O fluxo de caixa é uma ferramenta que funciona como base de toda organização voltada para a parte financeira de uma atividade.
Sem o controle sobre o movimento de caixa, uma empresa assume o risco de operar no vermelho.
É como empreender no escuro, sem saber de onde vêm e para onde vão suas receitas.
Portanto, conhecer esse instrumento de controle e utilizá-lo no dia a dia é mais que importante para o gestor, mas uma questão de sobrevivência no meio empresarial.
Neste conteúdo, você vai entender melhor o que é fluxo de caixa e seus tipos.
Também aprender como fazer fluxo de caixa e tirar qualquer dúvida sobre a sua importância para quem está à frente de um negócio.
Veja os tópicos abordados:
- O que é fluxo de caixa?
- Importância do fluxo de caixa para a saúde financeira
- Benefícios do controle de fluxo de caixa
- O que deve ser registrado no fluxo de caixa?
- Como fazer o controle de caixa?
- Principais tipos de fluxo de caixa empresarial
- Por que manter o fluxo de caixa atualizado?
- Com que frequência deve-se fazer o fluxo de caixa?
- Dicas para evitar problemas de fluxo de caixa
- Ferramentas e softwares para auxiliar no controle do fluxo de caixa.
Acompanhe até o final para qualificar as finanças da empresa!
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta com a qual se pode registrar e acompanhar todas as entradas e saídas de dinheiro de uma empresa em um determinado período, geralmente mensal.
Assim, a gestão ganha uma visão clara da saúde financeira do negócio, permitindo o acompanhamento de receitas, despesas e saldos.
Com esse controle, ela se habilita a tomar melhores decisões sobre investimentos e gastos e, assim, montar o planejamento financeiro.
Afinal, o objetivo de toda empresa é garantir que haja fundos suficientes para operar, pagar dívidas e investir no crescimento, evitando problemas de liquidez.
Nesse aspecto, o controle de fluxo de caixa empresarial é essencial para a gestão financeira e o planejamento estratégico.
Importância do fluxo de caixa para a saúde financeira
Além de ser uma ferramenta essencial para lidar com assuntos estratégicos, o fluxo de caixa é também um termômetro, com o qual se pode medir a liquidez de um negócio.
Um dos tipos de fluxo de caixa que ilustra bem esse papel é o operacional, representado pelas entradas e saídas geradas pelas operações em certo período.
Se o resultado é positivo, isso garante que a empresa tem liquidez para cumprir suas obrigações, como pagar fornecedores e funcionários.
Trata-se de um exemplo de fluxo de caixa da mais alta relevância, já que, sem ele, não seria possível saber se a empresa está pagando para operar ou está obtendo lucros.
Além disso, a ferramenta auxilia na tomada de decisões estratégicas, identificando oportunidades de investimento e evitando endividamentos desnecessários.
Uma gestão eficaz do fluxo de caixa promove estabilidade financeira e sustentabilidade a longo prazo.
Benefícios do controle de fluxo de caixa
Depois de entender o que é fluxo de caixa, vamos passar por suas vantagens.
Vale dizer que o acompanhamento das finanças com essa ferramenta não é uma mera medida administrativa.
Se aplicado corretamente, o movimento de caixa proporciona uma série de benefícios diretos e indiretos para o negócio.
Confira abaixo alguns deles:
- Monitoramento da saúde financeira da empresa
- Tomada de decisões baseadas em dados
- Prevenção de problemas de liquidez
- Identificação de tendências de receitas e despesas
- Planejamento financeiro no curto e longo prazo
- Avaliação da eficácia das políticas de crédito e cobrança
- Cumprimento de obrigações financeiras
- Preparação para contingências financeiras
- Identificação de áreas para redução de custos
- Melhoria da capacidade de negociação com bancos, fornecedores e investidores.
Ou seja, o sucesso do negócio depende também da correta gestão de caixa.
