PDCA é uma das ferramentas mais populares para proporcionar a melhoria contínua dentro das organizações.
Este método divide a administração de processos em quatro etapas, simplificando sua gestão e favorecendo mudanças positivas.
Também conhecido como círculo de Deming ou ciclo de Shewhart, o PDCA pode ser aplicado aos mais diversos projetos profissionais e estratégias, conforme mostraremos neste artigo.
A partir de agora, vamos explicar em que consiste essa metodologia, como ela funciona e de que forma pode ser aplicada em diferentes contextos.
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Interessado? Então, siga a leitura para entender o que é PDCA, como é o ciclo de PDCA e muito mais!
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PDCA é um mecanismo interativo e contínuo de administração que se baseia em quatro etapas.
O nome PDCA corresponde a uma sigla emprestada do inglês, fazendo referência a estas quatro fases para a gestão:
Partindo da ideia de que nenhum processo é perfeito e de que o aprimoramento é sempre possível, o PDCA oferece condições para gerir seu funcionamento com foco na qualidade.
Ou seja, o objetivo não é atingir a perfeição, mas se aproximar cada vez mais dela, usando o aprendizado de ações anteriores.
Portanto, empresas e profissionais que empregam o PDCA estão sempre em evolução, já que o método consiste em um ciclo de aperfeiçoamento.
Após planejar, executar, checar e agir, eles agregam os conhecimentos recém adquiridos para planejar novamente, eliminando falhas e desperdícios e aumentando sua competitividade.
Já entendemos o que é PDCA, mas qual o objetivo do método?
Resumidamente, o ciclo PDCA serve para a melhoria na gestão de processos, levando a um gerenciamento mais eficiente e claro.
Tornar um processo mais eficiente significa fazer da maneira mais simples, rápida e com menor custo, elevando a qualidade do resultado.
Como implica em continuidade, o PDCA também permite um controle maior sobre os vários processos de trabalho presentes em uma empresa – o que é fundamental para o seu gerenciamento.
Afinal, nas palavras do estatístico e professor William Edwards Deming: “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia”.
Deming é reconhecido por seus estudos sobre gestão e qualidade, incluindo o ciclo PDCA e o que ele batizou como PDSA.
Vamos falar mais desse assunto nos próximos tópicos.
Por enquanto, vale ressaltar a importância do PDCA como ferramenta de gestão de processos, melhoria contínua e validação de soluções eficientes.
Motivos não faltam para apostar na metodologia que vem proporcionando para as empresas resultados acima da média.
Com o ciclo de PDCA, qualquer negócio estará habilitado a crescer, não apenas porque ele ajuda a mitigar as falhas, mas pelo processo contínuo de aprendizagem que enseja.
Tanto que, nas empresas em que é implementado, o PDCA é de fundamental importância para a gestão dos processos.
Veja abaixo outras razões para isso:
Enquanto sistema de trabalho, o PDCA funciona como um ciclo de atividades ininterrupto.
As empresas que o adotam passam a realizar um esforço recorrente de melhoria, em ciclos analíticos nos quais seus processos estão o tempo todo sendo reavaliados.
Tanto é que, na década de 1920, quando o físico Walter Shewhart começou a desenvolvê-lo, sua função principal era apoiar os gestores industriais em inspeções por defeitos em produtos.
Portanto, o método PDCA funciona como uma ferramenta de qualidade porque permite melhorar continuamente, eliminando vícios e falhas a cada rodada.
Ele funciona como um “farol” quando um negócio tem um problema detectado e não sabe bem o que fazer para corrigi-lo.
Digamos, por exemplo, que uma empresa que presta serviços de manutenção de ar condicionado tem levado mais tempo que o normal para concluir suas rotinas.
Foi constatado que, em média, as equipes estão levando 5 horas para concluir um serviço que levaria no máximo duas.
Em resposta, o gestor determina uma nova meta: no período de 4 semanas, a manutenção dos aparelhos e dutos deverá ser concluída, invariavelmente, em duas horas e meia
A partir dessa meta, o PDCA pode ser aplicado, analisando as variáveis que possam influir para que a hipótese (concluir os serviços em 2h30) seja validada.
