Um plano de continuidade de negócios (PCN) é uma estratégia essencial para minimizar impactos e garantir a retomada rápida após eventos inesperados, como desastres naturais, falhas tecnológicas ou crises econômicas.
Por mais preparada que uma empresa possa estar para cenários diversos, existem situações que fogem ao controle, tamanho o impacto sobre as suas atividades.
Em casos assim, é preciso focar em manter o negócio operacional.
A Toyota, por exemplo, aprendeu depois do tsunami no Japão, em 2011, que é melhor produzir sua própria eletricidade.
Embora essa medida não tenha sido prevista em um plano, ela poderia muito bem estar encaixada em um PCN, que é um instrumento útil para crises.
Ele funciona como um guia estruturado para que a organização esteja apta a enfrentar adversidades sem comprometer sua reputação e resultados.
Com um PCN bem construído, sua empresa pode minimizar riscos, manter a confiança de clientes e parceiros, além de garantir a sustentabilidade das operações
Aprenda como fazer um plano de continuidade de negócios adequado à sua realidade, lendo este conteúdo, que traz os seguintes tópicos:
- O que é um plano de continuidade de negócios?
- Principais benefícios de um plano de continuidade de negócios
- Qual é o papel da liderança na implementação e sucesso do PCN?
- Quem elabora o PCN de uma empresa?
- Como criar um plano de continuidade de negócios
- Como utilizar a tecnologia para construir um PCN eficiente?
- Quais os desafios do plano de continuidade de negócios para pequenas e médias empresas?
- E quais são os desafios do PCN para as empresas multinacionais?
Continue lendo e saiba o que é plano de continuidade de negócios e como estruturar na sua empresa.
O que é um plano de continuidade de negócios?
O plano de continuidade de negócios, ou gestão da continuidade de negócios (GCN), é uma estratégia estruturada para garantir que uma empresa consiga manter ou rapidamente retomar suas operações essenciais em caso de interrupções inesperadas, como desastres, falhas tecnológicas ou crises.
Seu objetivo principal é minimizar impactos, proteger recursos e assegurar a continuidade dos negócios.
De quebra, serve para preservar a confiança de clientes, parceiros e colaboradores.
Para tanto, inclui a identificação de riscos, a definição de processos críticos e a criação de ações preventivas e reativas.
Ainda neste texto, vamos ver como fazer um plano de continuidade de negócios.
Desde já, vale destacar que uma boa fonte de orientação vem da parte 1 da ABNT NBR 15999, que determina as bases para esse tipo de planejamento.
Em seu preâmbulo, ela estabelece que o PCN serve para:
- Melhorar proativamente a resiliência da organização contra possíveis interrupções de sua capacidade em atingir seus principais objetivos
- Prover uma prática para restabelecer a capacidade de uma organização fornecer seus principais produtos e serviços, em um nível previamente acordado, dentro de um tempo previamente determinado após uma interrupção
- Obter reconhecida capacidade de gerenciar uma interrupção no negócio, de forma a proteger a marca e reputação da organização.
Agora que você sabe o que é plano de continuidade de negócios, deve estar querendo saber também quais as vantagens que ele proporciona.
É o que vamos ver a seguir.
Principais benefícios de um plano de continuidade de negócios
A insegurança e o pânico nascem da incerteza.
O plano de continuidade de negócios existe justamente para que uma empresa não tenha que interromper suas atividades em razão de uma tragédia ou calamidade.
O PCN é a melhor forma de evitar um mal maior, inclusive com benefícios em momentos de instabilidade, tais como:
- Mantém as operações críticas durante crises
- Reduz impactos financeiros
- Protege a reputação da empresa
- Aumenta a resiliência organizacional
- Melhora a gestão de riscos
- Fortalece a confiança de clientes e parceiros
- Garante conformidade com regulamentações
- Minimiza o tempo de recuperação após incidentes
- Promove eficiência operacional em emergências
- Assegura a integridade de dados e processos
- Fortalece a comunicação interna e externa em momentos críticos.
Qual é o papel da liderança na implementação e sucesso do PCN?
O plano de continuidade de negócios é para todos, mas nem todos são habilitados a implementar um PCN.
Para que funcione como o esperado, é indispensável que a alta gestão participe ativamente do processo em todas as suas etapas.
São as lideranças as principais responsáveis por criar nos colaboradores a consciência de que existe um plano a seguir caso algum acontecimento venha a abalar as operações.
Para isso, é preciso que os gestores em todos os níveis estejam comprometidos com as equipes e se comuniquem em um regime de transparência.
As lideranças precisam também estimular nas pessoas a resiliência, uma soft skill fundamental para suportar momentos de crise e instabilidades.
