A experiência comprova que saber como fazer um orçamento é uma competência essencial para os negócios.
Na verdade, até mesmo na esfera pessoal essa é uma importante peça de controle de gastos e previsão de receitas.
Quem tem um orçamento, conta com um verdadeiro aliado nas finanças, já que os números não mentem, desde que dispostos da forma correta.
As empresas que se dedicam a esse instrumento têm maior controle sobre as receitas e, inclusive, conseguem gastar menos.
É o que diz uma pesquisa da McKinsey (em inglês), segundo a qual as companhias que contam com um setor financeiro reduziram suas despesas em 29% nos últimos dez anos.
Resultados como esse estão ao seu alcance.
Mas, para isso, é preciso primeiro aprender como fazer um orçamento, tema deste conteúdo, que terá os seguintes tópicos:
Siga em frente para somar esse conhecimento!
Um orçamento é uma estimativa financeira que detalha receitas e despesas para um período específico.
Ele serve como um plano de controle e previsão, ajudando indivíduos, empresas ou governos a gerir recursos, tomar decisões e alcançar metas financeiras com base em projeções de ganhos e gastos futuros.
Além de ser uma ferramenta de controle financeiro, o orçamento ajuda na gestão estratégica e na preparação para imprevistos, garantindo mais segurança e estabilidade financeira.
O exercício de registrar receitas e despesas forma um saldo.
Quando positivo, indica que há lucro ou, no mínimo, dinheiro suficiente para cobrir os gastos.
Mas se o balanço for negativo, ou seja, as despesas superarem as receitas, então será necessário corrigir a rota.
Em empresas, isso pode significar reduzir custos ou buscar meios de aumentar a lucratividade.
É uma situação que reforça a necessidade de aprender como fazer um orçamento, como vamos ensinar a seguir.
Para fazer um orçamento eficiente, o ponto de partida é entender seu cenário financeiro e ter uma visão clara de todos os recursos disponíveis.
Essa visão permite não só planejar gastos, mas também identificar oportunidades de economia e investimentos.
Lembre-se que um orçamento é uma ferramenta que facilita decisões informadas, ajudando a manter a saúde financeira e preparar-se para imprevistos.
Uma pesquisa publicada no portal Terra traz um dado que, embora preocupante, não chega a ser surpreendente: 48% das PMEs brasileiras fecham em menos de 3 anos por falta de gestão financeira.
Para quem está dentro dessa triste estatística, certamente falta um exemplo de orçamento para se mirar, mas o problema vai além.
Em muitos casos, a gestão precisa na verdade aprender como fazer um orçamento do zero, já que não existe uma referência ou um ponto de partida.
A seguir, veremos as etapas essenciais para construir um instrumento que se adapte às suas necessidades e objetivos.
Não há como fazer um orçamento sem objetivos.
Embora seja um instrumento de controle, é também uma peça fundamental para o planejamento estratégico.
Portanto, não basta apenas montar um orçamento com o intuito de apenas saber quanto se ganha e quanto se gasta.
Se ele não estiver vinculado a metas perde boa parte da sua razão de ser porque falta uma referência que justifique eventuais ajustes.
Ao fazer um corte de gastos, por exemplo, precisamos saber porque esse corte está sendo feito, e essa justificativa vem das metas ligadas ao orçamento, que por sua vez devem estar ligadas às metas da empresa.
A contabilidade nos ensina como fazer um orçamento pelo tradicional método de partidas dobradas.
Nele, as receitas são listadas em uma coluna, fazendo-se depois a soma de todas elas para apurar o total.
Sendo assim, esse é o primeiro passo para a montagem do orçamento propriamente dito.
Nas empresas, as fontes de renda podem ser bastante variadas.
Além das vendas, elas podem vir de aplicações, investimentos ou do recebimento de duplicatas, juros e participações em outras empresas.
Isso para não falar do rendimento que pode vir dos ativos imobilizados, como imóveis, propriedades e terrenos.
Tudo que gera receita deve ser contabilizado, de forma que se possa apurar a origem dos rendimentos e agir sobre essas fontes.
Uma das principais razões para aprender como fazer um orçamento é poder identificar os gastos de um negócio, podendo assim reduzi-los ou eliminá-los.
Dando continuidade ao método de partidas dobradas já iniciado, esse é o momento em que você lista em uma coluna à direita todas as fontes de despesas.
Assim como na listagem das receitas, o mais importante aqui é ser o mais minucioso possível.
Significa que nenhum gasto, por menor que seja, deve passar despercebido pelo seu “radar”.
Vale, ainda, dividir as despesas em fixas e variáveis.
As fixas são aquelas que não mudam com o tempo ou sofrem pouca variação em um curto e médio prazo, como aluguéis e salários.