Na sequência, vamos começar a entender como fazer fluxo de caixa, esclarecendo o que precisa ser registrado nesse controle.
O que deve ser registrado no fluxo de caixa?
Somente pelo monitoramento do fluxo de caixa da empresa é que a gestão pode tomar ciência do uso que se faz dos seus recursos.
Por isso, nele devem ser registrados todos os recebimentos, tais como vendas à vista em todas as modalidades de pagamento, assim como as vendas a prazo e o recebimento de duplicatas.
Também devem constar nesse registro as contas a pagar, ou seja, compras à vista e a prazo e todos os tipos de despesas.
É no controle de caixa que se registram ainda os recebimentos e pagamentos previstos para o futuro, que podem ser em um período de pelo menos três meses.
O mais importante é ser metódico e registrar todas as entradas e saídas de dinheiro, por menores que sejam.
Como fazer o controle de caixa?
Gestão que sabe como fazer fluxo de caixa sai na frente, considerando as vantagens que a ferramenta oferece.
Embora não seja um processo tão complexo, esse é um tipo de controle que demanda bastante atenção.
Não por acaso, nas empresas mais amadurecidas digitalmente, o movimento de caixa é 100% automatizado por meio de ERPs e outros tipos de Software as a Service (SaaS).
Veja na sequência como fazer e suas etapas principais.
1. Registre todas as entradas
Todas as fontes de receita da empresa devem ser identificadas pelo controle do fluxo de caixa.
Nesse registro, são consideradas as vendas de produtos ou serviços, pagamento de clientes, empréstimos recebidos e quaisquer outras fontes de dinheiro que entrem no caixa da empresa.
Para facilitar, é válido criar um sistema de categorização para classificar as diferentes entradas para organização e análise posterior das transações.
Em cada registro, inclua informações detalhadas, como a data, a origem da entrada e o valor recebido.
Outra dica para facilitar ainda mais é utilizar um software de controle financeiro ou em uma planilha dedicada à gestão de caixa.
2. Registre todas as saídas
Da mesma forma que as entradas, você precisará também listar todas as saídas de dinheiro, representadas pelas despesas e pagamentos feitos pela empresa.
Entre essas saídas estão rubricas como pagamentos a fornecedores, despesas operacionais, pagamento de funcionários, aluguel, empréstimos, impostos e outros gastos.
Assim como nas entradas, categorize suas despesas para uma melhor organização, registrando detalhes como a data da transação, o beneficiário ou destinatário e o valor pago.
Mantenha também um registro atualizado dessas saídas, garantindo que todas as despesas sejam devidamente documentadas e que nenhuma seja esquecida.
3. Calcule o saldo atual
Para calcular o saldo atual do fluxo de caixa, lance um saldo inicial, que pode ser o saldo do caixa no início do período ou o saldo anterior registrado.
Some todas as entradas e subtraia todas as saídas do período correspondente.
O resultado dessa operação será o saldo atual do caixa que, como tal, pode sinalizar contas superavitárias ou deficitárias.
De qualquer forma, o trabalho de controle financeiro não acaba aqui, já que, como veremos, existe ainda uma etapa muito importante, que é a da conciliação bancária.
4. Atualize o saldo conforme as transações ocorrem
Não faz sentido manter o controle de fluxo de caixa se as transações não forem lançadas no momento em que acontecem.
Portanto, atualize o saldo do caixa imediatamente, à medida que as transações acontecem, “ao vivo” mesmo.
Adicione qualquer nova entrada e subtraia qualquer nova saída do saldo atual para manter o registro em tempo real da situação financeira da empresa, por mais insignificante que pareça.
Dessa forma, a gestão passa a ter esse controle como uma rotina, podendo assim melhorá-lo e aumentar sua precisão continuamente.
5. Verifique o saldo regularmente
Para manter um controle efetivo do seu movimento de caixa, é necessário verificar o saldo regularmente, em uma base diária.