Quem elabora o PCN de uma empresa?
O plano de continuidade de negócios de uma empresa é elaborado por uma equipe multidisciplinar, que geralmente conta com:
- Gestores de risco: para identificar ameaças e vulnerabilidades
- Executivos e liderança sênior: garantem alinhamento estratégico e aprovação das instâncias envolvidas
- Especialistas de TI: desenvolvem estratégias de recuperação de sistemas e dados
- Responsáveis pela segurança da informação: avaliam riscos cibernéticos e implementam controles
- Recursos humanos: planejam a gestão de pessoas durante crises
- Operações: identificam processos críticos e planos de continuidade específicos
- Comunicação corporativa: preparam estratégias para informar stakeholders.
Lembrando que a responsabilidade final do PCN geralmente recai sobre o Departamento de Gestão de Riscos ou de Continuidade de Negócios, caso exista.
Como criar um plano de continuidade de negócios
Embora situações imprevistas sempre exijam alguma capacidade de improviso, quando se trata do PCN, esse é um recurso a ser usado só em último caso.
Veja na sequência como fazer um plano de continuidade de negócios bem estruturado, seguindo as etapas básicas em sua elaboração.
1. Estabeleça uma equipe de continuidade de negócios
O desenvolvimento de um plano de continuidade de negócios requer visão e experiência.
A alta gestão está em busca de alternativas para atuar em cenários pouco favoráveis, logo, é necessário contar com uma equipe de profissionais capazes de antecipar cenários.
Serão esses membros-chave os responsáveis por desenvolver e testar o plano, de modo que possa ser operacionalizado quando necessário.
Deve haver um comprometimento total desde os primeiros passos, já que um PCN mal elaborado pode até piorar um quadro já crítico ao ser colocado em prática.
2. Realize uma análise de impacto nos negócios (BIA)
Avançando na implementação do PCN, devem ser avaliados os processos e atividades críticas da organização.
Essa avaliação deve contemplar os impactos financeiros, operacionais e reputacionais de possíveis interrupções.
É nessa segunda etapa que se determina ainda dois indicadores, os chamados Recovery Time Objective (RTO), ou tempos de recuperação aceitáveis, e os Recovery Point Objective (RPO) ou pontos de recuperação de dados.
Eles fazem parte da Business Impact Analysis (BIA), que serve como uma régua para medir de que forma certos acontecimentos podem impactar uma atividade.
3. Avalie riscos e vulnerabilidades
Depois da análise interna levada a cabo na BIA, é hora de voltar as atenções para as ameaças que vêm de fora.
É onde a equipe responsável pelo plano de continuidade de negócios levanta os possíveis riscos, tais como desastres naturais, ciberataques e pandemias.
Esgotadas as possibilidades, são realizadas análises de probabilidade para estimar o impacto de cada risco.
A partir delas, os riscos são classificados por ordem de prioridade, sendo os mais iminentes tratados primeiro.
4. Desenvolva estratégias de continuidade
Sabendo quais são os potenciais riscos e os impactos deles para as operações, a gestão pode determinar respostas à altura.
Chega a hora de definir quais serão as soluções adotadas para mitigar riscos e reduzir o impacto das interrupções, como o backup de dados, troca de fornecedores ou duplicação de sistemas por redundância.
A gestão precisa também planejar métodos de rápida implementação para manter as operações críticas durante uma crise.
Digamos, por exemplo, que uma empresa que transporta seus produtos por uma rodovia vê esse fluxo interrompido por uma greve de caminhoneiros.
Diante dessa ameaça, ela se vê forçada a realizar esse transporte pela via fluvial, forçando-a a adotar novos métodos de monitoramento e controle.
5. Crie planos detalhados
Eventos disruptivos pedem respostas contundentes, afinal, há muitos riscos que não são sequer conhecidos.
Nesse aspecto, é fundamental que o PCN seja estruturado em planos para cada um dos setores chave da empresa, tais como:
- Plano de comunicação: para informar funcionários, clientes e demais partes interessadas
- Plano de recuperação de TI: com procedimentos para restaurar sistemas e dados
- Plano operacional: contemplando métodos para retomar as atividades essenciais.
Dependendo do ramo da empresa, pode ser necessária a criação de outros planos além desses.
6. Treine e capacite a equipe
O plano de continuidade de negócios é para adaptar a empresa a um contexto no qual normalmente ela não operaria.
Dessa forma, os colaboradores precisam estar treinados para saber o que fazer caso ele seja acionado.
É mais ou menos como um treino contra incêndios.
Ninguém quer que isso aconteça, mas é preciso saber agir caso a ameaça se concretize.