Já as variáveis sofrem variações constantes, tendo que ser recalculadas mês a mês, como acontece com as despesas com comissões e combustíveis.
Até mesmo as microempresas individuais precisam cedo ou tarde do suporte da tecnologia para dar conta das suas atividades secundárias.
Estamos em plena era da transformação digital, na qual não faz muito sentido optar por meios analógicos de controle com tantas facilidades disponíveis.
Há como fazer um orçamento à moda antiga? Sim, sempre haverá, mas nesse caso a margem de erro é infinitamente maior, além do tempo gasto.
O melhor, nesse caso, é optar por planilhas no Excel ou no Google, ou, se possível, contar com softwares e plataformas desenvolvidas com essa finalidade.
Ainda neste texto, vamos falar sobre ferramentas que auxiliam o seu trabalho.
Um dos motivos para justificar a criação de um orçamento é ter um controle permanente sobre as entradas e saídas de recursos.
Cabe novamente ressaltar que esse controle deve estar vinculado a metas orçamentárias, que por sua vez devem estar ligadas à gestão estratégica.
Por exemplo: em uma empresa, foi estabelecida como meta a redução de 10% no orçamento destinado à manutenção.
A partir disso, podem ser estabelecidas metas específicas para chegar ao percentual estipulado dentro de cada orçamento mensal.
Fica definida, então, a necessidade de controle a cada mês para saber se a redução está conforme os parâmetros determinados para alcançar a meta proposta.
Esse exemplo pode ser replicado em todos os segmentos, independentemente da atividade e do tamanho da empresa.
Assim como não se pode aprender como fazer um orçamento sem metas, não é possível pensar em controle financeiro sem conhecer os principais tipos de orçamento.
Um exemplo de orçamento simples é a boa e velha lista de compras.
Nela, listamos todos os gastos na ida ao supermercado, sempre considerando o orçamento que temos disponível.
Mas os tipos de orçamento, como é de se esperar, não se limitam a isso.
Como veremos na sequência, eles podem ser classificados de três formas distintas, pelo menos, considerando a esfera que possam abranger.
Orçamento pessoal é o planejamento financeiro individual que organiza receitas e despesas, permitindo controlar gastos, economizar e alcançar objetivos financeiros com equilíbrio e maior segurança econômica.
Trata-se de um instrumento de grande importância, mas ignorado por 46% dos brasileiros, segundo uma pesquisa divulgada pelo SPC Brasil.
Quase metade da população não sabe como fazer um orçamento ou não têm o hábito de monitorar quanto gasta e quanto ganha.
Para boa parte dessas pessoas, fazer contas de cabeça é como fazer um orçamento.
Trata-se de um comportamento perigoso, já que mesmo as despesas pessoais demandam um controle mais detalhado que, como tal, não se pode fazer contando só com a memória.
O orçamento pessoal é o instrumento de controle indicado para manter as finanças individuais em dia.
Ele pode ser montado da mesma forma que descrevemos anteriormente, podendo ser com planilhas ou aplicativos para dispositivos móveis ou computadores.
Orçamento familiar é o planejamento financeiro que reúne as receitas e despesas de todos os membros da família, facilitando o controle de gastos, economia conjunta e realização de metas financeiras comuns.
A diferença aqui é o nível de responsabilidade envolvido, muito maior quando se tem uma família para prover.
Outra diferença é o detalhamento exigido, naturalmente maior quando se trata de mais de uma pessoa.
Filhos, por exemplo, podem gerar muitas despesas variáveis com lazer e entretenimento, para ficar só nos mais óbvios.
Por isso, esse é um tipo de orçamento que requer a participação de todos, de modo que o controle dos gastos seja mantido em sinergia.
Orçamento empresarial é o planejamento financeiro que projeta receitas e despesas de uma empresa, ajudando a controlar custos, maximizar recursos e orientar decisões estratégicas para alcançar objetivos corporativos.
Dos tipos de orçamento conhecidos, esse é certamente o mais complexo.
Empresas lidam o tempo todo com pagamentos de salários, fornecedores, impostos, encargos e juros, entre outras despesas fixas e variáveis.
Não há como fazer um orçamento do tipo empresarial sem recorrer a algum tipo de automação de processos.
Os softwares do tipo ERP são os mais indicados nesse caso porque integram a gestão financeira e o orçamento às outras atividades.
Muitos deles são equipados com módulos capazes de fazer análises preditivas, sugerindo cortes de gastos, investimentos e até de impostos que podem ser elididos ou suprimidos.
Ao ler até aqui, você já sabe como elaborar um orçamento e porque vincular metas a esse instrumento de controle financeiro.
Mas essa é só a primeira parte do trabalho, já que não faz sentido aprender como fazer um orçamento se não há também a intenção de monitorar os indicadores financeiros.
Sem isso, o instrumento será apenas um elemento decorativo, já que não fará diferença se ele está sendo seguido ou não.
Confira a seguir como fazer para manter o controle sobre os gastos.
Um dos primeiros pontos a ser considerado ao aprender como fazer um orçamento é assumir a responsabilidade de acompanhá-lo mensalmente.
Por mais controlados que sejamos, é certo que, de um mês para o outro, o orçamento será de alguma forma impactado por despesas não previstas ou por eventuais aumentos.
Fazer o monitoramento desses gastos todo mês é fundamental para fazer ajustes e adequar o orçamento à realidade.
Um dos objetivos que você pode ter ao aprender como fazer um orçamento é encontrar um meio para controlar o quanto se gasta, certo?
Ter um orçamento não impede que se gaste acima do que foi estipulado, mas é uma maneira de “frear” o impulso por consumir.
O comportamento de compra impulsivo está quase sempre relacionado com a falta de um controle e de critérios para gastar.
Por isso, ao fazer o controle orçamentário, esse tipo de gasto deve ser evitado, o que pode vir a se tornar um comportamento natural com o tempo.
Outro objetivo que justifica saber como fazer um orçamento é a necessidade de se proteger contra gastos não previstos.
Acidentes, despesas médicas e escolares, entre outras, podem consumir uma boa parte das nossas receitas, deixando-nos descobertos para o resto do mês.
Nas empresas, é preciso ainda mais cautela, já que os gastos imprevistos são um risco frequente.
O orçamento serve também para isso, já que sempre se pode trabalhar com uma parte reservada para cobrir esse tipo de despesa.
A partir do que vimos, não há como elaborar um orçamento no papel e caneta.
Para saber de verdade como fazer um orçamento, você precisará contar com as ferramentas digitais adequadas.
Algumas delas você pode acessar gratuitamente, como as Planilhas Google ou do Excel.
Veja abaixo alguns outros exemplos de softwares e apps úteis para montagem de orçamento, a maioria gratuita, com a opção de agregar funcionalidades pagas.
Veja agora, com dois exemplos práticos, como fazer um orçamento familiar e empresarial.
Uma família com dois adultos e dois filhos deseja economizar para uma viagem de férias.
Eles calculam as receitas mensais e identificam as despesas fixas (aluguel, contas de luz, água, mercado e escola) e variáveis (lazer, roupas e alimentação fora de casa).
Para atingir a meta, decidem reduzir em 20% os gastos com lazer e cortar pedidos de comida por delivery, preparando mais refeições em casa.
Cada membro também se compromete a reduzir o uso de eletricidade e água para economizar nas contas.
Eles criam uma planilha para acompanhar os gastos e ajustes, analisando mensalmente o progresso da economia.
Após alguns meses, alcançam a meta planejada, direcionando o valor economizado para a viagem com tranquilidade e sem comprometer o orçamento.
Uma empresa de tecnologia quer investir em uma nova campanha de marketing sem comprometer seu fluxo de caixa.
Primeiramente, o setor financeiro analisa receitas e despesas mensais, identificando custos fixos (salários, aluguel, software) e variáveis (viagens, materiais de escritório).
A equipe decide ajustar o orçamento, reduzindo gastos com viagens e optando por reuniões virtuais, além de negociar com fornecedores para melhorar prazos de pagamento.
Parte dos lucros mensais é redirecionada para um fundo destinado exclusivamente à campanha, enquanto o setor de marketing elabora estratégias com base nesse orçamento limitado, priorizando ações de alto retorno, como campanhas digitais.
Mensalmente, a empresa monitora o progresso e ajusta o planejamento conforme necessário, garantindo o investimento com segurança e alinhado aos objetivos financeiros.
A formação superior é fundamental para aprender sobre orçamento e gestão financeira empresarial, pois oferece uma base teórica e prática essencial para lidar com as finanças de forma estratégica.
Você pode entender como elaborar um orçamento e fazer desse conhecimento uma carreira bem-sucedida.
Os cursos de graduação da FIA Business School têm reconhecimento internacional, graças aos mais de 40 anos de excelência no ensino e em serviços de consultoria.
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Viu como fazer um orçamento é importante e como o controle financeiro impacta diretamente na nossa qualidade de vida?
Agora que você domina a teoria, o primeiro passo é reunir todas as informações financeiras relevantes, definir metas e prioridades, organizar dados e colocar a sua estratégia em prática.
Lembre-se: o orçamento é uma ferramenta dinâmica, que requer acompanhamento e adaptação para se manter eficaz e refletir sua realidade financeira.
Gostou das dicas?
No blog da FIA, você lê sempre conteúdos relevantes e úteis, que ajudam na carreira e nos negócios.
Referências:
https://www.spcbrasil.org.br/uploads/st_imprensa/release_educacao_financeira_v7.pdf
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