Em outras palavras, é preciso desenvolver o hábito de analisar frequentemente o valor disponível no caixa da empresa.
A regularidade dessa verificação pode variar de acordo com a natureza do seu negócio, mas é recomendável fazê-lo diariamente ou, no mínimo, semanalmente.
Ao verificar o saldo regularmente, a gestão pode identificar rapidamente qualquer erro entre as transações registradas e o saldo real, evitando problemas de liquidez, e permitindo que se tomem medidas corretivas no tempo certo.
6. Categorize as transações por tipo
Uma empresa trabalha com diferentes fontes de receitas, do mesmo modo que precisa arcar com despesas de naturezas distintas.
Por isso, o controle de caixa deve ser feito agrupando as entradas e saídas em categorias específicas, como receitas, despesas operacionais, pagamento de empréstimos e investimentos, entre outros.
O mais importante é que o sistema de categorização utilizado seja adequado ao seu negócio e garanta a clareza dos relatórios financeiros.
7. Mantenha um registro detalhado
Todo método de controle tem também como objetivo servir como um repositório de dados para consultas futuras.
Dessa forma, o fluxo de caixa é um dos mais importantes, com o qual a gestão poderá analisar a performance financeira e a evolução patrimonial da empresa.
Para isso, é necessário documentar cada entrada e saída com informações específicas, como data, descrição, valor, categoria e qualquer outro dado relevante.
Um registro detalhado facilita a identificação de tendências financeiras, a análise de padrões de gastos, de riscos e o processo decisório no geral.
Além disso, ajuda na preparação de relatórios financeiros e o acompanhamento das atividades financeiras ao longo do tempo.
8. Faça a conciliação
A conciliação bancária é o processo de comparar o registro das transações com as informações de extratos bancários e de outras reservas financeiras externas.
Isso garante que todas as transações tenham sido devidamente registradas e que não haja discrepâncias entre os seus registros e os saldos liquidados.
A automação é de grande valia nessa etapa, evitando inconsistências entre os valores apurados.
Também é nessa etapa que a gestão chega à “hora da verdade”, podendo confrontar os saldos que vêm do caixa com o que chega às suas contas.
9. Identifique discrepâncias e investigue-as
A partir da conciliação, a gestão pode confirmar se suas contas estão realmente em dia.
Tanto que esse tipo de análise é uma das primeiras realizadas em auditorias internas, pois é onde se consegue verificar a origem de desvios financeiros e fraudes.
Se há alguma chance de apropriação indevida de valores do caixa, é pela conciliação que esses desvios podem ser detectados.
O mesmo pode ser feito em outros tipos de fraude, independentemente de quem a tenha praticado.
Principais tipos de fluxo de caixa empresarial
O fluxo de caixa é um instrumento de controle que pode ser aplicado para diversas finalidades.
Dependendo da empresa, do perfil do negócio e dos objetivos da gestão, é possível montá-lo de diferentes formas.
Digamos, por exemplo, que a empresa quer saber apenas dos valores gerados pelas movimentações com origem em aplicações financeiras.
Ou que sua gestão quer tomar uma decisão importante e, para isso, precisa saber quanto a empresa está gerando de despesas na parte operacional.
Essas e outras informações podem ser extraídas a partir de análises mais detalhadas da gestão de caixa, como veremos a seguir.
Fluxo de Caixa Operacional
O Fluxo de Caixa Operacional concentra-se no core business de uma empresa, ou seja, nas transações diárias relacionadas à sua operação principal.
Nesse tipo de registro, entram as receitas das vendas de produtos ou serviços e a saída de despesas operacionais, como pagamento de fornecedores, salários e custos de produção.
O objetivo principal dessa ferramenta é avaliar a capacidade da empresa de gerar caixa a partir de suas operações principais.
Fluxo de Caixa de Investimento
Por sua vez, o Fluxo de Caixa de Investimento concentra-se nas atividades de investimento de uma empresa, como a compra ou venda de ativos de longo prazo, como imóveis, maquinaria ou aquisições de outras empresas.