Essa capacitação vem de treinamentos regulares para as equipes, em que se pode recorrer a simulações e até a pequenas reproduções de situações de calamidade, como veremos a seguir.
7. Realize testes e simulações
Os treinamentos servem como base para preparar as pessoas quando a situação real vier a acontecer.
Como vimos, uma das formas de se fazer isso é por meio de simulações.
Se a catástrofe em questão for um incêndio de grandes proporções, além do treino para o combate ao fogo, pode ser necessário capacitar-se para acionar novas instalações enquanto a empresa se recupera dos danos.
Quanto mais cenários forem simulados, mais preparados estarão os profissionais para lidar com as ameaças.
8. Atualize e revise o plano regularmente
Assim como nenhum ambiente de negócios é estático, o mesmo acontece com as ameaças.
Ou seja, o que é um risco hoje, amanhã pode não ser mais. E o que nem era cogitado durante muito tempo, pode despontar como um risco repentinamente.
Por isso, é preciso revisar o plano periodicamente para refletir mudanças na organização, novos riscos e para ajustar os feedbacks dos testes.
Pode ser necessário também atualizar informações de contato, processos e tecnologias, conforme o tipo de risco com que se venha a lidar.
9. Documente lições aprendidas após incidentes
Depois de acionado, o plano de continuidade de negócios terá sua eficácia comprovada ou não.
Seja como for, serão geradas informações que podem fazer muita diferença para a elaboração de futuros planos.
Assim sendo, sempre que o plano for ativado, vale documentar o que funcionou bem e o que precisa ser melhorado.
Com base nas lições aprendidas, o PCN pode ser ajustado de acordo com o grau de ameaça com a qual se pretenda lidar.
10. Envolva parceiros externos
Um plano de continuidade de negócios demanda um grande esforço coletivo.
Colaboradores, gestores e até fornecedores devem estar muito conscientes em relação ao papel que deverão desempenhar.
Quanto mais parceiros estiverem envolvidos, mais efetivas serão as respostas.
Por outro lado, esse envolvimento global exige um esforço de coordenação muito maior.
A capacidade de organização precisa ser elevada, de modo que tudo funcione como uma perfeita engrenagem.
Para isso servem os diferentes planos operacionais por setor, como vimos há alguns tópicos.
Como utilizar a tecnologia para construir um PCN eficiente?
Não há como fazer um plano de continuidade de negócios sem o suporte da tecnologia.
Para isso, existem algumas medidas que podem ser adotadas:
- Backup em nuvem para garantir a segurança dos dados e permitir uma recuperação rápida em situações críticas
- Automação de processos para minimizar erros humanos e acelerar as respostas a incidentes
- Implementar ferramentas de monitoramento em tempo real para a detecção imediata de interrupções
- Uso de tecnologias avançadas, como inteligência artificial (IA) e machine learning (ML), focadas em prever riscos e aprimoramento do PCN
- Implementação de plataformas digitais de modo a facilitar a comunicação e a coordenação durante crises.
Quais os desafios do plano de continuidade de negócios para pequenas e médias empresas?
Para as pequenas e médias empresas, o plano de continuidade de negócios é sempre mais desafiador em razão dos recursos financeiros limitados, equipes reduzidas e menor acesso a tecnologias avançadas.
Nelas, a falta de expertise em gestão de riscos pode dificultar a identificação de ameaças e a criação de estratégias.
Por isso, é preciso simplificar tanto quanto possível o PCN, com soluções e ferramentas acessíveis, como backups em nuvem de baixo custo, planos de resposta enxutos e treinamento básico das equipes.
A gestão pode, se possível, investir em parcerias com consultores externos para criar um PCN estratégico, respeitando eventuais restrições orçamentárias.
E quais são os desafios do PCN para as empresas multinacionais?
Já as empresas multinacionais enfrentam desafios de adaptação do PCN em uma escala bastante diferente.
Elas podem lidar, por exemplo, com diferentes regulamentações locais, fusos horários, culturas organizacionais e infraestruturas tecnológicas variadas.
Nesse contexto, a coordenação é mais complexa e comumente demanda planos regionalizados, alinhados a uma estratégia central.
Conclusão
O plano de continuidade de negócios serve para orientar quanto ao que fazer quando as operações são impossibilitadas de seguir seu curso normal.
Agora que sabe tudo sobre esse instrumento, pode colocar em prática o que aprendeu neste texto.
Seja qual for o seu setor de atuação, tenha o PCN como uma vantagem competitiva.
Quem sabe o que é plano de continuidade de negócios sai na frente, já que profissionais assim têm uma capacidade de solucionar problemas acima da média.
Seja você um desses especialistas, formando-se na pós-graduação Gestão de Negócios e Projetos da FIA Business School.
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