Todos nós fazemos algum tipo de gestão de custos, até nas compras mais banais do dia a dia.
Medir a relação custo-benefício de uma aquisição é quase instintivo: trata-se de uma questão de sobrevivência.
Imagine, então, a quantidade de custos de uma empresa e o quanto se consome de recursos e de tempo para fazê-la funcionar?
A gestão de custos está aí para fazer o “milagre” acontecer, resultando em geração de valor e satisfação para o cliente.
Neste texto, vamos ver como ela é feita e como aplicá-la na sua empresa.
Confira os tópicos abordados:
Leia até o final e entenda como administrar os custos e despesas do negócio!
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A gestão de custos é uma estratégia de monitoramento das despesas, a qual parte de um esforço planejado para manter os gastos de uma empresa ou órgão público dentro de um limite que permita a continuidade de suas operações com saúde financeira.
Dessa forma, o balanço patrimonial permanecerá sempre positivo, principalmente em relação ao ativo circulante.
Já uma empresa que não cuida da sua gestão de custos se arrisca à insolvência no longo prazo e, no curto prazo, a registrar sucessivos prejuízos.
De certa forma, é esse mecanismo de controle que mantém a gestão de uma empresa com os pés no chão, evitando que se gaste além do que se ganha.
Outra possível definição para gestão de custos é que ela serve para administrar os custos e despesas inerentes a toda atividade empresarial.
Na vida, até mesmo as pessoas que não mexem com finanças fazem algum tipo de gestão de custos.
Ou seja, todos temos alguma noção desse tipo de controle, ainda que falha.
As empresas que gerenciam bem seus custos são mais estáveis e seus resultados tendem a ser consistentes.
Já as que não observam seus próprios limites orçamentários correm riscos financeiros desnecessários, expondo-se a toda sorte de imprevistos e desfalques.
A importância dos custos nas empresas se mostra a todo instante.
Empresário que deixa de geri-los se coloca em uma posição vulnerável e, assim, a própria existência do negócio estará em xeque.
Segundo a pesquisa Causa Mortis das Empresas, do Sebrae, 42% dos negócios fecham por não calcularem o nível de vendas necessário para cobrir custos e gerar o lucro pretendido.
Portanto, quase metade dos encerramentos de atividades é devido à falta de controle sobre os custos operacionais.
A falha nesse quesito está principalmente no desconhecimento de conceitos básicos de gestão de custos operacionais, os quais apresentamos a seguir.
Mesmo nas empresas que trabalham com venda de produtos, existe algum tipo de custo associado a serviços.
O exemplo mais direto é o dos insumos e materiais necessários para a prestação de um serviço, que nos leva ao custo com os fornecedores.
Há também as despesas indiretas geradas em razão dessa prestação, em que entram os gastos com atividades de back office, como RH, contabilidade e marketing.
O conhecimento sobre os próprios custos é indispensável para a formação de preços competitivos.
Portanto, antes de vender, é preciso conhecer o custo a ser coberto para que uma venda seja realizada.
Para isso, é preciso saber quais as despesas estão envolvidas na produção de um bem, de modo a estabelecer uma margem de lucro em cima disso.
Se faz necessário ainda conhecer os preços praticados pelo mercado, afinal, o consumidor não quer saber o quanto você gastou, mas se você vende mais barato que o concorrente ou não.
Os custos de uma empresa podem sofrer o efeito bola de neve, em que eles aumentam de maneira desenfreada quando deixam de ser controlados.
Por essa razão, há empresas que levam muito a sério o controle de gastos, mantendo em regime permanente setores de controladoria.
Algumas agregam a essa função as rotinas de compliance, de maneira a evitar o uso abusivo dos recursos e garantir a lisura dos processos.
No final, os objetivos são parecidos: gastar menos, minimizar riscos e potencializar os lucros.
A importância dos custos nas empresas aparece nos resultados. Afinal, um negócio que não faz gestão de custos torna-se inviável.
A gestão não pode se dar ao luxo de gastar sem saber de onde vem o dinheiro, para onde vai e como ficam as reservas financeiras depois disso.
Seria no mínimo uma imprudência e um convite ao fracasso, até porque dinheiro é um recurso finito, por mais abundante que seja em determinada situação.
Tanto é que, nas empresas mais competitivas, os custos são tratados como elemento central em suas estratégias.
Veja então três bons motivos para aprimorar sua gestão desde já.
Uma parte essencial do controle financeiro é a gestão de custos operacionais.
É a partir dela que uma empresa direciona melhor os recursos disponíveis para dar conta das rotinas em sua atividade principal, bem como nas atividades de retaguarda.