O que se busca é avaliar o impacto dessas atividades no caixa da empresa.
Esse acompanhamento ajuda, por exemplo, a avaliar o retorno sobre os investimentos, sua rentabilidade e liquidez.
Fluxo de Caixa de Financiamento
Digamos que um gestor quer saber de que forma a empresa lida com suas operações a prazo e financiamentos.
Para isso serve o Fluxo de Caixa de Financiamento, que concentra-se nas atividades de captação de recursos e pagamento de dívidas, como empréstimos e emissão de ações.
Ele ajuda a avaliar como a empresa financia suas operações e investimentos, esclarecendo sobre os processos internos nesse sentido.
É um tipo de controle de caixa que demanda um registro de todas as transações financeiras relacionadas a empréstimos, ações e outros métodos de captação de recursos.
Fluxo de Caixa Livre
A liquidez é um KPI importante e que pode ser usado como critério para atrair investidores e abrir financiamentos.
Com esse objetivo, a empresa pode fazer uma análise do Fluxo de Caixa Livre, que indica a capacidade da empresa de gerar caixa disponível após todas as despesas operacionais e de capital terem sido consideradas.
É um indicador importante da saúde financeira da empresa e de sua capacidade de investir, pagar dividendos e reduzir dívidas.
Fluxo de Caixa Direto
Pelo Fluxo de Caixa Direto, a gestão adquire uma visão granular das transações de caixa da empresa.
Trata-se de um método de elaboração que registra diretamente todas as entradas e saídas de caixa, detalhando as transações individuais.
Nesse caso, não há muito o que considerar.
Para criar o Fluxo de Caixa Direto, é preciso registrar todas as transações de caixa, categorizando-as uma por uma.
Esse método é especialmente útil para empresas que desejam uma visão detalhada de suas operações de caixa, de modo a conhecer a natureza exata das suas receitas e despesas.
Fluxo de Caixa Indireto
Em certos casos, é necessário elaborar o controle de caixa que começa com o lucro líquido da empresa e, em seguida, ajustar esse valor para considerar as mudanças nos itens do balanço patrimonial, como contas a receber, estoques e contas a pagar.
A intenção é calcular a variação do caixa da empresa que não é diretamente explicada pelo lucro líquido.
Isso se faz pelo cálculo do Fluxo de Caixa Indireto, que requer a análise detalhada das mudanças nos itens do balanço patrimonial, demandando a conciliação com o lucro líquido posteriormente.
Fluxo de Caixa Projetado
Pode ser ainda que a gestão esteja avaliando uma expansão, internacionalização ou um projeto futuro que vá demandar certo volume de recursos.
Dessa forma, será preciso antecipar a situação financeira da empresa em um período futuro, permitindo o planejamento e a tomada de decisões.
Essa é a função do Fluxo de Caixa Projetado, que ajuda a prever as entradas e saídas de caixa futuras com base em projeções financeiras.
Trata-se de uma ferramenta valiosa para o planejamento estratégico, já que permite avaliar melhor o impacto de diferentes cenários financeiros.
Fluxo de Caixa Descontado
Uma das técnicas para gerenciar o caixa empresarial é o chamado Fluxo de Caixa Descontado, usado para avaliar investimentos.
Para isso, a empresa estima o valor presente de fluxos de caixa futuros, trazendo-os de volta ao valor presente com uma taxa de desconto.
A ideia é determinar o valor atual de um investimento com base em seus fluxos de caixa futuros.
Fluxo de Caixa Acumulado
Pode haver também casos em que a empresa precisa analisar sua liquidez para apenas um período do ano ou para comparar esse período com outros dados históricos.
Assim, ela precisará de um registro e acompanhamento contínuo das transações de caixa ao longo de um período específico, geralmente mensal ou trimestral, por meio do Fluxo de Caixa Acumulado.
