que podem ser aplicadas aos mais variados cenários e objetivos.
Abaixo, listamos 20 delas.
A recomendação é que observe as características de cada uma, avalie a sua aplicação de acordo com a sua necessidade e, então, busque aprofundar-se no estudo do método escolhido.
1. Waterfall
Também conhecida como “cascata”, a metodologia Waterfall se caracteriza pelo estabelecimento de uma sequência lógica de ações.
Uma tarefa só pode ser iniciada após a anterior ser concluída.
2. Caminho crítico
Estabelece ações principais em uma espécie de hierarquização de prioridades.
Juntas, elas formam um caminho que precisa ser respeitado, sem dar um novo passo até completar o anterior.
3. Scrum
Foca na realização de pequenas metas, denominadas sprints – e não no resultado final.
Ao final de cada sprint do Scrum, deve ser realizada uma análise sobre os resultados.
4. PRINCE 2
Do inglês Projects in Controlled Environments, ou Projetos em Ambientes Controlados, é uma metodologia britânica bastante flexível.
Compreende as etapas de idealização, viabilidade, desenvolvimento, revisão e monitoramento do projeto.
5. Gestão da qualidade
Utiliza como base a norma ISO 10006:1997, estabelecendo uma série de diretrizes para garantir a padronização das ações.
6. IPMA
A International Project Management Association (IPMA), na verdade, é uma organização que estabelece práticas de gestão de projetos no mundo todo.
Adota o modelo que batizou de Olho das Competências, estabelecendo uma divisão entre aquelas de ordem técnica, comportamentais e contextuais, além de outras subdivisões.
7. Kanban
Método desenvolvido no Japão, é uma ferramenta mais visual, que trabalha com um sistema de pistas que revelam as expectativas de cada tarefa no que diz respeito a prazos, quantidade e qualidade.
8. Agile
Cria ciclos ou fases menores para o desenvolvimento do projeto, com o objetivo de realizar ajustes com o mínimo de repercussões no seu andamento, conforme avaliações são recebidas.
9. PERT
O método Project Evaluation Review Technique (Técnica de Revisão de Avaliação de Projetos) tem como característica principal o foco no tempo exigido para realizar uma determinada tarefa.
Considera que esse é um fator decisivo devido aos seus impactos no orçamento do projeto.
10. PMBOK
O PMBOK está mais para um guia do que para metodologia, e é extremamente útil.
Oferece bibliografia de referência para a gestão de projetos em 10 áreas de conhecimento, podendo ser aplicada a todas as fases do empreendimento.
11. Six Sigma
Outra ferramenta mais direcionada ao suporte da gestão de projetos do que ao método em si.
O que ela faz é buscar inconformidades a partir de estatísticas para que a versão final de um produto seja praticamente livre de falhas
12. AFP – Adaptative Framework Project
É bastante utilizada na gestão de projetos de Tecnologia da Informação (TI), devido à flexibilidade que oferece a projetos marcados por mudanças na sua trajetória de execução.
Como no Scrum, demanda uma análise entre as etapas.
13. Zoop
A alemã Zoop (sigla para Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos) promove o acompanhamento de projetos em quatro etapas principais: análise, elaboração, execução e avaliação dos processos e resultados.
É um instrumento bastante indicado para projetos que interessam a comunidades externas à empresa, permitindo a participação delas.
14. Gestão de projetos baseada em processos
Esta metodologia leva em conta a missão, visão e valores da empresa, de modo que cada etapa do projeto contribua com os objetivos e princípios do negócio.
Seus quatro passos são: definir processos, estabelecer métricas, controlar ações e ajustar metas, se necessário.
15. Project Model Canvas
O Canvas é uma ferramenta visual, que simula um esquema de post-its para criar um plano de ação em conjunto com a equipe e facilitar a compreensão sobre as suas etapas.
É um dos instrumentos recomendados pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) para criação de um modelo de negócio.
16. Extreme Programming (XP)
Semelhante à Agile, essa metodologia se direciona à satisfação do cliente e à maior qualidade da solução oferecida pela empresa.
É mais utilizada no desenvolvimento de produtos.
17. Extreme Project Management (XPM)
O nome é parecido, mas o método é outro.
A XPM é indicada para quem trabalha com prazos bastante curtos, em cenários de grande complexidade e sujeitos a variações.
Um de seus fatores chave está no comportamento da equipe mesmo em meio ao caos.
18. TenStep
Como o nome indica, temos aqui 10 passos para a gestão de projetos.
Mas não é um método engessado, pois apenas os dois primeiros têm ordem estabelecida.
Os demais podem ser realizados conforme os objetivos, interesses, cronograma e orçamento disponível.
19. MPMM
O Project Management Methodology (MPMM) é um sistema que adota como base os métodos PRINCE 2 e PMBOK.
Para quem procura uma ferramenta específica para gestão de projetos, pode ser um bom investimento.
20. Methodware
Na mesma linha do MPMM, o Methodware é também um sistema interessante para gerenciar projetos a partir da divisão em grandes etapas.
Elas contemplam planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento.
Softwares mais usados para gestão de projetos
Além das metodologias, uma boa prática na gestão de projetos é acertar na escolha do software que ajudará em todas as suas etapas.
O mercado oferece uma série de opções.
É necessário, portanto, conhecer o que cada uma delas oferece e alinhar com as necessidades da empresa antes de contratar.
Vamos listar agora alguns dos softwares mais conhecidos:
- Artia
- Deskaway
- jxProject
- Microsoft Project
- Primavera
- Trello
- Google Planilhas
- Asana
- BaseCamp
- JIRA
- Podio
- Teamwork
- Wrike.