Assim, elas se habilitam a produzir mais com menos, elevando a produtividade.
Isso sem deixar de lado um atributo fundamental para o sucesso de um negócio: a qualidade, como acontece nas empresas que fazem a gestão desse ativo junto à gestão de custos.
A gestão de custos tem uma relação direta com um outro tipo de gestão, a de riscos de negócio.
Faz sentido, já que, nas empresas, a grande ameaça a ser enfrentada é gastar sem ter retorno.
Gerir os custos é uma maneira de minimizar os riscos, antecipando as consequências de realizar um investimento ou cobrir uma despesa.
Um exemplo disso é o que fazem os investidores-anjo, que antes de injetar capital em um negócio, fazem extensas rodadas de negociação.
Quando a empresa sabe o quanto precisa gastar para ter certo tipo de retorno, se coloca em uma posição vantajosa no mercado.
Seus líderes conseguem prever o que vai acontecer se determinado investimento for feito, o que por si só já é um tremendo diferencial.
Não é por acaso que, entre as 5 Forças de Porter que moldam a estratégia, estão o “poder de barganha dos clientes” e o “poder de barganha dos fornecedores”.
Ambos estão relacionados à gestão de custos, sendo por isso elementos chave para definir se um negócio é ou não competitivo.
A gestão de custos não seria tão eficaz se não discriminasse os diversos tipos de custos com que um negócio em geral precisa arcar.
Isso porque os custos nem sempre são aparentes ou detectáveis em uma análise superficial.
Existem aqueles que, se a empresa não vai fundo para detectá-los, vão corroendo as finanças aos poucos, silenciosamente.
Ou seja, são custos invisíveis e que, no longo prazo, podem comprometer a liquidez da empresa.
Um exemplo disso é o custo da depreciação, um dos mais difíceis de calcular porque nem sempre seus critérios são claros.
Além desse, existem outros tipos de custos que podem estar agora mesmo escondidos nas suas contas empresariais sem você perceber.
Veja na sequência quais são os principais tipos de custos e aprenda a detectá-los.
Chamam-se custos diretos aqueles que são indispensáveis para a produção de um bem ou para a prestação de um serviço.
São os mais fáceis de serem apurados na gestão de custos, pois são imediatamente detectáveis.
É o caso do custo com a aquisição de insumos, matérias-primas e equipamentos usados para a fabricação de produtos, entre outros.
Já os custos indiretos são mais difíceis de serem apurados porque nem sempre são identificados à primeira vista.
Eles podem incluir os custos invisíveis que mencionamos antes e, por isso, são os que representam mais riscos.
Uma maneira de evitá-los é implementar metodologias ágeis de combate ao desperdício, com destaque para Lean Six Sigma, Lean Service, Lean Manufacturing e Lean Startup.
Seria ótimo se, todo mês, tivéssemos rigorosamente os mesmos custos em uma atividade produtiva.
Porém, o que acontece na realidade é a constante mudança nos parâmetros de produção, acarretando mudanças nos custos operacionais.
Esses custos que mudam conforme uma empresa produz mais ou menos são chamados de variáveis e são os que mais demandam controle em um processo de gestão de custos.
Isso porque, normalmente, é por esse tipo de gasto que começam os cortes, já que sua redução não compromete diretamente a operação do negócio como um todo.
Por outro lado, há os custos que, não importa o quanto a empresa produza, são sempre os mesmos.
Exemplos disso são os gastos com aluguéis, salários e alguns impostos.
Ainda assim, a definição de custo fixo pode variar, conforme o tipo de empresa, suas rotinas e sazonalidades.
Logo, o que é tratado como custo fixo em um negócio pode não ser em outro.
Não se faz gestão de custos sem conhecê-los na íntegra.
Para isso, é necessário conhecer o custo total de um negócio, que consiste na soma de todos os custos para produzir um bem ou prestar um serviço.
Esse é o último tipo de custo a ser calculado, já que ele exige o conhecimento aprofundado de todos os outros, inclusive os indiretos.
Há casos em que, depois de apurado o custo total, a empresa é forçada a fazer alguma modificação em sua produção, alterando seus custos.
Essa diferença registrada depois dessas mudanças é chamada de custo marginal, que está ligado aos custos variáveis.
É o caso de uma indústria que, para dar conta do aumento da demanda por um produto em certa data, precisa aumentar a produção, elevando a quantidade de horas trabalhadas.
Um tipo de custo que quase sempre deixa de ser calculado é o chamado custo de oportunidade.
Trata do custo que a empresa terá para aproveitar uma oportunidade, assim como o custo de deixá-la passar.