Tudo vai começar pela definição dos possíveis fatores que podem estar gerando atrasos.
Como se vê, o PDCA funciona como um sistema de autoavaliação crítica, no qual as respostas para os desafios dependem das perguntas certas.
Fica mais claro ainda quando conhecemos cada uma das etapas do ciclo PDCA, como veremos a seguir.
Sem mais delongas, veja a seguir quais são as etapas do ciclo PDCA e o que se faz em cada uma delas:
No tópico em que falamos sobre a importância do PDCA, mais acima, demos um rápido exemplo de sua aplicação em uma empresa que presta serviços.
Como vimos, o PDCA é versátil, podendo ser aplicado com sucesso em diferentes tipos de negócio, por isso vamos ver mais um.
Ele pode ser implementado até mesmo em um e-commerce que esteja com dificuldades na captação de novos clientes e que esteja recebendo muitas avaliações negativas.
Nesse caso, o método PDCA poderia ser usado para orientar no cumprimento de uma meta ousada: reduzir em 50% o índice de insatisfação dentro de 30 dias.
A partir disso, os profissionais de marketing e vendas da loja online podem fazer um brainstorm, a fim de listar possíveis razões para as reclamações.
A partir disso, definem que é necessário investir mais na parte do atendimento e do pós-venda, por exemplo.
Com isso, os 30 dias seguintes serão para implementar e avaliar as seguintes medidas:
Adotar o PDCA na rotina organizacional, certamente, vai proporcionar ganhos em agilidade e inovação.
Porém, nem sempre é fácil aplicar essa ferramenta, principalmente se você e sua equipe não tiverem familiaridade com metodologias de gestão de processos.
Outra barreira comum para o emprego do PDCA – ou do formato PDSA – é o fato de ser um modelo cíclico que não apenas aceita, mas provoca mudanças constantes.
Se, por um lado, elas são necessárias para manter as organizações e profissionais atualizados e à frente da concorrência, por outro, elas causam medo.
Portanto, o medo do novo e a cultura do conformismo precisam ser deixados para trás, abrindo caminho para o aprendizado constante.
E a forma mais simples de superar a resistência à mudança é iniciar uma rotina de pequenas transformações.
Ou seja, tomar, aos poucos, as rédeas dos processos e agir para aperfeiçoá-los.
Companhias que desejam atuar em um modelo enxuto podem inserir o conceito do PDCA em sua própria cultura.
Afinal, a ferramenta serve para tomar decisões de modo rápido e assertivo, mantendo a organização competitiva em qualquer mercado.
Veja abaixo dicas para aplicar o PDCA na sua empresa, separadas nas quatro etapas do ciclo PDCA.
Se a intenção é uma mudança cultural, é necessário partir de um diagnóstico amplo sobre os atuais problemas da companhia.
Reúna os últimos relatórios de desempenho, feedbacks de lideranças, funcionários, clientes e parceiros para diagnosticar as demandas mais críticas.
Se possível, conte com a ajuda de todos os gestores desde esta fase, pois eles conhecem detalhes sobre seu departamento.
Organize campanhas e eventos para divulgar o PDCA e quais os motivos que levaram a empresa a adotar essa ferramenta.
Em seguida, ofereça treinamento e responda às questões dos funcionários sobre a metodologia, enfatizando os ganhos para eles e para a organização.
Faça pesquisas internas e ouça o feedback de líderes e colaboradores.
Proponha brainstorms para a solução dos principais problemas.
Mais tarde, eles vão servir para iniciar o próximo PDCA.
Use as principais falhas como alvos dos próximos ciclos PDCA.
Por ser versátil, o PDCA pode ser aplicado especificamente a um projeto ou rotina, buscando soluções personalizadas.
Imagine, por exemplo, que uma fábrica de roupas quer oferecer uma nova peça ao público masculino.