Com isso, a gestão pode criar um histórico acumulado de entradas e saídas de caixa ao longo do tempo para avaliar a saúde financeira da empresa e identificar tendências.
Fluxo de Caixa Diário
Como o nome já indica, o Fluxo de Caixa Diário é usado para registrar todas as transações de caixa da empresa em uma base diária.
Ele gera um registro detalhado e em tempo real das entradas e saídas de caixa, permitindo um controle financeiro preciso, sendo indicado principalmente para empresas varejistas e atacadistas.
Por que manter o fluxo de caixa atualizado?
Com tudo o que vimos sobre o tema até aqui, não resta dúvida, mas não custa repetir.
Manter o fluxo de caixa da empresa atualizado é fundamental para o sucesso da gestão financeira.
Só ele dá a clareza necessária sobre as finanças da empresa.
Dessa forma, permite identificar rapidamente problemas de liquidez para tomar decisões e planejar estrategicamente.
Além disso, ajuda a antecipar as necessidades de capital, evitando surpresas financeiras e contribuindo para a sustentabilidade do negócio no longo prazo.
Com que frequência deve-se fazer fluxo de caixa?
A frequência de elaboração do fluxo de caixa empresarial varia de acordo com as necessidades e o perfil do negócio.
A base diária, por exemplo, é ideal para negócios que requerem controle rigoroso, como no varejo, em que as movimentações financeiras ocorrem todos os dias.
Empresas de médio porte geralmente optam pelo fluxo semanal, enquanto empresas maiores costumam usar o fluxo mensal devido à complexidade.
A frequência escolhida deve equilibrar a precisão das informações com a carga de trabalho e a disponibilidade de recursos necessários para manter a gestão de caixa atualizada.
Na dúvida, ter o apoio de um contador é sempre uma decisão inteligente.
Dicas para evitar problemas de fluxo de caixa
A fórmula de fluxo de caixa é relativamente simples: basta somar todas as entradas e saídas de dinheiro em um determinado período e tirar a diferença.
Se as receitas forem maiores, então, o fluxo é positivo e o negócio gera lucro.
Mas se as saídas superarem as entradas, então a empresa estará operando no vermelho, colocando assim seu patrimônio em risco.
Confira na sequência como evitar que isso aconteça e para que o seu fluxo de caixa esteja sempre no azul.
Crie um orçamento de caixa
O caixa de um negócio é como um orçamento à parte.
Como é nele que se concentra a maior parte dos fluxos de dinheiro, vale montar um orçamento independente, só para monitorar a sua evolução.
Você pode fazer uma estimativa de todas as entradas e saídas para os próximos meses, podendo assim antecipar as fases de “vacas magras” para tomar decisões com mais critério.
Monitore regularmente o fluxo de caixa
O primeiro indicador de que um negócio vai bem ou mal é o fluxo de caixa, logo, deixar de monitorá-lo constantemente é uma falha que custa muito caro.
Esse controle é que vai abrir os olhos da gestão para problemas como falta de clientes, falhas nos registros e fraudes.
Para isso, vale montar relatórios mensais ou, se possível, semanais, como forma de garantir o acompanhamento e para fazer ajustes com mais rapidez, antes que o problema se torne maior.
Mantenha uma reserva de emergência
As empresas mais lucrativas são um exemplo de fluxo de caixa em sua gestão porque elas dificilmente são pegas desprevenidas.
Em períodos em que as vendas estão menos aquecidas, elas se valem de uma reserva prudente.
Por sua vez, essa reserva só pode ser formada quando se sabe o quanto se pode poupar sem deixar as despesas descobertas.
É mais um motivo para monitorar o fluxo de caixa e fazer dele um aliado na parte financeira.
Acelere o ciclo de pagamento de clientes
Outra fórmula de fluxo de caixa que costuma funcionar bem é: quanto antes um cliente pagar, maior será a liquidez.
Nesse caso, vale estimular o pagamento à vista com descontos, assim como estabelecer políticas e rotinas de cobrança amigáveis.