Isso porque, em certos casos, o que parece ser uma boa chance esconde um gasto proibitivo.
O custo de oportunidade está ligado ao timing, ou seja, à hora certa de tirar proveito de uma vantagem à vista.
Você pode calcular esse tipo de custo utilizando a fórmula:
A gestão de custos é o caminho para se chegar à austeridade financeira.
Ela demanda uma série de medidas de controle que envolvem desde a análise dos riscos até o relacionamento com clientes, fornecedores e credores.
Trata-se de um processo de longo prazo.
Portanto, o imediatismo não combina de forma alguma com o controle dos custos de um negócio.
Confira na sequência cinco ações que podem ser implementadas nesse sentido.
Vimos que existem os custos diretos, mais fáceis de detectar, e os indiretos, considerados mais perigosos por permanecerem camuflados.
Uma maneira de reduzir o risco associado aos custos indiretos é a realização periódica de auditorias, preferencialmente por profissionais contratados.
A partir de análises de dados e de varreduras junto às contas da empresa, eles podem detectar eventuais falhas nos processos, desvios e até fraudes.
Também vimos que, nas empresas, a noção de risco está ligada à falta de retorno sobre um investimento.
Isso só aumenta a necessidade de contar com mecanismos para analisar os riscos, antecipando-os e mensurando-os.
Seria o caso de uma empresa que esteja planejando ampliar a sua linha de produtos.
Para isso, seus líderes devem analisar cuidadosamente os riscos envolvidos, buscando responder honestamente questões como:
A gestão de custos não trata de apenas cortar gastos indiscriminadamente.
Isso porque há custos que, se não são cobertos, inviabilizam toda a operação.
Assim sendo, mais do que cortar, é preciso saber como cortar e o que cortar.
As respostas para isso podem vir de uma auditoria, cuja vantagem principal é dar um olhar especializado e isento sobre a realidade de uma empresa.
Com tantas técnicas e métodos de controle, o risco de falha humana aumentaria perigosamente, caso a empresa não dispusesse de algum tipo de automação em seus processos.
Uma das soluções para isso são os Enterprise Resource Planning (ERP), um sistema de gestão usado para integrar rotinas de diferentes áreas em uma mesma empresa.
Vimos que uma das vantagens competitivas é a capacidade que um negócio tem de sair vitorioso nas negociações com fornecedores e clientes.
Assim, a gestão de custos eficaz contempla a negociação como instrumento de redução de gastos e de riscos.
Empresas de todos os portes deveriam implementar essa medida, principalmente PMEs, categoria que, no Brasil, soma mais de 6 milhões de empresas endividadas.
Os custos de uma empresa demandam vigilância redobrada porque podem sair facilmente do controle em razão das despesas geradas pelas operações.
Um empreendimento que trabalha com entregas, por exemplo, terá que arcar todos os dias com os custos com combustíveis, para ficar só no que é mais imediato.
Já um negócio do ramo industrial terá que controlar de perto seus custos com energia elétrica, se quiser continuar ativo.
É nesse contexto que uma boa parte dos gestores erra, seja por negligência ou falta de conhecimento, com destaque para os três tipos de falhas a seguir.
Administrar os custos e despesas de um negócio demanda conhecimento aprofundado sobre a natureza dos seus gastos e quanto cada um deles impacta no orçamento geral.
É como a dona de casa que, antes de ir ao supermercado, sabe de cor e salteado os preços de cada item que costuma comprar.
Isso a permite atuar como uma verdadeira “guardiã” do orçamento, que passa a ser controlado com muito mais rigor.
Um dos gastos mais elevados na gestão de custos operacionais é gerado pelo estoque.
Armazenar produtos exige investimento na manutenção de amplos espaços e das rotinas necessárias de reposição de mercadorias e retirada de produtos.
Isso para não falar da necessária conexão com os setores de vendas e compras, para a qual um ERP é certamente a melhor solução.
Um elemento que revela a importância dos custos nas empresas e que nem sempre recebe a atenção devida é a gestão do capital de giro.
Trata-se do montante que sobra depois de a empresa fechar um ciclo de apuração de receitas e despesas, permitindo que ela honre seus compromissos sem precisar vender mais.
Assim, ela terá como arcar com suas despesas, enquanto trabalha para gerar mais lucros, evitando dessa forma atrasos nos pagamentos e todos os seus encargos.
A gestão de custos bem feita pode colocar uma empresa em uma condição diferenciada no mercado.
Como vimos ao longo do texto, um olhar atento do gestor ajuda muito a conduzir o negócio na direção certa.
Você pode se tornar um especialista nesse assunto e ser o profissional que as empresas buscam.
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