O que é PMI e por que ele é fundamental na gestão de projetos?
Ao se aprofundar no estudo sobre gestão de projetos, é bastante provável que você tenha contato com a sigla PMI, que significa Project Management Institute.
Embora não seja mais uma metodologia utilizada no planejamento ou execução das ações, é de fundamental importância para o seu sucesso.
PMI é uma organização sem fins lucrativos e que oferece conteúdo com as melhores práticas em gestão de projetos.
Ela faz isso a partir de publicações e também em eventos bastante concorridos.
J falamos sobre o seu instrumento mais famoso, que é o PMBOK, um verdadeiro guia para o gerenciamento de projetos, composto por 10 etapas:
- Gerenciamento de escopo
- Gerenciamento de tempo
- Gerenciamento de qualidade
- Gerenciamento de custos
- Gerenciamento de aquisições
- Gerenciamento de comunicações
- Gerenciamento de recursos humanos
- Gerenciamento de riscos
- Gerenciamento de integração
- Relacionamento com stakeholders.
As principais certificações de gestão de projetos
Outro ponto a destacar sobre a PMI é que ela certifica profissionais em todo o mundo como gerentes de projetos.
Para quem pensa em atuar nessa área, portanto, trata-se de uma credencial indispensável.
Ao todo, são oito diferentes certificações oferecidas pela organização.
Confira a lista:
- Profissional de Gerenciamento de Projetos
- Profissional de Gerenciamento de Portfólio
- Profissional de Gerenciamento de Programas
- Profissional em Gerenciamento de Cronograma do PMI
- Profissional em Gerenciamento de Riscos do PMI
- Profissional em Análise de Negócios do PMI
- Profissional certificado em Métodos Ágeis do PMI
- Técnico certificado em Gerenciamento de Projetos.
O que faz um gerente de projetos?
Para explicar o que faz um gerente de projetos, voltamos à definição da Harvard Business School quanto às três grandes etapas do processo.
Se você não lembra, nós recordamos: organização e definição, planejamento e gerenciamento.
Um gerente de projetos, portanto, é o profissional responsável por liderar todas as ações em cada uma das etapas.
É ele quem estabelece os responsáveis pelas tarefas, descreve as funções, atua diretamente na formação do time de trabalho e na definição de recursos, métodos, prazos e resultados desejados.
Também propõe o cronograma de ações e conduz a sua execução, monitoramento e análise.
Para tanto, ele precisa ter uma série de habilidades técnicas e comportamentais que o posicionem como o líder do projeto e permitam às equipes reconhecê-lo dessa forma.
Se você pensou em liderança, começou bem.
Dele também se exige organização, comunicação efetiva, inteligência emocional, empatia, persistência, resiliência e flexibilidade.
Não basta escolher as ferramentas certas, a metodologia ideal e o software perfeito.
Se as coisas não saírem conforme o planejado, será exigido deste profissional muito jogo de cintura e sabedoria para contornar obstáculos sem prejudicar os resultados.
Mas será que tamanha responsabilidade é reconhecida pelo mercado?
Segundo a Catho, um gerente de projetos no Brasil ganha em média R$ 7.894,33.
Então, vai seguir carreira nessa área?
Como fazer Gestão de Projetos?
A área de gestão de projetos é ampla, com muitas possibilidades de carreira para quem quer desenvolver sua veia empreendedora ou atuar em grandes empresas.
A FIA Business School prepara você para superar todos os desafios nesse segmento, em cursos de extensão e pós-graduação reconhecidos internacionalmente.
Um deles é a extensão em regime EAD Fundamentos em Gestão de Projetos, curso no qual você será apresentado aos conceitos e práticas principais da gestão.
Como aprender mais sobre gestão de projetos?
Pode ser que você queira ir mais fundo na sua formação, com um curso ainda mais abrangente em gestão de projetos.
Nesse caso, nossa recomendação é que você faça a pós-graduação Gestão de Negócios e Projetos.
Esse é o curso indicado para quem quer progredir na carreira gerencial, com uma formação completa, que envolve tanto os aspectos da gestão do negócio quanto da execução de projetos.
Seja um verdadeiro protagonista na liderança de múltiplas equipes de projetos, qualificando-se para liderar equipes nas empresas de ponta.
Com carga horária de 360 horas/aula em 18 meses de curso, essa é a formação que vai colocar você em um novo patamar de competitividade no mercado de trabalho.
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Conclusão
Vimos neste artigo um guia completo sobre gestão de projetos, passando pelo conceito, importância e principais metodologias e ferramentas.
Também ficou sabendo que se trata de um mercado promissor para quem tem nessa área um objetivo profissional.
Para a sua concretização, quem sabe só falta agora investir no seu aprendizado.
Visite o site da FIA para conhecer mais sobre os cursos oferecidos.
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Referências:
https://books.google.com/books/about/Gestao_de_Projetos.html?id=SBxcMRREVDQC&printsec=frontcover&source=kp_read_button
https://hbr.org/2016/11/the-four-phases-of-project-management
https://www.iso.org/standard/2364.html
https://www.gov.br/transportes/pt-br/assuntos/portal-da-estrategia/artigos-gestao-estrategica/conheca-e-entenda-as-5-principais-metodologias-de-gestao-de-projetos
https://sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/gestao-de-projetos-aumenta-a-eficiencia-e-os-lucros,b73e3f28db8a6810VgnVCM1000001b00320aRCRD