Em vez de desenvolver esse produto internamente, produzir em escala e vender, ela pode optar por processos iterativos (repetições), aprimorando a peça antes de oferecer aos clientes.
Durante o planejamento, ela define o desenvolvimento de um produto diferenciado como o problema ou meta principal e desenha o item ideal.
Na etapa de Execução (Do), uma ou poucas peças são fabricadas e, em seguida, seguem para a checagem junto a clientes selecionados e gestores.
Eles dão sua opinião sobre pontos positivos e negativos do produto, que tem suas falhas corrigidas na última fase (Ação – Act).
O PDCA é repetido até que o produto se torne agradável aos clientes e rentável para a empresa.
Por ser um sistema para correção de falhas e para melhorar continuamente, não há margem para falha na implementação do PDCA.
Por isso, antes, durante e depois de adotá-lo, fique atento aos seguintes erros que podem acompanhá-lo, principalmente quando for utilizado pela primeira vez:
Antes de explicar a diferença – sutil – entre as nomenclaturas, é preciso entender de que modo elas surgiram.
Assim como outras ferramentas populares de administração, o conceito utilizado pelo ciclo PDCA foi construído ao longo de décadas.
Como já falamos, sua inspiração inicial vem do método científico de Shewhart.
O especialista ganhou fama por aplicar conceitos estatísticos ao controle de qualidade dentro das indústrias, mostrando que era possível interferir na produção para gerar produtos melhores.
Com o objetivo de desenvolver uma ferramenta com caráter cíclico, ele usou o método científico como base para as três primeiras etapas do PDCA (planejar, fazer, checar) e acrescentou a última (agir), fundamentando o começo do próximo ciclo.
No entanto, foi William Edwards Deming quem divulgou o trabalho de Shewhart, aplicando sua metodologia em empresas japonesas nos anos 1950.
Observando o grande impacto positivo do PDCA, Deming resolveu aprofundar seus estudos sobre a ferramenta, o que motivou uma alteração na sigla original.
Em vez de check (checar), a terceira fase do ciclo foi descrita como study (estudar, em inglês), transformando a sigla em PDSA.
Diferentemente do PDCA, concebido sob uma perspectiva voltada à indústria, o PDSA foi pensado para aplicação no controle de qualidade de organizações de todos os setores.
Também prevê maior dedicação durante a análise do resultado obtido, que precisa ser estudado antes que um novo ciclo tenha início.
Além do PDCA, existem métodos que contribuem para a gestão de processos de diferentes maneiras.
A seguir, comentamos sobre os principais.
Também nomeado com uma sigla, esse método compreende cinco etapas para o controle de qualidade de processos e soluções em sistemas enxutos.
Define (definir), Measure (medir), Analyze (analisar), Improve (melhorar) e Control (controlar) são os passos propostos pelo DMAIC, que dá maior atenção ao planejamento para evitar falhas.
Tanto que as três primeiras fases da metodologia correspondem ao planejamento, quando comparadas ao método PDCA.
No entanto, o DMAIC integra conceitos mais complexos, sendo comumente implantado por ou com o auxílio de consultores especializados.
O relatório A3 pode ser definido como uma forma visual de estruturar a análise e soluções para diferentes problemas.
A ideia é apresentar as informações do modo mais sucinto possível, mostrando uma visão geral da demanda, ações para sua correção e próximos passos.
Não existe um padrão para o A3, mas ele é dividido em três partes:
O A3 costuma partir de análises feitas através de outras ferramentas de gestão, inclusive o PDCA.
O método 8D usa oito disciplinas para formular respostas rápidas e efetivas aos problemas.
Tendo como alvo a identificação e correção de causas, a ferramenta possibilita o desenvolvimento e continuidade de boas práticas dentro das organizações.
As 8 disciplinas preconizadas pela metodologia consistem em:
Ao longo deste artigo, detalhamos o conceito, história e formas de aplicar o PDCA em empresas ou projetos específicos.
Uma das chaves para ter sucesso com esse método é motivar e capacitar gestores e equipes, que podem ampliar os conhecimentos por meio de cursos na área administrativa.
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