Vendas a prazo são necessárias, mas elas acabam também gerando um passivo, em razão da demora em receber.
Por isso, quanto mais estímulo você puder dar para pagar no ato, melhor para o seu fluxo de caixa.
Negocie prazos com fornecedores
Empresas que trabalham com giro alto de produtos lidam com um desafio à parte, que é equilibrar os pagamentos aos seus fornecedores com as receitas que entram.
O ideal aqui é buscar alinhar tanto quanto possível as datas de recebimentos dos clientes com as datas de pagamento junto aos fornecedores.
Controle o estoque
De pouca utilidade será conhecer os diferentes tipos de fluxo de caixa se a empresa lida com um estoque deficitário.
Isso porque um estoque em desequilíbrio representa um passivo gerado por produtos encalhados ou pela constante falta de itens para cobrir os pontos de venda.
Dessa forma, é necessário monitorar o fluxo de caixa em paralelo com o fluxo gerado pelo estoque.
Com o tempo, você vai perceber que o que acontece em seu armazém gera reflexos também no seu caixa, tanto positivos quanto negativos.
Invista em automação financeira
Dependendo da intensidade do giro de produtos, o fluxo de caixa de uma empresa pode registrar centenas de operações em um único dia.
Por mais preparadas que sejam as pessoas que lidam diretamente com os pagamentos e recebimentos nos pontos de venda, quanto mais alto o giro, maior o risco de falha humana.
A melhor forma de evitar isso é investindo em automação, contratando ERPs, CRMs e outros tipos de software de gestão para automatizar a parte que demanda cálculos.
Reduza despesas fixas
Se você lê os artigos do blog da FIA, já deve saber que as despesas e os custos se dividem em fixos e variáveis.
Os fixos são aqueles que não mudam muito ao longo do tempo, sendo portanto mais difíceis de serem reduzidos.
É exatamente por esse motivo que a gestão deve buscar meios de controlá-los, minimizando-os sempre que puder.
Evite gastos excessivos
Outra fórmula de fluxo de caixa que costuma funcionar bem é a que estabelece que, quanto menos gastos supérfluos, mais elevado será o saldo do fluxo de caixa.
Toda e qualquer fonte de custos e despesas que não seja essencial deve ser cortada ou pelo menos reduzida.
Isso se aplica também aos investimentos, que podem consumir fatias gordas do orçamento quando não têm seus riscos devidamente estimados.
Planeje para sazonalidade
Vale, ainda, adotar o exemplo de fluxo de caixa projetado, que busca antecipar as entradas e saídas para evitar problemas de liquidez.
Assim, você sempre terá uma reserva financeira para cobrir os custos operacionais, mesmo nos períodos de vendas baixas.
Ferramentas e softwares para auxiliar no controle do fluxo de caixa
Além de conhecer os tipos de fluxo de caixa, o controle dessa parte do negócio vai melhor quando se utiliza as ferramentas certas.
Confira algumas delas:
- Softwares de contabilidade (QuickBooks, Xero)
- Sistemas de gestão financeira (Zoho Books, SAP Concur)
- Plataformas de automação de pagamentos (Stripe, PayPal)
- Ferramentas de controle de despesas (Expensify, Pleo)
- Aplicativos de monitoramento de fluxo de caixa (Float, CashFlow Tool)
- Planilhas de fluxo de caixa (Google Sheets, templates do Excel).
Conclusão
Soa exagerado, mas seria impossível gerir um negócio e mantê-lo lucrativo sem o controle do fluxo de caixa.
Esse é um método de controle financeiro indicado também para pessoas físicas que querem ter mais clareza sobre o uso que fazem do dinheiro.
Agora, você está mais bem informado sobre a gestão das finanças e pode colocar em prática o que aprendeu neste conteúdo.
Continue lendo os artigos publicados no blog da FIA para somar conhecimento que faz a diferença em sua vida.
Referências:
