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Lead Time: O que é, passo a passo do cálculo e como otimizar

Lead Time: O que é, passo a passo do cálculo e como otimizar

Você conhece o lead time?

De forma resumida, o conceito está relacionado ao tempo percorrido entre o pedido e a entrega de um produto ao cliente.

Aplicado à logística de indústrias diversas, o cálculo leva em conta cada material e etapa para mensurar o período necessário para que o consumidor tenha a solução em mãos.

Entram aí as horas gastas com aquisição de matérias-primas, contato com fornecedores e tarefas de produção e transporte, o que ajuda a ter clareza sobre gargalos e problemas logísticos.

Neste conteúdo, vamos trazer tudo sobre o lead time, incluindo um passo a passo para que seja calculado de forma correta.

Você também verá maneiras de diminuir o período de espera e, assim, aumentar a satisfação dos clientes.

Se o assunto interessa, veja os tópicos abordados a partir de agora:

  • O que é o Lead Time?
  • Qual é o objetivo do Lead Time?
  • Qual é a importância do Lead Time para as empresas?
  • Como se calcula Lead Time? Veja um passo a passo completo
  • Como fazer para otimizar o Lead Time de uma empresa?
  • 5 Vantagens de reduzir o Lead Time.

Acompanhe até o final e boa leitura!

O que é o Lead Time?

Lead Time: O que é, passo a passo do cálculo e como otimizar
O que é o Lead Time?

Lead time é um conceito logístico aplicável à cadeia de suprimentos que mede o tempo de espera entre o pedido e a entrega ao consumidor. Seu cálculo engloba todas as variáveis que contribuem para o prazo exigido para que o cliente tenha o produto em mãos.

Embora cada empresa tenha o seu lead time ideal, monitorar o indicador é uma forma de identificar falhas em processos e, assim, reduzir o tempo até a conclusão de cada pedido.

Enquanto o cliente ou usuário de um produto o percebe apenas como horas ou dias em que precisa aguardar por um item de desejo ou necessidade, a indústria e seus funcionários tendem a desenvolver uma visão diferenciada, conforme definição deste artigo da Endeavor:

“Lead time é uma medida de tempo gasto pelo sistema produtivo para transformar matérias-primas em produtos acabados.”

Seja qual for a referência, o cálculo do tempo de espera costuma incluir:

  • Aquisição e entrega de matéria-prima
  • Separação de produtos em estoque, se houver
  • Inventário
  • Horas de produção ou fabricação
  • Montagem e empacotamento
  • Transporte.

Qual é o objetivo do Lead Time?

Como medida de tempo, o lead time tem o objetivo de permitir a mensuração do tempo gasto para fabricar e entregar uma mercadoria.

Esse fator é crítico para que se faça a gestão dos processos, atores e insumos envolvidos

Como bem ensinou o estatístico e estudioso de metodologias de qualidade, William Edwards Deming:

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia.”

Uma vez compreendidas as dinâmicas, os materiais e o trabalho necessários para a produção, montagem e transporte de um produto, é possível reconhecer falhas ou oportunidades de melhoria e interferir nelas.

Sem o conhecimento sobre o lead time, fica difícil identificar e modificar os processos, deixando de lado as possibilidades de otimização, redução de custos, aprimoramento nas relações com o cliente, entre outras.

Qual é a importância do Lead Time para as empresas?

Lead Time: O que é, passo a passo do cálculo e como otimizar
Qual é a importância do Lead Time para as empresas?

A importância do lead time está no seu potencial de influência sobre as impressões que o consumidor tem sobre a empresa.

Parece um pouco confuso? Então, vamos a um exemplo.

Imagine que uma fábrica de cortinas sob medida recebeu um pedido através de seu site, de um marketplace ou de um anúncio nas redes sociais.

Assim que fechou a compra, o cliente recebeu uma estimativa para o prazo de entrega de até 20 dias.

O pedido foi, então, encaminhado para o setor responsável pela confecção das cortinas, que listou a matéria-prima necessária para que um assistente verificasse o que precisava ser comprado junto aos fornecedores.

Contudo, havia um tipo de tecido especial que não era mantido no estoque, além de estar em falta no fornecedor, que pediu uma semana para enviar esse material.

O problema é que o lead time previsto – de 20 dias – não contemplava esse gap, fazendo com que o pedido só fosse entregue uma semana depois da estimativa, ou seja, após 27 dias corridos.

Ao não receber sua cortina na data estipulada, é provável que o cliente já tenha feito contato com a empresa, que explicou a situação.

Mas será que isso é suficiente para fazer esse cliente voltar a fechar negócio com a companhia?

Se você passasse por essa situação, com qual impressão ficaria a respeito da empresa? Provavelmente, uma percepção negativa por causa da demora na entrega.

Daí a importância de conhecer e fazer a gestão do lead time.

Quando esse indicador é alto ou calculado de forma equivocada, há grandes chances de que a reputação do seu negócio seja afetada, resultando na perda de clientes.

Considerando nosso exemplo, o tempo estimado para entrega poderia ser acrescido de alguns dias, mas nem sempre essa é a melhor estratégia.

Por meio de um gerenciamento mais completo e detalhado, é possível verificar medidas que permitam diminuir o lead time.

É o que acontece, por exemplo, ao manter contato direto com fabricantes de tecidos especiais para que sejam entregues com agilidade.

Ou estabelecendo parcerias com transportadoras para que essa etapa seja rápida.

A solução mais adequada vai depender das condições, oportunidades e parceiros cultivados pela sua equipe, mas tenha em mente que, quanto menor o tempo de entrega, mais satisfeito ficará o cliente.

E que um cliente satisfeito tende a comprar mais vezes e até a indicar sua marca para familiares, amigos e conhecidos.

Como se calcula Lead Time? Veja um passo a passo completo

Lead Time: O que é, passo a passo do cálculo e como otimizar
Como se calcula Lead Time? Veja um passo a passo completo

Até aqui, você já viu o potencial e os impactos da gestão – e da falta de gestão – do lead time.

A dica, então, é que você passe a prestar atenção nesse indicador, mantendo um acompanhamento e cálculos constantes para atender às expectativas do consumidor, evitando desperdícios e efeitos negativos para a imagem da empresa.

Outra boa pedida é fazer uma gestão participativa do tempo de espera pelos produtos.

Para isso, conte com a colaboração de lideranças e funcionários de setores como Compras, Logística, Comercial, Relacionamento com o Cliente e Customer Success.

Mesmo os trabalhadores que não estiverem diretamente envolvidos com a gestão do lead time devem conhecer essa unidade de medida e sua relação com as tarefas que desenvolvem.

Uma vez que tenha levado esse treinamento e conscientização ao seu time, vale se dedicar ao cálculo correto do tempo de entrega.

Abaixo, detalhamos essa dinâmica de forma simples e aplicável a diversos tipos de empresa, por meio de 5 passos.

1º Passo: Liste todos os materiais necessários

A matéria-prima é imprescindível para concluir qualquer produção, por isso, devemos começar por ela.

Usando novamente o exemplo acima, os tecidos, linhas de costura, agulhas, moldes e outros acessórios devem ser considerados para a fabricação das cortinas.

Lembre-se de ir além do óbvio e pensar, ainda, em itens de acabamento, reparos, embalagens e, se estiver incluída, na instalação do produto.

2º Passo: Saiba qual é o prazo para adquirir cada item

Nesta etapa, faça um levantamento junto ao fornecedor para saber o prazo em que os materiais serão entregues.

Mantenha estimativas conservadoras, que levem em conta a disponibilidade do item e os tópicos que interferem no transporte, como a distância entre o estabelecimento do fornecedor e a sua empresa.

Verifique, também, se o seu parceiro só trabalha em dias de semana, porque folgas aos sábados e domingos impactam no período necessário para a aquisição dos materiais.

3º Passo: Selecione os itens com maior prazo de entrega

As maiores preocupações são as matérias-primas que levam mais tempo para chegar, concorda?

Portanto, separe esses materiais e se concentre neles.

Se trabalhar com itens em estoque, é bom criar um controle rígido que ajude a reconhecer o que falta.

As matérias-primas que já estiverem disponíveis precisam de cerca de um dia para entrar na dinâmica de produção.

4º Passo: Descubra o prazo necessário para fabricação

Esta fase engloba todo o processo de transformação dos materiais no produto, compreendendo seleções, fusões, acabamentos, combinações e montagens, entre outras tarefas.

Vale, ainda, avaliar a disponibilidade de colaboradores indispensáveis para realizar os processos.

Caso um deles esteja de licença, por exemplo, será preciso acionar outra pessoa ou computar os dias de ausência no lead time.

5º Passo: Inclua o tempo que o produto levará para chegar ao cliente

Por fim, é preciso calcular o período necessário para o envio, retirada e/ou entrega por transportadora do produto em questão.

Considere fatores como a sazonalidade, tipo de transporte e tráfego nas regiões pelas quais a mercadoria passa para não ter surpresas desagradáveis.

Tendo esses números em mãos, basta somar o tempo de espera pelos materiais, o prazo de fabricação e envio/transporte para chegar ao valor do lead time.

Como fazer para otimizar o Lead Time de uma empresa?

Lead Time: O que é, passo a passo do cálculo e como otimizar
Como fazer para otimizar o Lead Time de uma empresa?

Em geral, otimizar o lead time implica em diminuir o tempo para entrega, o que nem sempre é uma tarefa fácil.

Isso porque é preciso reduzir os prazos sem que haja impacto significativo no orçamento, o que poderia comprometer a lucratividade.

Assim, apesar de ser tentador apelar para soluções simplistas, nem sempre esse é o caminho mais inteligente.

Um raciocínio comum, por exemplo, seria manter muitos materiais e até mercadorias prontas em estoque, o que possibilitaria o envio quase imediato ao consumidor.

No entanto, essa solução se torna inviável para a maioria das empresas, pois custaria caro adquirir e fabricar tudo com antecedência, além do espaço necessário para armazenar os itens com segurança.

É mais aconselhável seguir nossas dicas abaixo, que requerem trabalho e busca por parcerias, mas ajudam na otimização do lead time de maneira assertiva.

Tenha um estoque de matéria-prima na empresa

Não estamos dizendo para manter salas cheias de materiais, porém, existem alguns insumos essenciais que podem ser estocados.

Para escolher com sabedoria, faça um inventário completo sobre as matérias-primas e selecione aquelas utilizadas para a composição da maioria dos produtos.

Em seguida, compre-as em quantidade um pouco maior do que o necessário para uma remessa, a fim de que sobrem algumas para diminuir o tempo de produção.

Essa técnica é interessante, inclusive, por reduzir o custo de aquisição dos materiais, já que o preço costuma diminuir quando são vendidos muitos itens iguais.

Estabeleça parceria com fornecedores

Quem atua em indústrias sabe a importância de encontrar e conservar os bons fornecedores, porque o grau de dependência em relação a eles é considerável.

Caso atrasem o envio ou subam os preços das matérias-primas, o impacto sobre o custo final do produto é imediato.

Portanto, dedique tempo e esforço para negociar e firmar parcerias com fornecedores que prezem pela qualidade e preço justo, além de prazos razoáveis para a entrega de insumos.

Outra boa pedida é contar com ao menos dois fornecedores para um mesmo material, quando possível, para evitar que a carência de estoque aumente o lead time.

Defina padrões de qualidade

Quando o assunto é produção, estabelecer padrões de qualidade auxilia as equipes a executar as tarefas corretamente, reduzindo o desperdício de material e tempo.

Também diminui a necessidade de refazer as atividades, com efeitos positivos para o lead time.

Faça manutenção periodicamente

Máquinas e equipamentos têm uma vida útil estimada e, às vezes, podem sofrer avarias.

O problema ocorre quando o período destinado aos reparos eleva o tempo de espera para o cliente, desgastando a sua relação com a empresa.

Então, a melhor saída é prevenir que as máquinas precisem de conserto, trabalhando sua manutenção de forma periódica.

Invista em tecnologia

Por vezes, os processos se tornam mais lentos em relação aos concorrentes devido à diferença entre as tecnologias.

Afinal, todo equipamento se renova e ganha versões mais eficientes, que colaboram para acelerar a fabricação de produtos.

Por isso, acompanhe as inovações no seu segmento para identificar quando é preciso substituir as tecnologias obsoletas para otimizar o lead time.

5 Vantagens de reduzir o Lead Time

Lead Time: O que é, passo a passo do cálculo e como otimizar
5 Vantagens de reduzir o Lead Time

Os benefícios de reduzir o lead time incluem a construção de uma imagem e reputação positivas para o seu negócio, mas não param por aí.

Acompanhe mais vantagens a seguir.

1. Satisfação dos clientes

Uma das razões de existir das empresas é criar produtos capazes de satisfazer os clientes.

Porém, ainda que o produto seja extremamente valioso e satisfatório, ele precisa estar alinhado a uma experiência positiva para que o cliente se sinta realizado.

Em outras palavras, de nada adianta fabricar um item de qualidade, agradável e com preço atrativo e pecar na hora da entrega, estendendo ou descumprindo prazos estimados.

Nesse contexto, gerir corretamente o lead time faz toda a diferença, agregando experiências benéficas para o cliente e a marca que produz o item.

Se alcançar a satisfação, o cliente provavelmente voltará a comprar de você, pois terá confiança no trabalho da sua equipe.

2. Melhoria dos processos

Ter atenção ao lead time, calculando e medindo esse indicador, também dá suporte para a melhoria dos processos.

Afinal, sem uma métrica ou parâmetro, fica complicado encontrar gargalos, falhas e oportunidades de aprimoramento nos processos de fabricação e entrega de um produto.

Identificar pontos que necessitam ser ajustados ou modificados exige um monitoramento constante, que é feito para otimizar o lead time.

Aos poucos, a inclusão desse cálculo na rotina do seu time rende informações detalhadas que evidenciam, por exemplo, as atividades que consomem mais tempo, permitindo que sejam trabalhadas e/ou substituídas por procedimentos ágeis.

3. Padronização de demandas

A padronização é outra estratégia bem-vinda para otimizar os processos, pois fixar um padrão confere maior rapidez e qualidade aos produtos.

Ao avaliar as dinâmicas que interferem no lead time, é natural encontrar procedimentos realizados de maneiras diferentes por pessoas e setores distintos, o que sinaliza a falta de padronização.

Nesse cenário, pode haver ganho de tempo e recursos em alguns casos, ao mesmo tempo em que existem perdas quando as ações são efetuadas de modo menos eficiente.

Para que todos realizem os processos de forma padronizada, é necessário construir o padrão (que pode ser baseado no jeito que uma equipe desempenha as atividades) e comunicar com clareza que esse é o formato certo para executar as tarefas.

4. Maior produtividade

A produtividade não significa passar mais tempo no trabalho, mas tornar as pessoas e processos mais eficientes.

Isso significa que, usando ferramentas de gestão e diminuição do lead time, as equipes economizam recursos, produzindo mais em um período menor e elevando, também, as receitas da empresa.

5. Mais controle

Ao avaliar os processos e fatores que colaboram para a redução do tempo de entrega dos produtos, gestores, lideranças e funcionários assumem o controle sobre essas dinâmicas.

O resultado desse conhecimento se expressa na mitigação de riscos, otimização de procedimentos, eliminação de desperdícios, espaço para ouvir os colaboradores e renovar a produção sempre que for preciso.

Conclusão

O lead time é um indicador relevante para indústrias, transportadoras e consumidores, pois revela o tempo de espera por uma mercadoria, desde o pedido até a entrega.

Além de impactar na imagem institucional e nível de satisfação do cliente, essa unidade de medida interfere na produtividade, lucratividade e gestão dos processos produtivos.

Portanto, deve ser um ponto de atenção medido e ajustado de forma constante.

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